Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền là căn cứ để cá nhân, phòng ban đề xuất doanh nghiệp chi trả các khoản phát sinh như mua hàng, công tác phí, dịch vụ, tạm ứng hoặc chi phí vận hành.
Văn bản cần thể hiện rõ lý do thanh toán, số tiền, chứng từ kèm theo và người chịu trách nhiệm phê duyệt để kế toán có cơ sở kiểm tra, đối chiếu và thực hiện chi trả. Trong bài viết này, MISA AMIS tổng hợp các mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền, doanh nghiệp có thể tải xuống miễn phí và chỉnh sửa theo nhu cầu.
| [Tải ngay] MẪU TỜ TRÌNH ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TIỀN CHO DOANH NGHIỆP |
1. Tờ trình đề nghị thanh toán tiền là gì?
Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền là một trong những văn bản đã được sử dụng phổ biến hiện nay tại nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp. Đây là mẫu giấy dùng trong những trường hợp đề nghị thanh toán một khoản chi phí dùng trong mục đích chung của tập thể.
Ví dụ, một doanh nghiệp luôn cần mua sắm thiết bị văn phòng phẩm, máy móc hoặc chi phí đi công tác, tiếp đãi khách hàng… Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền cho phép người lao động có thể lấy lại các khoản đã chi từ cơ quan.
Hiện nay có 03 loại giấy đề nghị thanh toán được sử dụng phổ biến đó là:
- Giấy đề nghị thanh toán (hay còn gọi với tên gọi khác là giấy đề nghị tạm ứng tiền) theo các hợp đồng giữa các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong các lĩnh vực như đầu tư, kinh doanh.
- Giấy đề nghị thanh toán thường sẽ có mẫu C37-HD ban hành kèm theo Thông tư 107 dùng trong bộ phận kế toán của đơn vị hành chính.
- Giấy đề nghị thanh toán sẽ có mẫu 05-TT được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC dùng trong kế toán của những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.
Cần lưu ý, giấy đề nghị thanh toán chỉ có giá trị hợp lệ cho những công việc phục vụ cho hoạt động chung của tập thể mà có sự đồng ý, chỉ đạo của cấp trên. Trong trường hợp chưa có sự phê duyệt thì đề nghị thanh toán sẽ bị vô hiệu, người lao động sẽ không được kế toán thanh toán khoản tiền mà mình đã chi trả.
2. Khi nào người lao động cần làm tờ trình đề nghị thanh toán tiền?
Trong quá trình làm việc hay đi công tác, các cá nhân thường xuyên phát sinh những hoạt động cần sử dụng khoản chi phí của cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tiến độ công việc và linh hoạt trước những tình huống khác nhau mà cá nhân người lao động thường tạm ứng trước để thực hiện thanh toán.
Đối với doanh nghiệp, giấy đề nghị thanh toán không nằm trong loại chứng từ được xét duyệt chi phí hợp lệ trước cơ quan thuế. Thế nhưng, đề nghị thanh toán tiền là một trong những thủ tục nội bộ thường xuyên phát sinh và bắt buộc phải thực hiện.
Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền được áp dụng chủ yếu trong những trường hợp dưới đây:
- Người lao động đã chi nhưng vẫn chưa được kế toán thanh toán hoặc là tạm ứng
- Tổng hợp các khoản đã chi và đính kèm theo chứng từ nếu có
- Làm thủ tục thanh toán, cần căn cứ vào thanh toán và ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán
3. Tải mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền mới 2026
3.1. Tải mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền theo Thông tư 200
3.2. Tải mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 133
3.3. Tải mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 107
4. Nội dung mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền
Mẫu đề nghị thanh toán cần ghi rõ những thông tin cơ bản dựa theo mẫu đơn Bộ Tài chính đã ban hành tại thông tư. Chúng bao gồm tên đơn vị, cơ quan, tổ chức, thời gian (ngày tháng năm cụ thể), tên, chức vụ, bộ phận của người gửi và người nhận đề nghị thanh toán.
Trong đó, nội dung yêu cầu thanh toán, mục đích đã chi tiền cùng số tiền kế toán cần thanh toán cần được trình bày rõ ràng, minh bạch. Mẫu tờ trình cũng sẽ đính kèm chữ ký của những người liên quan như người đề nghị, kế toán trưởng và người duyệt trước khi người làm đơn nhận lại tiền.
Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền có cấu trúc đơn giản, người lao động có thể dễ dàng hoàn thiện để gửi kế toán trưởng, giám đốc hoặc người xét duyệt chi như sau:
- Phía góc trên bên trái của tờ trình ghi tên đơn vị, bộ phận
- Ghi đầy đủ các nội dung bao gồm: họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền cần đề nghị thanh toán (bắt buộc viết bằng số và bằng chữ)
- Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dung, mục đích sử dụng chi phí phục vụ công việc nào
- Bổ sung số lượng, đính kèm những chứng từ thanh toán liên quan nếu có
[Tải miễn phí] 10 mẫu tờ trình mới năm 2026 và hướng dẫn soạn chi tiết
5. Quy trình thanh toán diễn ra như thế nào?
Quy trình thanh toán sau khi bộ phận kế toán nhận mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền gồm 5 bước:
Bước 1: Người lao động lập phiếu để đề nghị thanh toán
Người lao động có nhu cầu thanh toán những khoản đã chi phải chuẩn bị đầy đủ các bộ chứng từ phù hợp để đề nghị thanh toán như đã nêu trên:
- Tờ trình đề nghị thanh toán
- Các chứng từ bản gốc được đính kèm cùng với 1 bản sao của hóa đơn, biên bản giao nhận,…
- Hợp đồng
- Một số chứng từ đi kèm khác (nếu có)
Người lao động sau khi lập phiếu xong sẽ trình lên quản lý trực tiếp phê duyệt và gửi lại cho bộ phận kế toán mẫu phiếu đề nghị khi đã được quản lý trực tiếp đồng ý.
