Trong quá trình tuyển dụng, việc chuẩn bị bộ câu hỏi phỏng vấn HR phù hợp giúp nhà tuyển dụng đánh giá đúng năng lực ứng viên và giúp ứng viên hiểu rõ hơn về yêu cầu công việc. Đặc biệt với vị trí Hành chính Nhân sự vốn nơi đòi hỏi sự tỉ mỉ, khả năng tổ chức và giao tiếp linh hoạt, những câu hỏi đúng trọng tâm sẽ làm rõ được mức độ phù hợp của ứng viên.
MISA AMIS tổng hợp 20 câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự tiêu biểu, có thể sử dụng như một tài liệu tham khảo cho cả nhà tuyển dụng lẫn ứng viên, nhằm mang đến một buổi phỏng vấn chuyên nghiệp với những trải nghiệm tốt.
20 Câu hỏi phỏng vấn Vị trí hành chính nhân sự
Nhóm câu hỏi mở đầu: Giới thiệu & khai thác động lực
Câu 1: Bạn có thể giới thiệu đôi nét về bản thân và kinh nghiệm làm việc của mình?
Đây là câu hỏi mở đầu quen thuộc giúp nhà tuyển dụng đánh giá cách ứng viên khái quát bản thân, chọn lọc thông tin liên quan đến công việc và thể hiện sự chuyên nghiệp khi giao tiếp. Với vị trí Hành chính Nhân sự, cách giới thiệu rõ ràng, mạch lạc cũng phản ánh khả năng tổ chức và tư duy hệ thống – hai năng lực cốt lõi trong nghề.
Gợi ý trả lời:
“Tôi tốt nghiệp ngành Quản trị Nhân sự tại Đại học X và có hơn 2 năm làm việc tại vị trí Hành chính Nhân sự. Công việc của tôi bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, xử lý chấm công, BHXH, hỗ trợ tuyển dụng và tổ chức các hoạt động nội bộ.”
Câu 2: Tại sao bạn ứng tuyển vào vị trí Hành chính Nhân sự tại công ty chúng tôi?
Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng nhận diện động lực làm việc thực sự của ứng viên và mức độ tìm hiểu của họ về công ty. Một câu trả lời chỉn chu thể hiện ứng viên có mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng và chủ động trong việc lựa chọn môi trường phù hợp.
Gợi ý trả lời:
“Tôi tìm hiểu và thấy công ty mình đang phát triển rất bài bản về nhân sự và văn hóa nội bộ. Tôi mong muốn được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp như vậy để phát huy các kỹ năng tổ chức, hỗ trợ vận hành và đồng hành cùng đội ngũ.”
Câu 3: Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì? Bạn đã khắc phục điểm yếu đó như thế nào?
Đây là một trong những câu hỏi đánh giá khả năng tự nhận thức và thái độ học hỏi. Ứng viên Hành chính Nhân sự cần biết rõ năng lực cá nhân để sắp xếp công việc hiệu quả và xử lý các tình huống nội bộ một cách linh hoạt.
Gợi ý trả lời:
“Tôi có thế mạnh trong việc quản lý công việc chi tiết, đảm bảo hồ sơ, thủ tục luôn chính xác và đúng hạn. Trước đây tôi khá rụt rè trong việc đóng góp ý kiến, nhưng tôi đã cải thiện bằng cách tham gia các buổi họp nhóm chủ động hơn và luyện kỹ năng giao tiếp qua khóa học ngắn hạn.”
Câu 4: Tại sao bạn nghỉ việc ở công ty cũ?
Câu hỏi này giúp xác định lý do nghỉ việc có chính đáng hay không, đồng thời phản ánh thái độ chuyên nghiệp của ứng viên khi nói về trải nghiệm cũ. Với vị trí nhân sự, tính ổn định và định hướng phát triển lâu dài là yếu tố được đánh giá cao.
Gợi ý trả lời:
“Sau một thời gian làm việc ổn định tại công ty cũ, tôi cảm thấy cần một môi trường năng động hơn để mở rộng kỹ năng và tiếp cận các mô hình quản trị nhân sự hiện đại. Tôi nghỉ việc trong sự hỗ trợ và đồng thuận từ cấp trên cũ.”
Nhóm câu hỏi về chuyên môn & kỹ năng
Câu 5: Bạn hiểu gì về công việc Hành chính Nhân sự?
Đây là câu hỏi kiểm tra mức độ hiểu nghề và tư duy hệ thống của ứng viên. Một người làm Hành chính Nhân sự hiệu quả không chỉ thực hiện công việc theo mô tả mà còn phải hiểu bức tranh tổng thể: bộ phận này đóng vai trò gì trong bộ máy tổ chức, ảnh hưởng ra sao đến hiệu suất và văn hóa nội bộ.
