Mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, siêu nhỏ, lượng khách hàng ít. Biểu mẫu giúp người sử dụng nắm bắt mọi thông tin quan trọng về khách hàng và theo dõi hiệu quả quá trình bánh hàng: tiếp cận – chăm sóc – chuyển đổi. Trong chủ đề này MISA hướng dẫn quý anh chị cách tạo file excel quản lý khách hàng chuyên nghiệp, kèm file tải miễn phí.
1. Quản lý khách hàng bằng excel như thế nào, các thông tin cần có?
Tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của từng công ty mà có cách quản lý danh sách khác nhau. Tuy nhiên, một mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel nên được cấu trúc thông tin một cách rõ ràng và toàn diện, gồm các thông tin:
- Tên khách hàng, công ty, số điện thoại, email: Cung cấp thông tin cơ bản để xác định danh tính khách hàng.
- Khu vực: Ghi nhận địa điểm khách hàng để hiểu rõ hơn về thị trường mục tiêu.
- Nhân viên sales phụ trách: Theo dõi người phụ trách để đảm bảo sự liên hệ liên tục.
- Nguồn khách hàng tiềm năng: Xác định nguồn gốc của khách hàng để đánh giá hiệu quả hoạt động marketing.
- Sản phẩm và đơn hàng: Ghi lại các sản phẩm mà khách hàng quan tâm và các đơn hàng đã được thực hiện.
- Thời gian tiếp cận và thành công: Đánh dấu quá trình bán hàng, từ khi bắt đầu tiếp cận khách hàng đến khi giao dịch thành công.
Ngoài ra, mẫu file quản lý khách hàng bằng excel cũng giúp người sử dụng phân loại khách hàng theo trạng thái như mới liên hệ, quan tâm, đang chăm sóc, thành công hay thất bại. Điều này sẽ giúp bạn quản lý quy trình bán hàng một cách hiệu quả và tăng khả năng chuyển đổi khách hàng.
Bên cạnh đó, bảng điều khiển dữ liệu cung cấp cho bộ phận quản lý một cái nhìn tổng quan về hiệu suất và đánh giá kết quả ở từng giai đoạn bán hàng.
Cuối cùng, người sử dụng cũng có thể tạo báo cáo doanh số theo tháng, theo bộ phận, theo sản phẩm và theo khách hàng dựa trên dữ liệu được thu thập từ biểu mẫu.
2. Hướng dẫn sử dụng mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel hiệu quả
Bước 1: Tải biểu mẫu file Excel quản lý khách hàng bằng cách bấm vào ảnh dưới. Sau khi tải về, bạn hãy bắt đầu với Sheet 1 – “Cài đặt”.
Bước 2: Trong Sheet “Cài đặt“, hãy thiết lập các trường thông tin phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn. Đây là nơi bạn có thể tùy chỉnh cấu trúc biểu mẫu để phù hợp với yêu cầu riêng của doanh nghiệp. Có thể bao gồm các thông tin chính sau:
- Tình trạng khách hàng tiềm năng
- Nguồn khách hàng tiềm năng
- Contact form
- Quy tắc và biểu tượng cho thời gian tiếp cận khách hàng để theo dõi.
Lưu ý rằng các trường thông tin trong phần cài đặt này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ nội dung trong các Sheet tiếp theo.
Bước 3: Điền thông tin khách hàng vào các Sheet danh sách và trạng thái khách hàng tiềm năng.
Sau khi đã thiết lập cấu trúc và các trường thông tin trong Sheet “Cài đặt”, bạn tiến hành điền thông tin khách hàng vào các Sheet danh sách khách hàng tiềm năng. Các thông tin cần điền bao gồm tên khách hàng, công ty, số điện thoại, email, khu vực, nhân viên sales phụ trách, nguồn khách hàng, sản phẩm, đơn hàng và thời gian kể từ khi bắt đầu tiếp cận đến lúc bán hàng thành công. Việc điền thông tin khách hàng sẽ giúp bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu khách hàng chi tiết và chính xác.
Bước 4: Xem báo cáo thống kê trong các Sheet tiếp theo bao gồm:
- Báo cáo hiệu quả theo hành trình khách hàng từ mới liên hệ, quan tâm, gửi báo giá, đàm phán đến thành công hoặc thất bại.
- Báo cáo doanh số theo tháng.
- Báo cáo doanh số theo khách hàng.
- Báo cáo doanh số theo sản phẩm.
- Báo cáo doanh số theo nhân viên bán hàng.
Các báo cáo này sẽ tự động cập nhật dữ liệu từ các Sheet trước đó một cách nhanh chóng và chính xác
3. Ưu nhược điểm của việc sử dụng biểu mẫu quản lý khách hàng bằng excel
3.1 Ưu điểm
Với chi phí rẻ và những hàm tính logic, khoa học, Excel đã đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý quan hệ khách hàng. Một số những lợi ích nổi bật của Excel có thể được kể đến như:
- Dữ liệu khách hàng được cập nhật một cách có hệ thống và liên kết với nhau: Biểu mẫu này cho phép bạn lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng một cách tổ chức, giúp bạn dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin cần thiết. Việc liên kết dữ liệu giữa các Sheet giúp bạn theo dõi sự phát triển của khách hàng và tương tác với họ một cách liền mạch.
- Tự động tạo báo cáo: Biểu mẫu file quản lý khách hàng bằng excel đã được thiết kế với các công thức tính toán và biểu đồ sẵn có để tạo ra các báo cáo tự động. Bạn chỉ cần cập nhật dữ liệu trong Sheet danh sách khách hàng và các báo cáo sẽ tự động cập nhật dựa trên thông tin mới nhất. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
- Tùy chỉnh dễ dàng: Biểu mẫu Excel quản lý khách hàng này có cấu trúc linh hoạt và dễ tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn. Bạn có thể thêm hoặc chỉnh sửa các trường thông tin, điều chỉnh cấu trúc báo cáo và tùy chỉnh giao diện để phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn.
