Kỹ năng quản lý dự án là một nhóm các kỹ năng cần thiết để bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện và hoàn tất một dự án nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, đạt hiệu quả và mục tiêu đã đề ra.
Nhà quản lý ngoài việc am hiểu kiến thức chuyên môn thì cần trang bị đầy đủ những kỹ năng quản lý dự án cần thiết để dẫn dắt đội nhóm của mình, đưa dự án đến thành công. Mời bạn đọc cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết những kỹ năng này qua bài viết dưới đây.
| TẶNG BẠNG EBOOK 10 KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG |
I. Kỹ năng quản lý dự án là gì?
Kỹ năng quản lý dự án là một nhóm kỹ năng cần thiết để bắt đầu, lập kế hoạch và thực hiện, hoàn tất một dự án nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, đạt hiệu quả và mục tiêu đã đề ra.
Thực tế, quản lý dự án là nhiệm vụ mang nhiều thử thách, khó khăn, bao gồm những công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc một dự án. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm và trực tiếp tham gia vào mọi giai đoạn của dự án. Họ sẽ phối hợp cùng những cộng sự của mình trong dự án để xác định mục tiêu, triển khai dự án trong một khoảng thời gian với nguồn lực về con người và ngân sách đã được phân bổ.
II. 7 kỹ năng quản lý dự án hiệu quả chuẩn 4.0
1. Kỹ năng lãnh đạo
Khả năng lãnh đạo tốt là điều tối cần thiết cho công việc quản lý nói chung và quản lý dự án nói riêng. Đây không đơn thuần là quản lý nhiệm vụ, mà nó còn là quản lý con người. Với tư cách là người dẫn dắt, nhà quản lý dự án không chỉ chịu trách nhiệm về kết quả của dự án, mà còn điều phối đội nhóm của mình, khích lệ, tạo động lực để nhân viên làm việc hiệu quả.
Có nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau. Việc xác định đúng phong cách phù hợp với tính cách người quản lý cũng như văn hóa của tổ chức, của các cá nhân trong tập thể là điều cần thiết. Không phải ai sinh ra cũng sở hữu sẵn kỹ năng lãnh đạo, họ cần học hỏi, tích lũy trong quá trình học tập và làm việc.
2. Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với nhà quản lý dự án. Họ phải giao tiếp với nhiều nhóm khác nhau, từ các thành viên trong đội, đến khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu và các bên liên quan của dự án.
Trong quá trình làm việc sẽ phát sinh nhiều cuộc họp, sự giao tiếp, cộng tác giữa các thành viên. Nếu nhà quản lý dự án không có kỹ năng giao tiếp tốt, họ sẽ khó khăn trong việc truyền đạt ý tưởng, thông tin và các vấn đề khác một cách hiệu quả với mọi người.
3. Kỹ năng quản lý thời gian
Tiến độ được xem là yếu tố quan trọng nhất khi nói đến quản lý dự án. Mọi dự án đều có thời gian xác định, và mỗi giai đoạn, nhiệm vụ trong dự án đều có thời hạn cụ thể. Để đảm bảo dự án thực hiện đúng tiến độ, người quản lý dự án cần có kỹ năng quản trị thời gian xuất sắc.
Người quản lý cần tạo ra một lịch trình phù hợp, có thứ tự ưu tiên rõ ràng cho những nhiệm vụ quan trọng, những việc cần làm ngay. Đảm bảo các thành viên đang làm việc đúng kế hoạch, đáp ứng thời hạn từng công việc trong toàn bộ quy trình.
