Cách xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng cho mọi doanh nghiệp

Việc xác định mẫu chân dung ứng viên tiềm năng là bước không thể thiếu để khởi đầu một kế hoạch tuyển dụng thành công. Tuy nhiên không phải tổ chức nào cũng có thể làm tốt điều này. Vậy làm như thế nào để xây dựng được chân dung của một ứng viên tiềm năng? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu nhé.

TẢI NGAY MIỄN PHÍ – MINDMAP BIỂU MẪU CHO NHÂN SỰ TỪ A-Z

Ứng viên tiềm năng là gì?

Ứng viên tiềm năng là một nhân sự mà nhà tuyển dụng muốn tuyển được thông qua sự trùng khớp với một bảng mô tả công việc mà nhà tuyển dụng đã tạo ra, đảm bảo thỏa mãn những yêu cầu được đặt ra cho vị trí đang tuyển dụng. Đây là mẫu người lý tưởng cho vị trí bạn tuyển và cũng là tiêu chí để đánh giá hồ sơ. Những yếu tố này gồm có:

• Thông tin cơ bản về nhân khẩu học: độ tuổi, trình độ học vấn, khu vực sinh sống,…
• Tâm lý học của ứng viên: tính cách, mục tiêu, định hướng sự nghiệp, nỗi lo trong tìm việc…
• Nguồn lực của ứng viên: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm,…
• Hành vi và xu hướng tiếp cận công việc: kênh tiếp cận doanh nghiệp, nội dung tìm kiếm, thời gian tìm hiểu thông tin doanh nghiệp…

Chân dung ứng viên tiềm năng là bức tranh tổng quan về người lao động mà nhà tuyển dụng đã vẽ lên. Họ là người đáp ứng được tiêu chí công việc, kỹ năng mà nhà tuyển dụng yêu cầu.

Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng?

1. Tiết kiệm chi phí tuyển dụng

Có được chân dung ứng viên tiềm năng sẽ giúp nhà tuyển dụng khoanh vùng được đối tượng ứng viên cần nhắm đến. Sau đó sàng lọc và tiếp cận đến tệp ứng viên có chất lượng cao. Việc này sẽ giúp nhà tuyển dụng cũng như doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí cho kế hoạch tuyển dụng, hạn chế tình trạng tuyển sai người.

2. Nâng cao chất lượng ứng viên

Chân dung ứng viên tiềm năng là cơ sở để xây dựng lên nội dung tuyển dụng. Phần mô tả công việc cũng như nội dung buổi phỏng vấn, bộ câu hỏi phỏng vấn,… hoàn toàn có thể được xây dựng dựa trên mẫu chân dung ứng viên tiềm năng mà nhà tuyển dụng đã vẽ ra.

Đây cũng có thể như một bản đánh giá cơ sở lý tính, giúp doanh nghiệp tăng tính công bằng. Qua đó, tránh đi những quyết định cảm tính, nâng cao sự hài lòng của người lao động cũng như chất lượng của ứng viên.

3. Tìm kiếm được ứng viên phù hợp cho tổ chức

Việc xây dựng được mẫu chân dung ứng viên tiềm năng sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá sơ bộ được hồ sơ mà ứng viên gửi về cho nhà tuyển dụng. Từ đó, đội ngũ nhân sự sẽ loại bỏ những hồ sơ không đáp ứng những yêu cầu của vị trí đang tuyển dụng.

Việc này giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian tuyển chọn, doanh nghiệp lọc ra được các ứng viên đáp ứng được nhiều yêu cầu đã nêu ra và hẹn lịch phỏng vấn họ. Điều này cũng nâng cao khả năng tìm được ứng viên phù hợp cho doanh nghiệp.

4. Nâng cao hiệu quả truyền thông tuyển dụng

Thời đại công nghệ đang càng ngày càng phát triển một cách mạnh mẽ. Việc tuyển dụng thông qua kênh truyền thông trở nên ngày càng phổ biến. Bạn hoàn toàn có thể đăng bài tuyển dụng lên các trang mạng xã hội như Facebook, Youtube,… Thậm chí chạy quảng cáo tin tuyển dụng của mình.

