Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là gì? Chức năng của HRMS

Với việc áp dụng hệ thống quản lý nhân sự (HRMS), doanh nghiệp có thể đơn giản hóa các quy trình nhân sự mà vẫn đảm bảo hoạt động hiệu quả của tổ chức. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu về HRMS – một trong những công cụ đang được sử dụng rộng rãi hiện nay.

1. Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là gì?

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS – Human Resources Management System) là một bộ ứng dụng phần mềm dùng để lưu trữ thông tin nhân viên và tự động hóa các công việc liên quan đến nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương… 

Đối tượng sử dụng chính của hệ thống này là ban lãnh đạo, nhà quản trị và bộ phận HR. Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) sẽ giúp quản lý mọi giai đoạn trong vòng đời làm việc của một nhân viên, từ khi bắt đầu tuyển dụng cho đến khi nghỉ việc. 

2. Phân biệt HRMS và HRIS

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) và Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS – Human Resource Information System) thường được nhắc đến trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ sự khác biệt giữa hai hệ thống này. 

HRIS tập trung vào việc lưu trữ dữ liệu nhân sự như thông tin cá nhân, lịch sử làm việc… Nó cung cấp các chức năng cần thiết để theo dõi và quản lý thông tin nhân sự. HRMS là một hệ thống rộng lớn hơn để quản lý toàn bộ hoạt động tổng thể của hoạt động nhân sự. Bảng so sánh sau đây sẽ giúp phân biệt được hai khái niệm HRIS và HRMS: 

Cả hai hệ thống này đều được sử dụng lưu trữ dữ liệu nhân viên, nhưng HRMS toàn diện hơn với việc cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu cho nhà quản trị.

3. Lợi ích của việc áp dụng HRMS trong doanh nghiệp SME

Áp dụng hệ thống quản lý nhân sự HRMS hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là 4 lợi ích nổi bật dưới đây của hệ thống HRMS:

3.1 Tối ưu hóa công tác nhân sự, cải thiện việc ra quyết định

Với các công ty quản lý nhân sự theo phương pháp truyền thống, dữ liệu nhân sự thường được lưu trữ rải rác từ bảng tính, file mềm đến hồ sơ giấy, gây khó khăn trong việc quản lý và đưa ra góc nhìn thiếu toàn diện. Điều này có thể khiến việc ra quyết định trở nên chậm chạp và thiếu chính xác.

Để giải quyết những bất cập này, doanh nghiệp có thể áp dụng Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS), tất cả thông tin được tập trung trong một hệ thống duy nhất, đảm bảo tính toàn vẹn và dễ dàng truy cập. Điều này không chỉ giúp ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn mà còn hỗ trợ nhà quản trị phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn trong tổ chức.

Ví dụ: Khi những nhân viên có hiệu suất cao trong một bộ phận rời đi với tỷ lệ cao hơn bình thường, điều đó có thể là dấu hiệu cho thấy người quản lý bộ phận chưa đủ năng lực quản lý hoặc đãi ngộ của công ty chưa thực sự thỏa đáng. Bằng cách kết nối các dữ liệu và phân tích, HRMS hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các vấn đề quản trị nhân sự hiệu quả hơn.

3.2 Tăng cường sự gắn kết của nhân viên

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và giữ chân nhân tài. Với HRMS, bộ phận HR có thể thiết kế các chương trình đào tạo, kế hoạch học tập cá nhân hóa và lộ trình sự nghiệp riêng của mỗi nhân viên.

Theo Harvard Business Review, việc nâng cao kiến thức chuyên môn và phát triển kỹ năng cá nhân được xem là mối quan tâm hàng đầu của nhân sự trẻ hiện nay. HRMS có thể hỗ trợ vấn đề này một cách hiệu quả.