Gợi ý trả lời:
Hành chính Nhân sự là cầu nối giữa nhân viên và công ty, đảm nhiệm các công việc như lưu trữ hồ sơ, hỗ trợ tuyển dụng, xử lý lương thưởng, bảo hiểm, xây dựng phúc lợi và tổ chức các hoạt động nội bộ. Đây là vị trí nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và giữ chân nhân tài.
Câu 6: Theo bạn, kỹ năng mềm nào quan trọng nhất đối với vị trí này?
Dù thiên về hành chính, công việc này lại đòi hỏi sự phối hợp liên tục giữa con người và quy trình. Câu hỏi này nhằm đánh giá sự tự quan sát và kinh nghiệm thực chiến của ứng viên trong việc xử lý các tình huống “mềm” vốn không có trong quy trình, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc.
Gợi ý trả lời:
Theo tôi, kỹ năng giao tiếp và linh hoạt trong xử lý tình huống là quan trọng nhất. Vì nhân sự phải làm việc với nhiều phòng ban, lắng nghe và hỗ trợ nhân viên đúng lúc, giữ được sự công bằng mà vẫn tạo cảm giác dễ gần, tin tưởng.
Câu 7: Bạn đã từng tổ chức quy trình onboarding cho nhân viên mới chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn.
Onboarding là giai đoạn nhạy cảm, ảnh hưởng lớn đến ấn tượng ban đầu và tỷ lệ giữ chân nhân viên. Câu hỏi này nhằm tìm hiểu ứng viên có kinh nghiệm triển khai thực tế chưa, có tư duy theo quy trình và phối hợp liên phòng ban hiệu quả không.
Gợi ý trả lời:
Tôi từng tổ chức onboarding cho nhiều đợt tuyển dụng, từ chuẩn bị tài liệu, email hướng dẫn, bàn giao thiết bị, đến phối hợp tổ chức buổi đào tạo hội nhập. Tôi cũng thiết kế form đánh giá sau 1 tuần và 1 tháng để theo dõi quá trình hòa nhập của nhân viên.
Câu 8: Bạn sử dụng phần mềm nào để quản lý hồ sơ nhân sự?
Ở những công ty đang số hóa quản trị nhân sự, khả năng làm việc trên phần mềm là điều gần như bắt buộc. Nhà tuyển dụng muốn biết ứng viên có quen với công cụ nào, thao tác nhanh không, có sẵn tư duy lưu trữ hệ thống hay phải đào tạo lại từ đầu.
Gợi ý trả lời:
Tôi đã sử dụng các bảng tính Excel để quản lý hồ sơ, theo dõi hợp đồng, đánh giá hiệu suất. Ngoài ra tôi thường dùng Google Drive để chia sẻ tài liệu nội bộ và Excel để rà soát nhanh thông tin nhân sự theo phòng ban. Tôi cũng có thể sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự phổ biến mà công ty áp dụng trong nội bộ.
Câu 9: Bạn cập nhật các thay đổi trong luật lao động như thế nào?
Với vị trí Hành chính Nhân sự, việc nắm rõ luật là yêu cầu bắt buộc, đặc biệt trong các tình huống như xử lý hợp đồng, nghỉ việc, bảo hiểm, thời gian làm thêm. Câu hỏi này kiểm tra sự chủ động cập nhật thông tin của ứng viên. Đây là yếu tố quyết định tính chính xác và tránh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Gợi ý trả lời:
Tôi thường theo dõi các văn bản chính thức từ Bộ Lao động, đọc tin trên các diễn đàn, hội nhóm về nhân sự và pháp luật, tham gia các hội thảo để cập nhật nhanh các thay đổi. Ngoài ra, tôi từng đăng ký một khóa học ngắn hạn về Luật lao động để hiểu rõ hơn các tình huống thực tế.
Câu 10: Theo bạn, phúc lợi nào làm tăng sự hài lòng của nhân viên nhất?
Không đơn thuần là người lo thủ tục giấy tờ, một nhân sự giỏi còn phải biết lắng nghe tâm lý người lao động và góp phần xây dựng hệ thống đãi ngộ có chiều sâu. Câu hỏi này cho thấy ứng viên có hiểu động lực làm việc của người khác không, từ đó đưa ra các đề xuất phù hợp với văn hóa và ngân sách công ty.