>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để tăng hiệu suất làm việc – MISA AMIS
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Dự án dù có được lên kế hoạch chi tiết, cẩn thận đến đâu thì trong quá trình thực hiện chắc chắn sẽ có vấn đề phát sinh. Lúc này, kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ giúp nhà quản lý dự án vượt qua những khủng hoảng này. Họ sẽ thu thập thông tin, bàn bạc với các bên liên quan và đưa ra giải pháp phù hợp. Bên cạnh việc có chuyên môn sâu về lĩnh vực mình đang làm, khả năng nhạy bén xử lý tình huống tốt sẽ giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn.
| TẢI NGAY EBOOK 10 KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG |
5. Kỹ năng quản lý rủi ro
Bất cứ dự án lớn hay nhỏ đều tiềm ẩn rủi ro. Một nhà quản lý giỏi, có kinh nghiệm quản lý nhiều dự án trong quá khứ sẽ sẵn sàng chấp nhận, dự đoán, đo lường rủi ro một cách chủ động trước khi chúng trở thành vấn đề. Rủi ro có thể xuất hiện ngay từ khi bắt đầu dự án, nên việc quản lý rủi ro cũng cần bắt đầu từ giai đoạn này.
Thực tế, không dễ để lường trước tất cả mọi thứ có thể xảy ra trong vòng đời dự án, sẽ có những vấn đề phát sinh đột ngột. Vì vậy, ngoài khả năng xác định, phân tích, kiểm soát rủi ro tốt, nhà quản lý cần xây dựng một quy trình chuẩn để kịp thời xử lý những vấn đề đó khi chúng xuất hiện.
6. Kỹ năng đàm phán
Tất cả các khâu từ khâu lập kế hoạch, mua sắm, thiết kế, thi công,… sẽ đều diễn ra quá trình thương lượng, đàm phán, với rất nhiều bên liên quan như nhà cung cấp, nhà thầu, khách hàng,… Nhà quản lý có khả năng ứng xử khéo léo, đàm phán tốt sẽ đem về nhiều lợi ích cho dự án cũng như cho đội nhóm của mình
Khi cùng tham gia dự án, các thành viên trong nhóm cũng khó tránh khỏi những xung đột phát sinh, nhà quản lý có kỹ năng đàm phán tốt sẽ nhanh chóng tìm ra sự đồng thuận, giải quyết kịp thời những tranh chấp này, tránh gây ảnh hưởng đến tiến trình của dự án.
7. Hiểu biết công nghệ
Thời đại số 4.0, nếu không áp dụng công nghệ vào công việc dù là của nhân viên hay nhà quản lý, sẽ là một sự “tụt hậu” lớn. Phần mềm hay các công cụ quản lý dự án là những sản phẩm công nghệ mà các nhà quản lý cần thực sự am hiểu và có kiến thức sử dụng. Công nghệ không ngừng thay đổi và phát triển, nắm bắt được xu hướng, tính năng, ưu nhược điểm của từng sản phẩm công nghệ chính là nắm bắt được chìa khóa đưa đến sự thành công cho dự án.
QUẢN LÝ Dự án TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS
III. Nâng cao kỹ năng quản lý dự án như thế nào?
Các kỹ năng quản lý dự án kể trên đều có thể được cải thiện hiệu quả nhờ AMIS Công Việc – phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất Việt Nam.
Quản lý thời gian hiệu quả với Gantt Chart, Calendar, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc theo ma trận Eisenhower…:
Giao tiếp, cộng tác mọi lúc mọi nơi nhờ tính năng bình luận, tag tên người liên quan, trao đổi về công việc dễ dàng trên giao diện đồng nhất:
Giải quyết vấn đề & ra quyết định không còn khó khăn bởi phần mềm quản lý dự án này cho phép nhà quản lý: nắm bắt kịp thời tiến độ công việc, dự án giúp điều chỉnh và phân bổ nguồn lực hợp lý; nhận báo cáo phân tích hiệu suất của nhân viên thường xuyên làm cơ sở đánh giá:
Và rất nhiều tính năng nổi trội được hơn 170.000 khách hàng doanh nghiệp đánh giá cao.
Tổng kết
Có thể thấy, kỹ năng quản lý dự án nắm giữ vai trò đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa sống còn đối với sự thành công hay thất bại của một dự án. Chúc các nhà quản lý dần sở hữu và thành thạo 7 kỹ năng được MISA AMIS đưa ra trong bài viết trên, giúp cho dự án của bạn gặp nhiều thuận lợi và dễ dàng đi tới thành công!
ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC
0904 885 833
https://www.misa.vn/
