Phần mềm checklist công việc là ứng dụng khá phổ biến với dân văn phòng & những ai đang làm freelancer. Ứng dụng này giúp chúng ta quản lý thời gian khoa học hơn, sắp xếp công việc hợp lý & cũng giúp chúng ta thiết lập To do list hiệu quả. Để giúp bạn lựa chọn & ứng dụng phần mềm checklist công việc hiệu quả nhất, MISA AMIS xin gợi ý cho bạn những tips cực kỳ hữu ích dưới đây.
| MISA TẶNG BẠN BỘ TEMPLATE PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CHO NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ |
I. Phần mềm checklist công việc là gì?
Như tên gọi, phần mềm checklist công việc là một ứng dụng số giúp bạn liệt kê những đầu việc cần thực hiện tương ứng với từng mốc thời gian thực hiện, hoàn thành cụ thể. Nhờ có checklist công việc, bạn sẽ biết được mình cần làm những công việc gì, trong khoảng thời gian nào, tránh được tình trạng thường thấy:
- Quên việc cần thực hiện
- Sắp xếp công việc chồng chéo
- Sử dụng thời gian kém hiệu quả
Ngoài ra những phần mềm quản lý công việc này cũng là cánh tay đắc lực giúp bạn cân bằng thời gian làm việc, nghỉ ngơi, giải trí. Một số phần mềm còn giúp bạn hoạch định mức độ quan trọng của công việc, nắm bắt tiến độ công việc cá nhân, công việc của đội nhóm/dự án, từ đó bố trí quỹ thời gian làm việc hiệu quả.
Phần mềm được sử dụng trên các thiết bị điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính (PC/laptop). Điện thoại là thiết bị được ưu tiên trong thời đại công nghệ số hiện nay.
Xem thêm: 10 bước phân công công việc hiệu quả [Tặng kèm biểu mẫu]
II. Những ai nên sử dụng phần mềm checklist công việc?
Thay thế sổ sách, ứng dụng checklist công việc được sử dụng phổ biến từ sinh viên, người đi làm văn phòng hay làm việc tự do, dành cho tất cả những ai muốn sử dụng quỹ thời gian hiệu quả & sắp xếp công việc khoa học. Hiện nay, phần mềm được ứng dụng phổ biến cho Doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hay tổ chức phi chính phủ/trường học, Cá nhân đang làm việc hoặc sinh viên.
Đối với doanh nghiệp, tổ chức nói chung:
- Là các đơn vị muốn thiết lập hệ thống quản lý công việc đồng bộ, có thể giao việc, kiểm soát tiến độ công việc, danh sách công việc đã giao & lộ trình thực hiện trên một hệ thống duy nhất
- Những doanh nghiệp thường xuyên phát sinh công việc mang tính chất Dự án, kéo dài trong một khoảng thời gian, cần quản lý- theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực
Đối với cá nhân:
- Người muốn tổ chức, sắp xếp công việc theo quỹ thời gian khoa học
- Người có nhiều đầu việc cần thực hiện gắn với những mốc thời gian làm việc cụ thể
III. Top 5 phần mềm checklist công việc hiệu quả được nhiều người sử dụng
Dưới đây là top 7 phần mềm quản lý tiến độ công việc được nhiều doanh nghiệp sử dụng để vận hành doanh nghiệp và nâng cao năng suất lao động của nhân viên.
1. MISA AMIS Công Việc
MISA AMIS Công Việc – phần mềm thuộc nền tảng MISA AMIS là giải pháp thiết lập và thực thi kế hoạch công việc dành cho mọi doanh nghiệp. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc lên kế hoạch, điều phối nhân sự, theo dõi tiến độ thực hiện, đo lường và đánh giá hiệu suất nhân sự toàn diện. Nhờ đó doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc, gia tăng hiệu quả kinh doanh.
Phần mềm có nhiều tính năng checklist công việc với nhiều dạng biểu đồ báo cáo khác nhau như:
- Theo dõi công việc dạng Danh sách: Cung cấp đầy đủ các thông tin của công việc như tên công việc, hạn hoàn thành, người thực hiện giúp quản lý có cái nhìn chi tiết về dự án/nhóm
- Theo dõi công việc dạng Bảng: Quản lý các công việc dựa theo việc phân loại các nhóm công việc, có thể kéo thả các công việc từ cột này qua cột khác để thay đổi trạng thái của công việc cũng như người thực hiện công việc.
