Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng chuyên nghiệp cho HR

Báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự được sử dụng để theo dõi, đánh giá các hoạt động tuyển dụng. Để thuận tiện trong công việc và tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng các mẫu báo cáo tuyển dụng được soạn thảo sẵn. Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu thêm về các mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự ngay trong bài viết này.

1. Báo cáo tuyển dụng là gì?

Báo cáo tuyển dụng là một dạng tài liệu thống kê, đánh giá và phân tích kết quả hoạt động, báo cáo thực trạng công tác tuyển dụng. Tác dụng của báo cáo này là giúp người quản trị doanh nghiệp theo dõi tiến độ và đánh giá được tính hiệu quả của kế hoạch cũng như công tác tuyển dụng. Từ đó, người quản trị sẽ có cơ sở để đưa ra những điều chỉnh cần thiết, nhằm tối ưu quy trình tuyển dụng.

Một mẫu báo cáo quy trình tuyển dụng nhân sự nên có những nội dung sau:

• Tổng quát tình hình: Tổng hợp các dữ liệu về số lượng ứng viên ứng tuyển, các vòng tuyển dụng, tổng chi phí tuyển dụng, thông tin về tiến độ tuyển dụng,…
• Thời gian tuyển dụng: Thể hiện khung thời gian tuyển dụng, doanh nghiệp có thể thấy quy trình từ lúc khởi đầu đến khi kết thúc một chiến dịch, các hoạt động diễn ra chính xác vào thời điểm nào.
• Kênh tuyển dụng: Tổng hợp các nền tảng và các kênh khác nhau được sử dụng cho việc đăng thông tin tuyển dụng, quảng cáo, truyền thông, nhằm thu hút và nhận hồ sơ đăng ký của ứng viên.
• Tỷ lệ ứng viên: Nội dung này sẽ thể hiện biến động về số lượng các ứng viên qua từng giai đoạn khác nhau: chọn lọc CV, phỏng vấn, làm bài test, thử việc…
• Chi phí tuyển dụng: Tổng kết ngân sách chi phí tuyển dụng một cách chi tiết cho toàn bộ chiến dịch, tính toán chi phí cho 1 ứng viên qua từng giai đoạn.
• Kết quả tuyển dụng: Mẫu báo cáo kết quả tuyển dụng sẽ thông báo danh sách ứng viên cuối cùng được nhận và đánh giá chung về toàn bộ chiến dịch.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý tuyển dụng, vui lòng để lại thông tin, đội ngũ MISA sẽ liên hệ tư vấn cho doanh nghiệp:

2. Đặc điểm của mẫu báo cáo tuyển dụng

Dựa vào quy định của mỗi doanh nghiệp, bản báo cáo tuyển dụng nguồn nhân lực sẽ được tổng hợp theo từng khoảng thời gian khác nhau như tháng, quý hay năm, được trình bày theo nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, một bản báo cáo bổ sung nhân sự thường các đặc điểm sau:

• Bản báo cáo phải tổng hợp được số liệu từ nhiều kênh để đảm bảo đầy đủ, chính xác, thể hiện được sự biến động.
• Các số liệu thống kê thường được thể hiện theo cách dễ hiểu như biểu đồ, bảng,…
• Đưa ra các nhận xét và đánh giá từ dữ liệu, bảng biểu đã thống kê.
• Đề xuất phương án cải thiện hoặc khuyến nghị phù hợp với tình hình thực tế, tạo điều kiện giúp các phòng ban giải quyết vấn đề về nguồn lực.
• Có thể đưa ra kế hoạch tuyển dụng với các hành động cụ thể, phù hợp với định hướng và tình hình chung của doanh nghiệp.

3. Các loại báo cáo tuyển dụng nhân sự

3.1. Mẫu báo cáo tuyển dụng theo thời gian

Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng theo thời gian cần làm rõ được những thông tin:

• Hiệu quả tuyển dụng trong khoảng thời gian nhất định
• Kênh tuyển dụng nào đang có hiệu quả cao và ổn định với doanh nghiệp
• Số lượng ứng viên tuyển được nhận trong khoảng thời gian đó
• Tình hình của đợt tuyển dụng hiện tại

Ưu nhược điểm của mẫu báo cáo tuyển dụng theo thời gian:

• Ưu điểm: Giúp nắm bắt hiệu quả tuyển dụng theo thời gian cụ thể, từ đó có thể đưa ra nhận định về thời điểm tuyển dụng phù hợp trong năm. 
• Nhược điểm: Dữ liệu có thể chỉ mang tính thời điểm, chưa đi sâu vào thể hiện chất lượng ứng viên.

