Báo cáo bán hàng giúp nhà quản lý kinh doanh đưa ra những quyết định bán hàng đúng đắn và chính xác bằng cách cung cấp dữ liệu chi tiết về tính hình hoạt động bán hàng, thực hiện mục tiêu doanh số, năng suất đội ngũ bán hàng.
Để có được thành quả trong bán hàng là điều không hề dễ dàng.
Trên thực tế, chỉ 2% các lượt tiếp xúc khách hàng đầu tiên đạt được kết quả bán hàng ngay tại chỗ, còn lại 98% khách hàng tiềm năng sẽ được theo dõi, chăm sóc, tư vấn và nuôi dưỡng thông qua quy trình bán hàng.
Khi bạn không có quá nhiều khách hàng thì bạn sẽ chỉ cần theo dõi các hoạt động kể trên bằng bảng tính Excel, hay thông qua 1 cuộc họp hàng tuần. Thế nhưng, khi doanh nghiệp của bạn phát triển về cả quy mô đội ngũ bán hàng và số lượng khách hàng, thì sẽ rất khó để bao quát được toàn bộ các hoạt động và quy trình bán hàng của đội ngũ.
Đó là lý do vì sao các doanh nghiệp cần một hệ thống báo cáo bán hàng.
Báo cáo bán hàng là gì?
Báo cáo bán hàng là tổng hợp các thống kê về doanh thu, chi phí, lời lỗ, dòng tiền, hiệu suất nhân viên, hoạt động bán hàng… tất cả mọi thứ về hoạt động kinh doanh, bán hàng trong một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xây dựng các báo cáo bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng và kịp thời nắm bắt được tình hình kinh doanh cũng như năng lực kinh doanh của các phòng ban.
Tại sao cần có báo cáo bán hàng?
Thật vậy, báo cáo bán hàng cho phép nhà quản lý kinh doanh nhanh chóng phân tích tình hình thực hiện mục tiêu doanh số, hiệu suất nhân viên, phát hiện các vấn đề từ đó có những hành động cải thiện giúp doanh nghiệp bán được nhiều hơn, nhanh hơn.
Một báo cáo bán hàng tốt cung cấp nhiều thông tin chi tiết và dữ liệu quan trọng. Điều này cần thiết ở bất kỳ doanh nghiệp nào, nó giúp nhà quản lý bán hàng đưa ra những quyết định về dự báo doanh thu, lập ngân sách, nguồn cung ứng, điều chỉnh đội ngũ… chính xác và kịp thời.
Không chỉ cung cấp bức tranh về tình hình thực hiện mục tiêu doanh số, nhìn vào báo cáo bán hàng nhà quản lý kinh doanh sẽ có câu trả lời cho những câu hỏi khác như:
- Tại sao một thành viên trong nhóm có rất nhiều khách hàng tiềm năng nhưng lại không chốt được bất kỳ giao dịch nào?
- Tại sao một thành viên trong nhóm sắp phá kỷ lục bán hàng trong khi một thành viên khác lại không thể vượt qua được bước thứ hai trong quy trình bán hàng?
- Bạn có chắc chắn sẽ đạt được mục tiêu doanh số năm đã đề ra hay bạn cần phải tối ưu hóa quy trình bán hàng để đảm bảo hoàn thành mục tiêu doanh số?
Thêm vào đó, nhân viên bán hàng có xu hướng thích một chút cạnh tranh. Vì vậy, những báo cáo về năng suất báo hàng của từng nhân viên có thể thúc đẩy hiệu suất cao hơn trong nhóm bán hàng.
3 loại báo cáo bán hàng mà mọi doanh nghiệp đều phải có
Báo cáo bán hàng theo thời gian thực có rất nhiều phiên bản. Dưới đây là 03 loại báo cáo bán hàng chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng và lấy nó làm trọng tâm ứng dụng trong chiến lược bán hàng của mình.
Báo cáo bán hàng theo ngày
Tạm để doanh thu và tỷ lệ chuyển đổi sang một bên, báo cáo theo ngày không chỉ ra kết quả, mà nội dung trong báo cáo bán hàng ngày thường thể hiện tất cả số lượng hoạt động được thực hiện trong một ngày với khách hàng thân thiết hoặc khách hàng tiềm năng.
Báo cáo ngày cần theo dõi nhân viên bán hàng đã thực hiện bao nhiêu cuộc gọi và email tới khách hàng tiềm năng mỗi ngày. Bằng cách này, nhà quản lý bán hàng có thể theo dõi hoạt động của đội ngũ bán hàng và xác định bất cứ điểm nào không hiệu quả.
