Sắp xếp công việc là một kỹ năng không thể thiếu đối với bất cứ ai. Việc phân bổ thời gian, sắp xếp công việc, và có kế hoạch hành động phù hợp sẽ giúp công việc của bạn đạt được hiệu quả cao nhất. Vậy làm thế nào để hình thành và xây dựng được kỹ năng sắp xếp công việc này? Bài viết dưới đây MISA sẽ chia sẻ về cách để bạn có thể sắp xếp công việc một cách khoa học và hiệu quả nhất.
| Tặng bạn: Bộ tài liệu quản lý công việc khoa học và hiệu quả |
1. Sắp xếp công việc là gì?
Sắp xếp công việc là quá trình lên kế hoạch, ưu tiên và phân loại các nhiệm vụ cần thực hiện để đảm bảo công việc được hoàn thành một cách hiệu quả với hiệu suất cao nhất. Quá trình này bao gồm việc xác định các công việc quan trọng cần ưu tiên hàng đầu, ước lượng thời gian cần thiết cho từng công việc và phân chia các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng cũng như deadline.
Giả sử bạn đang thực hiện 4 dự án trong vòng ba tháng và mỗi dự án cộng tác với một người khác nhau. Kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp bạn chia nhỏ đóng góp dự kiến của mình thành các nhiệm vụ có thể quản lý được. Bạn sẽ chỉ định thời hạn cho những nhiệm vụ đó, ưu tiên những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng. Bạn cũng sẽ đánh dấu các mốc quan trọng cần giao tiếp và cộng tác.
Kỹ năng tổ chức giúp bạn tập trung thời gian, nỗ lực và nguồn lực vào công việc quan trọng. Kỹ năng này cũng giúp giữ cho tất cả các bên liên quan đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu chung. Bằng cách đó, bạn sẽ không cản trở các thành viên trong nhóm trong việc đạt được mục tiêu chung.
2. 10 kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả
#1 – Gọn gàng và ngăn nắp
Khả năng sắp xếp tất cả mọi thứ một cách gọn gàng, ngăn nắp không tự nhiên mà có. Nó là một kỹ năng được hình thành thông qua sự quan sát, học hỏi và rèn luyện.
Bạn hãy bắt đầu với thói quen thu dọn mọi thứ ngay sau khi sử dụng, đặt vị trí cố định cho từng đồ vật và tránh tình trạng để mọi thứ ngổn ngang, lộn xộn. Chỉ cần dành ra 10 phút mỗi ngày để làm những điều trên, bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt rõ rệt xung quanh chỗ làm việc của mình. Có một nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp sẽ tránh được những sự phân tâm không đáng có, tạo cảm giác thoải mái và là cách để tăng hiệu suất làm việc.
#2 – Lưu trữ hồ sơ hiệu quả
Nhiều người thường để tài liệu chất chồng lên bàn ngày qua ngày, hoặc không có cách phân loại, sắp xếp các giấy tờ tài liệu một cách hệ thống. Việc này không chỉ khiến không gian làm việc của bạn trở nên chật chội, mà còn làm mất thời gian tìm kiếm và thậm chí là thất lạc tài liệu. Cách giải quyết tốt nhất là bạn nên xem xét và xử lý tài liệu ngay lập tức. Những tài liệu sau khi đã xử lý nên được chuyển sang không gian lưu trữ hồ sơ của cá nhân bạn hoặc nơi lưu trữ chung của mọi người.
#3 – Quản lý hộp thư đến
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc của một người có tốt hay không hoàn toàn có thể được kiểm tra thông qua việc quản lý hộp thư đến. Trong hộp thư đến, các email quan trọng cần xử lý trước nên được đưa vào hộp ưu tiên, các email không quan trọng, spam có thể “thẳng tay” chuyển vào thùng rác. Nếu một email chỉ mất dưới năm phút để phản hồi hoặc hoàn thành, hãy ưu tiên xử lý trước tiên. Đối với những email mất nhiều thời gian hơn, bạn nên phân bổ thời gian hợp lý để sắp xếp giải quyết.
