Quản lý làm ca làm là bài toán đau đầu của người phụ trách nhân sự ở các doanh nghiệp vận hành liên tục như sản xuất, logistics, bán lẻ, F&B, bệnh viện, bảo vệ, call center… Lịch ca xoay, đổi ca, ca đêm, làm ngày nghỉ diễn ra dồn dập khiến việc kiểm soát giờ vào ra, giờ làm thực tế, giờ làm thêm rất dễ sai. Cùng MISA AMIS HRM phân tích chi tiết cách tính giờ làm việc theo ca để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
1. Làm việc theo ca là gì?
Ca làm việc là khoảng thời gian người lao động thực hiện nhiệm vụ từ lúc bắt đầu vào ca đến khi kết thúc và bàn giao lại công việc, có tính cả thời gian nghỉ giữa giờ theo quy định. Làm việc theo ca là hình thức tổ chức lao động trong đó có ít nhất hai người hoặc hai nhóm người thay phiên nhau làm việc trên cùng một vị trí trong khung 24 giờ, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục.
Trong thực tế, doanh nghiệp thường tổ chức ca làm việc theo nhiều mô hình khác nhau, nhưng có một số dạng phổ biến:
- Ca hành chính
Ví dụ thường gặp: 8h00-17h00 hoặc 8h30-17h30, làm ban ngày, nghỉ trưa giữa ca. Phù hợp với môi trường văn phòng, khối hỗ trợ, khối back office. - Ca làm việc cố định (ca sáng, ca chiều, ca tối)
Người lao động làm một khung giờ cố định trong ngày, lặp lại theo tuần hoặc theo tháng. Phổ biến trong bán lẻ, F&B, sản xuất, bảo vệ, kho bãi. - Ca gãy
Thời gian làm việc trong ngày được chia thành hai hoặc nhiều khoảng tách biệt, giữa các khoảng có thời gian nghỉ dài. Thường áp dụng cho ngành F&B, bán lẻ, dịch vụ có giờ cao điểm trưa và tối. - Ca đêm
Ca làm việc rơi vào khung giờ ban đêm theo quy định pháp luật, liên quan trực tiếp đến chế độ lương, phụ cấp và sức khỏe người lao động. Gặp nhiều trong sản xuất 24/7, logistics, bảo vệ, y tế, trực kỹ thuật. - Xoay ca (luân phiên ca)
Người lao động thay đổi giữa các ca sáng, chiều, đêm theo tuần hoặc theo chu kỳ nhất định. Mô hình này giúp duy trì vận hành liên tục nhưng gây áp lực lớn cho việc lập lịch, chấm công và tính giờ làm việc theo ca.
2. Quy định pháp luật về tính giờ làm thêm, tăng ca
Dưới đây là những quy định và hướng dẫn cách tính giờ làm thêm, làm việc vào ban đêm theo quy định của pháp luật bao gồm: Bộ luật lao động, Nghị định 05/2015/NĐ-CP, Thông tư 23/2015/TT-BLĐTBXH
2.1 Tính giờ làm việc thêm vào ca ngày
Theo quy định tại khoản 1 Điều 106 của BLLĐ năm 2012:
“Làm thêm giờ là khoảng thời gian người lao động được phép làm việc ngoài giờ làm việc bình thường được quy định trong pháp luật, thoả ước lao động tập thể hoặc theo một số nội quy lao động.”
Chính vì thế, nhà quản trị cần xác định rõ thời gian làm việc theo quy định của nhân viên là nằm trong khung giờ nào. Nếu nhân viên làm việc ngoài khoảng thời gian đó, bất kể là trước hay sau ca chính, đều sẽ được tính là làm thêm giờ.
Người lao động được trả lương theo giờ khi làm thêm như vậy sẽ được nhận một khoản tiền lương làm thêm giờ. Công thức tính như sau:
| Tiền lương làm thêm giờ | = | Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường | x | ít nhất 150% (hoặc 200% nếu là ngày nghỉ, 300% nếu là ngày lễ, Tết) | x | Số giờ làm thêm |
Trong đó:
- Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường = Tiền lương thực trả của tuần/tháng mà người lao động làm thêm giờ/Tổng số giờ thực tế làm việc tương ứng trong mỗi tháng hoặc tuần người lao động làm thêm giờ (không quá số ngày làm việc bình thường trong tháng và số giờ làm việc bình thường trong 1 ngày, 1 tuần theo quy định của pháp luật).
- Mức tối thiểu 150% áp dụng khi người lao động làm thêm giờ trong ngày làm việc bình thường.
- Mức tối thiểu 200% áp dụng khi người lao động làm thêm giờ trong ngày nghỉ hàng tuần.
- Mức tối thiểu 200% áp dụng khi người lao động làm thêm giờ trong ngày nghỉ hàng tuần.