Việc theo dõi báo cáo bán hàng hàng ngày sẽ giúp đảm bảo rằng đội ngũ bán hàng đang thực hiện các công việc cần thiết liên tục để đạt được hiệu quả tốt nhất. Nếu có vấn đề với các chỉ số chính về hiệu suất bán hàng hàng ngày, bạn sẽ có thể thấy trong báo cáo bán hàng theo tuần.
Báo cáo bán hàng theo tuần
Không chi tiết như báo cáo bán hàng theo ngày, báo cáo bán hàng theo tuần chỉ ra các vấn đề cấp thiết nào cần được giải quyết ngay trong quy trình bán hàng và nhóm bán hàng để tránh gây ra những tổn thất kinh doanh.
Bên cạnh đó báo cáo tuần còn có một chức năng khác đó là tạo lý do để tổ chức một cuộc họp đội ngũ bán hàng hàng tuần.
Có một báo cáo bán hàng chi tiết sẽ cho phép những nhân sự liên quan có thể xem và biết được tình hình bán hàng đang diễn ra như thế nào. Nó giúp nhà quản lý có những cuộc họp hữu ích dựa trên dữ liệu.
Việc tổ chức các cuộc họp hàng tuần và xem xét các báo cáo tuần có rất nhiều lợi ích:
- Thứ nhất, nó khuyến khích sự cạnh tranh lành mạnh giữa các thành viên trong nhóm bán hàng.
- Thứ hai, điều này giúp nhóm của bạn có cơ hội nói lên và chia sẻ suy nghĩ của riêng họ về những gì tốt đang diễn ra, những gì chưa tốt và những gì cần được cải thiện.
- Cuối cùng, nó buộc các cá nhân phải có trách nhiệm. Nếu các đại diện bán hàng không bao giờ phải “nhìn nhận ” báo cáo hiệu quả công việc của họ, thì thật khó để bắt họ phải chịu trách nhiệm.
Báo cáo bán hàng theo tháng
Báo cáo bán hàng theo tháng không nói về các hành động phòng ngừa, tức thì. Ngược lại bất kỳ vấn đề nào mà báo cáo tháng phát hiện có thể đã ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Tuy nhiên, báo cáo bán hàng tháng cung cấp một cái nhìn tổng quan quan trọng về các xu hướng dài hạn. Báo cáo bán hàng hàng tháng sẽ giúp nhà quản lý nắm được:
- Doanh thu tháng
- Khách hàng đang ở giai đoạn nào trong phễu bán hàng
- Tỷ lệ chuyển đổi (tỷ lệ chốt sale)
- Hiệu suất bán hàng của đội nhóm
Và khi nhiều tháng trôi qua, số lượng báo cáo tháng tăng lên, những thông tin đó sẽ ngày càng chi tiết hơn. Chúng sẽ giúp nhà quản lý xây dựng quỹ đạo hiệu suất bán hàng và làm sáng tỏ mọi xu hướng theo mùa.
Tải miễn phí biểu mẫu báo cáo bán hàng theo tuần/tháng/năm cùng các mẫu báo cáo quan trọng khác tại đây:
4 mẫu báo cáo bán hàng phổ biến nhất hiện nay
1. Báo cáo phân tích doanh số
Doanh số bán hàng là tổng số tiền do hoạt động bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Bao gồm số tiền đã thu tiền và chưa thu tiền.
Cách tính doanh số là: Doanh số = Đơn giá bán x Sản lượng
Nhìn vào doanh số của một doanh nghiệp sẽ biết được hiệu quả bán hàng, cụ thể:
- Tình hình thực hiện mục tiêu doanh số
- Năng lực của đội ngũ bán hàng
- Hiệu quả của Chiến lược sản phẩm.
- Hiệu quả của Chiến lược giá.
- Hiệu quả của Chiến lược kênh phân phối.
- Hiệu quả của Chiến lược xúc tiến gồm: Quảng cáo, PR, Bán hàng cá nhân.
Hiện nay có 10 loại báo cáo phân tích doanh thu thường được doanh nghiệp sử dụng là:
Báo cáo tiến độ thực hiện doanh số tuần/tháng/năm
Giúp Quản lý bán hàng, Ban Giám đốc theo dõi tình hình thực hiện doanh số theo tuần/tháng/năm để có kế hoạch điều chỉnh kịp thời
Ví dụ về mẫu báo cáo tự động về tình hình thực hiện doanh số theo thời gian và từng đơn vị trên MISA AMIS CRM.