- Thích hợp với nhiều đối tượng sử dụng từ nhân viên đến quản lý: Biểu mẫu này dễ sử dụng và phù hợp với mọi người trong tổ chức, từ nhân viên bán hàng đến quản lý cao cấp. Dữ liệu được trình bày một cách rõ ràng và dễ hiểu, giúp mọi người làm việc hiệu quả và đưa ra quyết định thông minh.
Như vậy, so với cách quản lý khách hàng truyền thống trên giấy tờ thì quản lý khách hàng trên excel ưu việt hơn hẳn, trực quan hơn hẳn và cũng tin cậy, chính xác cao.
3.2 Nhược điểm
Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng cũng như khi quy mô mở rộng, các doanh nghiệp sẽ nhận thấy ngay những bất cập mà file quản lý khách hàng bằng excel mang lại. Một số nhược điểm của việc sử dụng Excel để quản lý quan hệ khách hàng có thể kể đến là:
- Thuật toán phức tạp: Excel có rất nhiều hàm số, thuật toán phức tạp mà không phải ai cũng biết hết. Do vậy dẫn đến tình trạng bị phụ thuộc vào một số cá nhân, nếu chẳng may xóa hàm thì sẽ không thể sử dụng tiếp hoặc thậm chí toàn bộ file quản lý khách hàng excel bị phá hỏng.
- Nhập liệu sai: Quá trình nhập liệu người dùng thường xuyên gặp phải các lỗi như lỗi độ rộng, lỗi đánh số hay lỗi tham chiếu ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của phép tính. Gián tiếp ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bị giới hạn dung lượng: Quy mô doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với việc kho thông tin khách hàng ngày càng trở nên đồ sộ. Nếu không chia nhỏ thông tin khách hàng ra lưu trong các file khác nhau thì file excel sẽ rất nặng, cần tới thời gian và máy cấu hình cao mới mở được file.
- Không đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận: Các mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel chỉ sử dụng được trên máy tính nên khi cần kiểm tra thông tin chéo cần mất rất nhiều thời gian và công sức của nhân viên kinh doanh. Điều này trực tiếp khiến việc tư vấn cho khách hàng bị chậm trễ.
- Dễ bị thất lạc hoặc đánh cắp: Mặc dù người dùng có thể tạo mật khẩu cho từng file excel quản lý khách hàng nhưng thực tế rất dễ phá được lớp mật khẩu đó. Hơn nữa, trên excel không có tính năng ghi nhớ lịch sử nên không thể truy vết người dùng khi có vấn đề xảy ra.
4. Quản lý khách hàng TẬP TRUNG – AN TOÀN – BẢO MẬT bằng phần mềm MISA AMIS CRM
Khắc phục những nhược điểm trong quản lý khách hàng của Excel. Phần mềm MISA AMIS CRM được hơn 12.000 doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để thay thế phương thức quản lý khách hàng thời công nghệ số. Không chỉ là lưu trữ đơn thuần, phần mềm phát huy nhiều thế mạnh trong việc quản lý hiệu quả thông qua:
- Phân hệ khách hàng tập trung mọi thông tin trên từng trường khác nhau dê dàng tra cứu, cập nhật
- Nhật ký chăm sóc, ghi lại toàn bộ phản hồi của khách để nắm bắt giai đoạn chăm sóc, dễ dàng chuyển giao cơ hội khi cần thiết
- Phân quyền dữ liệu: Giúp phân chia lượng khách hàng quản lý cho mỗi Sale, tránh việc lạm dụng dữ liệu của từng phòng ban, cấp bậc
- Bảo mật và an toàn
Cùng tìm hiểu kỹ hơn tính năng của MISA AMIS CRM thông qua bộ ảnh dưới đây và đừng quên đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm nhé!
Hệ thống máy chủ của MISA được đặt tại trung tâm dữ liệu của Tập đoàn Viễn thông quân đội Viettel (Viettel IDC) đạt tiêu chuẩn quốc tế về an ninh và an toàn. Cả MISA và Viettel IDC đều áp dụng tiêu chuẩn An ninh thông tin ISO 27000 và đã được các tổ chức có thẩm quyền đánh giá và cấp chứng chỉ của tổ chức quốc tế ISO.
Liên quan đến dữ liệu, bảo mật là yếu tố hàng đầu mà các doanh nghiệp hướng đến. Chính vì vậy chọn MISA AMIS CRM là lựa chọn an toàn cho data của doanh nghiệp. Hiện tại MISA AMIS CRM đã tự động cập nhật dữ liệu để xuất hơn 40 loại báo cáo trong đó có nhiều báo cáo khách hàng để doanh nghiệp phân tích cơ hội, doanh thu, nghiên cứu khách hàng kỹ lưỡng.
Nhờ nhiều tính năng vượt trội, phần mềm MISA AMIS CRM được hơn 12.000 doanh nghiệp tin dùng. Trong đó phải kể đến CTCP Công nghệ Novatek, CTCP Hóa chất thực phẩm Châu Á AFChem, công ty TNHH Quà tặng doanh nghiệp EPVINA… Ngoài ra mỗi năm, MISA AMIS CRM vinh hạnh đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp lớn trên con đường chuyển đổi số.
Nhờ sự nỗ lực không ngừng nghỉ để cải tiến tính năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, giải pháp AMIS CRM của MISA đã đạt được nhiều danh hiệu cao quý như Giải nhất Sao Khuê 2022, giải Sao Vàng Đất Việt, giải thưởng APICTA, giải ASOCIO…..
Kết luận
0904 885 833
https://www.misa.vn/