#4 – Lựa chọn công việc ưu tiên
Hãy luôn phân chia và sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên. Bạn thấy đấy, với khối lượng công việc “như núi” mỗi ngày, bạn không thể “ba đầu sáu tay” giải quyết tất cả chúng chỉ trong một nốt nhạc mà không cần sắp xếp thứ tự trước sau.
Bạn nên bắt đầu một ngày làm việc mới với bước đánh giá, phân loại các công việc theo độ cấp thiết và mức độ ưu tiên. Hãy ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng và cấp thiết trước, hoặc có tác động và ảnh hưởng lớn tới toàn bộ tổng thể công việc, sau đó mới đến những việc còn lại.
Xem Thêm: Phần mềm checklist công việc có thể theo dõi tiến độ – MISA AMIS
#5 – Lên danh sách việc cần làm
Bước tiếp theo sau khi lựa chọn xong các công việc ưu tiên là lên danh sách những việc cần làm để tránh tình trạng bỏ sót các đầu việc. Lưu ý luôn đặt những công việc ưu tiên ở đầu danh sách. Mỗi khi làm xong một công việc, hãy đánh dấu hoặc gạch bỏ, việc này sẽ tạo cho bạn rất nhiều động lực để hoàn thành nốt những nhiệm vụ còn lại.
#6 – Phân công công việc
Những người thể hiện kỹ năng tổ chức xuất sắc trong công việc thường được nhận thấy thông qua khả năng phân công công việc một cách hiệu quả. Bài toán phân công công việc được giải quyết thông qua khả năng giao “đúng người, đúng việc”, rõ ràng, minh bạch và công bằng. Kỹ năng này đòi hỏi người đứng đầu phải có tầm nhìn tốt về quản trị nhân sự, nhìn nhận đúng điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên để tạo cơ hội cho họ phát huy năng lực và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
#7 – Thiết lập mục tiêu
Thiết lập mục tiêu là một trong những yếu tố rất quan trọng để đạt được hiệu quả cao trong công việc. Để thiết lập mục tiêu phù hợp, trước tiên cần đặt mục tiêu dài hạn (5,10 năm…), sau đó chia nhỏ mục tiêu này thành các mục tiêu trung hạn (2, 3 năm) và mục tiêu ngắn hạn (trong vòng 1 năm). Việc này sẽ giúp người đặt mục tiêu xây dựng lộ trình thăng tiến một cách rõ ràng và luôn có thái độ lạc quan, hướng về phía trước.
#8 – Kỹ năng quản lý dự án
Kỹ năng quản lý dự án thực chất là kỹ năng lên kế hoạch, lựa chọn phương pháp, công cụ, sử dụng các quy trình, để hướng dẫn, theo dõi, đánh giá một dự án từ khi hình thành đến khi thực hiện.
Nhân viên hay người quản lý có kỹ năng quản lý dự án tốt sẽ có được kết quả công việc tốt và đúng tiến độ. Bằng cách tăng cường khả năng tổ chức, lập kế hoạch, giao tiếp và quản lý tài nguyên, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và đạt được kết quả mong muốn.
#9 – Tập trung cao độ
Những người có sự tập trung là những người thường đạt được kết quả công việc tốt. Để tránh bị phân tâm, hãy loại bỏ những tác nhân gây mất tập trung tại vị trí ngồi làm việc như: điện thoại, máy tính,… và không bật song song các tab giải trí trong quá trình làm việc để tránh bị xao nhãng.
Ngoài ra, cho dù có nhiều việc gấp đang chờ đợi tuyệt đối không nên làm nhiều công việc cùng lúc – việc này vốn là tác nhân gây ra sự mất tập trung lớn nhất. Hãy giải quyết lần lượt theo danh sách công việc đã lên trước đó, và khi đang làm việc nào thì chỉ tập trung hoàn thành việc đó mà thôi.