- Mức tối thiểu 300% áp dụng khi người lao động làm thêm giờ trong ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương.
2.2 Tính giờ làm việc thêm vào ca đêm
Đối với người lao động hưởng lương chế độ quy định theo thời gian, tiền lương làm thêm giờ vào ban đêm được tính như sau:
Tiền lương làm thêm giờ ban đêm = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 150% (hoặc 200% nếu là ngày nghỉ, 300% nếu là ngày lễ, Tết) + Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 30% + 20% x Tiền lương giờ vào ban ngày của một ngày làm việc bình thường hoặc của các ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ, tết, ngày nghỉ có chế độ hưởng lương x Số giờ làm thêm vào ban đêm.
Trong đó:
Tiền lương giờ vào ban ngày của một ngày làm việc bình thường hoặc của các ngày nghỉ hằng tuần hoặc của ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có chế độ hưởng lương được tính như sau:
- Bằng ít nhất 100% số tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường (trường hợp ngày làm việc bình thường và NLĐ không làm thêm giờ vào ban ngày của ngày đó)
- Bằng ít nhất 150% số tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường (trường hợp ngày làm việc bình thường và NLĐ có làm thêm giờ vào ban ngày của ngày đó)
- Bằng ít nhất 200% số tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường (trường hợp đó là ngày nghỉ hàng tuần)
- Bằng ít nhất 300% số tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường (trường hợp đó là ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có chế độ hưởng lương)
2.3 Tính giờ làm việc thêm vào ngày nghỉ
Nếu trường hợp người lao động làm việc vào các ngày nghỉ hàng tuần, tiền lương làm thêm giờ sẽ được tính như sau
- NLĐ làm thêm giờ ban ngày:
Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x ít nhất 200% x Số giờ làm thêm
- NLĐ làm thêm giờ ban đêm:
Tiền lương làm thêm giờ ban đêm = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 200% + Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 30% +20% x 200% x Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Số giờ làm thêm vào ban đêm.
có nghĩa là:
Tiền lương làm thêm giờ ban đêm = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 270% x Số giờ làm thêm vào ban đêm.
2.4 Tính giờ làm việc thêm vào ngày lễ, Tết
Nếu người lao động làm thêm vào các ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương, tiền lương làm thêm giờ sẽ được tính như sau:
- NLĐ làm thêm giờ ban ngày
Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x ít nhất 300% x Số giờ làm thêm
- NLĐ làm thêm giờ ban đêm
Tiền lương làm thêm giờ ban đêm = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 300% + Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 30% +20% x 300% x Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Số giờ làm thêm vào ban đêm.
Có nghĩa là:
Tiền lương làm thêm giờ ban đêm = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 390% x Số giờ làm thêm vào ban đêm.
Quy định về cách tính tiền lương làm thêm giờ khá phức tạp và mỗi trường hợp khác nhau lại có một cách tính riêng. Để dễ theo dõi và phân biệt các trường hợp tính tiền lương làm thêm giờ, nhà quản trị có thể áp dụng công thức đã được tính toán chính xác trong bảng sau:
3. Hướng dẫn cách tính giờ làm việc theo ca trong Excel
3.1 Tính giờ làm việc theo ca bằng cách trừ trực tiếp
Cách tính số giờ trong công cụ Excel sẽ được thể hiện theo công thức tính giờ công trong Excel như sau:
Giờ làm việc = Số giờ đã kết thúc công việc (Giờ ra) – Số giờ bắt đầu làm việc (Giờ vào)
Sau khi đã thực hiện phép tính này, ô dữ liệu chứa kết quả của các ban sẽ tự động chuyển đổi sang kiểu dữ liệu thời gian giờ. Sau đó bạn hãy tiến hành copy công thức xuống bên dưới là có thể tính được số giờ làm việc của các phép tính khác.
Kết quả sẽ tồn tại dưới dạng như giờ đồng hồ như bạn nhìn thấy trên hình.
3.2 Tính giờ làm việc theo ca bằng cách sử dụng Hàm
Với việc tính giờ làm việc theo ca bằng cách sử dụng Hàm, Excel cung cấp 2 hàm Hour & Minute để giúp bạn trong việc thực hiện tính thời gian làm việc của nhân viên một cách nhanh chóng và với độ chính xác cao nhất.
Một ví dụ minh hoạ: Giờ vào và giờ ra của một nhân viên công ty A như sau:
Gọi A là giờ vào lúc 7:56, được hiểu là 7 giờ 56 phút
Gọi B là giờ ra lúc 17:05, được hiểu là 17 giờ 5 phút
- Bước 1: Đổi cả giờ vào và giờ ra về phút:
Tổng phút của A sau khi đổi sẽ là: 476 phút
Số phút của B là 1025 phút
- Bước 2: Tính hiệu số phút giữa A và B:
Lấy tổng số phút đã được chuyển đổi của B trừ đi Tổng số phút đã được chuyển đổi của A. Được hiệu là 549 phút.
