6 mẫu nội quy công ty, nội quy lao động chuẩn và mới nhất cho doanh nghiệp

Nội quy công ty đóng vai trò rất quan trọng, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả. Nhà quản trị cần nắm rõ quy định của pháp luật mới có thể thiết lập nội quy lao động chuẩn chỉnh. Sau đây, MISA AMIS HRM sẽ giới thiệu các mẫu nội quy công ty chi tiết cũng như một số lưu ý dành cho HR khi xây dựng nội quy lao động.

Tải miễn phí mẫu nội quy công ty chuẩn nhất

1. Tầm quan trọng của việc áp dụng nội quy công ty

Nội quy công ty là gì?Nội quy công ty (hay còn gọi là nội quy lao động) là văn bản cụ thể hóa các quy định, hành vi, các điều khoản chưa được thỏa thuận rõ ràng trên hợp đồng lao động. Văn bản này do người sử dụng lao động ban hành. Chúng quy định bắt buộc áp dụng đối với người lao động trong quá trình làm việc. Đồng thời đây là cơ sở giải quyết khi có tranh chấp giữa người sử dụng lao động và người lao động.

Việc áp dụng nội quy công ty nắm giữ những vai trò quan trọng như sau:

• Giúp chuẩn hóa hành vi của người lao động: Theo nội quy công ty, người lao động sẽ biết được đâu là hành vi được phép và không được phép làm, từ đó có ý thức tự giác tuân thủ kỷ luật.
• Giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự: Nội quy công ty là căn cứ để xử lý kỷ luật với nhân viên có hành vi vi vi phạm. Nhờ đó kỷ luật lao động công ty được đảm bảo thực hiện nghiêm túc.
• Giúp bảo vệ quyền lợi của người sử dụng lao động và người lao động: Một bản nội quy chặt chẽ sẽ hạn chế những nguy cơ rủi ro về tài sản, danh tiếng cho công ty trong trường hợp người lao động có hành vi vi phạm. Ngoài ra nội quy công ty cũng sẽ bảo vệ quyền lợi cho người lao động nếu họ bị xử lý kỷ luật không đúng với quy định của pháp luật.

2. Nội dung cần có trong bản mẫu nội quy công ty

Quy định pháp luật đã ban hành đầy đủ về những quy tắc cũng như nội dung phải xây dựng trong nội quy công ty, hay còn gọi là nội quy lao động. Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 2 điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP đã đề cập đến nội dung chủ yếu như sau:

• Thời gian làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: giờ đi làm trong một ngày, một tuần; thời gian nghỉ ngơi; các ca làm việc; giờ làm thêm; các đợt nghỉ; ngày nghỉ hàng tuần/năm/việc riêng; nghỉ không hưởng lương.
• Trật tự tại môi trường làm việc: Quy tắc về việc đi lại, trang phục, văn hoá ứng xử, phạm vi làm việc, phân công công việc, điều động của người sử dụng lao động.
• An toàn, vệ sinh môi trường làm việc: các nội quy, quy trình, biện pháp đảm bảo vấn đề an toàn, vệ sinh lao động; các thiết bị phòng cháy chữa cháy; khử trùng, khử độc tại nơi làm việc;…
• Phòng chống quấy rối tình dục nơi công sở: trình tự, thủ tục để xử lý các hành vi. Cần phải tham khảo thêm quy định tại Điều 85 nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Trách nhiệm về cơ sở vật chất: Quy định về việc bồi thường thiệt hại đối với cơ sở vật chất làm hỏng; hành vi gây thiệt hại về tài sản; làm mất dụng cụ của công ty hoặc tiêu hao quá mức cho phép trong khoảng thời gian quy định; chỉ rõ ai là người có thẩm quyền giải quyết vụ việc này.
• Quy định vi phạm kỷ luật: Các mức vi phạm, hình thức vi phạm, quy định xử lý ứng với từng hành vi.
• Bảo vệ bí mật và bản quyền của công ty: Các bí mật dự án, kinh doanh, công nghệ, tài liệu, sở hữu trí tuệ; các biện pháp lưu trữ và bảo vệ; hành vi vi phạm; hình thức xử lý,…
• Chuyển người lao động sang các công việc khác so với hợp đồng lao động đã ký kết: nêu rõ các trường hợp luân chuyển. Tham khảo thêm khoản 1 điều 29 Luật Lao động.
• Quy định công ty về người có thẩm quyền xử lý các vi phạm: Thuộc về bên sử dụng lao động, được quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động.

