Chi phí tuyển dụng chắc hẳn là bài toán khiến nhiều HR đau đầu mỗi mùa tuyển nhân sự mới. Làm sao để tối ưu các nguồn chi phí tuyển dụng này, đồng thời thu hút ứng viên và chọn lựa được nguồn nhân lực chất lượng cao? Cùng MISA AMIS tìm hiểu các loại chi phí phát sinh trong quá trình tuyển dụng và cách thức sử dụng hiệu quả nguồn chi phí này nhé!
Tải miễn phí – Mẫu Báo cáo Tuyển dụng Nhân sự Chính xác nhất 2024 dành cho CEO & HR
10+ loại chi phí tuyển dụng phổ biến nhất hiện nay
1.1. Lương cho nhân sự phụ trách tuyển dụng
Công tác tuyển dụng là một trong những nhiệm vụ chính các cán bộ nhân sự phải đảm nhận. Họ sẽ nhận được lương cứng hàng tháng và phần lương này rõ ràng là sẽ được tính trong chi phí tuyển dụng.
Nếu hiệu quả tuyển dụng không đạt kỳ vọng, doanh nghiệp sẽ cần chiêu mộ thêm nhân sự cho mảng này, ứng với chi phí tuyển dụng tăng lên. Ngược lại, nếu nhân sự phụ trách tuyển dụng làm việc với hiệu suất tốt, biết nắm bắt xu hướng và tận dụng công cụ hỗ trợ thích hợp thì chi phí này sẽ được tiết kiệm đi rất nhiều.
Nhìn chung, lương cho nhân sự phụ trách tuyển dụng có thể coi là chi phí cố định trong quy trình tuyển dụng của mọi doanh nghiệp. Các nhà quản lý nên lưu tâm tới chi phí này trước tiên.
>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất
1.2. Văn phòng phẩm cho phòng nhân sự
Đây là loại chi phí bắt buộc phải có nếu doanh nghiệp tuyển dụng trực tiếp. Theo như tên gọi, chi phí này sẽ được sử dụng để mua sắm các vật dụng, văn phòng phẩm cho phòng nhân sự như giấy bút, sổ ghi chép,…
Doanh nghiệp có thể ước lượng chi phí này thông qua chi phí văn phòng phẩm bình quân với công thức như sau: VPPbq = (VPPx/TGhđ) x TGtd
Trong đó:
- VPPbq: Chi phí văn phòng phẩm bình quân;
- VPPx : Tổng chi phí văn phòng phẩm trong năm của phòng nhân sự;
- TGhđ : Tổng thời gian hoạt động trong năm của phòng nhân sự;
- TGtd : Tổng thời gian thực hiện quy trình tuyển dụng.
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý tuyển dụng, bạn vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn cho bạn:
1.3. Chi phí truyền thông và đăng tin tuyển dụng
Các doanh nghiệp tuyển dụng quy mô lớn hoặc muốn mở rộng mạng lưới ứng viên sẽ cần đầu tư chi phí để truyền thông hoạt động tuyển dụng của mình.
Trên thực tế, có rất nhiều trang tin tuyển dụng miễn phí. Tuy nhiên, nếu không có tác động của hoạt động truyền thông, bài đăng tuyển dụng của doanh nghiệp bạn cũng sẽ trở nên “một màu” với hàng loạt bài đăng tuyển dụng mỗi ngày.
Việc bỏ ra chi phí truyền thông và đăng tin tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao cơ hội tiếp cận với ứng viên hơn, đồng thời tìm kiếm được những ứng viên chất lượng hơn. Một số kênh truyền thông tuyển dụng doanh nghiệp có thể tham khảo như:
- Các trang web tuyển dụng trực tuyến như Careerbuilder, TopCV, Vietnamworks, Timviecnhanh…;
- Các trang báo mạng hoặc báo giấy;
- Tờ rơi, băng rôn hoặc thông báo tuyển dụng tại các văn phòng, cơ quan;
- Chạy quảng cáo tuyển dụng trên mạng xã hội như Facebook, Linkedin,…
>> Xem thêm: Bí quyết đăng tin tuyển dụng “hút” ứng viên
1.4. Chi phí sàng lọc ứng viên
Với mỗi vòng trong quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ cần sàng lọc ứng viên. Nghiệp vụ này đòi hỏi một khoảng thời gian làm việc đáng kể đối với bộ phận nhân sự. Bên cạnh thời gian, các doanh nghiệp có lượng hồ sơ lớn cũng sẽ phát sinh các chi phí về in ấn, giấy tờ.