3.2. Mẫu báo cáo tuyển dụng theo công việc

Mẫu này sẽ được chia làm 2 loại nhỏ hơn:

• Theo phòng ban như Sales, Marketing, Kinh doanh, Kỹ thuật…
• Theo chức vụ, vị trí như thực tập sinh, nhân viên part-time, nhân viên full-time, quản lý,…

Ưu nhược điểm mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự theo công việc:

• Ưu điểm: Mẫu báo cáo giúp các quản lý dễ dàng nắm bắt và hiểu rõ nhu cầu nhân lực của các phòng ban trong công ty. Từ báo cáo đó doanh nghiệp sẽ có cách thức điều chuyển nhân sự giữa các bộ phận hoặc tuyển mới một cách hợp lý, tránh lãng phí nguồn lực của công ty.
• Nhược điểm: Việc tổng hợp số liệu tại các phòng ban tốn nhiều thời gian, con số có thể biến động nhanh chóng, đòi hỏi HR cần cập nhật liên tục để báo cáo phản ánh chính xác nhất. 

>>> Xem thêm: Trọn bộ Mẫu báo cáo nhân sự đầy đủ, mới nhất cho bộ phận nhân sự

3.3. Mẫu báo cáo tuyển dụng theo mục đích

Mẫu báo cáo theo mục đích được lập ra để theo dõi chuyên sâu hơn về các yếu tố trong một chiến dịch tuyển dụng, chẳng hạn như:

• Tổng quan về tuyển dụng.
• Chi phí tuyển dụng.
• Tỷ lệ ứng viên đạt tiêu chuẩn.
• Tỷ lệ chuyển đổi ứng viên qua từng vòng tuyển dụng.
• Chất lượng và hiệu quả của các kênh tuyển dụng.

Ưu nhược điểm của mẫu báo cáo tuyển dụng theo mục đích:

• Ưu điểm: Cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn chi tiết về một số yếu tố tuyển dụng nhất định, từ đó phân tích được điểm tốt và chưa tốt, yếu tố nào đang tác động đến kết quả tuyển dụng tổng thể.
• Nhược điểm: Cần sự theo dõi liên tục để cập nhật số liệu chính xác. Ngoài ra nếu chỉ làm các báo cáo đơn lẻ, không có sự liên kết thì HR và nhà quản lý khó xác định được sự tác động qua lại giữa các yếu tố.

4. Các bước viết báo cáo tuyển dụng nhân sự

Bước 1: Trình bày tổng quan tình hình tuyển dụng 

Để mở đầu một mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng, bộ phận HR cần khái quát các thông tin cơ bản: Tên phòng ban, thời gian báo cáo, bộ phận hoặc người nhận báo cáo… Tiếp theo đó là các con số quan trọng nhất như số lượng CV nhận được, số lượng ứng viên đã tuyển được so với mục tiêu, tổng chi phí so với ngân sách đề ra…

Bước 2: Xác định hiệu quả tuyển dụng từng kênh

Hiện nay có rất nhiều kênh tuyển dụng để doanh nghiệp lựa chọn: các website tuyển dụng, mạng xã hội, tờ rơi, báo chí, thông qua nhân viên và người quen giới thiệu, thông qua đơn vị headhunter… Tùy vào lĩnh vực công ty đang hoạt động, vị trí đang tuyển dụng mà hiệu quả các kênh sẽ có sự khác biệt.

Hãy tham khảo công thức đánh giá hiệu quả tuyển dụng theo kênh:

Nếu tình hình tuyển dụng không quá tích cực, HR hãy chủ động điều chỉnh việc đăng tin tuyển dụng qua các kênh để nâng cao hiệu quả.

Bước 3: Xác định tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu 

Tỷ lệ ứng viên đạt tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đề ra là một chỉ số quan trọng, phản ánh rõ nét hiệu quả tuyển dụng. Tỷ lệ này được tính như sau:

Xác định đúng tỷ lệ ứng viên đạt sẽ đóng góp nhiều vào chiến lược tuyển dụng trong tương lai.

Nếu kết quả ra tỷ lệ đạt cao thì chứng tỏ hoạt động tìm kiếm ứng viên, chiến lược tuyển dụng đang đi đúng hướng và có hiệu quả.

Còn ngược lại nếu tỷ lệ thấp thì bộ phận HR sẽ phải đánh giá lại về quy trình tuyển dụng. Họ cần xem xét liệu cách thức tuyển dụng đã phù hợp chưa, các hoạt động tuyển dụng đã đủ hấp dẫn để thu hút ứng viên chưa, bước nào trong quy trình khiến chất lượng ứng viên chưa đạt kỳ vọng.

