Onboarding là gì? Làm sao để onboarding nhân viên mới hiệu quả

Trong thị trường lao động, có rất nhiều nhân viên lo lắng bản thân không hòa nhập được với môi trường làm việc mới. Do đó, một số quản lý nhân sự đã vận dụng quy trình onboarding để giúp nhân viên làm quen và hòa nhập với môi trường một cách nhanh chóng. Vậy Onboarding là gì? Lợi ích của quy trình onboarding trong nhân sự như thế nào? Bài viết này MISA AMIS HRM sẽ chia sẻ bí kíp để 85% nhân viên mới hòa nhập dễ dàng và gắn bó lâu dài với công ty.

TẢI “HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH ONBOARDING” + BIỂU MẪU TẠI ĐÂY

1. Onboarding là gì?

Onboarding là gì? Onboarding là thuật ngữ ngành nhân sự đề cập đến các hoạt động giúp nhân sự mới hòa nhập nhanh chóng với môi trường mới. Đây được coi là quá trình đào tạo hội nhập cần thiết cho nhân viên mới. Từ đó, giúp nhân viên mới thu nạp thêm các kiến thức, cách giao tiếp, cách ứng xử phù hợp. Nhân viên mới hoà nhập càng nhanh sẽ đóng góp càng nhiều cho tổ chức.

Theo báo cáo thống kê mới nhất về tuyển dụng, một công ty không có chương trình Onboarding bài bản sẽ khiến cho 4% nhân viên thử việc một ngày rồi nghỉ.

2. 3 Bước trong quy trình onboarding

Quy trình onboarding là lộ trình quan trọng giữa tuyển dụng và đào tạo. Quy trình gồm các hoạt động bổ trợ giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn vị trí và yêu cầu công việc mà họ đang đảm nhận. Dưới đây là 3 bước trong quy trình onboarding chuẩn có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp:

2.1 Pre-onboarding

Đây là giai đoạn đầu tiên của quy trình hội nhập (onboarding process). Pre Onboarding bắt đầu ngay khi có một ứng viên đồng ý nhận offer làm việc. Nhà quản trị cần chuẩn bị các thủ tục cần thiết để họ có thể bắt đầu làm việc tại công ty.

Đây là thời điểm rất quan trọng đối với các ứng viên vì có thể ứng viên có nhiều lựa chọn khác. Những ấn tượng không tốt hoặc khúc mắc nhỏ có thể khiến ứng viên thay đổi quyết định không nhận offer. Việc chuẩn bị đón tiếp ứng viên sẽ giúp tạo ấn tượng tốt của ứng viên về công ty.

Giai đoạn đầu tiên của quy trình là Pre Onboarding. Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý nhân sự, bạn vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn cho bạn:

Các hoạt động bắt đầu quá trình Pre-Onboarding bao gồm:

• Gửi email chi tiết về thông tin về tổ chức (thông tin thành tựu công ty, tài liệu, sơ đồ tổ chức của công ty).
• Có nhân sự hỗ trợ nhân sự mới: Chia sẻ, hỏi đáp và trả lời những thắc mắc của ứng viên như trang phục, cơm trưa, khu vực để xe,…
• Phòng nhân sự chuẩn bị chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết như máy tính, sổ, bút, hợp đồng lao động,…
• Chuẩn bị thông tin công việc và sắp xếp buổi chia sẻ về văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên.

2.2 Ngày đầu tiên đi làm

Giai đoạn thứ hai của quy trình onboarding là chào đón nhân viên mới ngày đầu tiên đi làm (Orientation). Một điểm đáng lưu ý, nhân viên mới lúc này chưa quen biết bất kỳ ai trong tổ chức và cũng chưa biết được cách thức thực hiện công việc hàng ngày. Do vậy, nhân viên mới cần được cung cấp định hướng (Orientation Day) để bắt đầu thích nghi.

Doanh nghiệp đào tạo hội nhập cho nhân sự mới. Họ cần một bức tranh rõ ràng về tổ chức trước khi bắt đầu công việc của mình. Hầu hết các nhân viên mới đều háo hức với công việc mới. Chính vì vậy, thời gian này nên dưới một tuần.

