Việc xử lý tình trạng đi trễ của nhân viên là một vấn đề quan trọng mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và giải quyết để đảm bảo sự hiệu quả và năng suất trong công việc. Trong bài viết sau, MISA AMIS HRM sẽ đưa ra nguyên nhân và một số giải pháp để xử lý tình trạng đi trễ của nhân viên.
1. Nguyên nhân việc đi trễ của nhân viên
Đi làm trễ có thể do nguyên nhân chủ quan hoặc nguyên nhân khách quan. Cùng tìm hiểu một số nguyên nhân đi làm trễ phổ biến nhất sau đây:
1.1 Thiếu ý thức kỷ luật và sự tôn trọng
Tính cách vô trách nhiệm, thiếu ý thức kỷ luật của nhân viên là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng đi trễ trong công việc.
Họ không tôn trọng cam kết với công ty và không chấp hành nội quy của công ty. Thay vì tìm cách giải quyết vấn đề, họ dùng các lý do khác nhau để bào chữa việc đi trễ. Tuy nhiên, điều này sẽ ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp và uy tín của nhân viên trong mắt nhà quản lý và đồng nghiệp. Nhân viên cần thay đổi thái độ và nỗ lực để tôn trọng cam kết với công ty và đến đúng giờ.
Nhân viên không tôn trọng thời gian của những người lao động khác sẽ không đến đúng giờ và cũng không cố gắng cải thiện giờ giấc. Họ coi thường sự nghiêm túc trong công việc và xem việc đến muộn là không quan trọng. Điều này có thể phản ánh một tinh thần chung của nhân viên trong công ty hoặc có thể là một vấn đề cá nhân của từng nhân viên.
Ví dụ: Khi nhân viên đến muộn, sếp có thể hỏi lý do và tìm nguyên nhân:
| Nếu lần thứ 1 lý do là vì tắc đường, mà lần thứ 2 vẫn bị tắc đường thì đó không phải là lý do không lường trước được, đó là sự lựa chọn của họ. Vì nhân viên có thể đi sớm hơn để tránh tình trạng tắc đường. |
1.2 Kỹ năng quản lý thời gian kém
Kỹ năng quản lý thời gian bao gồm khả năng phân chia thời gian, lập kế hoạch công việc, ưu tiên công việc, và đặt mục tiêu. Nếu nhân viên không biết cách phân chia thời gian hợp lý cho các nhiệm vụ khác nhau, họ sẽ gặp áp lực và không thể hoàn thành công việc đúng giờ. Đào tạo và hỗ trợ nhân viên phát triển kỹ năng quản lý thời gian là giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề đi trễ của nhân viên.
Sự chậm trễ, đặc biệt là chậm trễ trường kỳ, thường cho thấy nhân viên của bạn không biết cách hoặc không muốn quản lý thời gian hiệu quả. Để giải quyết vấn đề này, cần ước tính thời gian cần để di chuyển từ nơi này đến nơi khác, bao gồm cả thời gian giải quyết các vấn đề tiềm ẩn như kẹt xe.
Một nghiên cứu của Jeff Conte tại trường đại học San Diego cho thấy:
| Những người tập trung thường đi đúng giờ, trong khi những người thoải mái lại thường đi muộn. Điều quan trọng để lưu ý là sự thiên vị trong đánh giá thời gian của những người đi trễ, ví dụ như không căn chỉnh thời gian cho việc gội đầu trước cuộc hẹn, có thể dẫn đến sự chậm trễ không cần thiết. |
1.3 Cơ chế thưởng phạt của doanh nghiệp chưa rõ ràng
Cơ chế thưởng phạt dành của doanh nghiệp dành cho vấn đề đi muộn chưa rõ ràng cũng là một lý do quan trọng giải thích hành vi đi muộn nhiều lần của nhân viên.
CỤ thể, nếu một nhân viên đã bị phạt nhiều lần mà không có sự thay đổi, thì có thể rằng cơ chế này không hiệu quả. Vì việc đi trễ không gây ra hậu quả rõ rệt, nên nhân viên vẫn tiếp tục vi phạm như một thói quen bình thường.
Một nhân viên có thể chấp nhận việc bị chỉ trích cá nhân khi đi trễ, nhưng khi cơ chế xử phạt được áp dụng nghiêm ngặt, anh ta sẽ không muốn chịu mất tiền hay bị công khai phê bình trước đồng nghiệp. Việc này sẽ tạo động lực cho người nhân viên đó thay đổi hành vi và mong muốn được khen thưởng.