Cung cấp số liệu doanh số ghi nhận chi tiết theo đơn hàng. Giúp Ban Giám đốc, Quản lý, Nhân viên kinh doanh
- Theo dõi doanh số thực hiện theo đơn hàng của từng nhân viên, phòng ban, đơn vị.
- So sánh tình hình thực hiện với mục tiêu doanh số được giao để đưa ra đánh giá về khả năng hoàn thành mục tiêu.
- Từ đó, đưa ra các chỉ đạo, hỗ trợ kịp thời giúp nhân viên cấp dưới đạt mục tiêu đề ra.
Ví dụ về mẫu báo cáo tự động về tình hình thực hiện doanh số theo đơn hàng trên phần mềm MISA AMIS CRM.
Phân tích doanh số đơn hàng theo tình trạng
Giúp Quản lý, Giám đốc nắm bắt được doanh số đơn hàng theo tình trạng (tình trạng ghi doanh số, tình trạng xuất hóa đơn, tình trạng thanh toán,…) để nắm được công việc hoàn thiện các thủ tục bán hàng của NVKD, phòng ban. Từ đó thúc giục, đưa ra những điều chỉnh để hoàn thiện thủ tục kinh doanh.
Ví dụ về mẫu báo cáo tự động về Phân tích doanh số đơn hàng theo tình trạng trên phần mềm MISA AMIS CRM.
Phân tích doanh số cơ hội theo mặt hàng
Cung cấp số liệu về doanh số cơ hội thắng của từng loại hàng hóa, Giúp Quản lý, Giám đốc biết được từng loại đơn hàng đang được bán như nào (bán cho khách hàng mới bao nhiêu, khách hàng cũ bao nhiêu,…) để có chính sách bán hàng kịp thời.
Ví dụ về mẫu báo cáo tự động về Phân tích doanh số theo mặt hàng trên phần mềm MISA AMIS CRM.
Phân tích doanh số đơn hàng theo Đơn vị/NVKD và loại hàng hóa
Giúp Quản lý, Giám đốc biết được số lượng khách hàng, số lượng đơn hàng, doanh số bán theo từng loại hàng hóa của từng Đơn vị/NVKD mình quản lý.
Ví dụ về mẫu báo cáo tự động về doanh số đơn hàng theo Đơn vị/NVKD trên phần mềm MISA AMIS CRM.
Phân tích doanh số đơn hàng được ghi nhận
Cung cấp doanh số đơn hàng được ghi nhận; Giúp Ban Lãnh đạo, Quản lý kinh doanh, NVKD thống kê được doanh số đơn hàng được ghi nhận theo đơn vị và các nhân viên trực thuộc đơn vị. Từ đó giúp kiểm soát tình hình ghi nhận doanh số hiệu quả hơn.
Ví dụ về mẫu báo cáo tự động về Phân tích doanh số đơn hàng được ghi nhận trên phần mềm MISA AMIS CRM.
Phân tích tình hình thực hiện doanh số theo cơ hội
- Giúp cấp quản lý dễ dàng kiểm soát được tình hình thực hiện doanh số so với mục tiêu được giao đầu kì cho các đơn vị, các cá nhân. Từ đó đưa ra được đánh giá tổng quan bước đầu về tình hình kinh doanh của các đơn vị, các cá nhân.
- Giúp cấp quản lý dễ dành đưa ra các quyết định hỗ trợ, các giải pháp để giúp NVKD thực hiện công việc tốt hơn nhằm đạt được mục tiêu doanh số.
- Giúp NVKD dễ dàng nắm bắt được tình hình thực hiện doanh số của bản thân. Tự dự báo được khả năng hoàn thành mục tiêu từ đó đưa ra các đề xuất hỗ trợ tới các cấp quản lý giúp công việc đạt hiệu quả tốt hơn.
Ví dụ về mẫu báo cáo tự động về Phân tích tình hình thực hiện doanh số theo cơ hội trên phần mềm MISA AMIS CRM.
Phân tích doanh số theo loại cơ hội
Cung cấp số liệu về doanh số cơ hội thắng theo từng loại cơ hội; Giúp Ban Giám đốc, Quản lý nắm được tình hình từng loại cơ hội đang bán được (bán cho khách hàng mới bao nhiêu, khách hàng cũ bao nhiêu,…) để có chính sách bán hàng kịp thời.