Các doanh nghiệp lớn sẽ phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận để chào đón nhân viên mới như sau:

• Phòng nhân sự: Giới thiệu nhân viên mới tới các phòng ban, giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển, sơ đồ tổ chức, nội quy công ty. Đồng thời, phòng nhân sự cần thu thập đầy đủ giấy tờ hồ sơ theo quy định công ty.
• Bộ phận đào tạo: Lên khung chương trình đào tạo hội nhập và thông báo lịch cho nhân viên mới. Tổ chức chương trình đào tạo và kiểm tra sau đào tạo.
• Người quản lý: Giới thiệu và gắn kết nhân viên mới với các thành viên trong team. Chia sẻ tiêu chuẩn, kỳ vọng, cách phối hợp với các thành viên khác để hoàn thành công việc tốt nhất.
• Bạn đồng hành: Giúp đỡ trả lời các câu hỏi hằng ngày, tạo cảm giác an toàn, tự tin cho nhân sự mới.
• Đội ngũ điều hành: Sự gặp gỡ, trao đổi với đội ngũ điều hành giúp nhân viên hiểu rõ sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược, mục tiêu của tổ chức.

Trong thời gian cuối của giai đoạn Orientation, phòng nhân sự nên tổ chức một cuộc họp nhanh với những nhân sự mới để đảm bảo rằng nhân viên mới cảm thấy thoải mái và thích nghi tốt.

>>> Xem thêm: Nâng cao hiệu quả onboarding phòng nhân sự với phần mềm quản lý nhân sự

2.3 Thời gian sau khi nhân viên đã làm việc

Những buổi đào tạo người mới nên kết hợp giữa hoạt động on-job-training và mentoring. Nếu được trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn, nhân sự mới sẽ phát huy năng lực tốt hơn trong công việc, đồng thời nâng cao hiệu suất. Việc hiểu rõ sản phẩm – dịch vụ của doanh nghiệp và thực hiện nhuần nhuyễn kỹ năng chuyên ngành là yếu tố giúp gia tăng doanh số nhanh chóng.

Tần suất tổ chức đào tạo nhân viên mới nên diễn ra thường xuyên nhưng không cần liên tục. Điều này giúp duy trì sự yêu thích và thái độ tích cực của người lao động dành cho công ty. Họ sẽ có trách nhiệm hơn và chủ động hoàn thành mục tiêu được giao. Các nội dung đào tạo hội nhập thường được bộ phận HR thực hiện gồm:

• Vai trò và nhiệm vụ của bản thân ở vị trí công việc là gì?
• Các công cụ công ty có sẵn phù hợp công việc của họ.
• Khóa học và tài khoản học tập doanh nghiệp cung cấp.
• Thực hiện kiểm tra, đánh giá sau đào tạo để đảm bảo nhân viên mới đã nắm được các nội dung truyền tải.

Ngoài ra, việc quan tâm đến người mới không chỉ giúp họ quen dần với khối lượng công việc mà còn giúp thích nghi nhanh chóng hơn mới môi trường làm việc và chủ động học hỏi, giao tiếp.

Lưu ý: Thời gian thử việc nên kéo dài từ 2 – 3 tháng để doanh nghiệp hiểu rõ nguyện vọng và năng lực của ứng viên. Từ đó, đánh giá khả năng gắn bó lâu dài và mức độ phù hợp trong công việc.

Tặng Ebook “Hướng dẫn thực hiện quy trình Onboarding” 

Nhằm hỗ trợ nhà quản trị hội nhập nhân viên mới thành công, giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc giữa chừng, đội ngũ chuyên gia MISA AMIS HRM đã biên soạn Ebook “Hướng dẫn xây dựng Quy trình Onboarding” chuyên nghiệp, hiệu quả dành cho doanh nghiệp.

3. Làm thế nào để On-boarding hiệu quả?

Quá trình Onboarding chuyên nghiệp không diễn ra chỉ trong một hai ngày mà cần chú trọng vài tuần cho đến vài tháng. Để onboarding đạt hiệu quả cao, bạn hãy tham khảo bí quyết sau:

3.1 Chào đón nhân viên mới sáng tạo với nhiều hình thức

Hình thức truyền thống có thể nhàm chán cho cả nhân viên mới và nhân viên cũ. Đồng thời, cách chào đón cũ không tạo được ấn tượng mạnh với ứng viên. Thay vì chỉ đưa nhân viên qua từng phòng ban để giới thiệu, bạn có thể sáng tạo nhiều hình thức chào đón khác nhau.