Khi bạn đã vẽ ra được chân dung ứng viên tiềm năng thì sẽ giúp ích rất nhiều cho việc truyền thông tuyển dụng. Điều này sẽ giúp bạn lọc ra được tệp ứng viên phù hợp với doanh nghiệp bạn dựa trên độ tuổi, nơi ở, kinh nghiệm,… giúp tiết kiệm tối đa ngân sách dành cho truyền thông tuyển dụng. Qua đó, nâng cao hiệu quả truyền thông tuyển dụng.

Dấu hiệu nhận biết ứng viên tiềm năng

1. Phù hợp với văn hoá doanh nghiệp

Thông qua quá trình phỏng vấn bạn có thể xác định xem ứng viên đó của phù hợp với văn hoá doanh nghiệp không. Đây là một yếu tố rất quan trọng quyết định ứng viên có thể gắn bó lâu dài với tổ chức hay không. Đánh giá dựa trên: văn hóa giao tiếp, ứng xử, tính cách, phong cách làm việc, cách quản lý,…

Nếu ngay từ đầu nhà tuyển dụng không cảm thấy được sự đồng điệu nào thì rất có thể ứng viên đó sẽ rất khó hòa nhập, thích nghi và không phù hợp với doanh nghiệp bạn. Và ngược lại, ứng viên có khả năng thích nghi cao, nhanh nhẹn thì sẽ rất nhanh hoà hợp được với văn hoá công ty và đây cũng sẽ là một nhân tố đáng chú ý trong đội ngũ nhân sự của bạn sau này.

2. Phù hợp với vị trí công việc

Ai cũng muốn tuyển được một ứng viên hoàn hảo với vị trí công việc. Nhưng không ai là hoàn hảo cả. Một nhà tuyển dụng giỏi là người nhìn ra được tiềm năng của ứng viên. Xác định được ai có kinh nghiệm tốt, ai có thể đào tạo được, khả năng học tập của họ đến đâu, ai là người có thể phát triển và đóng góp cho doanh nghiệp trong tương lai. Vì vậy hãy đánh giá ứng viên một cách linh hoạt và mọi thứ nên ở mức tương đối.

3. Ứng viên mang đến sự đổi mới cho doanh nghiệp

Một trong những điều mà nhà tuyển dụng nên lưu ý đó là những ứng viên có tư duy phá cách và mới mẻ. Đây rất có thể là nguồn gió mới cho doanh nghiệp của bạn phát triển. Họ sẽ không ngừng sáng tạo, tìm tòi, tư duy, tối ưu hóa công việc hàng ngày nhằm mang đến lợi ích tốt nhất cho mình và công ty.

Qua đó, đưa ra những hướng phát triển mới, cải thiện phương pháp làm việc cũ đã không hợp với thời đại mà hiện tại doanh nghiệp bạn đang sử dụng.

3 yếu tố tạo nên một ứng viên tiềm năng

1. Yếu tố bề nổi

Đây là những phần nằm trong mô tả công việc mà được công khai cho mỗi ứng viên từ trước. Những yêu cầu thường gồm: tuổi tác, giới tính, bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng, kinh nghiệm đặc thù, thái độ cơ bản,…

Những điều này sẽ giúp ứng viên có cái nhìn tổng quát nhất để đánh giá xem mình liệu có phù hợp với vị trí đang tuyển không và quyết định gửi hồ sơ ứng tuyển.

2. Yếu tố bề chìm

Phần này là những yêu cầu mà doanh nghiệp không thể công khai vì nhạy cảm hoặc do bảo mật công ty. Nó rất rộng và thay đổi theo từng doanh nghiệp, quản lý. Nhưng nhìn chung thì phần chìm thường sẽ chia làm 2 phần:

• Các yếu tố có thể khai thác qua CV: Là những thứ có thể tìm hiểu được thông qua CV (quá trình làm việc, lịch sử học tập, mục tiêu nghề nghiệp,… ) hoặc đánh giá mà không cần phỏng vấn.
• Các yếu tố có thể khai thác khi phỏng vấn: Là những thông tin về tính cách, thái độ, tác phong,… Đây là những yếu tố để nhà tuyển dụng đánh giá xem ứng viên có phù hợp với môi trường làm việc ở công ty hay không. Điều này rất quan trọng trong quá trình làm việc và giữ chân nhân viên.