Gợi ý trả lời:
Theo tôi, ngoài mức lương hợp lý, những phúc lợi mang tính kết nối và chăm sóc tinh thần như nghỉ phép linh hoạt, hoạt động team building, hỗ trợ sức khỏe, hay ngày làm việc từ xa sẽ giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm và gắn bó hơn với tổ chức.
Nhóm Câu hỏi tình huống thực tế
Câu 11: Nếu một nhân viên phản ánh rằng bảng lương của họ bị sai, bạn sẽ xử lý thế nào?
Đây là một tình huống nhạy cảm, dễ gây mất niềm tin nếu không được xử lý cẩn trọng. Câu hỏi giúp nhà tuyển dụng hiểu được cách bạn phản ứng khi có sự cố liên quan đến quyền lợi nhân viên và quy trình nội bộ.
Gợi ý trả lời:
Trước hết, tôi sẽ lắng nghe ý kiến của nhân viên, kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu liên quan như chấm công, hệ số lương, khấu trừ. Nếu có sai sót, tôi sẽ trao đổi lại rõ ràng và điều chỉnh kịp thời; nếu không có, tôi sẽ giải thích cụ thể để nhân viên hiểu, đảm bảo minh bạch và giữ sự tin tưởng.
Câu 12: Bạn sẽ làm gì nếu bị yêu cầu gấp hồ sơ của một nhân viên nhưng bạn chưa cập nhật đủ thông tin?
Tình huống này đo lường khả năng xử lý áp lực, sự ưu tiên trong công việc và tinh thần trách nhiệm của ứng viên khi gặp vấn đề về quy trình hoặc hệ thống lưu trữ chưa hoàn thiện.
Gợi ý trả lời:
Tôi sẽ ngay lập tức rà soát các dữ liệu hiện có, đánh dấu phần còn thiếu và liên hệ với người lao động hoặc bộ phận liên quan để bổ sung nhanh nhất. Đồng thời, tôi ghi nhận lại tình huống này để cải thiện quy trình cập nhật hồ sơ và kiểm tra định kỳ để tránh lặp lại.
Câu 13: Nếu một nhân viên nghỉ việc đột ngột mà chưa bàn giao công việc, bạn sẽ làm gì?
Đây là tình huống thường gặp, ảnh hưởng đến cả vận hành và tâm lý của các phòng ban liên quan. Nhà tuyển dụng muốn kiểm tra bạn có khả năng kiểm soát khủng hoảng nhỏ và khéo léo khi xử lý sự việc ngoài kế hoạch không.
Gợi ý trả lời:
Tôi sẽ thông báo ngay cho cấp quản lý trực tiếp và các bên liên quan để phối hợp kiểm tra những hạng mục còn dang dở. Sau đó, rà soát các thông tin nhân viên để thu hồi tài sản công ty, chốt quyết toán và lưu hồ sơ nghỉ việc. Trường hợp cần thiết, tôi đề xuất rà soát lại chính sách bàn giao để phòng ngừa sau này.
Câu 14: Nếu có xung đột giữa hai nhân viên, bạn sẽ xử lý như thế nào ở vai trò HCNS?
Dù không trực tiếp quản lý nhân sự, nhưng bộ phận hành chính nhân sự vẫn cần can thiệp sớm để tránh leo thang xung đột, nhất là khi ảnh hưởng đến môi trường làm việc chung.
Gợi ý trả lời:
Tôi sẽ tiếp cận từng bên để hiểu rõ bản chất vấn đề, tránh thiên vị hoặc phản ứng cảm tính. Sau đó, nếu cần thiết, tôi sẽ đề xuất tổ chức một buổi gặp gỡ trung lập cùng quản lý trực tiếp để hai bên cùng trao đổi. Mục tiêu là giải quyết vấn đề chứ không đổ lỗi, và đảm bảo văn hóa doanh nghiệp không bị ảnh hưởng.
Câu 15: Bạn sẽ làm gì nếu có nhân viên phản ánh rằng họ bị phân biệt đối xử trong công việc?
Phản ánh về phân biệt là vấn đề nghiêm trọng, yêu cầu người phụ trách nhân sự phải có sự thận trọng, đồng thời thể hiện được vai trò bảo vệ công bằng cho nhân viên mà vẫn tôn trọng quy trình nội bộ.
Gợi ý trả lời:
Tôi sẽ tiếp nhận phản ánh bằng thái độ lắng nghe, không phán xét, sau đó trao đổi riêng với quản lý để làm rõ sự việc và kiểm tra các dữ liệu có liên quan. Dù tình huống diễn biến như thế nào, tôi sẽ đảm bảo có biên bản ghi nhận và đề xuất bước xử lý rõ ràng để giữ công bằng và uy tín cho doanh nghiệp.
