Văn bản nội quy đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập khuôn khổ làm việc rõ ràng và duy trì kỷ luật trong toàn tổ chức. Đây cũng là cơ sở pháp lý để giải quyết các tình huống phát sinh liên quan đến hành vi, thái độ và quy định lao động. Để văn bản này phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo tính đầy đủ, chặt chẽ cả về nội dung lẫn hình thức trình bày. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS chia sẻ những nội dung cần có, mẫu tham khảo và cách quản lý nội quy hiệu quả bằng phần mềm.
1. Văn bản nội quy là gì?
Văn bản nội quy là tài liệu quy định cụ thể những nguyên tắc, chuẩn mực, hành vi mà các thành viên trong một tổ chức cần tuân thủ. Đây là căn cứ giúp duy trì trật tự, kỷ luật và đảm bảo hoạt động của tổ chức diễn ra thống nhất, minh bạch.
Nội quy có thể xuất hiện ở nhiều môi trường khác nhau như trường học, cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và phổ biến nhất là trong doanh nghiệp. Trong bối cảnh doanh nghiệp, văn bản nội quy thường quy định rõ trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động, các hành vi bị cấm, thời gian làm việc – nghỉ ngơi, an toàn lao động, bảo mật thông tin, xử lý vi phạm, nhằm thiết lập môi trường làm việc chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật.
Ngoài vai trò quản lý nội bộ, văn bản nội quy còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong trường hợp xảy ra tranh chấp lao động, giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi chính đáng và xử lý vi phạm một cách rõ ràng.
2. Văn bản nội quy công ty cần có những nội dung gì?
Một văn bản nội quy được xây dựng đầy đủ và chi tiết giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, tạo cơ sở rõ ràng để giải quyết các tình huống phát sinh trong quá trình làm việc. Khi người lao động hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và giới hạn của mình, môi trường làm việc sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn.
Dưới đây là các thành phần thường có trong một văn bản nội quy công ty:
Thông tin chung
- Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính.
- Căn cứ pháp lý để ban hành nội quy. Ví dụ: Bộ luật Lao động, các thông tư, nghị định liên quan.
- Phạm vi và đối tượng áp dụng: áp dụng cho toàn bộ nhân sự, hay chỉ một bộ phận cụ thể.
Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi
- Giờ làm việc trong ngày, số ngày làm trong tuần.
- Chính sách tăng ca và cách tính lương làm thêm giờ.
- Thời gian nghỉ giữa giờ, nghỉ hàng tuần, nghỉ phép, nghỉ lễ tết theo quy định.
Trật tự trong công ty
- Quy định về ra vào công ty, chấm công.
- Trang phục và hình thức cá nhân khi làm việc.
- Ứng xử tại nơi làm việc: tôn trọng đồng nghiệp, khách hàng, không gây mất trật tự…
- Các hành vi bị cấm: cấm sử dụng chất kích thích, gây gổ, làm hư hại tài sản, lạm dụng thiết bị công ty.
An toàn lao động và vệ sinh nơi làm việc
- Biện pháp phòng cháy chữa cháy, xử lý sự cố khẩn cấp.
- Quy định về sử dụng trang thiết bị bảo hộ, máy móc, dụng cụ lao động.
- Vệ sinh nơi làm việc và khu vực chung.
Bảo mật và quản lý thông tin
- Trách nhiệm bảo mật thông tin liên quan đến công việc, khách hàng, tài chính.
- Hành vi bị nghiêm cấm: tiết lộ thông tin nội bộ, đánh cắp dữ liệu.
Tài sản và thiết bị công ty
- Quy định sử dụng, bảo quản tài sản chung.
- Trách nhiệm bồi thường nếu làm hư hỏng hoặc thất thoát thiết bị.
Tiêu chuẩn đánh giá và kỷ luật
- Hệ thống khen thưởng: tiêu chí ghi nhận và hình thức khen thưởng.
- Hệ thống kỷ luật: các mức vi phạm và hình thức xử lý tương ứng như khiển trách, cảnh cáo, sa thải.
- Trình tự xử lý vi phạm: thông báo, biên bản, hội đồng xét duyệt.
Hiệu lực và điều khoản thi hành
- Thời điểm văn bản bắt đầu có hiệu lực.
- Trách nhiệm phổ biến nội quy đến toàn bộ người lao động.
- Các quy định thay thế hoặc bổ sung.
