Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng tiếp cận và tương tác với khách hàng trên nhiều kênh, quản lý thông tin khách hàng không còn đơn thuần là lưu trữ dữ liệu rời rạc. Việc tổ chức, cập nhật và khai thác hiệu quả data khách hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng.
Quản lý data khách hàng một cách khoa học giúp doanh nghiệp hiểu rõ hành vi, nhu cầu và giá trị của từng khách hàng, từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Qua bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ quản lý thông tin khách hàng là gì, vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến quản lý data khách hàng, cũng như các cách triển khai hiệu quả trong thực tế.
I. Quản lý data khách hàng là gì? Định nghĩa & lợi ích
Quản lý data hay quản lý thông tin khách hàng là quá trình thu thập, lưu trữ, phân loại, bảo vệ và khai thác dữ liệu khách hàng nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh. Dữ liệu khách hàng có thể bao gồm:
- Thông tin nhân khẩu học như: tên, tuổi, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email, nghề nghiệp, thu nhập, trình độ học vấn, tình trạng hôn nhân.
- Dữ liệu hành vi bao gồm như: số lần ghé thăm trang web, số lần nhấp chuột vào quảng cáo, lượt xem sản phẩm, tỷ lệ thoát trang, lịch sử mua hàng.
- Dữ liệu về giao dịch: loại sản phẩm/dịch vụ đã mua, số lượng, giá trị đơn hàng, thời gian mua hàng, kênh bán hàng.
- Thông tin về phản hồi và tương tác: Bao gồm các đánh giá, ý kiến phản hồi, khiếu nại, bình luận, tương tác qua mạng xã hội hoặc các nền tảng chăm sóc khách hàng.
Một hệ thống quản lý thông tin khách hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức dữ liệu một cách khoa học, đảm bảo bảo mật và hỗ trợ ra quyết định chính xác.
II. Tầm quan trọng và xu hướng quản lý thông tin khách hàng
Khách hàng là trung tâm của mọi doanh nghiệp, và quản lý thông tin khách hàng chính là cách bạn giữ chân họ ở lại. Theo báo cáo từ McKinsey, 71% người tiêu dùng kỳ vọng các công ty cung cấp các tương tác cá nhân hóa. Khi bạn hiểu rõ họ cần gì, muốn gì, bạn không chỉ đáp ứng mà còn vượt qua kỳ vọng của họ. Điều này đặc biệt quan trọng trong thời đại mà người tiêu dùng có vô vàn lựa chọn và họ sẽ chọn gắn bó với doanh nghiệp của bạn chỉ khi trải nghiệm của họ được cá nhân hoá.
Nhận thức được điều này, nhiều doanh nghiệp trên thế giới ngày càng chú trọng vào việc thu thập và quản lý thông tin khách hàng. Để làm được điều này một cách nhanh chóng và hiệu quả, các doanh nghiệp trên thế giới thường có xu hướng sử dụng các hệ thống, phần mềm CRM.
Theo báo cáo từ Statista, doanh thu thị trường phần mềm CRM toàn cầu dự kiến sẽ đạt 98.84 tỷ USD vào năm 2025, tốc độ tăng trưởng hàng năm là 10,17% và sẽ đạt 145.61 tỷ USD vào năm 2029 . Điều này cho thấy sự đầu tư mạnh mẽ của doanh nghiệp vào việc tối ưu hóa quản lý dữ liệu khách hàng.
Ngoài ra, một trong những xu hướng nổi bật khác là tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) vào hệ thống CRM để tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, tốn thời gian . Việc áp dụng AI giúp doanh nghiệp phân tích hành vi khách hàng, dự đoán nhu cầu và cá nhân hóa trải nghiệm một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng.
Để không bỏ lỡ xu hướng này, bạn có thể trải nghiệm ngay phần mềm MISA AMIS CRM với trợ lý trí tuệ nhân tạo MISA AVA được tích hợp để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình quản lý thông tin khách hàng:
III. Lợi ích của việc quản lý dữ liệu khách hàng
Quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà còn tạo dựng lợi thế cạnh tranh bền vững. Dưới đây là những lợi ích thiết thực mà việc quản lý dữ liệu khách hàng có thể mang lại:
- “Đọc vị” khách hàng: Khi dữ liệu khách hàng được phân tích một cách có hệ thống, doanh nghiệp có thể hiểu rõ nhu cầu, sở thích và hành vi mua sắm của từng khách hàng.
- Tăng hiệu quả chiến lược marketing: Dữ liệu khách hàng chất lượng giúp xác định chính xác phân khúc khách hàng tiềm năng và tối ưu hóa thông điệp truyền thông.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Khi có dữ liệu đầy đủ và chính xác, đội ngũ chăm sóc khách hàng có thể phản hồi nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu: Dữ liệu khách hàng cung cấp cái nhìn toàn diện, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên thông tin thực tiễn, giảm thiểu rủi ro.
- Phát hiện cơ hội kinh doanh mới: Thông qua việc phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể nhận diện các xu hướng mới và phát hiện nhu cầu tiềm ẩn của thị trường.
IV. Cách quản lý thông tin khách hàng & data khách hàng hiệu quả
1. Xác định các loại thông tin và data khách hàng cần thu thập
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ những thông tin khách hàng và data khách hàng cần quản lý, tránh thu thập tràn lan nhưng không sử dụng hiệu quả. Các nhóm dữ liệu phổ biến gồm:
- Thông tin cơ bản: họ tên, số điện thoại, email, doanh nghiệp
- Thông tin giao dịch: lịch sử mua hàng, giá trị đơn hàng
- Data hành vi: tương tác trên website, email, mạng xã hội
- Phản hồi và nhu cầu của khách hàng
Việc xác định đúng loại data giúp quá trình quản lý data khách hàng trở nên có mục tiêu và dễ khai thác hơn.