- Theo dõi công việc dạng Lịch:Theo dõi tổng quan thời gian thực hiện công việc trong dự án/nhóm trên dạng lịch, giúp xác định các mốc thời gian quan trọng để điều chỉnh các công việc trong dự án/nhóm sao cho hợp lý.
- Checklist phương pháp Sơ đồ Gantt: Cho phép quản lý công việc của dự án/nhóm dưới dạng Gantt để dễ dàng quản lý tiến độ, sắp xếp công việc.
- Theo dõi các loại công việc cá nhân: Việc của tôi, Việc cần làm, Liên quan đến tôi: Giúp người dùng có thể theo dõi thông tin các công việc của mình dựa trên các tiêu chí: Việc của tôi, Việc cần làm, Liên quan đến tôi, Việc chờ duyệt.
Quy trình này đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến việc giao công việc đều được trình bày rõ ràng và đầy đủ. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và hiểu biết sai lầm, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự thành công của công việc.
2. Google Task
Google Task là ứng dụng quản lý tiến độ công việc, thời gian đơn giản và hiệu quả nằm trong hệ sinh thái Google. Ứng dụng cho phép người dùng tùy chỉnh danh sách công việc cần làm, thiết lập nhắc nhở, gửi nhiệm vụ nhắc nhở cho mọi người một cách dễ dàng. Tích hợp với Gmail và Google Calendar sẽ rút ngắn thời gian hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc bằng Google Task:
- Tạo ghi chú dễ dàng và đặt nhắc nhở thực hiện công việc nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi
- Đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị truy cập khi đăng nhập chung một tài khoản.
- Kết nối tốt với tất cả các ứng dụng khác của Google: GG Drive, GG Docs, GG Slides, Gmail, GG Sites…
3. Todoist
Là ứng dụng quản lý tiến độ công việc với giao diện tương đối đơn giản, nhưng Todoist sở hữu những tính năng vô cùng mạnh mẽ, được người dùng đánh giá cao. Thậm chí còn được nhiều trang báo nổi tiếng như The Guardian, USA Today, the New York Times, The Wall Street Journal… không tiếc lời ngợi ca Todoist như là “ứng dụng đổi đời”.
Một số tính năng nổi bật của Todoist:
- Đồng thời phân loại tác vụ theo deadline, nhãn công việc, dự án nhanh trong khi người dùng đang nhập dữ liệu mới.
- Dễ dàng khởi tạo công việc mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có Internet
- Hỗ trợ tích hợp 2 “trợ lý ảo” nổi tiếng trên điện thoại là Siri và Alexa.
4. Tick Tick
Tick Tick có thể được đánh giá gần như “bản sao” của Todoist, với giao diện sử dụng giống đến 90%. Tuy nhiên ở Tick Tick có thêm những tiện ích thú vị mà Todoist không có, chẳng hạn như tích hợp cả bộ đếm Pomodoro bên trong ứng dụng.
Người dùng có thể quản lý danh sách công việc, tương tác với người thân, bạn bè, đồng nghiệp trên giao diện được thiết lập tại Tick Tick nếu họ là những người liên quan đến các công việc bạn cần thực hiện. Phần mềm là “cánh tay đắc lực” giúp bạn đạt được những mục tiêu công việc đặt ra bằng việc nhắc nhở thời điểm cần thực hiện công việc hàng ngày.
Các tính năng của Tick Tick:
- Hoạt động tương tự như Todoist nhưng chi phí mềm hơn hẳn.
- Tiện ích đồng hồ đếm giờ Pomodoro giúp người dùng thực hiện năng suất hơn trong công việc thực tế.
- Khởi tạo công việc mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị chỉ cần có kết nối Internet.
5. Microsoft To Do
Nói đến Phần mềm quản lý tiến độ công việc hiệu quả, Microsoft To Do là một cái tên không thể vắng mặt. Đây là ứng dụng giúp lập kế hoạch, quản lý công việc, thời gian cá nhân một cách nhất quán, khoa học.
Những thao tác mà người dùng có thể chủ động thiết lập khi sử dụng Microsoft To Do gồm: công việc dạng to-do-list, nhắc việc, theo dõi tiến độ, liên kết với Gmail & đánh dấu những thông tin quan trọng.