1.4 Sếp cũng đi làm muộn
Đôi khi, nhà lãnh đạo có thể là nguyên nhân khiến nhân viên thường xuyên đi muộn mà không hề hay biết.
Ví dụ: Khi quản lý đến trễ vài lần, dù chỉ vài phút, nhân viên của họ có thể cảm thấy rằng điều này là chấp nhận được vì “nếu sếp cũng đi muộn thì tôi cũng được phép”. Điều này có thể gây ra sự mất tập trung và ảnh hưởng đến năng suất làm việc của họ.
Hơn nữa, khi nhà quản lý mắc phải tình trạng này thường xuyên mà không có lý dọ đặc biệt, họ càng khó mà khiển trách nhân viên của mình vì không thể đòi hỏi nhân viên dưới quyền làm điều mà chính họ cũng không làm được.
2. Giải pháp dứt điểm việc đi trễ hiệu quả
Để hạn chế tối đa những nguyên nhân kể trên, MISA AMIS HRM gợi ý nhà quản trị 4 giải pháp hiệu quả sau:
2.1 Ban hành quy tắc chung rõ ràng
Để giải quyết vấn đề đi trễ của nhân viên, trước hết doanh nghiệp cần thiết lập các quy tắc và chính sách chung liên quan đến thời gian làm việc. Các quy định cần được chi tiết hóa như:
- Chấm công 8 tiếng
- Quy trình báo cáo khi đi làm muộn
- Cách thức bù lại thời gian
- Mẫu thông báo nhắc nhở đi làm đúng giờ và quy chế xử lý kỷ luật khi đi làm muộn.
Ngoài ra, quản lý cần thường xuyên cập nhật chính sách cho phù hợp và đảm bảo thông báo rõ ràng cho tất cả nhân viên.
2.2 Nói chuyện 1-1
Một giải pháp hiệu quả là thực hiện các cuộc trò chuyện 1-1 với nhân viên. Trong cuộc trò chuyện này, người quản lý cần phải làm việc nhẹ nhàng và tìm hiểu nguyên nhân của hành vi đi trễ của nhân viên.
Nếu có bất kỳ tác động ngoại cảnh hoặc cá nhân nào ảnh hưởng đến giờ làm việc của nhân viên, người quản lý nên bình tĩnh, cho phép họ đưa ra lý do và cùng nhau tìm kiếm giải pháp, giúp nhân viên sửa chữa hành vi đi trễ.
Ngoài ra, khi nhân viên thông báo vắng mặt, người quản lý cần giải thích cho nhân viên về ảnh hưởng của việc vắng mặt đối với công việc của nhóm và phải lên kế hoạch sắp xếp lại công việc để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ công việc và năng suất làm việc của nhóm.
2.3 Áp dụng hình thức kỷ luật
Giải pháp chấm dứt tình trạng đi trễ của nhân viên bằng cách áp dụng 3 hình thức kỷ luật gồm kỷ luật tài chính, hạ cấp, sa thải là một giải pháp có tính khắc nghiệt để đảm bảo nhân viên tuân thủ giờ giấc làm việc.
- Kỷ luật tài chính: Bao gồm việc cắt giảm phần thưởng hoặc tăng lương của nhân viên bị đi trễ. Điều này sẽ có tác động trực tiếp đến thu nhập của nhân viên và khiến họ cảm thấy rõ ràng về hậu quả của việc đi trễ.
- Hạ cấp: Là một hình thức kỷ luật nghiêm khắc hơn, đặc biệt đối với những nhân viên được giao trách nhiệm quan trọng. Nhân viên bị hạ cấp sẽ mất vị trí và địa vị của mình trong công ty, và điều này có thể làm giảm động lực và sự tự tin của họ. Điều này cũng sẽ là một lời cảnh báo cho các nhân viên khác trong công ty về tầm quan trọng của việc tuân thủ giờ giấc.
- Sa thải: Là hình thức kỷ luật nghiêm khắc nhất và thường chỉ được sử dụng khi các biện pháp khác đã không giải quyết được vấn đề. Việc sa thải nhân viên sẽ ảnh hưởng đến sự nghiệp và kinh tế của họ, và đây là một lời cảnh báo rõ ràng rằng công ty sẽ không chấp nhận việc đi trễ.
