Kiến thức Quản lý - điều hành Phần mềm checklist công việc có thể theo dõi tiến độ

Phần mềm checklist công việc có thể theo dõi tiến độ

phần mềm check list công việc

Phần mềm checklist công việc là ứng dụng khá phổ biến với dân văn phòng & những ai đang làm freelancer. Ứng dụng này giúp chúng ta quản lý thời gian khoa học hơn, sắp xếp công việc hợp lý & cũng giúp chúng ta thiết lập To do list hiệu quả.

Để giúp bạn lựa chọn & ứng dụng phần mềm check list công việc hiệu quả nhất, MISA AMIS xin gợi ý cho bạn những tips cực kỳ hữu ích dưới đây.

phần mềm check list công việc

Phần mềm checklist công việc là gì?

Như tên gọi, phần mềm check list công việc là một ứng dụng số giúp bạn liệt kê những đầu việc cần thực hiện tương ứng với từng mốc thời gian thực hiện, hoàn thành cụ thể. Nhờ có check list công việc, bạn sẽ biết được mình cần làm những công việc gì, trong khoảng thời gian nào, tránh được tình trạng thường thấy:

  • Quên việc cần thực hiện
  • Sắp xếp công việc chồng chéo
  • Sử dụng thời gian kém hiệu quả

Ngoài ra, phần mềm này cũng là cánh tay đắc lực giúp bạn cân bằng thời gian làm việc, nghỉ ngơi, giải trí. Một số phần mềm còn giúp bạn hoạch định mức độ quan trọng của công việc, nắm bắt tiến độ công việc cá nhân, công việc của đội nhóm/dự án, từ đó bố trí quỹ thời gian làm việc hiệu quả.

Phần mềm được sử dụng trên các thiết bị điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính (PC/laptop). Điện thoại là thiết bị được ưu tiên trong thời đại công nghệ số hiện nay.

Những ai nên sử dụng phần mềm check list công việc?

Thay thế sổ sách, ứng dụng check list công việc được sử dụng phổ biến từ sinh viên, người đi làm văn phòng hay làm việc tự do, dành cho tất cả những ai muốn sử dụng quỹ thời gian hiệu quả & sắp xếp công việc khoa học. Hiện nay, phần mềm được ứng dụng phổ biến cho Doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hay tổ chức phi chính phủ/trường học, Cá nhân đang làm việc hoặc sinh viên.

Đối với doanh nghiệp, tổ chức nói chung:

  • Là các đơn vị muốn thiết lập hệ thống quản lý công việc đồng bộ, có thể giao việc, kiểm soát tiến độ công việc, danh sách công việc đã giao & lộ trình thực hiện trên một hệ thống duy nhất
  • Những doanh nghiệp thường xuyên phát sinh công việc mang tính chất Dự án, kéo dài trong một khoảng thời gian, cần quản lý- theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực

Đối với cá nhân:

  • Người muốn tổ chức, sắp xếp công việc theo quỹ thời gian khoa học
  • Người có nhiều đầu việc cần thực hiện gắn với những mốc thời gian làm việc cụ thể

Cách chọn ứng dụng check list công việc tốt nhất

Để chọn được ứng dụng checklist công việc phù hợp với nhu cầu, mong muốn của tổ chức hay cá nhân, bạn cần hiểu được khả năng đáp ứng của các loại phần mềm hiện nay. Nói cách khác, một phần mềm tốt cần đáp ứng đủ các tiêu chí sau:

Tính năng cần có

Phần mềm check list công việc không chỉ đáp ứng đơn thuần việc thống kê “To do list”, một phần mềm tốt cần hỗ trợ người dùng các tính năng để quản lý thời gian, phân bổ nguồn lực hiệu quả. Những tính năng cần có bao gồm:

  • Lập kế hoạch công việc: liệt kê các đầu việc cần thực hiện & thời hạn hoàn thành
  • Giao việc gắn với mục tiêu, mô tả công việc & người thực hiện, đính kèm tài liệu hướng dẫn nếu có
  • Quản lý tiến độ: công cụ cho phép cập nhật tiến độ thực hiện công việc. Nếu một công việc cha phát sinh các công việc con, tiến độ công việc cha tự động được tính toán dựa trên mức độ hoàn thành của công việc con
  • Ứng dụng các mô hình quản lý thời gian, công việc tiên tiến, chẳng hạn như biểu đồ Gantt giúp bạn có thể thiết lập lộ trình công việc, phương pháp Eisenhower giúp bạn biết được công việc nào quan trọng, cấp thiết,…
  • Báo cáo đầu ra: đối với tổ chức/doanh nghiệp, báo cáo đầu ra là một tính năng quan trọng để nhà quản lý đánh giá được hiệu quả dự án, năng suất của từng nhân viên cũng như mức độ phân bổ nguồn lực tại doanh nghiệp, từ có có những quyết định về lương, thưởng dự án đúng năng lực, phân bổ công việc cũng đúng hướng, đúng người, đúng việc hơn
Báo cáo đầu ra trên phần mềm Check list công việc
Báo cáo đầu ra trên phần mềm Check list công việc

Công nghệ

Công nghệ được đánh giá cao hiện nay là sử dụng việc quản lý, lưu trữ dữ liệu trên Cloud. Việc này giúp bạn có thể làm việc, checklist, update tiến độ & follow theo dự án mọi lúc mọi nơi. Đặc biệt đáp ứng nhu cầu làm việc, quản lý công việc từ xa của rất nhiều doanh nghiệp.

Thiết bị sử dụng

Phần mềm cần đáp ứng cả phiên bản mobile chứ không chỉ phiên bản web. Trong thời đại ngày nay, ai ai cũng sở hữu 1 chiếc smartphone với rất nhiều ứng dụng tiện lợi. Phần mềm check list công việc là một trong số đó.

Khả năng kết nối

Đối với doanh nghiệp, việc quản trị mọi hoạt động tổng thể & xuyên suốt là mối quan tâm lớn của các nhà lãnh đạo. Trong số những yêu cầu khi sử dụng phần mềm giao việc, check list công việc, các CEO đều quan tâm đến khả năng kết nối với các phân hệ quản trị khác như CRM, Kế toán, Nhân sự… Điều này giúp nhà quản trị nắm được thông tin một cách tức thời, việc ra chỉ đạo chính xác hơn, nhanh hơn. Việc kế thừa dữ liệu cũng giúp gia tăng sự chuẩn chỉ, minh bạch & góp phần gia tăng năng suất làm việc của mỗi nhân viên.

Hiện nay, trên thị trường có khá nhiều phần mềm có chức năng check list công việc, giao việc & quản lý tiến độ như AMIS Công việc, Trello, Anasa,… Tuy nhiên, phần mềm đáp ứng việc kết nối với CRM hay các phân hệ quản trị khác thì chỉ AMIS Công việc đáp ứng.

Các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay cũng ưu tiên sử dụng AMIS Công việc trong công tác giao việc, chỉ đạo điều hành công việc tại doanh nghiệp.

Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về AMIS Công việc – phần mềm checklist công việc hoặc trải nghiệm miễn phí ngay bằng cách tạo tài khoản:

Trải nghiệm miễn phí