Bước 2: Trưởng bộ phận (TBP) xem xét đề nghị
- Trưởng bộ phận sẽ kiểm tra, đánh giá và đưa ra quyết định đồng ý hoặc từ chối.
- Nếu từ chối, quy trình kết thúc tại đây. Nếu đồng ý, đề nghị được chuyển tiếp sang bộ phận kế toán.
Bước 3: Kế toán văn phòng (VP)/trung tâm (TT) xem xét đề nghị
- Bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra các thông tin tài chính và tính hợp lệ của hồ sơ đề nghị.
- Nếu từ chối, quy trình quay lại để sửa đổi hoặc kết thúc. Nếu đồng ý, hồ sơ tiếp tục được chuyển lên cấp cao hơn.
Bước 4: Phụ trách kế toán VP duyệt đề nghị
- Phụ trách kế toán sẽ duyệt hoặc từ chối dựa trên việc kiểm tra sâu hơn về tính phù hợp và hợp lệ.
- Nếu từ chối, quy trình có thể kết thúc hoặc yêu cầu điều chỉnh. Nếu đồng ý, đề nghị sẽ được gửi lên cấp Giám đốc.
Bước 5: Giám đốc VP/TT/Chánh VP hoặc Giám đốc vận hành duyệt đề nghị
- Đây là bước phê duyệt cuối cùng trong quy trình, nơi Giám đốc quyết định chấp nhận hoặc từ chối dựa trên sự phê duyệt từ các bước trước.
- Nếu đồng ý, quy trình kết thúc thành công với việc phê duyệt thanh toán.
6. Chuẩn hóa quy trình thanh toán với AMIS Quy trình
Với cách xử lý thủ công, tờ trình đề nghị thanh toán tiền thường phải chuyển qua nhiều người, nhiều phòng ban nên dễ phát sinh tình trạng chậm phê duyệt, thất lạc chứng từ, khó kiểm soát trạng thái hồ sơ hoặc không rõ trách nhiệm xử lý ở từng bước.
AMIS Quy trình giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình đề nghị thanh toán trên một nền tảng tập trung. Thay vì luân chuyển hồ sơ qua giấy tờ, email hoặc tin nhắn, doanh nghiệp có thể thiết lập sẵn luồng phê duyệt, biểu mẫu, người phụ trách và điều kiện xử lý ngay trên phần mềm.
Cụ thể, AMIS Quy trình hỗ trợ doanh nghiệp:
- Thiết lập quy trình thanh toán theo từng bước: Doanh nghiệp có thể xây dựng luồng xử lý từ người lập đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán, phụ trách kế toán đến cấp phê duyệt cuối cùng theo đúng quy định nội bộ.
- Quản lý biểu mẫu và chứng từ tập trung: Tờ trình, hóa đơn, hợp đồng, biên bản giao nhận và các tài liệu liên quan được đính kèm trực tiếp trên quy trình, giúp kế toán dễ kiểm tra và đối chiếu.
- Tự động chuyển hồ sơ đến đúng người phụ trách: Khi một bước được hoàn tất, hệ thống tự động chuyển đề nghị sang người duyệt tiếp theo, giúp giảm thời gian chờ và hạn chế bỏ sót hồ sơ.
- Lưu vết toàn bộ lịch sử xử lý: Mọi thao tác phê duyệt, từ chối, bổ sung hồ sơ hoặc trao đổi liên quan đều được ghi nhận trên hệ thống, giúp doanh nghiệp dễ truy vết trách nhiệm khi cần.
- Cảnh báo chậm trễ trong quy trình: Hệ thống hỗ trợ nhắc việc, cảnh báo các hồ sơ quá hạn hoặc bị tắc ở một bước duyệt, giúp nhà quản lý kịp thời điều phối và xử lý.
Nhờ đó, AMIS Quy trình giúp doanh nghiệp quản lý tờ trình thanh toán minh bạch, đúng luồng, đúng trách nhiệm và dễ kiểm soát hơn, đặc biệt với các đơn vị có nhiều phòng ban, nhiều cấp duyệt hoặc thường xuyên phát sinh hồ sơ thanh toán.
Hơn 350.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Tập đoàn Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
7. Kết luận
Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản chi phát sinh và đảm bảo quá trình thanh toán có đủ căn cứ phê duyệt. Khi lập tờ trình, cá nhân hoặc phòng ban cần trình bày rõ nội dung đề nghị, số tiền, lý do thanh toán, chứng từ kèm theo và cấp phê duyệt liên quan.
Bên cạnh việc sử dụng mẫu biểu đúng, doanh nghiệp cũng nên xây dựng quy trình thanh toán rõ ràng để hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian xử lý và tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính nội bộ.