Ví dụ về mẫu báo cáo tự động về Phân tích doanh số theo loại cơ hội trên phần mềm MISA AMIS CRM.
Phân tích doanh số cơ hội theo thị trường
Cung cấp số liệu về doanh số cơ hội thắng của từng thị trường; Báo cáo giúp Giám đốc, Quản lý, Lãnh đạo doanh nghiệp nắm được số liệu về cơ hội thắng của từng thị trường, từ đó biết được khả năng kinh doanh của từng thị trường để đưa ra chính sách điều chỉnh kịp thời.
Ví dụ về mẫu báo cáo tự động về tình hình thực hiện mục tiêu doanh số trên phần mềm MISA AMIS CRM.
+40 LOẠI BÁO CÁO BÁN HÀNG ĐA CHIỀU TRÊN PHẦN MỀM BÁN HÀNG MISA AMIS CRM
2. Báo cáo đánh giá năng lực nhân viên
Đánh giá năng lực nhân viên là một hoạt động quan trọng và cần được thực hiện hàng tuần, hàng tháng để tìm ra người bán hàng giỏi nhất trong đội ngũ.
Mục đích của công việc này là giám sát, kiểm tra quy trình làm việc của nhân viên bán hàng để đánh giá họ có làm việc hiệu quả hay không, có đảm bảo được yêu cầu của công việc hay không? Và cũng thông qua kết quả đánh giá, cấp quản lý sẽ đưa ra được những kế hoạch cụ thể và chi tiết hơn để cải thiện năng lực đội ngũ, xây dựng nên quy trình quản lý, khai thác nhân lực hiệu quả hơn nữa.
Các chỉ số nói lên năng lực của nhân viên kinh doanh bao gồm:
Tình hình thực hiện doanh số thực tế so với kế hoạch
Ví dụ về mẫu báo cáo tự động về tình hình thực hiện doanh số thực tế so với kế hoạch trên phần mềm MISA AMIS CRM.
Tình hình bán hàng, chăm sóc cơ hội
Ví dụ về mẫu báo cáo tự động về Tình hình bán hàng, chăm sóc cơ hội trên phần mềm MISA AMIS CRM.
Nhân viên xuất sắc
QUẢN LÝ NHÂN VIÊN BÁN HÀNG HIỆU QUẢ VỚI +40 BÁO CÁO TRÊN AMIS CRM
3. Báo cáo phân tích cơ hội bán hàng
Cơ hội trong kinh doanh (gọi tắt là cơ hội kinh doanh) là sự xuất hiện nhu cầu của khách hàng và theo đó là việc xuất hiện khả năng bán hàng để thỏa mãn nhu cầu của nhà sản xuất, kinh doanh và người tiêu thụ.
Những báo cáo liên quan đến chất lượng cơ hội, tuổi thọ cơ hội hay thời gian xử lý cũng như doanh số cơ hội mang lại sẽ phản ánh chính xác hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị, truyền thông cũng như năng lực bán hàng của nhân viên kinh doanh.
Phần mềm quản lý bán hàng MISA AMIS CRM cung cấp 11 báo cáo liên quan đến cơ hội cho doanh nghiệp bao gồm:
Phân tích doanh số cơ hội theo mặt hàng
Cung cấp số liệu về doanh số cơ hội thắng của từng loại hàng hóa. Báo cáo giúp Giám đốc, Quản lý, Lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình thực hiện doanh số từ cơ hội theo mặt hàng. Từ đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được tình hình kinh doanh hiện tại và dự báo tình hình tương lai để đưa ra chính sách điều chỉnh phù hợp.
Phân tích tình hình chuyển giai đoạn cơ hội
Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình bán hàng thông qua việc tìm kiếm và theo đuổi cơ hội
Phân tích nguồn gốc cơ hội
Giúp nắm được thông tin nguồn gốc cơ hội; xem xét tình hình khai thác, thực hiện doanh số từ nhiều nguồn cơ hội khác nhau, từ đó cải tiến các hình thức tiếp cận tới khách hàng tiềm năng và cải thiện tình hình kinh doanh.
Phân tích doanh số theo loại cơ hội
Cung cấp số liệu về doanh số cơ hội thắng theo từng loại cơ hội
Báo cáo phân tích cơ hội theo giai đoạn
Cung cấp số liệu về giá trị cơ hội theo từng giai đoạn bán hàng của quy trình bán hàng
Báo cáo tiến độ tạo mới cơ hội tuần
Giúp Ban Lãnh đạo, Quản lý kinh doanh, NVKD theo dõi, thống kê được tình hình tạo mới cơ hội theo tuần so với mục tiêu doanh số cơ hội được giao để có kế hoạch kinh doanh, giải pháp xử lý kịp thời.