Ví dụ: Sau khi tổ chức các buổi cố vấn chia sẻ giữa nhân viên kỳ cựu với các nhân viên mới, bộ phận nhân sự sử dụng HRMS để theo dõi sự hài lòng cũng như mức độ gắn bó của nhân viên thông qua các cuộc khảo sát thường xuyên. Tất cả những hoạt động này được theo dõi chi tiết trong HRMS, giúp nhân viên không chỉ đạt được các mục tiêu phát triển cá nhân mà còn tăng sự gắn bó với tổ chức.

3.3 Cung cấp một nền tảng tự phục vụ giúp tiết kiệm thời gian

Việc xử lý và giải đáp thắc mắc liên quan đến đăng ký phúc lợi, đánh giá hiệu suất có thể chiếm tới 40% thời gian làm việc của nhà quản lý nhân sự. Nhưng với HRMS, bộ phận nhân sự có thể tạo một kho lưu trữ thông tin để mọi người dễ dàng truy cập và tự tìm thấy câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp. Điều này không chỉ giải phóng thời gian cho bộ phận nhân sự để họ có thể tập trung vào các công việc quan trọng khác mà còn cải thiện sự hài lòng và tự chủ của nhân viên.

Ngoài ra, các quy trình yêu cầu nhiều cấp độ phê duyệt như chấm công, nghỉ phép… cũng có thể được tự động hóa, bộ phận nhân sự sử dụng HRMS thiết lập quy trình phê duyệt rõ ràng, thông báo cho người duyệt khi đến lượt của họ, từ đó giúp tiết kiệm hơn 50% thời gian xử lý và tăng hiệu quả công việc.

3.4 Bảo mật dữ liệu nhân viên

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) tích hợp các tính năng bảo mật nhằm bảo vệ dữ liệu nhân viên khỏi các cuộc tấn công mạng và ngăn chặn truy cập trái phép. Quyền quản trị trong hệ thống HRMS cũng được kiểm soát một cách chặt chẽ, chỉ giới hạn cho các cá nhân là quản lý hoặc phụ trách công tác nhân sự, vì vậy việc bảo mật dữ liệu được đảm bảo an toàn hơn bao giờ hết.

Ví dụ: Nhân viên có thể truy cập phiếu lương của mình bằng mật khẩu riêng và chỉ có thể xem thông tin cá nhân của họ.

4. Các chức năng chính của hệ thống HRMS

4.1 Quản lý chấm công

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) có tính năng đồng bộ dữ liệu chấm công để hỗ trợ quy trình tính lương, tự động trừ các ngày nghỉ phép hoặc tạm ứng phiếu lương cho nhân viên. Ngoài ra, HRMS còn có hàng loạt những tính năng hỗ trợ chấm công khác như:

• Chấm công đa hình thức.
• Thời gian làm việc của nhân viên được hiển thị bất cứ lúc nào nhờ vào hệ thống trực tuyến giúp người lao động dễ dàng theo dõi.
• Tự động xuất báo cáo chấm công: tiết kiệm thời gian công sức, nhà quản lý có thể kiểm tra tình hình tuân thủ nội quy của từng phòng ban như việc đi muộn, về sớm…

4.2 Tối ưu hóa quy trình tính lương, thuế TNCN

HRMS có thể tính lương tự động dựa trên báo cáo chấm công cho quy mô nhân sự lớn, đáp ứng được các công thức tính lương phức tạp. Hệ thống có thể tích hợp tính năng tự động hóa việc khai thuế và BHXH, giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ sai sót khi thực hiện thủ tục. Thêm vào đó, hệ thống cho phép nhân viên chủ động xem báo cáo thu nhập của mình mà không cần thông qua bộ phận nhân sự.