3. Kỳ vọng của ứng viên

Tuyển dụng không cần tìm được người giỏi nhất mà chỉ cần tìm người phù hợp nhất. Nhà tuyển dụng có yêu cầu cho ứng viên thì họ cũng vậy. Họ quan tâm đến: chế độ đãi ngộ, môi trường làm việc, cơ sở vật chất dành cho làm việc, khả năng thăng tiến,…

Khi bạn đạt thành thoả thuận đáp ứng được nhu cầu của cả đôi bên thì đó là lúc bạn tìm được người phù hợp với vị trí công việc đó.

Cách xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng qua từng vòng phỏng vấn

Vòng 1: Sàng lọc ứng viên qua CV

Đây là bước đầu tiên để chọn ra những ứng viên phù hợp và lọc bớt các hồ sơ không tốt. Để tiết kiệm thời gian, hãy tập trung vào những yêu cầu bề nổi mà doanh nghiệp đang yêu cầu. Xem xét, đánh giá một cách kỹ lưỡng kỹ năng và kinh nghiệm bắt buộc của ứng viên.

Ví dụ như bạn yêu cầu người lao động có chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 2 đến 3 năm hoặc tuyển người chưa có kinh nghiệm thì chỉ cần quan tâm đến điều đó trong CV. Từ đó, tiết kiệm thời gian sàng lọc CV ứng viên. Hãy lập một bản đánh giá CV của từng ứng viên và ghi lại những lưu ý mà bạn muốn.

Kiểm tra những kỹ năng không bắt buộc của ứng viên cũng là một cách để nhà tuyển dụng đánh giá điểm mạnh của ứng viên. Từ đó, có cơ sở để đưa ra quyết định tuyển dụng khi gặp những CV có kỹ năng bắt buộc tương tự nhau.

Ngoài ra, nhà tuyển dụng có thể kiểm tra lại email hay thư xin việc của ứng viên để đánh giá thái độ của họ đối với công ty và vị trí đang tuyển dụng.

Thực tế cho thấy, việc sàng lọc, đánh giá CV ứng viên có thể gây ra nhiều tốn kém về thời gian, công sức của bộ phận tuyển dụng. Giải pháp được nhiều người lựa chọn hiện nay là dùng các phần mềm tuyển dụng với tính năng sàng lọc hồ sơ, CV, scan CV để nhanh chóng tìm được ứng viên phù hợp mà vẫn tiết kiệm thời gian.

Vòng 2: Kiểm tra năng lực ứng viên

Sau khi sàng lọc CV của các ứng viên. Nhà tuyển dụng thường sẽ đưa ra bài đánh giá năng lực chuyên môn, kiến thức và có thể là văn hoá đối với ứng viên.

2.1. Bài kiểm tra trí tuệ

Các bài kiểm tra về IQ/EQ rất hay được sử dụng. Đây là cách để tổng hợp đo lường về khả năng tính toán số học (IQ), tư duy logic, năng lực hành vi và cách xử lý các tình huống (EQ) của mỗi ứng viên.

Một vài bài kiểm tra được thiết kế dựa trên đặc thù của công việc. Thông qua đó nhà tuyển dụng sẽ nắm được điểm mạnh, yếu, năng khiếu của người lao động. Qua đó, xác định xem ứng viên phải đào tạo thêm gì? có phù hợp với tình hình doanh nghiệp hiện tại hay không?

2.2. Dạng bài kiểm tra năng lực chuyên môn của ứng viên

Đối với những công việc yêu cầu nhiều kinh nghiệm thì một bài kiểm tra đánh giá kiến thức chuyên môn là một điều cần thiết. Nhà tuyển dụng hãy nhờ lãnh đạo hoặc quản lý ở mảng của vị trí đang tuyển lên một bài kiểm tra, đưa ra những câu hỏi chuyên môn, kiến thức cần nắm của vị trí và yêu cầu ứng viên trả lời trong một khoảng thời gian nhất định.