Trong hoặc sau vòng hồ sơ, nhiều doanh nghiệp lựa chọn liên lạc trực tiếp với ứng viên để trao đổi trước khi có quyết định tiếp theo. Với hoạt động này, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra thêm chi phí điện thoại.
>> Xem thêm: Tải miễn phí mẫu file excel quản lý tuyển dụng thông minh, hiệu quả
1.5. Chi phí của kỳ đánh giá ứng viên
Với những doanh nghiệp ở quy mô vừa và nhỏ, hoạt động tuyển dụng thường chỉ trải qua 2-3 vòng và thường phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại hoặc phỏng vấn trực tiếp ứng viên. Tuy nhiên, với các tập đoàn hoặc doanh nghiệp lớn, quy trình tuyển dụng của họ có thể có thêm các vòng như teamwork, test kiến thức,… nhằm đánh giá ứng viên tập trung.
Các buổi đánh giá này thông thường chỉ kéo dài từ 1 tới 2 ngày nhưng lại phát sinh thêm nhiều loại chi phí khác như chi phí địa điểm tổ chức; chi phí đề thi; chi phí nhân sự quản lý buổi đánh giá;…
1.6. Chi phí tổ chức phỏng vấn ứng viên
Một buổi phỏng vấn trực tiếp ứng viên tưởng chừng đơn giản, có thể sắp xếp trong thời gian ngắn nhưng trên thực tế lại liên quan tới khá nhiều chi phí như:
- Chi phí mặt bằng phòng chờ, mạng, điện nước,…;
- Chi phí in ấn giấy tờ, bài test, tài liệu phục vụ phỏng vấn;
- Chi phí di chuyển trong trường hợp ứng viên ở xa (tùy doanh nghiệp).
>> Xem thêm: 4 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng ứng viên đắt giá dành cho mọi HR
1.7. Xây dựng thương hiệu tuyển dụng
Xây dựng thương hiệu tuyển dụng là cách thức được nhiều doanh nghiệp hiện nay đầu tư bài bản để thu hút ứng viên. Tương tự như văn hóa doanh nghiệp hay lợi điểm bán hàng độc nhất, thương hiệu tuyển dụng tạo nên “chất” riêng cho doanh nghiệp với một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, đạt chuẩn.
Với nhà tuyển dụng, việc xây dựng thương hiệu không chỉ dừng lại ở việc thu hút ứng viên chất lượng mà còn là một phương tiện truyền bá hình ảnh doanh nghiệp hữu hiệu trong mắt đối tác, khách hàng. Với ứng viên, một doanh nghiệp có thương hiệu tuyển dụng riêng sẽ kích thích sự tò mò và mong muốn cống hiến cho tổ chức đó.
Tuy nhiên, không giống như 6 loại chi phí cụ thể kể trên, chi phí cho việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng có phần trừu tượng và phức tạp hơn. Bởi quá trình xây dựng thương hiệu này đòi hỏi một chặng đường dài, từ lên kế hoạch, đánh giá cho tới thử nghiệm, triển khai. Do đó, chi phí xây dựng thương hiệu tuyển dụng không phải là một khoản phí nhỏ.
>> Xem thêm: Quy trình 10 bước xây dựng thương hiệu tuyển dụng uy tín
1.8. Chi phí vận hành và quản lý kênh tuyển dụng riêng
Các doanh nghiệp sở hữu thương hiệu tuyển dụng tốt thường tập trung xây dựng và quản lý Với những doanh nghiệp có thương hiệu tuyển dụng tốt, trực tiếp phòng nhân sự sẽ tạo lập và xây dựng cho mình một kênh tuyển dụng riêng.
