5 Mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp nhất hiện nay

Khi quyết định nghỉ việc, việc sử dụng một mẫu đơn chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Mẫu đơn này không chỉ giúp trình bày thông tin một cách rõ ràng và chính xác, mà còn gửi đi thông điệp về sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với tổ chức mà bạn đã làm việc. Qua bài viết này AMIS MISA HRM xin gửi tới độc giả những mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp và chuẩn nhất cập nhật mới nhất năm nay !

1. Đơn xin nghỉ việc là gì? 

Đơn xin nghỉ việc là mẫu đơn viết tay hoặc đánh máy mà nhân viên gửi đến nhà quản lý hoặc sếp của mình để thông báo rằng họ muốn chấm dứt hợp đồng lao động và rời bỏ công ty, tổ chức, hoặc nơi làm việc hiện tại.

Đơn này thường chứa thông tin về ngày nghỉ việc dự kiến và lý do nghỉ việc. Nó là một phần quan trọng trong quá trình nghỉ việc và thường được yêu cầu bởi chính sách và quy trình của công ty.

>>> Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ không lương chuẩn nhất cho người lao động

2. Các trường hợp nghỉ việc phổ biến 

Có nhiều trường hợp phổ biến khi người lao động quyết định nghỉ việc. Dưới đây là hai trường hợp chính:

2.1. Nghỉ việc đúng pháp luật 

Nghỉ việc đúng pháp luật là khi người lao động tuân thủ đầy đủ các quy định và thủ tục pháp lý liên quan đến việc chấm dứt quan hệ lao động. Người lao động cần tham khảo những trường hợp sau để đảm bảo việc xin nghỉ việc là đúng pháp luật Lao động:

(1) Nghỉ việc khi hết thời hạn theo Hợp đồng lao động

Khi đến ngày hết thời hạn hợp đồng lao động mà hai bên không muốn tiếp tục ký kết hợp đồng lao động, việc nghỉ việc sẽ được thực hiện. Qua đó, quan hệ lao động giữa hai bên sẽ chấm dứt và người lao động có quyền nghỉ việc.

(2) Người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn

Khi hợp đồng lao động vẫn còn hiệu lực, nhưng cả người lao động và người sử dụng lao động mong muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, hai bên có thể thỏa thuận để chấm dứt hợp đồng lao động. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc đàm phán và đạt được sự đồng ý giữa hai bên.

(3) Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn

Người lao động được phép đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần phải cung cấp lý do, tuy nhiên, người lao động phải thông báo trước cho người sử dụng lao động theo các quy định sau đây:

• Ít nhất 45 ngày nếu làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
• Ít nhất 30 ngày nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng.
• Ít nhất 03 ngày làm việc nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng.
• Đối với một số ngành, nghề hoặc công việc đặc thù, thời hạn báo trước có thể được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

2.2. Nghỉ việc trái pháp luật 

Nghỉ việc trái pháp luật là khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động mà không tuân thủ các quy định và điều kiện được quy định trong pháp luật lao động. Đây là hành vi vi phạm pháp luật và có thể gây ra hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho người lao động.

Theo quy định của Bộ Luật lao động, khi người lao động nghỉ việc trái pháp luật, họ sẽ phải chịu các trách nhiệm như sau:

• Không được hưởng trợ cấp thôi việc.
• Phải bồi thường cho người sử dụng lao động một nửa tháng lương theo hợp đồng lao động.
• Trong trường hợp vi phạm quy định về thời hạn báo trước, người lao động phải bồi thường cho người sử dụng lao động một khoản tiền tương ứng với số lương mà họ sẽ nhận được trong những ngày không có thông báo trước.
• Người lao động cũng phải hoàn trả chi phí đào tạo cho người sử dụng lao động theo quy định.

3. Quy trình xin nghỉ việc đúng luật

Quy trình xin nghỉ việc đúng pháp luật thường bao gồm các bước sau:

3.1. Thông báo nghỉ

Người lao động cần thông báo về ý định nghỉ việc cho quản lý hoặc người trực tiếp quản lý trước từ 14-45 ngày tùy thuộc vào quy định của công ty và hợp đồng lao động đã ký. 

Thông báo này có thể được thực hiện bằng cách trực tiếp nói chuyện với người quản lý hoặc gửi thông báo bằng văn bản.

3.2. Viết đơn xin nghỉ việc

Sau khi thông báo nghỉ việc, người lao động cần viết đơn xin nghỉ việc. Đơn này nên bao gồm lý do nghỉ việc và ngày dự kiến nghỉ việc. Ngoài ra, người lao động cũng có thể đề xuất các biện pháp bàn giao công việc và tài sản.