Thống kê số lượng, giá trị cơ hội theo đối tượng
Giúp ban lãnh đạo, quản lý và NVKD nắm được thông tin tổng quan về số lượng, giá trị, tỷ lệ cơ hội theo các đối tượng là Cơ hội thắng, Cơ hội thất bại, Cơ hội chuyển kỳ sau. Từ đó so sánh tương quan giữa các loại cơ hội để đưa ra các quyết định để cải thiện tình hình kinh doanh.
Xem thêm: Phần mềm DMS là gì? Top 8 phần mềm DMS tốt nhất trên thị trường hiện nay
Phân tích doanh số cơ hội theo thị trường
Cung cấp số liệu về doanh số cơ hội thắng của từng thị trường
Báo cáo phân tích tuổi thọ trung bình cơ hội
Cung cấp số liệu về tuổi thọ trung bình cơ hội thắng thua
Phân tích nguồn gốc cơ hội theo Đơn vị/NVKD
Cung cấp thông tin số lượng, doanh số cơ hội của đơn vị/NVKD mình quản lý theo nguồn gốc
4. Dự báo doanh thu theo tình hình phân bổ chi phí
Ngoài những báo cáo phản ánh kết quả bán hàng vừa kể trên, phần mềm quản lý bán hàng MISA AMIS CRM còn cung cấp dự báo doanh thu theo hình hình phân bổ chi phí cho doanh nghiệp. Đây là loại báo cáo cực kỳ quan trọng với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất vì nó cho biết có bao nhiêu sản phẩm có khả năng bán được trong một khoảng thời gian tương lai trong một thị trường cụ thể ở một mức giá đã được xác định trước.
Vai trò của dự báo doanh thu theo tình hình phân bổ chi phí được thể hiện ở:
• Xác định khối lượng sản xuất phù hợp với khả năng cơ sở vật chất như thiết bị, vốn, nhân lực, không gian, v.v…
• Là cơ sở của ngân sách bán hàng, ngân sách sản xuất, ngân sách tiếp thị, ….
• Là căn cứ để quyết định có hay không mở rộng nhà máy hay nên chuyển hướng nguồn lực của mình để sản xuất các sản phẩm khác.
• Dự báo doanh số là một cam kết về phía bộ phận bán hàng và nó phải đạt được trong thời hạn nhất định
• Định hướng marketing, sản xuất và các hoạt động kinh doanh khác để đạt được các mục tiêu về doanh số.
Trong 4 mẫu báo cáo bán hàng quan trọng mà doanh nghiệp cần có được đề cập ở trên, để cập nhật chi tiết từng chỉ số đòi hỏi nhiều thời gian công sức để báo cáo số liệu. Chính vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là giải pháp hàng đầu mà các doanh nghiệp sử dụng trong thời kỳ chuyển đổi số hiện nay.
Xem thêm: Lợi ích của việc triển khai phần mềm CRM trong kinh doanh
Những hình ảnh báo cáo được sử dụng trong bài chính là giao diện lấy từ phần mềm MISA AMIS CRM. Phần mềm hiện cung cấp hơn 30 loại báo cáo khác nhau liên quan đến doanh thu, bán hàng, chăm sóc… Các loại báo cáo được phân tích dựa trên số liệu bán hàng được cập nhật, từ đó xuất ra báo cáo tự động. Nhờ vậy quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình hình bán hàng theo từng thời điểm. Tiết kiệm thời gian, kịp thời tối ưu hoạt động bán hàng.
TỔNG KẾT
Báo cáo là một phần quan trọng để đánh giá mức độ hiệu quả của công việc kinh doanh. Nếu những số liệu trên báo cáo không phản ánh đúng thực tế sẽ khiến việc ra quyết định điều hành của cấp quản lý sai lệch, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động bán hàng.
Nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS, phần mềm quản lý bán hàng AMIS CRM cung cấp hơn 30 loại báo cáo bán hàng đa chiều về doanh số, hàng hóa, nhân viên, cơ hội, đơn hàng… giúp nhà quản lý có dữ liệu về bức tranh kinh doanh chính xác của doanh nghiệp, phản ánh chi tiết năng lực đội ngũ, chất lượng sản phẩm dịch vụ thông qua những con số, biểu đồ, bảng biểu.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
