Sales Admin là gì? Mô tả công việc của Sale Admin

Trên thị trường lao động hiện nay, Sale Admin là một vị trí khá hot, nhận được sự quan tâm từ đông đảo ứng viên. Vậy Sale Admin là gì? Mô tả công việc của Sale Admin gồm những hạng mục nào? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu rõ hơn về công việc này trong nội dung dưới đây.

1. Sale Admin là gì?

Sale Admin (hay còn gọi là Sales Administrator – SA) là thư ký, người hỗ trợ quản lý các hoạt động kinh doanh trong một tổ chức, phối hợp với các bộ phận liên quan để thúc đẩy hoạt động bán hàng nhằm tăng doanh số.

Sale Admin sẽ nhận chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc kinh doanh hoặc trưởng bộ phận kinh doanh, sau đó điều phối công việc cho các vị trí kinh doanh khác. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao doanh thu bán hàng.

2. Công việc của Sale Admin

2.1 Công việc liên quan tới khách hàng, đơn hàng

• Sale Admin chịu trách nhiệm quản lý thông tin của khách hàng, các nhà phân phối và cung cấp nguyên phụ liệu.
• Phân loại khách hàng để áp dụng chính sách bán hàng phù hợp.
• Soạn thảo và quản lý các văn bản liên quan đến kinh doanh.
• Tư vấn, thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng, hỗ trợ thủ tục mua bán và thanh toán.
• Nhắc nhở khách hàng gia hạn hợp đồng.
• Chủ động tiếp nhận những ý kiến của khách hàng, đối tác và phản hồi. 
• Chủ động giữ mối quan hệ với khách hàng, đối tác.
• Xử lý các vấn đề với khách hàng nếu có, hạn chế thiệt hại cho phòng kinh doanh. 

2.2 Công việc liên quan tới hỗ trợ, quản lý

• Sale Admin có thể hỗ trợ trưởng phòng, giám đốc kinh doanh trong việc lập kế hoạch kinh doanh và theo dõi tiến độ kế hoạch.
• Tiếp nhận những thông tin liên quan đến kinh doanh và phổ biến cho đội ngũ bán hàng, theo dõi tình hình lợi nhuận.
• Chịu trách nhiệm giám sát, đôn đốc nhân viên kinh doanh đạt đủ chỉ tiêu về doanh số.
• Hỗ trợ xây dựng các chương trình ưu đãi, chăm sóc khách hàng, tặng quà và tri ân cho khách hàng. 
• Thúc đẩy tiến độ thanh toán của khách, quản lý thu hồi công nợ,
• Lập báo cáo kinh doanh định kỳ cho cấp trên, cập nhật kết quả kinh doanh cho đội ngũ nhân viên bán hàng.
• Hỗ trợ giám đốc kinh doanh về các chiến lược, chương trình, kế hoạch kinh doanh cụ thể.
• Thực hiện một số công tác khác theo yêu cầu từ cấp quản lý.

Có thể thấy Sale Admin nắm giữ vai trò cầu nối giữa cấp quản lý, nhân viên bán hàng và khách hàng. Do đó vị trí Sale Admin phải đảm nhiệm khối lượng công việc khá lớn, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan.

3. Bảng mô tả công việc của Sale Admin

Nếu bạn là HR đang tuyển dụng vị trí Sale Admin, hoặc bạn là ứng viên muốn ứng tuyển vào vị trí này, chắc chắn bạn cần nắm được mô tả công việc. Tùy vào tính chất kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp mà các hạng mục có thể khác biệt. Dưới đây là một mẫu mô tả công việc của Sale Admin để bạn tham khảo:

• Theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa, vật tư. Lập biên bản giao nhận hàng và theo dõi lịch trình đơn hàng.
• Phân chia cơ hội kinh doanh, áp dụng chính sách bán hàng, chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp.
• Theo dõi tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu của nhân viên kinh doanh, thúc đẩy nhân viên kinh doanh bám sát mục tiêu để đạt doanh số.
• Tiếp nhận ý kiến từ đại lý, khách hàng, báo cáo cho cấp trên.
• Soạn thảo và quản lý các văn bản liên quan đến hoạt động của phòng kinh doanh.
• Cập nhật doanh số theo ngày, tuần, tháng, quý, năm để lập báo cáo cho nhóm kinh doanh và cấp quản lý.

4. Kỹ năng cần có của một Sale Admin

Ngoài những kiến thức chuyên môn về kinh doanh thì công việc Sale Admin yêu cầu ứng viên phải có những kỹ năng nhất định. 

4.1 Kỹ năng giao tiếp, đàm phán 

Sale Admin là đầu mối làm việc với các nhân viên kinh doanh, cấp quản lý, khách hàng, đối tác. Họ cần có khả năng giao tiếp khéo léo để triển khai công việc hiệu quả. Bên cạnh đó Sale Admin nên trang bị cho mình kỹ năng đàm phán trong trường hợp cần thương lượng với các bên nhằm đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp.

4.2 Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc

Với khối lượng công việc vô cùng lớn, nếu không biết cách lên kế hoạch làm việc và sắp xếp thứ tự một cách khoa học thì Sale Admin dễ bị quá tải. Bởi vậy kỹ năng quản lý thời gian là một kỹ năng cần thiết mà bất cứ Sale Admin nào cũng cần có.

4.3 Kỹ năng làm việc nhóm

Người làm Sales Admin cần rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả bởi tính chất công việc đòi hỏi phải tương tác với nhiều phòng ban, cá nhân: từ phòng kinh doanh, marketing đến nhân sự, từ đồng nghiệp trong phòng kinh doanh đến cấp quản lý. 