3.3. Duyệt đơn xin nghỉ việc và thanh toán hợp đồng

Người sử dụng lao động sẽ xem xét và duyệt đơn xin nghỉ việc. Trong trường hợp đơn xin nghỉ việc được chấp thuận, người lao động và người sử dụng lao động sẽ thực hiện thanh toán các khoản liên quan đến hợp đồng lao động, bao gồm lương còn lại, các khoản bồi thường, trợ cấp thôi việc, và các khoản khác theo quy định.

3.4. Bàn giao công việc và tài sản

Trước khi rời khỏi công ty, người lao động cần thực hiện quá trình bàn giao công việc và tài sản liên quan đến công việc của mình. Điều này bao gồm chia sẻ kiến thức, thông tin và hướng dẫn cho người kế nhiệm, chuyển giao tài liệu, công cụ làm việc và mọi tài sản khác mà người lao động đang sở hữu hoặc quản lý.

4. Tổng hợp 5 Mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn nhất 

Dưới đây là 5 Mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn nhất mà AMIS MISA HRM gợi ý, bạn có thể tải một số mẫu đơn phù hợp:

4.1 Mẫu đơn xin nghỉ việc số 1

4.2 Mẫu đơn xin nghỉ việc số 2

4.3 Mẫu đơn xin nghỉ việc số 3 

4.4 Mẫu đơn xin nghỉ việc số 4 

4.5 Mẫu đơn xin nghỉ việc số 5 

5. Một số lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc

Bên cạnh việc chuẩn bị một mẫu đơn xin nghỉ việc chỉnh chu thì khi viết đơn bạn nên lưu ý thêm những vấn đề sau:

• Nêu rõ lý do nghỉ việc: Trong đơn, hãy mô tả một cách rõ ràng và chính xác lý do mà bạn muốn nghỉ việc. Cung cấp thông tin đầy đủ để người sử dụng lao động có thể hiểu và xem xét yêu cầu của bạn.
• Ngày dự kiến nghỉ việc: Đưa ra ngày dự kiến nghỉ việc trong đơn. Điều này giúp người sử dụng lao động có thể lên kế hoạch và chuẩn bị thay thế cho vị trí của bạn.
• Kiểm tra quy định trong hợp đồng lao động: Xem xét điều khoản về thời hạn báo trước nghỉ việc trong hợp đồng lao động của bạn. Đảm bảo tuân thủ quy định về thời gian báo trước và ghi rõ thông tin này trong đơn.
• Sắp xếp gặp gỡ và trao đổi với người quản lý: Trước khi nộp đơn xin nghỉ việc, nếu có thể, hãy sắp xếp thời gian để gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với người quản lý của bạn. Điều này giúp tạo cơ hội giải quyết các vấn đề và thảo luận về quy trình nghỉ việc.
• Trình bày đơn một cách chuyên nghiệp: Đảm bảo đơn của bạn được viết một cách chính xác, rõ ràng và chuyên nghiệp. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh viết những câu chuyện dài dòng hoặc không liên quan đến việc xin nghỉ việc.
• Ký tên và ngày tháng: Cuối đơn, hãy đặt tên và ký tên của bạn, cùng với ngày tháng viết đơn. Điều này tạo sự chính xác và cung cấp thông tin cá nhân xác thực.

6. Câu hỏi thường gặp 

Ngoài những điều quan trọng cần lưu ý khi xin nghỉ việc, có thể có nhiều câu hỏi khác liên quan đến quy trình và quyền lợi khi nghỉ việc. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và giải đáp liên quan đến chủ đề nghỉ việc:

6.1. Email xin nghỉ việc cần có nội dung gì?

Khi viết một email xin nghỉ việc, nội dung cần bao gồm các thông tin quan trọng sau:

• Lời chào và tên người nhận.
• Thông báo rõ ràng về việc xin nghỉ việc.
• Ngày dự kiến nghỉ việc.
• Lý do nghỉ việc (tùy chọn).
• Lời cảm ơn và đánh giá về thời gian làm việc tại công ty.
• Sự chuẩn bị và sẵn sàng hỗ trợ quá trình chuyển giao công việc.
• Lời chào kết thúc và tên người gửi.

6.2. Trong thời gian thử việc có thể đơn phương nghỉ việc hay không?

Trong thời gian thử việc, người lao động và công ty có quyền chấm dứt hợp đồng mà không cần phải có lý do và thời gian báo trước.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy định của pháp luật và hợp đồng lao động của từng quốc gia, có thể áp dụng các quy định riêng về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng trong thời gian thử việc. Vì vậy, nếu bạn đang trong thời gian thử việc và muốn nghỉ việc, nên kiểm tra quy định cụ thể của quốc gia và công ty bạn làm việc.

6.3. Xin nghỉ việc nhưng công ty không duyệt xử lý thế nào?

Nếu công ty không duyệt xử lý yêu cầu nghỉ việc của bạn, bạn nên trao đổi trực tiếp với người quản lý hoặc phòng nhân sự để làm rõ tình hình.