Tuy nhiên, trước khi áp dụng các hình thức kỷ luật này, công ty cần xem xét kỹ càng từng trường hợp cụ thể và đảm bảo tính hợp lý, công bằng và đúng quy trình của quy định công ty.
2.4 Áp dụng phần thưởng
Giải pháp chấm dứt tình trạng đi trễ của nhân viên bằng cách áp dụng phần thưởng có thể là một cách hiệu quả để động viên nhân viên tuân thủ giờ làm việc. Các phần thưởng có thể được thiết lập dựa trên mức độ tuân thủ giờ giấc của nhân viên.
Ví dụ như:
- Nhân viên đến đúng giờ trên 90% sẽ nhận được phần thưởng x% lương tháng.
- Nhân viên không có lỗi đi muộn trong 30 ngày liên tiếp sẽ nhận được phần thưởng đặc biệt.
- Nhân viên đến đúng giờ trong các buổi họp, sự kiện, buổi lễ quan trọng sẽ nhận được phần thưởng.
Việc thiết lập các phần thưởng này sẽ động viên nhân viên cố gắng tuân thủ giờ giấc và thúc đẩy tinh thần cạnh tranh tích cực trong công ty. Tuy nhiên, việc khen thưởng không phải là cách thức duy nhất để chấm dứt tình trạng đi trễ của nhân viên và có thể được kết hợp với các giải pháp khác.
3. Nhân viên đi trễ ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp?
Đi trễ của nhân viên có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp một cách tiêu cực. Một số hệ quả mà các doanh nghiệp thường gặp là:
- Làm gián đoạn trong luồng công việc và làm giảm năng suất làm việc của nhân viên. Điều này có thể gây ra mất cơ hội kinh doanh và giảm doanh thu.
- Ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và đồng nghiệp. Nếu nhân viên thường xuyên đi trễ, họ có thể bị xem là không đáng tin cậy và không chuyên nghiệp, dẫn đến mất đi khách hàng tiềm năng hoặc đối tác quan trọng.
- Ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của đồng nghiệp và sự đoàn kết trong nhóm. Nếu một nhân viên thường xuyên đi muộn, điều này có thể khiến nội bộ mất tập trung và các thành viên khác cảm thấy bất công, xảy ra những mâu thuẫn không đáng có trong công việc.
QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TÌNH TRẠNG CHẤP HÀNH KỶ LUẬT TẠI DOANH NGHIỆP NHỜ PHẦN MỀM AMIS CHẤM CÔNG
Việc giải quyết tình trạng đi trễ của nhân viên là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả và ổn định. Việc ứng dụng phần mềm chấm công MISA sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tình trạng đi làm của nhân viên một cách dễ dàng và chính xác nhất.
AMIS Chấm công là một phân hệ con thuộc Phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM giúp doanh nghiệp hàng trăm nhân sự có thể đơn giản hóa hoạt động chấm công. Phần mềm được tích hợp nhiều chức năng hiện tại, hỗ trợ nghiệp vụ chấm công chuyên sâu như:
- Tự động tính toán số giờ làm của từng nhân viên, giảm thiểu sai sót trong quá trình tính lương và thanh toán tiền lương cho nhân viên.
- Xem được tình trạng và thời gian đi làm của nhân viên từ xa, giúp quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm tra nếu có vi phạm quy định về giờ giấc.
- Lưu trữ dữ liệu chấm công của nhân viên trong hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu tình trạng mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu.
- Hệ thống báo cáo trực quan cho phép Ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được toàn bộ tình trạng đi sớm về trễ của người lao động ở mọi lúc, mọi nơi, từ đó có phương án cải thiện kịp thời.
AMIS Chấm công là một trong những giải pháp hiệu quả nhất hiện nay giúp doanh nghiệp quản lý tình trạng đi làm của công nhân viên, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình tính lương.
4. Kết luận
Tình trạng đi trễ của nhân viên gây ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp, bao gồm giảm năng suất làm việc, ảnh hưởng đến tiến độ dự án và mất mát khách hàng. Nguyên nhân của vấn đề này có thể bao gồm sự thiếu ý thức của nhân viên, khó khăn trong việc quản lý thời gian và định hướng công việc, hoặc sự ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài.
224
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