Các kênh này thường xuất hiện dưới dạng tab/submenu “Tuyển dụng/Cơ hội nghề nghiệp/…” xuất hiện trên trang chủ của doanh nghiệp và được kết nối với phòng nhân sự thông qua các bộ công cụ, phần mềm tuyển dụng.
Cách thức này có thể giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí từ các nguồn cung bên ngoài, nhưng đồng thời lại phát sinh thêm một số khoản chi phí khác như: phí quản lý tên miền; phí bảo trì, nâng cấp website; phí kích hoạt, duy trì phần mềm tuyển dụng,…
1.9. Chi phí lương thử việc của ứng viên trúng tuyển
Trên thực tế, ứng viên thử việc vẫn chưa được coi là nhân viên chính thức. Vì vậy, các khoản lương trả cho họ vẫn sẽ được tính vào ngân sách tuyển dụng.
Kết thúc thời gian thử việc, ứng viên đạt yêu cầu sẽ trở thành nhân sự chính thức và gắn bó dài lâu với doanh nghiệp. Khi đó, khoản lương họ nhận được sẽ được liệt kê trong chi phí lương thưởng cho nhân viên.
Tuy nhiên, nếu ứng viên không đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp thì sau khi hết thời hạn thử việc, họ buộc phải rời khỏi doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp thường sẽ “mất trắng” phần chi phí tuyển dụng và đầu tư vào ứng viên đã bỏ ra. Thậm chí, doanh nghiệp có thể sẽ phải chi thêm một khoản ngân sách mới cho việc tuyển dụng cho tới khi tìm được nhân sự phù hợp nhất.
1.10. Chi phí đào tạo nhân viên mới
Các nhân viên mới thường bị hạn chế về mặt kinh nghiệm, kỹ năng. Vì thế, nhiều doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra chi phí để tổ chức các buổi/khóa học nâng cao kỹ năng nghiệp vụ của nhân viên.
Khoản chi phí này sẽ bao gồm lương trả cho cán bộ đào tạo; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác đào tạo (mặt bằng, điện nước, văn phòng phẩm, tài liệu học…). Các cán bộ đào tạo kể trên có thể là các chuyên gia hoặc người ngoài doanh nghiệp nhưng cũng có thể chính là nhân sự nội bộ. Thông thường, thuê cán bộ ngoài sẽ tốn chi phí hơn so với tận dụng nhân sự nội bộ.
7 điều doanh nghiệp cần lưu ý để tận dụng tối ưu chi phí tuyển dụng
2.1. Những điều nên làm
2.1.1. Tính toán chi phí tuyển dụng theo công thức nhất quán
Bất kể doanh nghiệp của bạn đang tính toán chi phí gì, tính nhất quán và đồng bộ trong công thức chính là chìa khóa để tạo nên dữ liệu chính xác, đáng giá.
Trước khi triển khai quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp nên hoạch định chi phí và xác định cho mình một công thức tính toán nhất định. Từ các đợt tuyển dụng sau, doanh nghiệp chỉ cần áp dụng nguyên công thức đó và thay đổi số liệu. Điều này giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng đánh giá và đối chiếu với các đợt tuyển dụng trước hoặc sau đó.
Trong trường hợp có chi phí mới phát sinh, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại công thức nhưng nên tìm cách liên hệ với công thức cũ và không biến đổi quá nhiều để thuận tiện cho việc so sánh sau này.
2.1.2. Tính toán chi phí thường xuyên
Việc tính toán thường xuyên giúp bộ phận HR có được bức tranh tổng thể về hoạt động tuyển dụng của mình. Đồng thời, đánh giá thường xuyên cũng giúp các doanh nghiệp nắm bắt được hiệu quả hoặc cải tiến trong quy trình tuyển dụng. Ví dụ như nhận định thành quả của việc sử dụng các phần mềm tuyển dụng hoặc tổ chức, tham gia các sự kiện tuyển dụng,…
2.1.3. Phân tích chi phí theo vị trí và phòng ban tuyển dụng
Bên cạnh tính toán chi phí bình quân, doanh nghiệp cũng nên tính toán chi phí cụ thể cho các phòng ban hoặc vị trí tuyển dụng khác nhau. Ví dụ chi phí để tuyển dụng nhân viên marketing có thể cao hơn so với tuyển dụng nhân viên sales. Việc này giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí tuyển dụng hợp lý và tiết kiệm hơn trong những đợt tuyển dụng tiếp theo.
