Cách quản lý thông tin nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp

Thông tin nhân sự là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra các quyết định liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ và phát triển đội ngũ. Tuy nhiên trong thực tế, việc quản lý dữ liệu nhân sự tại nhiều tổ chức vẫn còn rời rạc và chưa được chuẩn hóa, dẫn đến khó khăn khi cần tra cứu hay tổng hợp báo cáo.

Để khắc phục điều đó, doanh nghiệp cần nhìn nhận lại vai trò của quản lý thông tin nhân sự, đồng thời áp dụng phương pháp tổ chức dữ liệu bài bản, có hệ thống. Bài viết dưới đây từ MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách quản lý thông tin nhân sự và những lưu ý cần thiết để dữ liệu luôn chính xác, sẵn sàng phục vụ cho công việc.

1. Vai trò của quản lý thông tin nhân sự

Thông tin nhân sự phản ánh toàn bộ quá trình làm việc, đóng góp và phát triển của mỗi thành viên trong tổ chức. Khi được quản lý đúng cách, dữ liệu nhân sự trở thành nguồn lực quan trọng phục vụ cho cả vận hành hằng ngày lẫn định hướng chiến lược lâu dài.

Việc quản lý thông tin nhân sự là trọng trách của các nhà quản trị, bởi hệ thống thông tin nhận sự đóng vai trò vô cùng lớn:

• Là cơ sở để xây dựng bảng lương, tính bảo hiểm, thuế và các chế độ phúc lợi cho nhân viên.
• Giúp theo dõi tiến độ công tác, thăng tiến, điều chuyển hoặc nghỉ việc để có phương án điều chuyển nhân sự phù hợp
• Phục vụ cho đánh giá hiệu suất, trở thành cơ sở để các nhà quản lý sắp xếp đội ngũ nhân sự một cách hiệu quả hơn.
• Hỗ trợ kiểm tra tuân thủ pháp luật và chuẩn bị hồ sơ trong các cuộc thanh tra, kiểm toán.
• Cung cấp dữ liệu cho các báo cáo nội bộ và phân tích nhân sự theo thời gian thực, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định mang tính chiến lược một cách chính xác hơn, thay vì chỉ dựa vào cảm tính.

2. Cách quản lý thông tin nhân sự hiệu quả

Để việc quản lý thông tin nhân sự thực sự phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình bài bản, có tính hệ thống và dễ áp dụng trong thực tế. 

2.1 Xác định danh mục thông tin cần quản lý

Doanh nghiệp cần xác định rõ những nhóm thông tin nhân sự nào là bắt buộc, nhóm nào là bổ sung theo nhu cầu quản trị. Tránh thu thập quá nhiều nhưng không sử dụng đến, đồng thời đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

• Thông tin cơ bản bắt buộc: Bao gồm họ và tên, mã nhân viên, ngày sinh, giới tính, số CCCD, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, email cá nhân, trình độ học vấn, tình trạng hôn nhân, người phụ thuộc (nếu có). Đây là nhóm thông tin phục vụ cho các thủ tục hành chính, bảo hiểm, thuế và liên hệ nội bộ.
  
• Thông tin liên quan đến công việc: Gồm chức danh, phòng ban, loại hợp đồng, ngày bắt đầu làm việc, lương cơ bản, hệ số lương, phụ cấp, thông tin tăng/giảm lương, kết quả đánh giá định kỳ, quá trình điều chuyển hoặc thăng tiến, các khóa đào tạo đã tham gia.
  
• Thông tin phân tích nâng cao: Có thể bao gồm kỹ năng chuyên môn, chứng chỉ, năng lực mềm, mục tiêu nghề nghiệp, nguyện vọng phát triển, kết quả phỏng vấn nội bộ, mức độ sẵn sàng thay đổi công việc. Đây là dữ liệu hỗ trợ cho việc lập kế hoạch đào tạo, phát triển đội ngũ kế thừa hoặc điều phối nhân sự theo năng lực thực tế.

