Tải ngay 5 mẫu nội quy công ty mới nhất: Nếu như doanh nghiệp là một cỗ máy hoàn chỉnh, thì nội quy công ty có thể ví như chuỗi mắt xích giúp cho các bánh răng – đóng vai trò là nhân sự – hoạt động trơn tru. Một bảng nội quy rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự tốt hơn mà còn là chất keo giúp nhân viên thấu hiểu lẫn nhau, đồng sức đồng lòng trong môi trường làm việc.
>> Xem thêm: Tổng hợp các quy định căn bản nhất về hợp đồng theo vụ việc (hợp đồng lao động có thời hạn)
1. Nội quy công ty là gì?
Nội quy công ty có thể hiểu là các quy định, chuẩn mực được quy định trong phạm vi hoạt động của một môi trường làm việc, có tính chất bắt buộc ràng buộc với những người đang làm việc trong môi trường đó, bắt buộc tất cả phải tuân theo để đảm bảo kỉ cương trong tập thể.
Nội quy công ty có những tính chất như sau:
- Do người sử dụng lao động ban hành
- Cần đảm bảo các quy tắc ứng xử chung và ứng xử riêng cho từng khía cạnh khác nhau khi hoạt động trong công ty/tổ chức/doanh nghiệp
- Không thể trái quy định pháp luật
- Không thể hiện ý chí nhà nước mà chỉ là quy chuẩn chung trong doanh nghiệp để điều chỉnh hành vi, ứng xử của các cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp
- Một công ty sử dụng hơn 10 người lao động trở lên bắt buộc phải lập thành văn bản cho nội quy lao động (Theo khoản 1 điều 118 Bộ luật lao động năm 2019). Ngược lại, nếu công ty có 10 nhân sự trở xuống thì “không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động” (Theo điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP)
- Đảm bảo tất cả nhân sự trong môi trường làm việc biết và chấp thuận những quy chuẩn đó
- Cụ thể hoá những vấn đề thoả thuận không thể đề cập đầy đủ trong hợp đồng lao động, luật lao động, có giá trị giải quyết các tranh chấp giữa người lao động và chủ lao động sau này
2. Vai trò của nội quy công ty
Nội quy công ty nắm giữ một vai trò quan trọng để duy trì một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh. Cụ thể, có những vai trò sau đây các nhà quản lý cần biết:
- Nội quy công ty, dù không phải luật lao động hay thể hiện ý chí của nhà nước, nhưng bắt buộc đảm bảo quyền lợi cho chính người lao động và tổ chức doanh nghiệp. Đó chính là lý do tại sao, những loại văn bản này không thể trái với quy định do pháp luật nhà nước ban hành.
- Nội quy công ty cũng có thể coi là bản định hướng chiến lược phát triển của doanh nghiệp, để các nhà quản lý có thể hướng người lao động vào một cơ chế làm việc chung để đạt được các thành tựu như mong muốn
- Đảm bảo nội quy công ty cũng là cơ sở để giúp nhân viên hiểu về văn hoá doanh nghiệp, từ đó không phạm phải các quy tắc đã có sẵn, cũng như biết cách hành xử phù hợp để hòa nhập với môi trường việc làm
- Nội quy công ty rõ ràng cũng giúp gắn kết các nhân viên hơn. Bằng cách thống nhất phong cách hành xử, nó cho biết một người nên hiểu vấn đề, đánh giá, chọn lựa và định hướng hành động như thế nào để không ảnh hưởng tới những đồng nghiệp khác.
3. Những nội dung cần có trong nội quy công ty
Trong quy định pháp luật đã ban hành đầy đủ về những quy tắc, cũng như nội dung phải xây dựng trong nội quy công ty, hay còn được gọi với cái tên là “nội quy lao động” trong các văn bản pháp luật đó. Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 2 điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP đã đề cập đến nội dung chủ yếu như sau:
- Quy định về thời gian làm việc, bao gồm: giờ đi làm trong một ngày, một tuần; thời gian nghỉ ngơi; các ca làm việc; giờ làm thêm; các đợt nghỉ; ngày nghỉ hàng tuần/năm/việc riêng; nghỉ không hưởng lương.
- Trật tự tại môi trường làm việc: Quy tắc về việc đi lại, trang phục, văn hoá ứng xử, phạm vi làm việc, phân công công việc, điều động của người sử dụng lao động
- An toàn, vệ sinh môi trường làm việc: các nội quy, quy trình, biện pháp đảm bảo vấn đề an toàn, vệ sinh lao động; các thiết bị phòng cháy chữa cháy; khử trùng, khử độc tại nơi làm việc;…
- Phòng chống quấy rối tình dục nơi công sở: trình tự, thủ tục để xử lý các hành vi. Cần phải tham khảo thêm quy định tại Điều 85 nghị định 145/2020/NĐ-CP
- Trách nhiệm về cơ sở vật chất: Quy định về việc bồi thường thiệt hại đối với cơ sở vật chất làm hỏng; hành vi gây thiệt hại về tài sản; làm mất dụng cụ của công ty hoặc tiêu hao quá mức cho phép trong khoảng thời gian quy định; chỉ rõ ai là người có thẩm quyền giải quyết vụ việc này
- Quy định vi phạm kỷ luật: Các mức vi phạm, hình thức vi phạm, quy định xử lý ứng với từng hành vi
- Bảo vệ bí mật và bản quyền của công ty: Các bí mật dự án, kinh doanh, công nghệ, tài liệu, sở hữu trí tuệ; các biện pháp lưu trữ và bảo vệ; hành vi vi phạm; hình thức xử lý,…
- Trường hợp chuyển người lao động sang các công việc khác so với hợp đồng lao động đã ký kết: nêu rõ các trường hợp luân chuyển. Tham khảo thêm khoản 1 điều 29 Luật Lao động.