====> Xem thêm: phần mềm quản lý tuyển dụng giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình tuyển dụng
Nhóm câu hỏi đánh giá văn hóa, thái độ làm việc
Câu 16: Theo bạn, điều gì là khó nhất khi làm việc trong lĩnh vực Hành chính Nhân sự?
Câu hỏi này giúp phát hiện cách ứng viên nhìn nhận thách thức trong nghề: họ có thật sự từng va chạm thực tế chưa, hay chỉ nhìn công việc dưới góc độ hành chính đơn thuần. Đồng thời, nó cũng thể hiện tinh thần chịu trách nhiệm và khả năng thích ứng với áp lực nội bộ.
Gợi ý trả lời:
Tôi nghĩ khó nhất là dung hòa giữa quy định công ty và nhu cầu của nhân viên. Nhiều tình huống không có hướng dẫn rõ ràng, buộc mình phải vừa linh hoạt vừa giữ nguyên tắc, sao cho hợp lý và công bằng cho cả hai bên.
Câu 17: Bạn thường làm gì khi gặp áp lực trong công việc?
Trong môi trường nhân sự, khối lượng công việc và yêu cầu “phục vụ nội bộ” dễ tạo áp lực liên tục. Câu hỏi này khai thác cách ứng viên kiểm soát cảm xúc và duy trì hiệu quả làm việc khi đối mặt với các tình huống khó chịu hoặc deadline dồn dập.
Gợi ý trả lời:
Tôi thường chia nhỏ công việc, ưu tiên theo mức độ khẩn cấp. Khi áp lực cao, tôi sẽ dành vài phút thư giãn, viết ra đầu mục cần làm để tránh hoảng loạn. Ngoài ra, tôi luôn sẵn sàng trao đổi với đồng nghiệp để tìm hướng xử lý nhanh hơn.
Câu 18: Nếu được chọn, bạn mong muốn gắn bó với công ty bao lâu và vì lý do gì? Câu hỏi tưởng đơn giản nhưng phản ánh rất rõ sự trung thực và mức độ chủ động của ứng viên trong việc định hướng nghề nghiệp. Nó cũng giúp nhà tuyển dụng hiểu đâu là yếu tố khiến nhân sự gắn bó, qua đó điều chỉnh chính sách giữ chân phù hợp.
Gợi ý trả lời:
Tôi mong muốn gắn bó ít nhất từ 3 đến 5 năm nếu môi trường phù hợp và công việc có cơ hội phát triển. Với tôi, một nơi lý tưởng là nơi được trao quyền, được học hỏi và được công nhận khi mình cố gắng.
Câu 19: Bạn nghĩ vai trò của bộ phận HCNS trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp là gì?
Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá tư duy chiến lược và khả năng nhìn xa của ứng viên. Thay vì chỉ gắn với giấy tờ, một người làm nhân sự tốt cần hiểu rõ văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng đến hiệu suất và sự gắn kết như thế nào.
Gợi ý trả lời:
Bộ phận HCNS đóng vai trò duy trì sự đồng bộ trong hành vi, giao tiếp và thói quen làm việc. Từ những việc nhỏ như tổ chức sinh nhật, onboarding, đến truyền thông nội bộ. Tất cả đều ảnh hưởng đến cách nhân viên cảm nhận về văn hóa doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Quy trình onboarding giúp nhân viên mới hội nhập hiệu quả
Câu 20: Điều gì khiến bạn cảm thấy tự hào nhất trong quá trình làm nhân sự?
Câu hỏi mang tính cá nhân, nhằm tìm kiếm sự kết nối cảm xúc với nghề. Người trả lời tốt thường sẽ thể hiện được sự yêu nghề, đồng thời cho thấy điểm nổi bật trong phong cách làm việc và giá trị họ có thể mang lại cho tổ chức.
Gợi ý trả lời:
Tôi từng hỗ trợ một nhân viên vượt qua khủng hoảng tâm lý do áp lực công việc. Khi họ ổn định lại và gửi lời cảm ơn, tôi nhận ra giá trị thật sự của nghề nhân sự không nằm ở con số, mà ở việc giữ gìn những con người phía sau mỗi vị trí.