4.4 Kỹ năng tin học văn phòng

Các công cụ như Word, Excel, Power Point, phần mềm CRM là trợ thủ đắc lực của Sale Admin. Sale Admin cần thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản, trình bày bảng tính và linh hoạt sử dụng các phần mềm khác vào công việc. Điều này sẽ giúp Sale Admin tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu suất làm việc.

4.5 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Vị trí Sale Admin phải đối mặt với nhiều áp lực: áp lực doanh số, áp lực từ cấp trên, áp lực từ phòng kinh doanh, áp lực từ phía khách hàng, áp lực khi có vấn đề phát sinh… Đây là điều không thể tránh khỏi. Bởi vậy Sale Admin cần rèn luyện cho mình khả năng chịu áp lực, kỹ năng xác định vấn đề và tìm phương án giải quyết vấn đề.

>>> Tham khảo: Top 10 phần mềm quản lý KPI tốt và hiệu quả nhất hiện nay, dành cho cá nhân và doanh nghiệp trong công tác quản lý và đo lường hiệu suất làm việc, mức độ tăng trưởng dự kiến,…

5. Mức lương của Sale Admin

Vị trí Sale Admin có lương cứng và lương theo kết quả công việc, cùng những khoản phúc lợi, phụ cấp tùy theo quy định của mỗi doanh nghiệp.

Lương cố định của vị trí này hiện này đối với những người chưa có kinh nghiệm sẽ dao động từ 5,5 – 7 triệu đồng/tháng. Nếu đã có kinh nghiệm, bạn có thể thỏa thuận được mức lương cao hơn khoảng 8 – 15 triệu đồng/tháng dựa vào khối lượng công việc có thể đảm nhận. Bên cạnh lương cứng là lương hoa hồng dựa trên doanh số mà Sale Admin phối hợp cùng đội ngũ kinh doanh mang về cho công ty. Sale Admin có thể nhận được tổng thu nhập cao dựa vào hoa hồng.

6. Cơ hội thăng tiến của Sale Admin 

Khi trở thành Sale Admin, bạn có cơ hội thăng tiến lên nhiều vị trí quan trọng khác khi đã tích lũy đủ kinh nghiệm.

• Sau 1-3 năm: Trở thành Sale Supervisor hay giám sát kinh doanh, thực hiện việc các nhiệm vụ rộng hơn như xây dựng kế hoạch kinh doanh, đào tạo đội ngũ nhân viên, giám sát doanh số… Mức lương cứng có thể tăng lên 10-20 triệu đồng/tháng.
• Sau 3-5 năm: Được xem xét lên vị trí Sale Admin Manager, phụ trách toàn bộ các Sale Admin trong bộ phận, hỗ trợ giám đốc kinh doanh với mức thu nhập lên tới 25-30 triệu đồng/tháng.
• Sau 7-10 năm: Những Sale Admin xuất sắc, đáp ứng được yêu cầu về chuyên môn và khả năng quản lý có thể trở thành giám đốc kinh doanh, điều khiển toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Mức thu thập của vị trí này là 30-50 triệu đồng/tháng.

7. Lời khuyên dành cho Sale Admin

Hiện nay trên thị trường lao động có rất nhiều doanh nghiệp đăng tuyển vị trí Sale Admin, mang đến cho các ứng viên nhiều cơ hội hấp dẫn. Tuy nhiên trước khi ứng tuyển, bạn nên đọc kỹ mô tả công việc của Sale Admin và lưu ý một số điều sau:

• Đặc thù công việc của Sale Admin phải tiếp xúc nhiều với văn bản, hợp đồng và các con số. Sale Admin cần cẩn thận và tỉnh táo để đảm bảo sự chính xác về dữ liệu, tránh những sai sót không đáng có gây ảnh hưởng đến bộ phận kinh doanh.
• Sale Admin không trực tiếp kiếm doanh số như nhân viên kinh doanh, nhưng Sale Admin cần tạo cho bản thân mình mục tiêu tăng trưởng rõ ràng để phát triển sự nghiệp.
• Sale Admin cần kiên nhẫn lắng nghe khách hàng và luôn giữ thái độ lịch sự, cầu thị. Tránh đổ lỗi, thể hiện sự tức giận khi có vấn đề xảy ra. Thái độ bình tĩnh là chìa khóa quan trọng giúp Sale Admin thành công.
• Sale Admin nên chủ động thiết lập các mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác. Điều này sẽ giúp công việc của bạn trở nên thuận lợi hơn.

8. Phần mềm hỗ trợ tuyển dụng Sale Admin

Nếu doanh nghiệp bạn đang tuyển dụng Sale Admin hoặc bất cứ vị trí nào khác và muốn nâng cao hiệu quả thu hút nhân tài, hãy tham khảo ngay phần mềm AMIS Tuyển Dụng. 

AMIS Tuyển Dụng kết nối với các mạng xã hội và website tuyển dụng phổ biến nhất tại Việt Nam, giúp HR đăng tin nhanh chóng chỉ với một cú click. Phần mềm cũng tự động lọc hồ sơ để tiết kiệm thời gian cho HR. Mọi công tác đánh giá CV, hẹn phỏng vấn, cập nhật kết quả, lưu trữ hồ sơ ứng viên đều được phần mềm hỗ trợ toàn diện. AMIS Tuyển Dụng còn cung cấp các mẫu website hấp dẫn và báo cáo kết quả tuyển dụng chi tiết. Liên hệ với chúng tôi ngay để nhận tư vấn triển khai. 

Dùng ngay miễn phí

9. Kết luận

Sale Admin không chỉ đóng vai trò hỗ trợ kinh doanh mà còn góp phần quan trọng vào việc đạt được mục tiêu doanh số của của công ty. Hy vọng những thông tin trên về mô tả công việc của Sale Admin đã giúp HR và các ứng viên hiểu rõ hơn về nghề nghiệp đầy triển vọng này.