Chính sách nhân sự là gì? Biểu mẫu chính sách nhân sự cho doanh nghiệp

Đối với những người làm HR thì chính sách nhân sự không còn xa lạ. Chính sách nhân sự hấp dẫn là yếu tố quan trọng làm nên sức cạnh tranh trên thị trường lao động, nâng cao khả năng thu hút nhân tài của doanh nghiệp. Trong bài viết này, MISA AMIS HRM sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn chính sách nhân sự là gì và giới thiệu các biểu mẫu chính sách nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp.

Tải miễn phí – Mẫu kế hoạch nhân sự đầy đủ dành cho HR

1. Chính sách nhân sự là gì?

Chính sách nhân sự là tập hợp các nguyên tắc chỉ đạo, quy tắc, phương pháp được định ra gắn với hoạt động tuyển dụng, đào tạo và sử dụng nhân lực nhằm hỗ trợ và thúc đẩy việc thực hiện các mục tiêu đã định trước của doanh nghiệp.

Hệ thống chính sách nhân sự được lập ra nhằm điều chỉnh hành vi của các cá nhân trong tổ chức, đồng thời làm rõ các quy định về khen thưởng, kỷ luật và nhiều thủ tục khác. Thông thường, chính sách nhân sự được quy định bởi ban lãnh đạo công ty và được kiểm soát bởi người đứng đầu bộ phận nhân sự.

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý nhân sự và hỗ trợ triển khai các chính sách nhân sự? Vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn cho bạn:

2. Vai trò của chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp. Từ việc hoàn thiện công tác quản lý nhân sự, cho đến nâng cao trải nghiệm nhân viên và giảm tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate). Cụ thể:

• Các chính sách đãi ngộ tốt sẽ làm nhân viên cảm thấy hài lòng hơn, đồng thời sẵn sàng tuân thủ các quy định, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc. Khi nhân viên không còn có nhiều nỗi lo bên ngoài, họ sẽ sẵn sàng cống hiến và đóng góp cho tổ chức.
• Chính sách nhân sự tốt còn giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài và xây dựng văn hóa nhất quán, củng cố mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên với nhau, giữa nhân viên và cấp quản lý.
• Chính sách nhân sự rõ ràng góp phần tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp uy tín hơn trong mắt ứng viên, nhân viên, khách hàng và đối tác.

3. Nội dung của chính sách nhân sự 

3.1 Chính sách tuyển dụng nhân sự

• Chính sách tuyển chọn: Mục đích của chính sách này là đưa ra hướng dẫn cũng như tiêu chí tuyển dụng cho từng vị trí trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thực hiện phân tích công việc, lên mô tả công việc, thông báo, truyền thông tuyển dụng, thu thập ứng viên và chọn lọc. Ngoài ra, khâu tuyển chọn cũng gồm phỏng vấn, đánh giá và đưa ra quyết định cuối cùng.
• Chính sách định hướng nhân viên mới: Chính sách này liên quan đến quy trình onboarding, tổng hợp các tiêu chí về con người, văn hóa để giới thiệu đến nhân viên mới. Từ đó, họ có thể nhận thức rõ hơn về vai trò và tầm ảnh hưởng của mình đối với công việc chung của tổ chức.
• Chính sách thử việc: Chính sách thử việc được áp dụng để đánh giá năng lực và sự phù hợp của nhân viên mới trong một khoảng thời gian trước khi ký hợp đồng chính thức. Mục đích của chính sách này là đảm bảo nhân viên mới có đủ khả năng, đáp ứng được yêu cầu công việc và hòa nhập tốt với văn hóa doanh nghiệp.

• Chính sách thế chỗ tạm thời: Trong trường hợp doanh nghiệp đang gặp khó khăn về nguồn lực giải pháp tìm nhân sự thay thế phù hợp, cung cấp đào tạo ngắn hạn nếu cần và đảm bảo nhân sự thế chỗ có đủ thông tin để thực hiện công việc. Chính sách này sẽ đảm bảo các vị trí quan trọng vẫn được duy trì khi nhân viên chính thức tạm thời vắng mặt (như nghỉ phép, nghỉ ốm hoặc nghỉ thai sản).