Lưu ý rằng tất cả các nội dung trong bản nội quy lao động mà doanh nghiệp soạn thảo cần được đăng ký với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Bản nội quy chính thức sau khi đăng ký cần được ban hành công khai cho người lao động trước khi họ bắt đầu công việc.

>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý KPI miễn phí hiệu quả nhất

3. Top 6 mẫu nội quy công ty mới nhất

Dưới đây là các bản nội quy công ty mẫu được soạn sẵn, doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

3.1 Mẫu nội quy lao động chung

Gồm các điều khoản về thời giờ làm việc, an toàn lao động, bảo vệ tài sản, cũng như hình thức xử lý trong trường hợp vi phạm… Mẫu nội quy chung phù hợp với hầu hết các công ty.

3.2 Mẫu nội quy công ty đơn giản

Bạn đọc có thể tham khảo thêm một mẫu nội quy lao động trong công ty, với các điều về thời gian làm việc, trật tự nơi làm việc, an toàn lao động, phòng chống quấy rối tình dục, thuyên chuyển người lao động…

3.3 Mẫu nội quy công ty ngắn gọn

Mẫu nội quy công ty thứ ba với những quy định rất chi tiết về thời gian làm việc và trật tự tại nơi làm việc. Bạn đọc có thể tải xuống, điều chỉnh phù hợp với doanh nghiệp và áp dụng.

3.4 Mẫu nội quy công ty phổ biến

Một mẫu nội quy công ty ngắn gọn, bao gồm quy định chung, khái niệm và định nghĩa, quy định về tuyển dụng và đề bạt. Mẫu quy định này thích hợp với các doanh nghiệp không có đặc điểm sản xuất đặc thù hay thuộc ngành nghề kinh doanh đặc thù.

3.5 Mẫu nội quy công ty sản xuất

Công ty sản xuất thường có quy mô nhân sự lớn. Mẫu quy định này nêu rõ các điều khoản về giờ và ca làm việc, yêu cầu về tác phong, vệ sinh, giữ gìn tài sản và bí mật kinh doanh của công ty.

3.6 Mẫu nội quy công ty xây dựng

Các điều khoản trong mẫu nội quy này được xây dựng dựa trên đặc thù của các công ty xây dựng. Bạn đọc có thể tải xuống và cập nhật thêm các quy định về an toàn lao động, bảo hộ lao động, vệ sinh lao động.

3.7 Mẫu nội quy công ty thương mại

Mẫu nội quy công ty thương mại thường có những quy định liên quan đến trang phục, tác phòng, ứng xử với khách hàng, nhằm tạo ra những chuẩn mực trong việc giao tiếp với khách hàng.

Tải tất cả các mẫu nội quy công ty do MISA AMIS HRM tổng hợp

>> Xem thêm:

• Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay.
• Trọn bộ 11 mẫu quy chế – nội quy mới nhất – Tải Miễn Phí

4. Lưu ý khi xây dựng mẫu nội quy công ty

Một số lưu ý để các nhà quản lý có thể thực hiện các bảng nội quy công ty khoa học, chuẩn chỉnh:

• Xác định mục đích của công ty: Trước khi xây dựng nội quy công ty hay bất cứ chiến lược gì, doanh nghiệp cần phải dựa trên các sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi mà mình hướng tới để tạo ra các chuẩn mực, tiêu chí phù hợp. Mục đích của công ty cũng có thể được soi chiếu dựa trên việc quan sát hành vi thực tế của nhân viên để từ đó nhận ra các thiếu sót còn tồn tại để làm một bản nội quy hoàn chỉnh
• Xác định nội dung cần thiết: Sau khi xác định các hạng mục đã có, nhà quản lý lại cần đào sâu hơn vào từng hạng mục để biết nội dung trong từng phần là gì. Đây là nhiệm vụ đòi hỏi sự chuân sâu, kỹ càng của các nhà quản trị để tránh trường hợp nhân viên tìm ra kẽ hở để “lách luật” hoặc đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Chính vì vậy, trong từng hạng mục, bên cạnh việc liệt kê các nội dung nhỏ thì cũng cần phải đề cập rõ ràng các cơ chế thưởng phạt khi đối tượng phạm lỗi.
• Xây dựng dựa trên cơ sở thỏa thuận công khai giữa người sử dụng lao động và người lao động: Để xây dựng được nội quy công ty thiết thực, doanh nghiệp, tổ chức cần tham khảo ý kiến người lao động và dựa trên các thỏa thuận giữa hai bên.
• Nội quy công ty cần phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty: Yếu tố này vô cùng quan trọng, giúp xâu dựng mối quan hệ lao động hài hòa để doanh nghiệp phát triển. Cụ thể hơn, đối với doanh nghiệp sản xuất, nội quy cần tập trung vào các vấn đề về an toàn, vệ sinh lao động. Đối với các công ty thương mại, nội quy cần rõ ràng về tác phong, cách ứng xử. Đối với công ty công nghệ, nội quy sẽ có nhiều điều khoản về bảo toàn bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh.
• Nội quy công ty cần được thiết lập cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu: Các quy định càng rõ ràng thì người lao động càng dễ nắm bắt và tuân thủ. Vì thế các điều trong nội quy cần được thể hiện rõ nghĩa, đi kèm với cách thực hiện cụ thể.
• Cập nhật và sửa đổi quy định khi cần thiết: Một nội quy công ty không phải là văn bản bất biến, theo chân doanh nghiệp mãi mãi. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần thường xuyên xem xét để sửa đổi bổ sung các quy định bên trong sao cho phù hợp với những lớp nhân sự khác nhau trong môi trường làm việc. Nếu có bất cứ khiếu nại nào của nhân viên hoặc sau một thời gian có phát sinh ra những vấn đề mới thì nội quy công ty cũng nên được cân nhắc sửa đổi để phù hợp với thực tế.
• Nội quy công ty cần phải được thông báo cho toàn bộ nhân sự ngay từ ngày đầu tiên làm việc: Nội quy có thể được gửi qua mail, hình thức một văn bản hoặc là một bảng nội quy lớn in ở vị trí dễ thấy trong công ty. Điều này giúp tất cả mọi người nhận thức được vị trí của mình, cũng như hạn chế các xung đột có thể xảy ra. Bên cạnh đó, nhà quản trị nhân sự nên để nhân viên ký vào các văn bản quy định được gửi đến để đảm bảo sự đồng thuận.

5. Câu hỏi thường gặp 

5.1 Nội quy công ty và nội quy lao động có gì khác nhau?

Nội quy công ty và nội quy lao động đều quy định về kỷ luật lao động. Tuy nhiên hai văn bản này cũng có một số điểm khác biệt về đặc điểm, phạm vi áp dụng, đơn vị ban hành, hình thức, nội dung và nơi đăng ký.

	Nội quy công ty	Nội quy lao động
Phạm vi áp dụng	Áp dụng với tất cả người lao động đang làm việc trong công ty	Áp dụng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động
Cơ quan ban hành	Người sử dụng lao động	Người sử dụng lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có
Hình thức	Là văn bản được ban hành bởi người sử dụng lao động	Là văn bản được thỏa thuận và ký kết bởi người sử dụng lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có)
Nội dung	Quy định về kỷ luật lao động, các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất	Quy định về kỷ luật lao động, các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động
Công khai	Phải được công khai cho người lao động biết trước khi họ bắt đầu làm việc	Phải được công khai cho người lao động biết trước khi họ bắt đầu làm việc
Đăng ký	Không phải đăng ký	Phải đăng ký với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính

5.2 Nội quy lao động có hiệu lực khi nào?

Nội quy lao động có hiệu lực 15 ngày tính từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ đăng ký đầy đủ – Quy định tại bộ luật lao động 2019.

Nếu công ty sử dụng lao động dưới 10 người thì hiệu lực của nội quy do người sử dụng lao động quyết định.

5.3 Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?

Theo Điều 102, Bộ Luật Lao Động 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động
• Nội quy lao động
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có)

>>> Xem thêm: TOP phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp

5.4 Thủ tục đăng ký nội quy lao động gồm những bước nào?

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động theo quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyến trong vòng 10 ngày từ khi ban hành nội quy lao động. Thông thường doanh nghiệp cần nộp hồ sơ cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Có thể chọn một trong các hình thức nộp hồ sơ sau:

• Nộp hồ sơ trực tiếp
• Nộp hồ sơ qua đường bưu điện
• Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyến tiếp nhận hồ sơ, trong vòng 7 ngày có trách nhiệm xem xét, cấp chứng nhận hoặc có văn bản hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động nếu có vấn đề.

6. Kết luận

Như vậy MISA AMIS HRM đã chia sẻ với bạn các mẫu nội quy công ty phổ biến nhất. Bạn đọc dễ dàng tải xuống và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình. Khi xây dựng nội quy công ty, cần lưu ý các nội dung phải cụ thể, dễ hiểu và căn cứ vào tình hình thực tế. Sau một thời gian áp dụng, doanh nghiệp nên có những điều chỉnh kịp thời để hài hòa quyền lợi giữa người lao động và người sử dụng lao động.