Bước 4: Tổng hợp chi phí tuyển dụng

Trong bước này HR cần thu thập chính xác chi phí của các hoạt động tuyển dụng đã triển khai, sau đó tính tổng chi phí tuyển dụng. Lấy con số này chia cho tổng số lượng ứng viên, HR sẽ xác định được chi phí bỏ ra để có được một ứng viên. Nếu con số này cao hơn kế hoạch ban đầu, chứng tỏ các hoạt động tuyển dụng đang tiêu tốn nhiều ngân sách, cần điều chỉnh lại để giảm chi phí.

Bước 5: Xác định tổng thời gian cho một đợt tuyển dụng

Các mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng cũng cần nêu rõ thời gian tuyển dụng cho một vị trí. Từ đó, nhà quản lý sẽ nắm được hiệu quả công việc và tìm cách cải thiện tiến độ tuyển dụng. Nếu thời gian tuyển dụng bị kéo dài hơn so với kế hoạch, rất có thể một khâu nào đó trong quá trình tuyển dụng đang gặp vấn đề.

Một số vị trí cần nhiều thời gian hơn các vị trí khác bởi các lý do:

• Công ty tuyển dụng không đúng mùa cao điểm, vị trí cần tuyển khan hiếm, khó có thể tìm được ứng viên nhanh chóng.
• Công tác truyền thông tuyển dụng thiếu hấp dẫn, chưa mang lại hiệu quả như mong muốn.
• Do quy trình tuyển dụng còn phức tạp, mang lại trải nghiệm chưa tốt cho ứng viên.
• Yêu cầu công việc, mức lương và quyền lợi cho vị trí cần tuyển chưa phù hợp.

<<< Nhận 63 mẫu giấy tờ hành chính văn phòng mới nhất >>>

5. Tải miễn phí mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng 

Để giúp bạn soạn thảo báo cáo dễ dàng hơn, MISA AMIS HRM xin gửi tới bạn MẪU BÁO CÁO TUYỂN DỤNG chuyên nghiệp, với các công thức được thiết lập sẵn.

Lưu ý: Sau khi đăng ký và nhận được file, bạn hãy tạo bản sao về Google Drive cá nhân và tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng

6. Lập báo cáo tuyển dụng tự động với AMIS Tuyển Dụng

Để tạo mẫu báo cáo tuyển dụng nhanh chóng và tự động, HR có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ. Trong đó, AMIS Tuyển Dụng được đánh giá là một trong những giải pháp hàng đầu hỗ trợ công tác tuyển dụng với nhiều tính năng ưu việt.

AMIS Tuyển Dụng hỗ trợ toàn bộ các công việc liên quan đến tuyển dụng và đặc biệt cung cấp hệ thống báo cáo trực quan trên 1 màn hình:

• Kết nối nhiều nền tảng tìm việc, dễ dàng đăng tin trên tất cả các kênh chỉ với 1 click.
• CV của ứng viên trên các nguồn được tổng hợp tự động, báo cáo hiệu quả theo kênh trực quan.
• Tặng website miễn phí để doanh nghiệp nâng cao uy tín cho thương hiệu tuyển dụng.
• Tăng trải nghiệm cho ứng viên đến phỏng vấn với tính năng tự động gửi email.
• Dễ dàng tạo được những báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự theo nhiều tiêu chí: Kết quả tuyển dụng, tỷ lệ chuyển đổi, nguồn ứng viên, chi phí tuyển dụng, ứng viên theo thời gian, ứng viên bị loại…
• Tạo kho ứng viên tiềm năng (Talent Pool) để khai thác tối đa cho các chiến dịch tuyển dụng về sau.

Dùng ngay miễn phí

Vì sao nên sử dụng AMIS Tuyển Dụng của MISA?

• Phần mềm được sản xuất bởi MISA – Công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam, nhận vô số giải thưởng cao quý như Sao Khuê, Huân chương lao động hạng Nhì,…
• Phần mềm được tin dùng bởi hàng ngàn doanh nghiệp lớn thuộc mọi lĩnh vực.
• Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ dùng và phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
• Thay thế hoàn toàn các biểu mẫu tuyển dụng thông thường bằng hệ thống báo cáo trực quan, cập nhật theo thời gian thực.

7. Kết luận 

Hy vọng các mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng mà MISA AMIS HRM giới thiệu sẽ giúp ích cho HR và các nhà quản lý trong việc tối ưu công tác tuyển dụng. Bên cạnh các file báo cáo tuyển dụng trên Excel hoặc Google Sheet, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm báo cáo tuyển dụng tự động trên phần mềm chuyên dụng để tiết kiệm thời gian và giảm thao tác thu thập dữ liệu thủ công.