5 mẫu nội quy công ty chuẩn cho doanh nghiệp – Tải miễn phí

Nếu như doanh nghiệp là một cỗ máy hoàn chỉnh, thì nội quy công ty có thể ví như chuỗi mắt xích giúp cho các bánh răng – đóng vai trò là nhân sự – hoạt động trơn tru. Nội quy giúp cụ thể hóa các nội quy, quy định mang tính chất bắt buộc vừa doanh nghiệp đối với người lao động. Tìm hiểu ngay 5 mẫu nội quy công ty ngắn gọn nhất hiện nay.

1. Nội quy công ty là gì? 

Nội quy công ty là các quy định, chuẩn mực được quy định trong phạm vi hoạt động của một môi trường làm việc, có tính chất bắt buộc ràng buộc với những người đang làm việc trong môi trường đó, bắt buộc tất cả phải tuân theo để đảm bảo kỉ cương trong tập thể. 

Ví dụ: 

• Cấm nhân viên mang vật liệu cháy nổ, hung khí nguy hiểm đến nơi làm việc. Không uống rượu bia, không hút thuốc và chơi cờ bạc trong phạm vi viên công ty.
• Mỗi nhân viên có nhiệm vụ bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; Không được tự ý tiết lộ bí mật của công ty ra bên ngoài.

Nội quy công ty có những tính chất như sau: 

• Nội quy công ty do người sử dụng lao động ban hành. Trường hợp người lao động thấy nội quy công ty không hợp lý có thể phản hồi.
• Khi ban hành, nội dung phải cụ thể, rõ ràng. Nội quy phải khái quát được những tất cả những vi phạm có thể xảy ra.
• Cần đảm bảo các quy tắc ứng xử chung và ứng xử riêng cho từng khía cạnh khác nhau khi hoạt động trong công ty/tổ chức/doanh nghiệp.
• Nội quy không được trái với quy định của pháp luật.
• Không thể hiện ý chí nhà nước mà chỉ là quy chuẩn chung trong doanh nghiệp để điều chỉnh hành vi, ứng xử của các cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp.
• Một công ty sử dụng hơn 10 người lao động trở lên bắt buộc phải lập thành văn bản cho nội quy lao động (Theo khoản 1 điều 118 Bộ luật lao động năm 2019).
• Nếu công ty có 10 nhân sự trở xuống thì “không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động” (Theo điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP).
• Đảm bảo tất cả nhân sự trong môi trường làm việc biết và chấp thuận những quy chuẩn đó.
• Cụ thể hoá những vấn đề thoả thuận không thể đề cập đầy đủ trong hợp đồng lao động, luật lao động, có giá trị giải quyết các tranh chấp giữa người lao động và chủ lao động sau này.

2. Vai trò của nội quy công ty

Nội quy công ty nắm giữ một vai trò quan trọng để duy trì một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh. Cụ thể, có 4 vai trò sau đây:

• Nội quy công ty, dù không phải luật lao động hay thể hiện ý chí của nhà nước, nhưng bắt buộc đảm bảo quyền lợi cho chính người lao động và tổ chức doanh nghiệp. Đó chính là lý do tại sao, những loại văn bản này không thể trái với quy định do pháp luật nhà nước ban hành.
• Nội quy công ty cũng có thể coi là bản định hướng chiến lược phát triển của doanh nghiệp, để các nhà quản lý có thể hướng người lao động vào một cơ chế làm việc chung để đạt được các thành tựu như mong muốn
• Đảm bảo nội quy công ty cũng là cơ sở để giúp nhân viên hiểu về văn hoá doanh nghiệp, từ đó không phạm phải các quy tắc đã có sẵn, cũng như biết cách hành xử phù hợp để hòa nhập với môi trường việc làm
• Nội quy công ty rõ ràng cũng giúp gắn kết các nhân viên hơn. Bằng cách  thống nhất phong cách hành xử, nó cho biết một người nên hiểu vấn đề, đánh giá, chọn lựa và định hướng hành động như thế nào để không ảnh hưởng tới những đồng nghiệp khác.

3. Những nội dung cần có trong nội quy công ty

Trong quy định pháp luật đã ban hành đầy đủ về những quy tắc, cũng như nội dung phải xây dựng trong nội quy công ty, hay còn được gọi với cái tên là “nội quy lao động” trong các văn bản pháp luật đó. Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 2 điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP đã đề cập đến nội dung chủ yếu như sau:

• Thời gian làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: giờ đi làm trong một ngày, một tuần; thời gian nghỉ ngơi; các ca làm việc; giờ làm thêm; các đợt nghỉ; ngày nghỉ hàng tuần/năm/việc riêng; nghỉ không hưởng lương.
• Trật tự tại môi trường làm việc: Quy tắc về việc đi lại, trang phục, văn hoá ứng xử, phạm vi làm việc, phân công công việc, điều động của người sử dụng lao động
• An toàn, vệ sinh môi trường làm việc: các nội quy, quy trình, biện pháp đảm bảo vấn đề an toàn, vệ sinh lao động; các thiết bị phòng cháy chữa cháy; khử trùng, khử độc tại nơi làm việc;…
• Phòng chống quấy rối tình dục nơi công sở: trình tự, thủ tục để xử lý các hành vi. Cần phải tham khảo thêm quy định tại Điều 85 nghị định 145/2020/NĐ-CP
• Trách nhiệm về cơ sở vật chất: Quy định về việc bồi thường thiệt hại đối với cơ sở vật chất làm hỏng; hành vi gây thiệt hại về tài sản; làm mất dụng cụ của công ty hoặc tiêu hao quá mức cho phép trong khoảng thời gian quy định; chỉ rõ ai là người có thẩm quyền giải quyết vụ việc này
• Quy định vi phạm kỷ luật: Các mức vi phạm, hình thức vi phạm, quy định xử lý ứng với từng hành vi
• Bảo vệ bí mật và bản quyền của công ty: Các bí mật dự án, kinh doanh, công nghệ, tài liệu, sở hữu trí tuệ; các biện pháp lưu trữ và bảo vệ; hành vi vi phạm; hình thức xử lý,…
• Chuyển người lao động sang các công việc khác so với hợp đồng lao động đã ký kết: nêu rõ các trường hợp luân chuyển. Tham khảo thêm khoản 1 điều 29 Luật Lao động.
• Quy định về người có thẩm quyền xử lý các vi phạm: Thuộc về bên sử dụng lao động, được quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động.

>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý KPI miễn phí hiệu quả nhất

4. Mẫu nội quy công ty mới nhất

Dưới đây là 5 mẫu nội quy công ty doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

4.1 Mẫu nội quy công ty số 1

4.2 Mẫu nội quy công ty số 2

4.3 Mẫu nội quy công ty số 3

4.4 Mẫu nội quy công ty số 4

4.5 Mẫu nội quy công ty số 5

Tải toàn bộ mẫu nội quy, quy định tại công ty được MISA AMIS tổng hợp dưới link sau đây.

5. Lưu ý khi xây dựng mẫu nội quy công ty

Hiểu được các nội dung cần có là một chuyện, tuy nhiên làm thế nào để xây dựng một mẫu nội quy hoàn chỉnh lại không phải chuyện dễ dàng. Ở đây, MISA AMIS sẽ chia sẻ một số lưu ý để các nhà quản lý có thể thực hiện các bảng nội quy công ty khoa học, chuẩn chỉnh:

• Xác định mục đích của công ty: Trước khi xây dựng nội quy công ty hay bất cứ chiến lược gì, doanh nghiệp cần phải dựa trên các sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi mà mình hướng tới để tạo ra các chuẩn mực, tiêu chí phù hợp. Mục đích của công ty cũng có thể được soi chiếu dựa trên việc quan sát hành vi thực tế của nhân viên để từ đó nhận ra các thiếu sót còn tồn tại để làm một bản nội quy hoàn chỉnh
• Xác định nội dung cần thiết: Sau khi xác định các hạng mục đã có, nhà quản lý lại cần đào sâu hơn vào từng hạng mục để biết nội dung trong từng phần là gì. Đây là nhiệm vụ đòi hỏi sự chuân sâu, kỹ càng của các nhà quản trị để tránh trường hợp nhân viên tìm ra kẽ hở để “lách luật” hoặc đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Chính vì vậy, trong từng hạng mục, bên cạnh việc liệt kê các nội dung nhỏ thì cũng cần phải đề cập rõ ràng các cơ chế thưởng phạt khi đối tượng phạm lỗi.
• Cập nhật và sửa đổi quy định khi cần thiết: Một nội quy công ty không phải là văn bản bất biến, theo chân doanh nghiệp mãi mãi. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp luôn cần thường xuyên xem xét để sửa đổi bổ sung các quy định bên trong sao cho phù hợp với những lớp nhân sự khác nhau trong môi trường làm việc. Nếu có bất cứ khiếu nại nào của nhân viên hoặc sau một thời gian có phát sinh ra những vấn đề mới thì nội quy công ty cũng nên được cân nhắc sửa đổi.
• Nội quy cần phải được thông báo cho toàn bộ nhân sự ngay từ ngày đầu tiên làm việc: Nội quy có thể được gửi qua mail, hình thức một văn bản hoặc là một bảng nội quy lớn in ở vị trí dễ thấy trong công ty. Điều này giúp tất cả mọi người nhận thức được vị trí của mình, cũng như hạn chế các xung đột có thể xảy ra. Bên cạnh đó, nhà quản trị nhân sự nên để nhân viên ký vào các văn bản quy định được gửi đến để đảm bảo sự đồng thuận.