2.1.4. Tính toán chi phí theo từng nguồn tuyển dụng
Trong mỗi đợt tuyển dụng, doanh nghiệp có thể sử dụng rất nhiều nguồn. Việc tính toán chi phí từng nguồn giúp doanh nghiệp tìm ra nguồn tuyển dụng có chi phí cao hoặc thấp nhất, đối chiếu với hiệu quả của từng kênh, từ đó có thể loại bỏ hoặc chú trọng thêm vào các kênh tuyển dụng này trong lần tuyển dụng tới.
2.2. Những điều nên tránh
2.2.1. Quá lo lắng hoặc quan ngại khi thấy chi phí tuyển dụng biến động bất ngờ
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự tăng hoặc giảm bất ngờ của phí tuyển dụng như:
- Doanh nghiệp đầu tư ứng dụng phần mềm tuyển dụng mới.
- Bộ phận nhân sự thay đổi phương thức tiếp cận truyền thông hoặc phương pháp quảng cáo tuyển dụng.
- Trưởng ban nhân sự tăng lượng cán bộ tuyển dụng để xử lý khối lượng tuyển dụng cao hơn…
Một số ngành như kỹ thuật hoặc vị trí như quản lý sẽ cần nhiều thời gian hơn để tuyển người phù hợp. Vì vậy, chi phí tuyển dụng cho thời gian dài và nhân lực chất lượng cao sẽ tăng lên.
Nên nhớ rằng, ngân sách tuyển dụng bị chi phối bởi số lượng và vị trí tuyển dụng. Vì thế, khi chi phí tăng lên nhưng tìm được nhân sự phù hợp, hoặc chi phí giảm xuống nhưng vẫn tuyển đủ nhân sự sẽ là những tín hiệu đáng mừng cho doanh nghiệp.
2.2.2. Xét chi phí tuyển dụng là một số liệu riêng biệt
Để đánh giá một cách khách quan, toàn diện, nhà quản lý nên đặt chi phí tuyển dụng vào bối cảnh thời gian và chất lượng tuyển dụng để xem xét.
2.2.3. Coi chi phí là động lực duy nhất trong chiến dịch tuyển dụng
Việc tập trung quá nhiều vào tổng chi phí sau cùng khiến doanh nghiệp có thể quên đi mục tiêu ban đầu của nguồn chi phí đó, dẫn tới lãng phí. Do đó, doanh nghiệp nên chi tiêu một cách khôn ngoan và có kế hoạch. Bạn có thể đầu tư nhiều chi phí vào một hạng mục nào đó nhưng cần phải biết được mục đích chi tiêu của mình.
AMIS Tuyển dụng: Giải pháp cắt giảm tới 22% chi phí tuyển dụng nhờ quy trình tự động hóa
AMIS Tuyển dụng là phần mềm tuyển dụng thuộc hệ sinh thái AMIS HRM, với khả năng tự động hóa và đồng bộ mọi quy trình tuyển dụng. Phần mềm sẽ giúp các HR nắm bắt tức thời các báo cáo tuyển dụng, tích hợp dữ liệu và nhất quán các quy trình để cắt giảm mọi chi phí phát sinh không đáng có.
Phần mềm giúp trích xuất các báo cáo tổng quan và chi tiết để nhà tuyển dụng có thể phân bổ nguồn lực hợp lý hơn. Đồng thời, thống kê tỷ lệ chuyển đổi ứng viên cũng như phân tích số lượng ứng viên từng kênh, tự động đo lường chi phí tuyển dụng trung bình theo từng nhân viên.
Với các doanh nghiệp có nhu cầu tạo dựng thương hiệu tuyển dụng, chỉ cần chưa tới 10 phút là doanh nghiệp có ngay một website tuyển dụng chuyên nghiệp, nâng tầm thương hiệu và có khả năng giúp tăng 118% số lượng ứng viên tiềm năng.
Đăng ký trải nghiệm AMIS Tuyển dụng hoàn toàn miễn phí
0904 885 833
https://www.misa.vn/