4.3 Nền tảng thông tin cho người lao động

Doanh nghiệp không còn phải lưu trữ lượng lớn hồ sơ nhân viên bằng cách thủ công, mọi thông tin sẽ được cập nhật và bảo mật trên Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS). Hơn nữa, nhân viên có thể tự động nhận được thông báo về các thay đổi hoặc cập nhật thông qua phần mềm. Việc này không chỉ cho phép nhân viên tự quản lý và theo dõi thông tin cá nhân của mình, mà còn giảm bớt gánh nặng công việc cho bộ phận nhân sự. Mọi thủ tục như thăng chức, thuyên chuyển, sa thải, khen thưởng, kỷ luật đều diễn ra trên nền tảng thông tin cốt lõi này.

4.4 Chuẩn hóa quy trình làm việc

Với sự hỗ trợ của Hệ thống HRMS, các thông báo được tự động gửi đến tài khoản nhân viên ngay khi đơn xin nghỉ phép của họ được phê duyệt. HRMS cũng giúp ích rất nhiều trong lĩnh vực tuyển dụng, hệ thống tự động gửi thông báo tới các ứng viên tiềm năng về tiến trình của họ trong quá trình tuyển dụng.

Nhờ có HRMS, các nghiệp vụ nhân sự được tự động hóa và tối ưu theo luồng, có sự liên kết chặt chẽ. Điều này giúp phòng nhân sự  tiết kiệm thời gian và tăng năng suất lao động.

4.5 Đánh giá hiệu suất

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá chất lượng và quản lý hiệu suất của từng nhân viên. 

Ví dụ: Công ty thiết lập KPI cho một nhân viên bán hàng là 100 triệu đồng trong quý 3/2024. Để theo dõi tiến độ, nhân viên sẽ cập nhật thường xuyên các hoạt động bán hàng của mình trên Hệ thống HRMS, còn nhà quản lý có thể xem các báo cáo tự động và đưa ra phản hồi kịp thời. Cuối kỳ đánh giá, công ty sẽ xem xét và đánh giá hiệu suất dựa trên dữ liệu thu thập được. Đánh giá này bao gồm mức độ hoàn thành KPI và xác định các yếu tố cần cải thiện.

4.6 Hỗ trợ tuyển dụng

Kết quả của công tác tuyển dụng sẽ tác động đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai. Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) có thể nâng cao hiệu quả tuyển dụng thông qua các tính năng sau:

• Cơ sở dữ liệu của ứng viên: HRMS lưu trữ thông tin ứng viên trong cơ sở dữ liệu tập trung, thuận tiện cho việc truy cập và tìm kiếm
• Đăng tin tuyển dụng: HR có thể đăng tin trên nhiều nền tảng cùng một lúc
• Sàng lọc ứng viên: dựa trên các tiêu chí cụ thể, HRMS sẽ giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian bằng cách tự động lọc ra được những CV phù hợp
• Đặt lịch phỏng vấn: hệ thống này cũng giúp đặt lịch phỏng vấn nhanh chóng và gửi thông báo tự động đến ứng viên

4.7 Báo cáo và phân tích

Hệ thống HRMS tự động xử lý dữ liệu, phân tích thông tin theo thời gian thực, tạo ra các báo cáo toàn diện và chi tiết về nhân sự, nhờ vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát tình hình và đưa ra những điều chỉnh, thay đổi khi cần thiết.

5. Các tiêu chí lựa chọn hệ thống HRMS phù hợp

Hiện nay trên thị thường có rất nhiều nhà cung cấp hệ thống phần mềm HRMS, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn. Dưới đây là 4 tiêu chí quan trọng giúp doanh nghiệp xác định hệ thống quản lý nhân sự phù hợp nhất:

Tiêu chí 1: Nguồn lực sẵn có của tổ chức

Đánh giá tình trạng và nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm các yếu tố như ngân sách, công nghệ…

Tiêu chí 2: Đối tượng sử dụng hệ thống HRMS

Xác định bộ phận nào sẽ sử dụng HRMS: ban lãnh đạo, các nhà quản trị, bộ phận nhân sự hay nhân viên của doanh nghiệp.