2. Tổ chức và phân loại thông tin khách hàng một cách khoa học
Sau khi thu thập, thông tin khách hàng cần được phân loại và sắp xếp khoa học theo các tiêu chí như nhóm khách hàng, mức độ tiềm năng, ngành nghề hoặc giai đoạn trong hành trình mua hàng.
Cách làm này giúp doanh nghiệp:
- Dễ dàng tìm kiếm và cập nhật dữ liệu
- Phân nhóm khách hàng chính xác
- Hạn chế trùng lặp và sai sót trong quá trình quản lý thông tin khách hàng
3. Lưu trữ dữ liệu tập trung, hạn chế quản lý thủ công
Dữ liệu khách hàng cần được sao lưu định kỳ trên nhiều nền tảng khác nhau như cloud, ổ đĩa cứng ngoài và máy chủ riêng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu do lỗi kỹ thuật, sự cố mạng hoặc tấn công mạng. Hãy cân nhắc việc thiết lập các bản sao lưu tự động và kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Việc sao lưu dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định trong trường hợp gặp sự cố mà còn là yếu tố cần thiết để tuân thủ các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu quốc tế. Khi dữ liệu được sao lưu đầy đủ, doanh nghiệp có thể dễ dàng phục hồi và tiếp tục hoạt động mà không bị gián đoạn.
4. Thường xuyên cập nhật và làm sạch data khách hàng
Dữ liệu khách hàng không phải là bất biến — thông tin có thể thay đổi theo thời gian như số điện thoại, địa chỉ liên lạc hoặc tình trạng tài chính. Việc cập nhật, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu định kỳ giúp duy trì tính chính xác và hữu ích của dữ liệu, tránh tình trạng dữ liệu lỗi thời hoặc trùng lặp.
Khi dữ liệu được làm mới liên tục, doanh nghiệp có thể tạo ra các chiến lược tiếp thị hiệu quả hơn, tăng khả năng chuyển đổi và giữ chân khách hàng. Hãy định kỳ kiểm tra và xóa bỏ các dữ liệu không còn giá trị, từ đó tối ưu hóa hiệu suất hệ thống và giảm thiểu rủi ro bảo mật.
5. Đầu tư vào phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng
Sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng (CRM) hiện đại giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc lưu trữ, phân tích và khai thác dữ liệu. Các phần mềm CRM không chỉ giúp quản lý thông tin khách hàng một cách trực quan, dễ dàng mà còn hỗ trợ tự động hóa quy trình bán hàng, tạo báo cáo chi tiết và bảo mật cao.
Việc đầu tư vào hệ thống CRM không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót mà còn tăng cường khả năng cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ lâu dài, phát triển khách hàng trung thành và tăng trưởng doanh thu bền vững.
V. Công cụ quản lý khách hàng
Như đã đề cập trước đó, các công cụ, phần mềm quản lý khách hàng và dữ liệu khách hàng chính là cách thức hiệu quả nhất để có thể cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng và đưa ra các quyết định marketing hiệu quả.
Tại Việt Nam, một trong những công cụ quản lý khách hàng được tin dùng chính là phần mềm MISA AMIS CRM. Phần mềm do công ty cổ phần MISA – đơn vị đã có gần 30 năm uy tín trong lĩnh vực CNTT, cung cấp các giải pháp nền tảng, phần mềm cho hàng trăm nghìn doanh nghiệp, đơn vị hành chính sự nghiệp…tại Việt Nam và nước ngoài.
Phần mềm AMIS CRM của MISA cung cấp các tính năng quản lý khách hàng toàn diện, bao gồm:
- Lưu trữ thông tin khách hàng tập trung: Tất cả dữ liệu khách hàng được số hóa và lưu trữ trên hệ thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý danh sách khách hàng và giảm thiểu nguy cơ thất thoát thông tin.
- Phân quyền truy cập để tăng cường tính bảo mật: AMIS CRM cho phép thiết lập phân quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu, đảm bảo chỉ những cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền mới có thể xem hoặc thay đổi thông tin khách hàng, tăng cường tính bảo mật và an toàn dữ liệu.
- Lưu trữ lịch sử tương tác với khách hàng: Phần mềm ghi lại toàn bộ lịch sử trao đổi, giao dịch với khách hàng, giúp nhân viên nắm bắt thông tin chi tiết và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
- Hỗ trợ bàn giao và tiếp nhận thông tin: Nhân viên mới có thể dễ dàng tiếp cận và nắm bắt lịch sử giao dịch với khách hàng trước đó, đảm bảo sự liên tục trong quá trình chăm sóc và phục vụ khách hàng.
- Đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận: AMIS CRM giúp đồng nhất và liên thông dữ liệu khách hàng giữa các bộ phận như bán hàng, marketing, kế toán và nhân sự, tạo nên một hệ thống quản lý thông tin khách hàng hiệu quả và toàn diện.
Với tất cả các tính năng trên, phần mềm MISA AMIS CRM chính là trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có từ 5 sales trở lên trong việc quản lý thông tin khách hàng. Dùng thử phần mềm miễn phí ngay tại đây:
VI. Kết luận
Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc mà còn tăng cường sự hài lòng và gắn kết của khách hàng. Việc áp dụng phần mềm CRM như AMIS CRM của MISA giúp doanh nghiệp số hóa, bảo mật và tối ưu hóa dữ liệu khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững. Đầu tư vào quản lý dữ liệu khách hàng chính là đầu tư vào tương lai của doanh nghiệp.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