- Bước 3: Quy đổi lại về số giờ:
Hiệu số phút giữa A và B được quy đổi toàn bộ về giờ là 9,15 giờ.
Khi áp dụng cách tính này trên công cụ Excel, bạn có thể sử dụng các hàm như: Hour, Minute và nhập công thức đúng sau đây vào ô cần hiển thị kết quả tính giờ làm việc..
=((HOUR(A3)*60+MINUTE(A3))-(HOUR(A2)*60+MINUTE(A2)))/60
Công thức hàm sẽ cho ra kết quả giờ làm việc như phép tính như sau.
Để thuận tiện chấm công theo ca, doanh nghiệp có thể tải các mẫu bảng miễn phí được thiết kế sẵn, dễ dàng sử dụng:
5. Những khó khăn khi quản lý làm việc theo ca
Ở quy mô vài chục nhân sự, việc tính giờ làm việc theo ca trên Excel vẫn có thể xoay xở được. Nhưng khi doanh nghiệp bước sang giai đoạn có hàng trăm, hàng nghìn lao động, đặc biệt trong các ngành sản xuất 24/7, logistics – kho bãi, bán lẻ chuỗi, F&B, bệnh viện, bảo vệ – an ninh, call center, lịch ca bắt đầu trở nên rất phức tạp: ca xoay liên tục, đổi ca sát giờ, phát sinh ca đêm, tăng ca, làm ngày nghỉ, làm bù… khiến bảng công ngày càng khó kiểm soát.
- Lịch ca thay đổi liên tục, khó theo dõi: Ở nhà máy sản xuất hoặc kho logistics, chỉ cần một nhóm công nhân xin đổi ca hay nghỉ đột xuất là HR phải chỉnh lại cả sơ đồ ca kíp, nếu không cập nhật kịp vào file Excel rất dễ tính nhầm giờ làm việc hoặc bỏ sót công.
- Dữ liệu chấm công phân tán, khó đối chiếu: Trong chuỗi bán lẻ, F&B hay hệ thống bảo vệ nhiều điểm, mỗi cửa hàng hoặc mỗi điểm trực có thể chấm công bằng máy riêng, HR phải gom dữ liệu vào hàng loạt file Excel. Việc tổng hợp thủ công cho toàn hệ thống làm tăng nguy cơ lệch số, nhầm ca, nhập sai giờ.
- Ca đêm, tăng ca, làm ngày nghỉ dễ tính sai chế độ: Ở bệnh viện, call center, sản xuất liên tục, người lao động thường làm ca đêm, ca kéo dài, tăng ca sau ca chính. Nếu không kiểm soát rõ khung giờ làm đêm, số giờ làm thêm và hệ số lương tương ứng, doanh nghiệp rất dễ trả thiếu quyền lợi hoặc trả sai quy định.
- Khó kiểm soát tổng giờ làm và quỹ OT theo quy định: Khi số lượng nhân sự lớn, nhiều bộ phận, nhiều loại ca, việc theo dõi tổng giờ làm thêm của từng người để đảm bảo không vượt giới hạn là một thách thức. Chỉ cần một vài trường hợp vượt ngưỡng mà không được kiểm tra, doanh nghiệp có thể đối mặt rủi ro khi thanh tra.
- Ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và rủi ro pháp lý: Sai sót ở bảng công không chỉ chạm vào quyền lợi người lao động mà còn kéo theo chi phí lương, quỹ OT, thưởng – phạt, phụ cấp, tăng nguy cơ khiếu nại nội bộ, tranh chấp lao động và bị xử phạt khi cơ quan chức năng kiểm tra.
Vì vậy, với những doanh nghiệp có đặc thù vận hành theo ca, Excel chỉ có thể hỗ trợ quản lý ca kíp và tính giờ làm việc theo ca ở mức cơ bản, khi quy mô nhân sự và số lượng ca còn đơn giản. Để kiểm soát tốt dữ liệu chấm công, giờ làm thêm, ca đêm và rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình chuẩn và ứng dụng phần mềm chuyên biệt.
6. Giải phóng sức lao động với giải pháp quản lý ca thông minh
Những thao tác thủ công đang dần được tự động hóa, gánh nặng của nhân sự cũng được giảm bớt nhờ có những phần mềm công nghệ hiện đại như MISA AMIS HRM – với phân hệ quản lý Chấm Công và Tiền Lương chuyên nghiệp.
- Tính công theo số giờ làm việc thực tế dựa trên dữ liệu vào – ra của nhân viên.
- Thiết lập công thức tính giờ làm việc, giờ làm thêm theo ca một lần, hệ thống tự động áp dụng cho toàn bộ nhân viên.