Bí quyết phỏng vấn HR hiệu quả
Phỏng vấn vị trí Hành chính Nhân sự đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ cả hai phía. Nhà tuyển dụng cần đánh giá đúng người, đúng kỹ năng, trong khi ứng viên cần thể hiện được tư duy, thái độ và mức độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
Lưu ý dành cho nhà tuyển dụng khi phỏng vấn HR
Mục tiêu của buổi phỏng vấn là tìm ra người phù hợp, không chỉ về năng lực mà còn ở cách họ xử lý tình huống và giữ vai trò gắn kết nội bộ. Dưới đây là một số lưu ý giúp quá trình đánh giá hiệu quả hơn:
- Đặt câu hỏi theo ngữ cảnh thực tế của doanh nghiệp: Thay vì hỏi chung chung, hãy lồng ghép các tình huống cụ thể đang xảy ra trong nội bộ để kiểm tra khả năng ứng biến của ứng viên.
- Chú ý đến thái độ và tư duy dịch vụ: Người làm hành chính nhân sự giỏi cần có tinh thần hỗ trợ, kiên nhẫn và giao tiếp linh hoạt. Đây là những yếu tố khó thể hiện qua CV.
- Quan sát sự ưu tiên giữa quy trình và con người: Một ứng viên cân bằng tốt giữa quy định và sự linh hoạt thường sẽ giúp bộ máy vận hành trôi chảy và tránh xung đột không cần thiết.
- Đừng quên vai trò văn hóa: Phỏng vấn vừa để đánh giá năng lực vừa để nhận diện ứng viên nào có thể đóng góp vào việc giữ gìn và phát triển văn hóa nội bộ.
Lưu ý dành cho ứng viên khi phỏng vấn vào vị trí HR
Vị trí này thường được đánh giá qua hồ sơ và đặc biệt là qua cách “đối nhân xử thế” trong từng chi tiết nhỏ. Để nâng cao tỷ lệ trúng tuyển, ứng viên cần chuẩn bị kỹ cả về mặt kiến thức lẫn thái độ.
- Tìm hiểu rõ về doanh nghiệp trước buổi phỏng vấn: Hiểu về quy mô, lĩnh vực và phong cách văn hóa giúp bạn đưa ra ví dụ sát thực hơn khi trả lời.
- Chứng minh bạn là người biết lắng nghe và xử lý vấn đề trung lập: Những ví dụ bạn chia sẻ nên thể hiện được khả năng giữ cân bằng giữa lợi ích doanh nghiệp và nhân viên.
- Đừng giấu khuyết điểm, hãy thể hiện cách bạn cải thiện: Nhà tuyển dụng đánh giá cao sự trung thực và nỗ lực phát triển, nhất là với vai trò làm gương như HCNS.
- Chuẩn bị một vài tình huống cụ thể: Khi kể lại một trải nghiệm xử lý mâu thuẫn, onboarding, hay tổ chức phúc lợi, bạn sẽ thuyết phục hơn nhiều so với việc nói chung chung “tôi từng làm rồi”.
Quản lý phỏng vấn hiệu quả hơn với AMIS Tuyển Dụng
Một buổi phỏng vấn thành công phụ thuộc vào bộ câu hỏi hay, nhưng cũng không thể không kể đến quá trình chuẩn bị, theo dõi và đánh giá bài bản. Đối với doanh nghiệp, việc quản lý quy trình phỏng vấn – tuyển dụng chặt chẽ chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn.
AMIS Tuyển Dụng là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng trên một nền tảng duy nhất: từ đăng tin, nhận CV, phân loại ứng viên, đặt lịch phỏng vấn đến đánh giá sau phỏng vấn. Với giao diện thân thiện và tích hợp báo cáo thông minh, AMIS hỗ trợ nhà tuyển dụng đưa ra quyết định chính xác, nhanh chóng.
Dù bạn là nhà quản lý tìm kiếm người phù hợp, hay là ứng viên đang chờ cơ hội, một quy trình phỏng vấn chỉ thật sự hiệu quả khi được tổ chức bài bản và minh bạch. Cải thiện các hoạt động tuyển dụng ngay hôm nay với AMIS Tuyển Dụng:
4. Kết luận
Phỏng vấn là bước quan trọng để đánh giá cả năng lực chuyên môn, tư duy và khả năng hòa nhập với môi trường làm việc. Mỗi cuộc phỏng vấn HR là cơ hội để hai bên cùng nhìn nhận sự phù hợp, xây dựng đội ngũ vững vàng, có khả năng đồng hành cùng tổ chức. Với bộ 20 câu hỏi phỏng vấn được phân nhóm cụ thể cùng các gợi ý thực tế trong bài viết, cả nhà tuyển dụng và ứng viên đều có thể chuẩn bị kỹ lưỡng, giúp buổi phỏng vấn diễn ra hiệu quả và đúng trọng tâm hơn.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