2.2 Chuẩn hóa biểu mẫu và quy trình thu thập

Quản lý thông tin nhân sự trở nên dễ dàng hơn khi doanh nghiệp áp dụng biểu mẫu thống nhất trong toàn bộ quá trình làm việc với người lao động. Các biểu mẫu cần rõ ràng, đủ trường thông tin và phù hợp với từng giai đoạn.

Doanh nghiệp cũng nên xây dựng quy trình cập nhật dữ liệu vào những thời điểm cụ thể như khi thay đổi lương, thăng chức, điều chuyển hoặc thay đổi thông tin cá nhân. Như vậy hệ thống thông tin sẽ phản ánh đúng thực trạng và tránh trùng lặp, sai sót hoặc thiếu dữ liệu trong quá trình tổng hợp sau này.

2.3 Lưu trữ khoa học, dễ tra cứu

Hệ thống thông tin dù đầy đủ đến đâu cũng trở nên kém hiệu quả nếu không được sắp xếp hợp lý và dễ truy xuất. Vì vậy doanh nghiệp nên xác định rõ cách thức lưu trữ ngay từ đầu:

• Tổ chức hồ sơ theo từng mã nhân viên, phân loại rõ ràng theo thời gian hoặc loại tài liệu. Cách này giúp quản lý theo dòng thời gian hoặc nhóm hồ sơ như hợp đồng, quyết định, đánh giá…
• Kết hợp giữa lưu trữ giấy và điện tử hoặc chuyển hoàn toàn sang hệ thống số hóa. Tuỳ vào điều kiện, doanh nghiệp có thể từng bước số hóa để giảm chi phí lưu trữ và tra cứu thuận tiện hơn.
• Thiết lập quyền truy cập theo vai trò, tránh tình trạng xem thông tin không liên quan. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu cá nhân và tuân thủ các quy định về bảo mật.

2.4 Hệ thống hóa quản lý thông tin nhân sự

Để quản lý thông tin nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức lưu trữ và vận hành phù hợp với quy mô và giai đoạn phát triển. Hai hình thức phổ biến nhất hiện nay là quản lý bằng bảng tính Excel và quản lý bằng phần mềm nhân sự chuyên dụng.

• Quản lý bằng Excel: Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, dễ triển khai, chi phí thấp. Các mẫu bảng tính có thể tùy chỉnh theo nhu cầu và cập nhật nhanh chóng. Tuy nhiên, cách làm này tiềm ẩn nhiều rủi ro như sai sót khi nhập liệu, khó kiểm soát phiên bản, giới hạn trong tìm kiếm và báo cáo tự động.
  
• Quản lý bằng phần mềm HRM: Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn hoặc đang mở rộng. Hệ thống giúp liên kết toàn bộ dữ liệu về chấm công, lương, bảo hiểm, đánh giá hiệu suất… Hiệu quả là giảm thao tác thủ công và nâng cao tính chính xác. Đồng thời, phần mềm cho phép truy xuất nhanh, phân quyền bảo mật rõ ràng và hỗ trợ phân tích dữ liệu phục vụ cho ra quyết định.

Tùy theo khả năng và nhu cầu, doanh nghiệp có thể bắt đầu với Excel nhưng nên chuyển dần sang phần mềm quản lý nhân sự khi quy mô vận hành tăng lên.

2.5 Phân công rõ ràng trách nhiệm quản lý thông tin

Việc hệ thống hóa dữ liệu chỉ thực sự hiệu quả khi có người phụ trách cụ thể cho từng khâu. Đây là yếu tố quan trọng giúp hạn chế sai sót, thiếu cập nhật và tránh tình trạng “không ai chịu trách nhiệm” khi có vấn đề phát sinh.

• Cần xác định rõ ai là người nhập, ai kiểm tra và ai chịu trách nhiệm cập nhật thông tin trong từng giai đoạn.
  
• Mọi thay đổi liên quan đến dữ liệu nhân sự cần có quy trình duyệt rõ ràng, có ghi nhận và lưu lại lịch sử chỉnh sửa.
  