Nếu không có sự thỏa thuận, bạn có thể tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp luật hoặc liên hệ với cơ quan chức năng để tìm hiểu về quyền và lợi ích của mình trong tình huống này.

6.4. Những khoản tiền có thể nhận khi nghỉ việc đúng luật?

Khi nghỉ việc đúng theo quy định pháp luật lao động, bạn có thể nhận những khoản tiền sau đây:

• Tiền lương chưa nhận: Bạn có quyền nhận các khoản lương, phụ cấp, trợ cấp chưa nhận trong thời gian làm việc. Điều này bao gồm cả tiền lương hàng tháng, tiền lương còn thiếu trong tháng hiện tại, hoặc các khoản thưởng, phụ cấp đã được thỏa thuận nhưng chưa được trả.
• Tiền lương nghỉ phép chưa sử dụng: Nếu bạn còn số ngày nghỉ phép chưa sử dụng, công ty sẽ phải trả cho bạn số tiền tương ứng. Quy định về tiền lương nghỉ phép chưa sử dụng có thể khác nhau tùy theo quy định của từng quốc gia hoặc hợp đồng lao động.
• Tiền thưởng, phụ cấp khác: Nếu bạn được hưởng các khoản thưởng, phụ cấp khác như thưởng cuối năm, thưởng kết quả công việc, phụ cấp khác… công ty có hoặc không thanh toán tùy thuộc vào quy định thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp trong hợp đồng lao động đã được ký kết.

7. Áp dụng phần mềm AMIS Thông tin nhân sự khi xử lý mẫu đơn xin nghỉ việc

AMIS Thông tin nhân sự là một phần mềm quản lý hồ sơ, giấy tờ trong doanh nghiệp quy mô từ 100 nhân sự trở lên. Sản phẩm thuộc Công ty cổ phần MISA – đơn vị cung ứng phần mềm với gần 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán và quản trị doanh nghiệp. 

Đến nay AMIS Thông tin nhân sự đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam quản trị nguồn nhân lực một cách khoa học – hệ thống – chuyên nghiệp hơn như:

• Công ty tổ chức sự kiến Trống Đồng Palace
• Doanh nghiệp logistics 1000 nhân sự Hữu Nghị Xuân Cương

Với AMIS Thông tin nhân sự, việc quản lý và kiểm soát đơn xin nghỉ của cán bộ nhân viên sẽ được số hóa hoàn toàn và thực hiện trực tiếp ngay trên hệ thống. Cụ thể, người làm nhân sự có thể sử dụng phần mềm AMIS để tạo quy trình thôi việc và danh sách công việc cần làm tránh rủi ro thất thoát thông tin.

Ngoài ra, phần mềm còn thiết lập sẵn lý do nghỉ việc thường hay gặp phải giúp tiết kiệm thời gian cho nhân sự khi làm thủ tục đồng thời xây dựng báo cáo biến động nhân sự trực quan. 

Một số tính năng nổi bật của phần mềm AMIS Thông tin nhân sự như:

• Quản lý 12 nghiệp vụ lớn nhất phòng Nhân sự: Quản lý hồ sơ, quản lý hợp đồng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, phúc lợi, thuyên chuyển, hoạch định,…
• Bảo mật dữ liệu tối đa, phân quyền người dùng với từng khu vực dữ liệu của công ty.
• Chức năng Scan, máy học, trợ lý ảo cho phép quản lý và nhập liệu cùng lúc hàng trăm hồ sơ nhân viên khác nhau.
• Quy hoạch cán bộ nguồn dựa trên + 11 Mẫu báo cáo nhân sự chuyên sâu, cập nhật theo dữ liệu thời gian thực.
• Gia tăng tính chủ động cho Ban lãnh đạo khi dễ dàng truy xuất, tìm kiếm dữ liệu của bất kỳ nhân viên nào tại doanh nghiệp. Theo dõi toàn cảnh hoạt động của nguồn nhân lực mọi lúc, mọi nơi.

Để trải nghiệm tính năng này và các tính năng nổi bật, mời bạn đọc để lại thông tin TẠI ĐÂY, chuyên viên của MISA sẽ liên hệ qua Hotline: 090 488 58 33 trong vòng 24 giờ.

8. Kết luận 

Để hoàn tất thủ tục xin nghỉ việc nhanh chóng và đúng quy trình, hãy tham khảo mẫu đơn xin nghỉ việc mà AMIS MISA HRM đã giới thiệu ở trên. ​​Việc trình bày một cách rõ ràng, chính xác và lịch sự trong đơn xin nghỉ sẽ tạo sự chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng của người lao động đối với công ty và các cấp lãnh đạo.