- Quy định về người có thẩm quyền xử lý các vi phạm: Thuộc về bên sử dụng lao động, được quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động
4. Điều cần chú ý khi xây dựng mẫu nội quy công ty
Hiểu được các nội dung cần có là một chuyện, tuy nhiên làm thế nào để xây dựng một mẫu nội quy hoàn chỉnh lại không phải chuyện dễ dàng. Ở đây, MISA AMIS sẽ chia sẻ một số lưu ý để các nhà quản lý có thể thực hiện các bảng nội quy công ty khoa học, chuẩn chỉnh:
- Xác định mục đích của công ty: Trước khi xây dựng nội quy công ty hay bất cứ chiến lược gì, doanh nghiệp cần phải dựa trên các sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi mà mình hướng tới để tạo ra các chuẩn mực, tiêu chí phù hợp. Mục đích của công ty cũng có thể được soi chiếu dựa trên việc quan sát hành vi thực tế của nhân viên để từ đó nhận ra các thiếu sót còn tồn tại để làm một bản nội quy hoàn chỉnh
- Xác định nội dung cần thiết: Sau khi xác định các hạng mục đã có, nhà quản lý lại cần đào sâu hơn vào từng hạng mục để biết nội dung trong từng phần là gì. Đây là nhiệm vụ đòi hỏi sự chuân sâu, kỹ càng của các nhà quản trị để tránh trường hợp nhân viên tìm ra kẽ hở để “lách luật” hoặc đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Chính vì vậy, trong từng hạng mục, bên cạnh việc liệt kê các nội dung nhỏ thì cũng cần phải đề cập rõ ràng các cơ chế thưởng phạt khi đối tượng phạm lỗi.
- Cập nhật và sửa đổi quy định khi cần thiết: Một nội quy công ty không phải là văn bản bất biến, theo chân doanh nghiệp mãi mãi. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp luôn cần thường xuyên xem xét để sửa đổi bổ sung các quy định bên trong sao cho phù hợp với những lớp nhân sự khác nhau trong môi trường làm việc. Nếu có bất cứ khiếu nại nào của nhân viên hoặc sau một thời gian có phát sinh ra những vấn đề mới thì nội quy công ty cũng nên được cân nhắc sửa đổi.
- Nội quy cần phải được thông báo cho toàn bộ nhân sự ngay từ ngày đầu tiên làm việc. Nội quy có thể được gửi qua mail, hình thức một văn bản hoặc là một bảng nội quy lớn in ở vị trí dễ thấy trong công ty. Điều này giúp tất cả mọi người nhận thức được vị trí của mình, cũng như hạn chế các xung đột có thể xảy ra. Bên cạnh đó, nhà quản trị nhân sự nên để nhân viên ký vào các văn bản quy định được gửi đến để đảm bảo sự đồng thuận.
>> Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý nhân viên của các nhà quản trị nhân sự
5. Tải 5 mẫu nội quy công ty mới nhất áp dụng trong năm 2022
Để hiểu rõ hơn về cách xây dựng bảng nội quy công ty, các nhà quản trị có thể tham khảo các danh mục nội quy mẫu mà MISA AMIS đã nghiên cứu và tổng hợp tại đây
6. AMIS HRM – Quản trị nhân sự dễ dàng
Xây dựng nội quy công ty không chỉ là cánh định hướng cách cư xử của nhân viên với đồng nghiệp, công ty và kiểm soát những hành vi không vượt qua ranh giới cho phép. Tuy nhiên, một bản nội quy không phải là văn bản “toàn năng” giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ nhân viên của mình, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Chính vì vậy, bên cạnh nội quy công ty, sự ra đời của AMIS HRM quản trị nhân sự chính là giải pháp tháo gỡ những thắc mắc mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình kết nối với nhân viên của mình. AMIS HRM là một hệ thống quản trị vô cùng lớn, với một số tính năng mang tính chất hoạch định nhân sự rõ nét:
- AMIS thông tin nhân sự: Cung cấp thông tin và tình hình nhân sự tổng thể, hỗ trợ quy hoạch & bổ nhiệm cán bộ; Số hóa quy trình thực hiện thủ tục, tối đa hiệu suất làm việc của HR; Quản lý dữ liệu thông minh, dễ dàng trích xuất làm hồ sơ, báo cáo.
- Phúc lợi và đãi ngộ: Minh bạch quyền lợi và đãi ngộ, thu hút và giữ chân nhân tài; Tự động hoá C&B, quản lý ca & thời gian làm việc, chấm công và tính lương; Kết nối với hệ thống BHXH và thuế TNCN tự động, giảm thời gian thực hiện nghiệp vụ
- Đánh giá nhân sự: Nhân viên và quản lý tự đánh giá theo cấp bậc và từng kỳ đánh giá trong năm; Duyệt đánh giá tự động giữa các phòng ban, cung cấp báo cáo tổng hợp theo mã nhân viên; Hỗ trợ nhà quản lý hoạch định nhân sự và xây dựng mục tiêu phát triển khoa học
Đăng ký trải nghiệm AMIS HRM hoàn toàn miễn phí