#10 – Quản lý thời gian
Để quản lý thời gian hiệu quả thì bạn cần kết hợp nhiều kỹ năng như: lập kế hoạch, tính tự giác và sự quyết tâm của bản thân. là sự kết hợp của các kỹ năng như ưu tiên, lập kế hoạch và kỷ luật bản thân… Nắm bắt tốt các kỹ thuật về quản lý thời gian cho phép bạn làm việc ở mức năng suất cao nhất bằng cách phân bổ các phần thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ.
Một cách hiệu quả để lập kế hoạch thời gian của bạn là suy nghĩ về các mục tiêu và thời hạn để hình thành một kế hoạch dài hạn, sau đó chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ hàng tuần và nhiệm vụ hàng ngày. Việc áp dụng tốt kỹ thuật quản lý thời gian cũng sẽ giúp bạn tránh bị sao nhãng trong công việc và đạt được hiệu suất làm việc tối đa.
3. Vì sao cần có kỹ năng sắp xếp công việc nơi làm việc?
Bạn có biết, vì sao cùng được giao một công việc nhưng có người mất rất nhiều thời gian để hoàn thành, lại có người giải quyết nhanh chóng và đạt hiệu quả cao không? Điều này phản ánh kỹ năng quản lý công việc, sắp xếp công việc của mỗi cá nhân ở mức độ nào.
Kỹ năng sắp xếp công việc không chỉ là có một bàn làm việc ngăn nắp, gọn gàng, mà kỹ năng này liên quan tới các vấn đề như: quản lý thời gian, phân bổ công việc hợp lý, logic nhằm mục đích tối ưu năng suất lao động.
Việc sở hữu kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học mang tới rất nhiều lợi ích cho chúng ta như:
- Phân loại, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách hiệu quả
- Cải thiện việc quản lý quy trình làm việc
- Tiết kiệm thời gian dành cho mỗi đầu việc
- Giảm căng thẳng, mệt mỏi nhờ hạn chế được quá tải công việc
- Tiết kiệm chi phí cho những hoạt động chồng chéo không cần thiết
- Nâng cao hiệu quả làm việc, cải thiện năng suất lao động
QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ VỚI MISA AMIS Công việc
4. Sắp xếp công việc hiệu quả trên MISA AMIS Công Việc
Phần mềm quản lý công việc, dự án MISA AMIS Công Việc thiết kế với mục tiêu tối ưu hoạt động quản lý – điều hành cho nhà lãnh đạo và cải tiến năng suất cho nhân viên, nhờ các tính năng về tự động hóa quy trình và sắp xếp, phân loại công việc:
- Sắp xếp, phân loại công việc khoa học thành 4 loại trong mô hình Eisenhower giúp người dùng nhanh chóng xác định thứ tự ưu tiên.
- Thông báo đẩy tức thời khi có người hoàn thành hoặc cập nhật mới công việc, dự án.
- Tự động cập nhật tiến độ dự án, tính toán tiến độ công việc cha từ công việc con.
- Mọi thông tin, tài liệu mềm được lưu trữ trên một nền tảng tâp trung, nhất quán giúp hạn chế tối đa sao nhãng làm giảm hiệu suất.
- Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tức thì ngay sau có dữ liệu đầu vào với gần 10 loai biểu đồ thông minh.
5. Tạm kết
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc không tự nhiên mà có, nó cần nhiều thời gian để quan sát, học hỏi và tích lũy. Sắp xếp công việc khoa học mang đến rất nhiều lợi ích, trong đó lợi ích lớn nhất chính là cải tiến và tối ưu năng suất làm việc. Hy vọng 10 kỹ năng trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng kỹ năng sắp xếp công việc cho riêng mình và luôn đạt được kết quả công việc tốt nhất trong tương lai.
Mời bạn tải miễn phí Tài liệu về cách quản lý công việc khoa học và hiệu quả đồng thời trải nghiệm phần mềm AMIS Công việc để quản lý công việc đội nhóm, cá nhân tối ưu.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