Để xây dựng được chính sách tuyển người hợp lý, có thể sử dụng các phần mềm tuyển dụng. Giải pháp này giúp tổ chức có thể lập kế hoạch tuyển dụng dễ dàng, hỗ trợ bộ phận HR đưa ra những chính sách tuyển chọn phù hợp.

3.2 Chính sách đào tạo nhân sự

Chính sách đào tạo nhân sự là một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo nhân viên luôn được hỗ trợ nâng cao kỹ năng, kiến thức và hiệu suất làm việc.

• Dự trù tài chính: Công ty cần xác định ngân sách để tổ chức hoạt động đào tạo. Nếu chưa có đủ nguồn lực tài chính thì cần tìm các biện pháp điều chỉnh phù hợp.
• Không gian đào tạo: Lựa chọn địa điểm, phòng đào tạo phù hợp, tránh tổ chức quá đông người tham gia sẽ không hiệu quả, quá ít người tham gia sẽ tốn chi phí và không tập trung. Ngoài ra doanh nghiệp có thể chọn tổ chức online để thuận tiện hơn cho nhân viên.
• Hình thức đào tạo: Doanh nghiệp cần lựa chọn các hình thức đào tạo phù hợp với nhu cầu và điều kiện thực tế, có thể là đào tạo trực tiếp, trực tuyến, hội thảo, hoặc tự học để tiết kiệm chi phí.
• Lên lịch cho buổi đào tạo: Doanh nghiệp phải có lịch trình rõ ràng cho các buổi đào tạo và nên áp dụng trong thời gian dài. Thời gian đào tạo nên được sắp xếp sao cho ít ảnh hưởng nhất đến thời gian làm việc và lịch trình cá nhân của mỗi nhân viên. 
• Đánh giá kết quả đào tạo: Để chính sách được hoàn thiện, công ty phải đưa ra các tiêu chí về đầu ra của nhân viên sau khi được đào tạo. Công ty cần có hoạt động kiểm tra kiến thức, kỹ năng để xác định xem có cần đào tạo lại hay không.

Hiện nay việc đào tạo nhân viên đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nhờ có các công cụ, phần mềm đào tạo. Doanh nghiệp có thể thiết lập các trường thông tin, tạo lớp học, đánh giá nhân viên sau khóa học cực kỳ đơn giản và dễ dàng.

3.3 Chính sách nghỉ việc

Bên cạnh các chính sách chiêu mộ, tuyển dụng nhân tài cũng như đào tạo nhân viên mới thì doanh nghiệp cần thiết lập một chính sách nghỉ việc rõ ràng để đảm bảo sự minh bạch và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên kể cả khi họ rời khỏi công ty.

Nghỉ phép do việc gia đình hoặc lý do sức khỏe: Mỗi công ty có quy định riêng về thời gian và quy trình xin nghỉ phép. Số ngày nghỉ do công ty tùy ý quyết định nhưng thông thường giới hạn là 4 ngày/tháng. Nhân viên cần thông báo trước và cung cấp lý do chính đáng để được phê duyệt. Trong trường hợp đột xuất cần trao đổi với quản lý.

Nghỉ thai sản: Theo quy định hiện hành, không chỉ phụ nữ mà cả người chồng cũng được hưởng chế độ nghỉ thai sản. Một số doanh nghiệp có thể tăng số ngày nghỉ thai sản và coi đó như một quyền lợi đặc biệt cho nhân viên khi làm tại doanh nghiệp của họ.

Nghỉ phép định kỳ: Thông thường nhân viên có tối thiểu 12 ngày nghỉ phép hàng năm, không bao gồm các ngày lễ và ngày nghỉ cuối tuần. Nhân viên phải thông báo trước cho cấp trên để doanh nghiệp có thể sắp xếp công việc hợp lý.

Nghỉ việc: Nhân viên muốn nghỉ việc phải nộp đơn xin thôi việc lên cấp trên và chờ phê duyệt. Sau khi được chấp thuận, nhân viên phải hoàn tất công tác bàn giao công việc, thường yêu cầu thông báo trước một tháng.