2.3. Dạng bài kiểm tra mức độ phù hợp văn hoá

Việc tìm được người phù hợp với văn hoá doanh nghiệp là rất quan trọng. Trước khi bắt đầu phỏng vấn ứng viên, nhà tuyển dụng hãy xác định giá trị và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Sau đó mới đánh giá xem liệu ứng viên có cùng giá trị với công ty hay không. Sử dụng những câu hỏi này để đánh giá xem ứng viên bạn cho là tiềm năng ấy, liệu có thích nghi được với môi trường công ty bạn không?

Vòng 3: phỏng vấn và đánh giá ứng viên

Các ứng viên đã vượt qua hai vòng trên sẽ tiến đến với vòng phỏng vấn trực tiếp. Nhà tuyển dụng cần phải chuẩn bị một cách kỹ lưỡng cho buổi phỏng vấn này.

• Đảm bảo rằng bạn đã tìm hiểu rõ những yêu cầu cần có của vị trí đang tuyển. Hãy hỏi những người liên quan về điều này, ghi lại và lưu ý chúng.
• Đưa ra bộ câu hỏi phỏng vấn: Điều này đảm bảo nhà tuyển dụng biết được người đó có phù hợp với những tiêu chí đặt ra ở bên trên hay không. Qua đó, việc trao đổi giữa đôi bên trở nên thuận lợi và trôi chảy hơn. Bộ câu hỏi nên gồm: những câu hỏi chung, câu hỏi đánh giá năng lực, câu hỏi đánh giá hành vi.
• Xây dựng hệ thống đánh giá sau phỏng vấn: điều này giúp buổi phỏng vấn trở nên công bằng và tiết kiệm thời gian đặc biệt là khi số lượng người phỏng vấn quá đông. Hãy lên thang điểm cho từng ứng viên, mức độ đáp ứng những tiêu chí cần thiết. Hạn chế việc so sánh ứng viên với nhau khi chưa xem đánh giá trên thang điểm của họ.

Dễ dàng tìm được ứng viên tiềm năng cùng phần mềm AMIS Tuyển Dụng

AMIS Tuyển Dụng là sản phẩm nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng hợp MISA AMIS HRM. Phần mềm đáp ứng mọi nghiệp vụ của người làm tuyển dụng, giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng được chân dung khách hàng tiềm năng và thu hút được nhiều nhân tài cho tổ chức.

Với AMIS Tuyển Dụng, doanh nghiệp có thể:

• Lên kế hoạch tuyển dụng một cách chi tiết, cụ thể, xây dựng được chân dung ứng viên.
• Đăng tin tuyển dụng trên nhiều kênh khác nhau chỉ bằng một click.
• Tính năng scan CV giúp HR có thông tin của ứng viên một cách nhanh chóng mà không nhầm lẫn.
• Nâng cao hiệu quả tuyển dụng nhờ website tuyển dụng chuyên nghiệp và độc đáo, dễ dàng tùy chỉnh.
• Lên lịch hẹn phỏng vấn, lịch gửi email, giúp ứng viên có những trải nghiệm tuyệt vời, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp, công ty.

Đến nay, AMIS Tuyển Dụng đã trở thành “người bạn đồng hành” của hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ, giúp tối ưu công sức, thời gian cũng như chi phí tuyển dụng, đảm bảo tối đa hiệu quả trong việc thu hút nhân tài.

Để được nhận tư vấn miễn phí của chuyên gia về việc sử dụng phần mềm trong tuyển dụng, doanh nghiệp có thể đăng ký tại đây.

Dùng ngay miễn phí

Lời kết

Trên đây là những điều mà bạn cần lưu ý để có thể xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp. MISA AMIS hi vọng những thông tin này có thể có ích cho công việc tuyển dụng của bạn. Chúc bạn thành công!