6. Mục đích xây dựng bảng nội quy công ty là gì?

Bản nội quy công ty ra đời với mục đích như sau:

• Là cơ sở để quản lý đội ngũ nhân viên.
• Nội quy là cách công ty thể hiện kỳ vọng với người lao động.
• Nội quy là bản đối chiếu để giải quyết các tranh chấp, khiếu nại.
• Giúp người lao động đảm bao lợi ích.

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

7. Nội quy công ty có phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?

“Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên cần phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh” – Theo quy định Bộ Luật lao động năm 2019 tại Khoản 1 Điều 119 có hiệu lực từ ngày 01/ 01/ 2021

Xây dựng nội quy công ty không chỉ là cánh định hướng cách cư xử của nhân viên với đồng nghiệp, công ty và kiểm soát những hành vi không vượt qua ranh giới cho phép. Tuy nhiên, một bản nội quy không phải là văn bản “toàn năng” giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ nhân viên của mình, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Ngoài ra, để quản lý nhân sự tốt, doanh nghiệp nên tham khảo AMIS HRM:

• Quản lý thông tin nhân sự: Cung cấp thông tin và tình hình nhân sự tổng thể, hỗ trợ quy hoạch & bổ nhiệm cán bộ; Số hóa quy trình thực hiện thủ tục, tối đa hiệu suất làm việc của HR; Quản lý dữ liệu thông minh, dễ dàng trích xuất làm hồ sơ, báo cáo.
• Phúc lợi và đãi ngộ: Minh bạch quyền lợi và đãi ngộ, thu hút và giữ chân nhân tài; Tự động hoá C&B, quản lý ca & thời gian làm việc, chấm công và tính lương; Kết nối với hệ thống BHXH và thuế TNCN tự động, giảm thời gian thực hiện nghiệp vụ.
• Đánh giá nhân sự: Nhân viên và quản lý tự đánh giá theo cấp bậc và từng kỳ đánh giá trong năm; Duyệt đánh giá tự động giữa các phòng ban, cung cấp báo cáo tổng hợp theo mã nhân viên; Hỗ trợ nhà quản lý hoạch định nhân sự và xây dựng mục tiêu phát triển khoa học.

Như vậy MISA AMIS đã cung cấp cho bạn nội dung hữu ích và các mẫu mới nhất về nội quy công ty. Tùy vào lình vực hoạt động như thương mại, xây dựng, sản xuất mà công ty ban hạnh các nội quy phù hợp.

Hiện nay, để dễ dàng tạo mẫu nội quy cho công ty cũng như quản trị nhân sự hiểu quả hơn, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý nguồn nhân lực. Trong đó, MISA AMIS HRM là giải pháp hàng đầu và sở hữu nhiều tính năng hiện đại, được nhiều công ty tại Việt Nam lựa chọn sử dụng trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp.

MISA AMIS HRM có những tính năng hiện đại và giải quyết được nhiều khó khăn trong công tác quản trị nhân sự, cụ thể như sau:

Trước khi dùng MISA AMIS HRM	Sau khi dùng MISA AMIS HRM
Gặp khó khăn trong việc chấm công, đặc biệt là doanh nghiệp nhiều nhân viên, nhiều chi nhánh	Chấm công dễ dàng, mọi nơi, mọi lúc. Dữ liệu công được tổng hợp khoa học, phù hợp cho doanh nghiệp nhân viên đi ca kíp, nhiều chi nhánh
Tính lương trên Excel gặp nhiều khó khăn, sai sót, không theo dõi được lương thưởng nhân viên	Thiết lập hệ số lương đối với từng vị trí, lương thưởng tính tự động, tính toán khoản khấu trừ dễ dàng, nhanh chóng.
Quá nhiều hồ sơ, giấy tờ của nhân sự, mỗi lần tìm kiếm mất rất nhiều thời gian mà chưa chắc đã tìm đúng.	Scan thông tin nhân sự dễ dàng, lưu trữ thông tin khoa học, biết được ai làm lâu lăm, ai có nhiều đóng góp cho công ty.
Tốn kém nhiều thời gian, công sức trong quản lý nhân sự mà chưa chắc đã có kết quả như mong muốn	Nâng cao hiệu quả trong quản trị nhân sự, đo lường được kết quả, tiết kiệm thời gian, công sức.

>>> Xem thêm: Mẫu báo cáo nhân sự mới nhất cho bộ phận HR

8. Kết luận 

Với những tính năng tuyệt vời kể trên, MISA AMIS HRM được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, trong đó phải kể đến IVY moda, Trống Đồng Palace….Cả 2 doanh nghiệp này có quy mô lớn (hàng nghìn nhân sự) và việc sử dụng phần mềm đã giúp tối ưu được thời gian, công sức của bộ phận HR mà vẫn đảm bảo hiệu quả trong công việc.