Bị sa thải: Trường hợp nhân viên bị sa thải do vi phạm nghiêm trọng quy định công ty hoặc có thái độ làm việc không đúng mực. Quyết định sa thải sẽ được phê duyệt và có hiệu lực trong vòng 24 giờ kể từ khi được ký duyệt.

3.4 Chính sách lương thưởng và đãi ngộ cho nhân viên

Chính sách này nhằm đảm bảo quyền lợi và cuộc sống cho nhân viên thông qua sự thỏa thuận giữa nhân viên và chủ doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần trình bày rõ từ đầu về tần suất trả lương, phương thức thanh toán, chính sách quy đổi lương net sang gross và liệt kê các lợi ích bổ sung như chăm sóc y tế, chương trình chăm sóc sức khỏe, tiền thưởng, phụ cấp.

Hợp đồng

Hợp đồng là văn bản ràng buộc chính đáng về mặt pháp lý giữa nhân viên và công ty. Hợp đồng lao động giữa 2 bên phải có những thông tin sau:

• Mã hồ sơ (để thuận tiện trong lưu trữ).
• Thông tin nhân sự, công ty, tên công việc, quy định của công ty mà nhân viên phải tuân thủ.
• Quyền lợi về BHXH, mức lương, chế độ đãi ngộ, loại hình hợp đồng.

Hợp đồng có giá trị pháp lý, nếu vi phạm sẽ xử lý theo quy định của pháp luật. Vì vậy trước khi ký, nhân viên cần đọc và suy nghĩ thật kỹ. Bên cạnh đó, phía công ty cũng cần phải đảm bảo các nội dung trước khi đưa ra đề nghị.

Để tối ưu việc lưu trữ, doanh nghiệp có thể sử dụng AMIS Thông Tin Nhân Sự. Đây là giải pháp giúp quản lý hợp đồng, thông tin của hàng nghìn nhân viên, giảm thiểu tối đa sai sót, thất lạc dữ liệu.

Mức lương, thưởng

Lương thưởng là vấn đề người lao động quan tâm hàng đầu khi đi làm. Chính sách lương cần có 3 điểm như sau:

• Thời gian trả lương: hàng tháng, 2 lần mỗi tháng, hàng tuần…
• Phúc lợi cho nhân viên: trợ cấp, mức đóng BHXH,…
• Hình thức thanh toán lương: tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Số ngày lễ, ngày nghỉ

Theo quy định, người lao động được nghỉ lễ theo lịch từ nhà nước và có tổi thiểu 12 ngày phép/năm. Tuy nhiên, mỗi công ty sẽ có chính sách khác nhau về ngày nghỉ. Một số công ty sẽ tính 15 ngày phép/năm cho nhân viên, ngày lễ có thể linh hoạt nếu sát với ngày cuối tuần,…

Để dễ dàng theo dõi ngày nghỉ lễ, nghỉ phép của nhân viên trong công ty, doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng các phần mềm quản lý chấm công. Với những trường thông tin khoa học, giao diện dễ dùng, HR có thể dễ dàng xem và báo cáo số ngày nghỉ của nhân viên, tránh việc phải tính toán thủ công và dễ gặp sai sót.

Nghỉ hưu

Từ năm 2021, pháp luật quy định tuổi nghỉ hưu của người lao động trong điều kiện lao động bình thường là đủ 60 tuổi 03 tháng đối với lao động nam và đủ 55 tuổi 4 tháng đối với lao động nữ. Sau đó, cứ mỗi năm tăng thêm 3 tháng đối với lao động nam và 4 tháng đối với lao động nữ. Mỗi công ty có chính sách hỗ trợ nghỉ hưu riêng, bao gồm các phần thưởng như bảo hiểm, tặng cổ phần, bằng khen, giấy chứng nhận hoặc một khoản thưởng nhằm khuyến khích nhân viên đã cống hiến hết mình cho công ty.