Các tính năng được đánh giá cao của Microsoft To Do:
- Hoàn toàn miễn phí, cung cấp tương đối đầy đủ các tính năng cơ bản mà không phải trả bất cứ khoản phí nào.
- Tính năng khởi tạo công việc con với ghi chú, đặt deadline cụ thể
- Tốc độ xử lý và đồng bộ dữ liệu tương đối nhanh.
Trên đây là những thông tin về phần mềm quản lý tiến độ dự án, mong rằng nó sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của mình hoạt động một cách hiệu quả hơn.
Đọc ngay: 20+ phần mềm quản lý công việc, giao việc hiệu quả nhất
IV. Cách chọn ứng dụng checklist công việc tốt nhất
Để chọn được ứng dụng checklist công việc phù hợp với nhu cầu, mong muốn của tổ chức hay cá nhân, bạn cần hiểu được khả năng đáp ứng của các loại phần mềm hiện nay. Nói cách khác, một phần mềm tốt cần đáp ứng đủ các tiêu chí sau:
1. Tính năng cần có của phần mềm checklist công việc
Phần mềm checklist công việc không chỉ đáp ứng đơn thuần việc thống kê “To do list”, một phần mềm tốt cần hỗ trợ người dùng các tính năng để quản lý thời gian, phân bổ nguồn lực hiệu quả. Những tính năng cần có bao gồm:
Lập kế hoạch công việc: liệt kê các đầu việc cần thực hiện & thời hạn hoàn thành
Giao việc gắn với mục tiêu, mô tả công việc & người thực hiện, đính kèm tài liệu hướng dẫn nếu có
Quản lý tiến độ: công cụ cho phép cập nhật tiến độ thực hiện công việc. Nếu một công việc cha phát sinh các công việc con, tiến độ công việc cha tự động được tính toán dựa trên mức độ hoàn thành của công việc con
Ứng dụng các mô hình quản lý thời gian, công việc tiên tiến, chẳng hạn như biểu đồ Gantt giúp bạn có thể thiết lập lộ trình công việc, ma trận Eisenhower giúp bạn biết được công việc nào quan trọng, cấp thiết,…
Báo cáo đầu ra: đối với tổ chức/doanh nghiệp, báo cáo đầu ra là một tính năng quan trọng để nhà quản lý đánh giá được hiệu quả dự án, năng suất của từng nhân viên cũng như mức độ phân bổ nguồn lực tại doanh nghiệp, từ có có những quyết định về lương, thưởng dự án đúng năng lực, phân bổ công việc cũng đúng hướng, đúng người, đúng việc hơn
2. Công nghệ
Công nghệ được đánh giá cao hiện nay là sử dụng việc quản lý, lưu trữ dữ liệu trên Cloud. Việc này giúp bạn có thể làm việc, checklist, update tiến độ & follow theo dự án mọi lúc mọi nơi. Đặc biệt đáp ứng nhu cầu làm việc, quản lý công việc từ xa của rất nhiều doanh nghiệp.
3. Thiết bị sử dụng ứng dụng checklist công việc
Phần mềm cần đáp ứng cả phiên bản mobile chứ không chỉ phiên bản web. Trong thời đại ngày nay, ai ai cũng sở hữu 1 chiếc smartphone với rất nhiều ứng dụng tiện lợi. Phần mềm checklist công việc là một trong số đó.
4. Khả năng kết nối
Đối với doanh nghiệp, việc quản trị mọi hoạt động tổng thể & xuyên suốt là mối quan tâm lớn của các nhà lãnh đạo. Trong số những yêu cầu khi sử dụng phần mềm giao việc, checklist công việc, các CEO đều quan tâm đến khả năng kết nối với các hoạt động quản trị khác như quản lý quy trình, ký duyệt từ xa…
Điều này giúp nhà quản trị nắm được thông tin một cách tức thời, việc ra chỉ đạo chính xác hơn, nhanh hơn. Việc kế thừa dữ liệu cũng giúp gia tăng sự chuẩn chỉ, minh bạch & góp phần tăng nhanh tốc độ phục vụ khách hàng của doanh nghiệp.
Tham khảo thêm: Top 15 phần mềm crm tốt nhất để quản lý quy trình kinh doanh
V. Kết luận
Việc áp dụng các phần mềm checklist công việc hiện là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp để thích nghi và bắt kịp với xu hướng chuyển đổi số. Trên đây là những công cụ giúp doanh nghiệp có thể giao việc và kiểm soát dễ dàng hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