Tiêu chí 3: Nhu cầu của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần xem xét tất cả các công việc liên quan đến nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất… Sau đó liệt kê những gì quan trọng đối với doanh nghiệp trong một hệ thống phần mềm nhân sự. Ngoài ra, nhu cầu của nhân viên cũng là yếu tố cần cân nhắc.

Tiêu chí 4: Các nhà cung cấp trên thị trường

Sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau, từ báo cáo đến trao đổi với các bên khác để tạo danh sách các nhà cung cấp phù hợp. Sau đó, thu hẹp xuống còn 5 đến 10 nhà cung cấp để tìm hiểu thêm thông tin. Các yếu tố doanh nghiệp cần cân nhắc có thể kể đến như uy tín của nhà cung cấp, dịch vụ hỗ trợ sau bán…

6. Xu hướng mới nhất của Hệ thống quản lý nhân sự

6.1 Sự trỗi dậy của trí tuệ nhân tạo (AI)

Sự phát triển của AI trong Hệ thống quản lý nhân sự đang đánh dấu một sự thay đổi mang tính cách mạng trong công tác quản lý nguồn nhân lực. Như trong lĩnh vực tuyển dụng, AI có khả năng phân tích các tập dữ liệu khổng lồ, từ đó giúp nhà tuyển dụng đưa ra các quyết định chính xác hơn. Ngoài ra, AI cũng hỗ trợ xây dựng các chiến lược gắn kết nhân viên nhờ vào khả năng phân tích dữ liệu theo thời gian thực và tạo ra các chương trình đào tạo cá nhân hóa.

Bằng cách khai thác tiềm năng của Trí tuệ nhân tạo, HRMS không chỉ tự động hóa các công việc thường ngày mà còn góp phần mang lại sự hài lòng, tăng năng suất nhân viên.

6.2 Tích hợp Hệ thống quản lý học tập (LMS – Learning Management System)

Hiện nay, ngày càng nhiều các công ty triển khai HRMS tích hợp liền mạch với Hệ thống quản lý học tập (LMS), tạo ra một nền tảng thống nhất toàn diện về quản lý nhân sự. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh trải nghiệm học tập và thiết lập các chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu, mục tiêu cụ thể của từng nhân viên.

6.3 Giải pháp thân thiện với thiết bị di động

Ngày nay thiết bị di động gần như là một thành phần không thể thiếu trong nhịp sống hiện đại. Các nền tảng HRMS nên ưu tiên phát triển các tính năng và giao diện thân thiện với người dùng di động, có thể hỗ trợ làm việc từ xa như làm đơn nghỉ phép, đánh giá hiệu suất…

Trong thời đại mà tính linh hoạt và làm việc từ xa đang trở thành xu hướng, việc phát triển HRMS thân thiện với thiết bị di động sẽ giúp tăng trải nghiệm tích cực của nhân viên, thúc đẩy một môi trường làm việc linh hoạt và kết nối hơn.

7. MISA AMIS HRM – Nền tảng quản trị nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp

MISA AMIS HRM là hệ thống quản lý nhân sự toàn diện, được phát triển bởi MISA – doanh nghiệp với 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, chấm công, tính lương và phúc lợi cho nhân viên. Hiện giải pháp công nghệ này được tin dùng bởi hơn 17.000 khách hàng doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực.

MISA AMIS HRM cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi hiệu suất, và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân. Với tính toàn diện và liên kết chặt chẽ giữa các phân hệ, cùng với mức độ bảo mật cao, hệ thống này hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại.

Dùng ngay miễn phí

8. Kết luận

THệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là một trong những thành phần không thể thiếu trong chiến lược nhân sự hiện đại. Từ việc tự động hóa các tác vụ đến hỗ trợ xây dựng chiến lược tuyển dụng, đào tạo nhân viên… HRMS sẽ trở thành công cụ đắc lực cho các nhà quản trị, bộ phận nhân sự trong công tác quản lý nguồn nhân lực.