Du lịch, team building

Đây là chính sách không bắt buộc nhưng nếu có sẽ tốt cho nhân viên và là một điểm cộng đối với doanh nghiệp trên thị trường tuyển dụng. Tùy vào tình hình tài chính, văn hóa doanh nghiệp cũng như quan điểm của lãnh đạo mà chính sách sẽ du lịch được ban hành. Thông thường, các công ty sẽ tổ chức du lịch 1 lần hàng năm cho nhân viên. Một vài công ty sẽ tổ chức 2 lần gồm nghỉ mát và team building. 

3.5 Chính sách đánh giá nhân viên

Đánh giá phát triển

Đánh giá phát triển là xem xét quá trình thay đổi của nhân viên kể từ khi gia nhập công ty, xác định liệu những thay đổi đó có tích cực hay không, so với đồng nghiệp thì nhân viên này có cần nâng cao năng lực hơn nữa hay đã vượt trội. Các câu hỏi liên quan đến sự phát triển này sẽ được trả lời trong chính sách đánh giá của công ty.

Một số yếu tố quan trọng cần được xem xét khi thiết lập quy trình và chính sách đánh giá phát triển:

• Kết hợp mục tiêu cá nhân với mục tiêu doanh nghiệp: Chính sách phải chỉ rõ cách kiểm soát mục tiêu phát triển cá nhân phù hợp với định hướng của doanh nghiệp, đưa mọi nhân viên phát triển đúng hướng
• Hướng giám sát: Chính sách cần nêu rõ phương pháp giám sát và các tiêu chí đánh giá để nhân viên có hướng phấn đấu cụ thể.
• Vòng quay đánh giá: Quy trình đánh giá tuần hoàn bao gồm việc lên kế hoạch, nhận xét – đánh giá, lưu trữ quản lý và quyết định khen thưởng hoặc khiển trách. Với từng giai đoạn, doanh nghiệp hãy chuẩn bị sẵn bản mẫu tương ứng để khi triển khai sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn.

Đánh giá chất lượng công việc

Sau khi đánh giá năng lực, công ty cần xem xét công việc cụ thể mà nhân viên đảm nhận. Chính sách đánh giá chất lượng công việc cần xác định rõ các điểm sau:

• Đảm bảo rõ ràng về lý do và mục tiêu của việc đánh giá chất lượng công việc.
• Làm rõ cách chính sách ảnh hưởng đến quyết định công việc của từng thành viên.
• Mô tả quy trình từng bước trong việc đánh giá.
• Đưa ra các tiêu chí cụ thể để đo lường và đánh giá chất lượng công việc của nhân viên.

3.6 Các chính sách khác

Một số công ty sẽ có chính sách giải quyết mâu thuẫn để tránh được các rủi ro trong công việc, cụ thể:

• Quy trình phản ánh ý kiến: Công ty nên có hướng dẫn để nhân viên gửi phản ánh, ý kiến của mình đến cấp quản lý trong trường hợp họ chưa hài lòng hoặc vướng mắc điều gì đó. Bộ phận nhân sự có trách nhiệm lắng nghe, ghi nhận ý kiến nhân viên với thái độ văn minh, cầu tiến. Doanh nghiệp cũng có thể đề xuất người cố vấn nắm rõ luật để tìm ra hướng xử lý phù hợp. 
• Đánh giá 1:1: Trong một số trường hợp, đại diện doanh nghiệp trao đổi trực tiếp với nhân viên để hiểu khách quan vấn đề và đưa ra hướng giải quyết.
• Quy định về hòa giải: Xây dựng các bước tổ chức hòa giải giúp cả 2 phía đều hài lòng, tránh những rắc rối không đáng có. Người giữ vai trò phán xử cần cân nhắc kỹ lưỡng về quyền lợi của hai bên và quyền lợi chung của công ty để có kết luận hợp lý.

Bên cạnh đó nhằm cải thiện tinh thần cho nhân viên, ngày càng nhiều công ty chú trọng hơn vào chính sách giải thưởng và tổ chức sự kiện thường niên.