- Tùy chỉnh quy tắc tính công theo chính sách riêng của từng doanh nghiệp, từng nhóm ca.
- Kiểm tra, theo dõi giờ làm việc, giờ OT của từng nhân viên và toàn bộ đơn vị ngay trên bảng công, hạn chế sai sót.
- Gửi xác nhận bảng công cho nhân viên hàng tháng, giúp quản lý rõ ràng, giảm tranh chấp về lương.
- Xuất bảng chấm công chi tiết và đồng bộ trực tiếp với AMIS Tiền lương để tính lương chính xác.
Hơn 17.0000 nhà máy, doanh nghiệp lĩnh vực dịch vụ, thương mại và nhiều ngành nghề khác đang sử dụng MISA AMIS HRM – tối ưu thời gian và quy trình quản lý ca kíp.
| Tiêu chí | Quản lý ca bằng Excel | Quản lý ca bằng MISA AMIS HRM |
|---|---|---|
| Lập và điều chỉnh lịch ca | Lập tay, dễ lệch dữ liệu khi đổi ca, xoay ca | Thiết lập ca mẫu, lịch tuần/tháng, đổi ca và xoay ca tự động cập nhật vào bảng công |
| Nhập liệu và chấm công | Nhập thủ công hoặc gom từ nhiều file, phụ thuộc người làm | Lấy dữ liệu tự động từ máy chấm công/ứng dụng, giảm nhập liệu tay |
| Tính giờ làm việc, làm thêm, ca đêm | Dùng công thức, hàm phức tạp, dễ lỗi khi sửa file | Thiết lập quy tắc một lần, hệ thống tự tính giờ làm, OT, ca đêm nhất quán |
| Kiểm soát thay đổi, lịch sử dữ liệu | Khó biết ai sửa, sửa lúc nào; dễ ghi đè, mất phiên bản | Có phân quyền, nhật ký thao tác, kiểm soát chỉnh sửa rõ ràng |
| Tổng hợp cho báo cáo và lương | Tổng hợp thủ công, dễ lệch giữa chấm công và lương | Dữ liệu tập trung, đồng bộ, dễ kiểm tra |
| Rủi ro pháp lý, tranh chấp | Dễ tính sai giờ công, OT, hệ số làm đêm, khó giải trình | Quy tắc chuẩn hóa, dữ liệu lưu vết, báo cáo rõ, hỗ trợ giải trình khi cần |
| Thời gian xử lý kỳ công | Mất nhiều thời gian, 3-5 ngày kiểm tra, đối chiếu, chỉnh file | Rút ngắn thời gian chấm công – chốt công – tính lương còn 1 ngày, giảm áp lực cho HR |
Đăng ký ngay tại đây để trải nghiệm giải pháp xử lý mọi loại ca kíp phức tạp chỉ trong 1 click, liên kết chấm công – tính lương chính xác.
NHẬN TƯ VẤN & TÀI KHOẢN DÙNG THỬ 15 NGÀY
6. Một số lưu ý khi tính giờ làm việc theo ca
Khi tính giờ làm việc theo ca cho người lao động, nhân sự cần chú ý một số quy định về thời gian làm việc theo ca như sau:
- Theo điều 105 của Bộ Luật Lao Động năm 2019, thời gian làm việc bình thường trong một ca làm việc không quá 08 giờ trong 1 ngày (trường hợp quy định thời gian làm việc theo ngày) hoặc không quá 10 giờ trong 1 ngày (trường hợp quy định thời gian làm việc theo tuần). Đồng thời tổng thời gian làm việc của người lao động trong một tuần không được vượt quá 48 tiếng.
- Về thời gian làm thêm giờ, điều 60 Nghị định số 145/2020/ NĐ- CP có quy định, số giờ làm thêm trong 1 ngày không được vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày đó. Trường hợp làm việc theo tuần, tổng số giờ làm việc và số giờ làm thêm không được vượt quá 12 giờ/ngày.
- Theo Điều 109 của Bộ Luật Lao động năm 2019 quy định thời gian nghỉ giữa giờ trong ca làm việc phải đảm bảo tối thiểu là 30 phút liên tục nếu thời giờ làm việc bình thường trong ca kéo dài từ 06 giờ trở lên. Trường hợp người lao động có làm việc vào ban đêm (ít nhất 03 giờ làm việc trong khung giờ từ 22h đến 06h sáng hôm sau) thì giờ nghỉ giữa giờ tối thiểu là 45 phút.
Với những chia sẻ trên hy vọng bạn đọc đã hiểu hơn về cách tính số giờ làm việc theo ca cũng như những quy định mới nhất liên quan đến ca kíp làm việc. Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng bảng tính Excel hoặc phần mềm để việc quản lý ca làm trở nên chuyên nghiệp hơn.