• Mỗi phòng ban nên chủ động phối hợp với bộ phận nhân sự trong việc cập nhật và xác minh thông tin liên quan đến nhân viên thuộc đơn vị mình. 

3. Những lưu ý trong quá trình quản lý thông tin nhân sự

Dữ liệu nhân sự luôn biến động theo thời gian, nếu không được cập nhật kịp thời, những thay đổi này có thể gây ra sai sót trong tính lương, đánh giá, hoặc xử lý hồ sơ hành chính. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình cập nhật định kỳ, có người phụ trách cụ thể và công cụ hỗ trợ kiểm soát thay đổi.

Việc kiểm soát quyền truy cập và bảo mật thông tin cũng là yếu tố không thể lơ là. Thông tin nhân sự thường bao gồm dữ liệu cá nhân nhạy cảm, liên quan đến tài chính, sức khỏe hoặc mối quan hệ gia đình. Nếu không giới hạn đúng vai trò và trách nhiệm, việc rò rỉ hoặc chỉnh sửa ngoài kiểm soát rất dễ xảy ra. Hệ thống quản lý nên lưu lịch sử thao tác và thường xuyên rà soát quyền truy cập.

Cuối cùng, cách quản lý thông tin nhân sự không thể tách rời sự phối hợp giữa các bộ phận. Bộ phận nhân sự có thể là đơn vị nhập liệu, nhưng nguồn thông tin đến từ toàn tổ chức. Các trưởng phòng, quản lý cấp trung cần chủ động cung cấp, xác nhận và phản hồi dữ liệu liên quan đến nhân viên thuộc quyền quản lý. Khi mọi bộ phận cùng hiểu vai trò của mình, hệ thống dữ liệu nhân sự mới thực sự chính xác và đáng tin cậy.

4. Phần mềm quản lý thông tin nhân sự cho mọi doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp hiện vẫn đang quản lý thông tin nhân sự bằng Excel hoặc hồ sơ giấy rời rạc. Điều này khiến việc cập nhật dữ liệu dễ sai sót, khó tra cứu, đặc biệt khi số lượng nhân sự tăng lên hoặc cần tổng hợp báo cáo nhanh chóng cho lãnh đạo. Các phòng ban mất nhiều thời gian xử lý công việc mang tính hành chính.

AMIS Thông tin nhân sự là giải pháp phần mềm được hàng ngàn doanh nghiệp tin dùng để quản lý toàn bộ dữ liệu nhân sự một cách khoa học, đầy đủ và bảo mật. Phần mềm giúp lưu trữ toàn bộ thông tin từ cơ bản đến nâng cao, cho từng nhân viên, như hồ sơ cá nhân, hợp đồng, quá trình công tác, điều chuyển, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo…

Nhận tư vấn triển khai ngay

• Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung, có phân quyền theo vai trò
• Ghi nhận và tra cứu quá trình thay đổi chức vụ, lương, phòng ban
• Tự động nhắc nhở hợp đồng sắp hết hạn, cập nhật tình trạng nhân viên
• Kết nối với các phân hệ khác như chấm công, lương, bảo hiểm
• Xuất báo cáo theo thời gian thực, phục vụ kiểm tra nội bộ và đối soát nhanh chóng

Dùng ngay phần mềm từ MISA AMIS để quản lý thông tin nhân sự dễ dàng, chính xác và chuyên nghiệp hơn.

5. Kết luận

Cách quản lý thông tin nhân sự thể hiện tư duy tổ chức bài bản và năng lực quản trị nội lực của doanh nghiệp. Thay vì để dữ liệu phân tán, rời rạc, việc đầu tư vào cách lưu trữ và khai thác thông tin đúng cách giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh, ra quyết định chuẩn và giữ được sự chủ động trong mọi tình huống. Trong dài hạn, đây là nền tảng để xây dựng đội ngũ vững mạnh và vận hành ổn định, đặc biệt trong môi trường biến động liên tục. Một doanh nghiệp biết rõ các dữ liệu về nguồn nhân lực luôn có lợi thế hơn trên hành trình phát triển.