Trên thực tế, văn bản nội quy không bắt buộc phải có đầy đủ toàn bộ các nội dung kể trên. Tuy nhiên, xây dựng càng chi tiết và sát với thực tế vận hành của doanh nghiệp sẽ càng hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý kỷ luật nội bộ.
====> Xem thêm: 6+ Mẫu nội quy công ty mới nhất 2025 [Tải miễn phí]
MISA AMIS HRM đã tổng hợp sẵn một số mẫu văn bản nội quy doanh nghiệp mang tính tham khảo, được xây dựng dựa trên quy định pháp luật và thực tiễn áp dụng tại nhiều đơn vị. Các mẫu này bao gồm các nhóm nội dung cơ bản, bố cục rõ ràng, dễ chỉnh sửa.
Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù vận hành khác nhau, nên cần linh hoạt điều chỉnh điều khoản sao cho phù hợp. Doanh nghiệp có thể tải xuống miễn phí và sử dụng như một nền tảng để xây dựng nội quy riêng cho mình.
4. Những lưu ý khi soạn thảo và công bố văn bản nội quy công ty
Việc xây dựng và ban hành văn bản nội quy cần tuân theo một số quy định pháp luật nhất định. Dưới đây là những điểm cần lưu ý để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của nội quy:
Lưu ý về hình thức
- Nội dung rõ ràng, mạch lạc, sử dụng ngôn từ chuẩn xác, dễ hiểu cho người lao động.
Trình bày khoa học, có bố cục hợp lý theo từng nhóm nội dung.
In ấn trang trọng, đóng dấu và ký tên bởi người đại diện pháp lý của doanh nghiệp.
Lưu ý về nội dung
- Nội dung nội quy phải phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là Bộ luật Lao động.
- Không đưa vào các điều khoản vi phạm quyền lợi của người lao động (ví dụ: phạt tiền, giam lương trái phép).
- Các quy định về xử lý vi phạm phải rõ tiêu chí, rõ mức độ, tránh mập mờ, cảm tính.
Lưu ý về đăng ký và công bố nội quy
- Theo Bộ luật Lao động, nếu doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên, nội quy lao động phải được lập thành văn bản và đăng ký với cơ quan quản lý lao động cấp huyện.
- Hồ sơ đăng ký thường gồm: văn bản nội quy, công văn đề nghị đăng ký, biên bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động (nếu có).
- Sau khi ban hành, doanh nghiệp cần phổ biến nội quy đến toàn bộ người lao động, thông qua đào tạo, họp đội ngũ hoặc thông báo chính thức tại nơi làm việc.
5. Quản lý tình hình tuân thủ nội quy với MISA AMIS HRM
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp ban hành nội quy đầy đủ nhưng lại không đảm bảo việc truyền tải đến từng nhân viên một cách rõ ràng. Điều này dẫn đến tình trạng người lao động vi phạm vì không nắm được quy định, hoặc nội quy bị xem là hình thức, thiếu tính áp dụng trong thực tế.
Để nội quy trở nên dễ tiếp cận và được thực thi hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm MISA AMIS HRM. Thông qua hệ thống tự động, nội quy và các chính sách nhân sự được thông báo trực tiếp tới từng nhân viên, đảm bảo ai cũng nắm rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Nhân viên có thể tương tác với phòng nhân sự ngay trên phần mềm, từ việc tra cứu chính sách, xem lại lịch sử khen thưởng, kỷ luật, đến ký nhận các văn bản liên quan.
Nhận tư vấn & dùng thử miễn phí
Tất cả các thủ tục hành chính, hồ sơ lao động hay vi phạm nội quy đều được lưu trữ và xử lý minh bạch, đúng quy trình trên một nền tảng duy nhất. Sử dụng MISA AMIS HRM là cách giúp doanh nghiệp vừa quản lý nhân sự hiệu quả, đảm bảo các văn bản, chính sách nhân sự không chỉ tồn tại trên giấy mà thực sự đi vào thực tế.
6. Kết luận
Một bản nội quy tốt thể hiện kỳ vọng của tổ chức đối với các thành viên và phản ánh cách doanh nghiệp đối thoại với đội ngũ của mình. Khi nội quy được xây dựng minh bạch, truyền thông rõ ràng và gắn liền với thực tiễn, nó tạo nên một khung hành động nhất quán, công bằng cho tất cả. Đừng để văn bản nội quy trở thành một tập tài liệu bị lãng quên, hãy biến nó thành một phần thiết thực của văn hóa doanh nghiệp.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