• Giải thưởng: Xem xét ngân sách tổ chức giải thưởng, xây dựng các tiêu chí lựa chọn, đánh giá ứng viên cho giải thưởng, tổ chức trao thưởng cho các cá nhân tài năng, có thành tích xuất sắc, mang lại doanh số lớn hoặc gắn bó nhiều năm với công ty.
• Tổ chức sự kiện: Chính sách này phụ thuộc vào tình hình tài chính, khả năng thực hiện và mong muốn xây dựng văn hóa doanh nghiệp của mỗi công ty. Chính sách này gồm tổ chức các sự kiện sinh nhật hàng tháng, gala cuối năm, tiệc mừng ngày thành lập công ty, sự kiện vào ngày lễ, tri ân nhân viên và người nhà nhân viên…

4. Tổng hợp biểu mẫu chính sách nhân sự cho doanh nghiệp

Dưới đây là những biểu mẫu chính sách nhân sự đầy đủ, chi tiết dành cho doanh nghiệp được MISA AMIS HRM biên soạn và tổng hợp. Mời bạn đọc tải về và áp dụng ngay.

4.1 Biểu mẫu liên quan đến chính sách tuyển dụng

Đọc chi tiết mẫu chính sách tuyển dụng tại đây. Hãy tham khảo thêm bộ mẫu kế hoạch tuyển dụng dành cho HR:

• Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự
• Mẫu chi phí nhân sự
• Mẫu dự toán chi phí tuyển dụng
• Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự

>>> Tải trọn bộ biểu mẫu

4.2 Biểu mẫu chính sách đào tạo nhân viên mới (Onboarding)

• Bảng trình tự hướng dẫn nhân viên mới
• Mẫu chương trình thử việc
• Mẫu hồ sơ đào tạo, huấn luyện cá nhân
• Mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới

4.3 Biểu mẫu chính sách lương thưởng

• Mẫu quy chế lương thưởng công ty cổ phần
• Mẫu quy chế lương thưởng công ty TNHH
• Mẫu quy chế lương thưởng doanh nghiệp ngành hàng bán lẻ
• Mẫu quy chế lương thưởng doanh nghiệp sản xuất
• Mẫu quy chế lương thưởng chung

4.4 Biểu mẫu liên quan đến chính sách nghỉ việc

• Mẫu quyết định nghỉ việc
• Mẫu quyết định cho thôi việc
• Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
• Mẫu quyết định nghỉ việc cho nhân viên

Hiện nay, để xây dựng và áp dụng các chính sách nhân sự một cách hiệu quả nhất, nhiều doanh nghiệp đang hướng tới ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ SỐ HÓA CÔNG TÁC NHÂN SỰ. Một trong những nền tảng quản lý nhân sự chuyên nghiệp và toàn diện nhất hiện nay là MISA AMIS HRM. Phần mềm là công cụ hỗ trợ đắc lực cho HR và nhà quản lý trong quá trình triển khai chính sách nhân sự.

• Lên kế hoạch tuyển dụng, thu hút ứng viên, hỗ trợ xây dựng website tuyển dụng chuyên nghiệp và hiện đại.
• Lưu trữ hồ sơ, thông tin nhân sự, hợp đồng lao động, giảm thiểu tối đa những sai sót hoặc nhầm lẫn so với khi dùng thủ công bằng Excel.
• Quản lý nghỉ phép, chấm công, tính lương tự động ngay trên phần mềm, tối ưu chính sách lương thưởng.
• Hỗ trợ các công tác về BHXH, thuế TNCN, tự động khấu trừ các khoản theo quy định Nhà nước.
• Đánh giá nhân viên chính xác, minh bạch.
• Cung cấp báo cáo tình hình nhân sự theo thời gian thực, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nguồn lực nhanh chóng và có căn cứ để cải thiện chính sách nhân sự phù hợp hơn.

Nhận tư vấn và triển khai ngay

5.  Kết luận

Trên đây là những chính sách nhân sự, biểu mẫu chính sách nhân sự mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần để tối ưu nguồn lực, ổn định tổ chức. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp HR và nhà quản trị có được góc nhìn toàn diện về vấn đề này, xác định được những điều cần làm để cải thiện chính sách đang áp dụng tại công ty mình.