Bạn có thể chuẩn bị những buổi onboarding tập thể, chuẩn bị một chút hoa quả hoặc lựa chọn thời điểm giới thiệu trong lúc nghỉ giải lao sẽ giúp nhân viên mới dễ hòa nhập hơn. Ngoài ra, bạn nên thông báo cho nhân viên cũ biết thông tin nhân viên mới (họ tên, chức vụ) qua bảng tin nội bộ của công ty hoặc thông báo qua email,…

3.2 Đào tạo bài bản

Đào tạo bài bản là yếu tố quan trọng tạo nên ấn tượng đầu tiên của người lao động với công ty. Những tài liệu đào tạo trình bày tẻ nhạt, quá nhiều chữ sẽ khó thu hút nhân viên mới và giảm thiện cảm của họ với công ty.

Hãy trình bày tài liệu đào tạo một cách khoa học và đầy đủ những nội dung cần thiết quy trình đào tạo cho nhân viên mới. Nếu được, hãy chuẩn bị một bản cứng hoặc một bản mềm cho nhân viên tiện tra cứu và tìm hiểu thêm.

Việc đào tạo ấn tượng mang tới nhiều lợi ích như:

• Giảm tỷ lệ nhân viên thử việc 1-2 ngày rồi nghỉ.
• Nâng cao tính chuyên nghiệp của công ty.
• Tiết kiệm chi phí đào tạo lại.

3.3 Xây dựng kế hoạch phát triển trong tương lai

Doanh nghiệp phỏng vấn và nắm rõ mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên mới. Những nhân viên mong muốn gắn bó lâu sẽ quan tâm nhiều đến lộ trình thăng tiến. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các thông tin về kế hoạch phát triển tương lai của tổ chức cũng như lộ trình thăng tiến của nhân viên đều sẽ được giới thiệu đầy đủ trong tuần đầu Onboarding.

4. 6 Lợi ích khi triển khai Onboarding

Nhân viên mới mất nhiều thời gian để làm quen với môi trường và quy trình làm việc nội bộ. Quá trình Onboarding cung cấp kiến thức cần thiết để lao động mới nắm bắt nghiệp vụ nhanh hơn và dễ dàng hơn. Nếu nhân viên mới học việc hiệu quả hơn sẽ rút ngắn khoảng cách về trình độ giữa nhân viên cũ và mới. Từ đó, tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo.

Ngoài ra, con người cũng là yếu tố quyết định sự gắn bó của nhân viên thử việc với tổ chức. Quy trình onboarding là cấu nối giữa nhân viên mới và đồng nghiệp. Giúp xóa bỏ ngại ngùng và gắn kết nội bộ nhanh hơn.

Onboarding tốt sẽ khiến mối liên kết giữa hoạt động tuyển dụng và đào tạo không bị đứt gãy. Đồng bộ quy trình tuyển dụng và đào tạo là bước quan trọng để giảm biến động nhân sự trong giai đoạn thử việc. Từ đó, gia tăng tỷ lệ giữ chân người tài cho doanh nghiệp.

Trong các buổi đào tạo hội nhập, nhà quản lý sẽ được tiếp xúc sâu và hiểu rõ hơn về nhân viên mới của mình. Từ đó, đưa ra lộ trình thăng tiến phù hợp và rõ ràng nhất. Tương tác là lợi ích cốt lõi của tất cả các chương trình Onboarding. Nó giúp phòng nhân sự xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững, vun đắp mối quan hệ giữa nhân viên và tổ chức. Đồng thời tạo động lực để nhân viên tăng trưởng hiệu quả kinh doanh.

>>> Xem thêm: Trải nghiệm nhân viên là gì? 5 bước nâng cao cải thiện Employee Experience

5. Một số lưu ý về Onboarding

Onboarding không khó nếu nhà quản trị nhân sự lưu ý và nắm vững những vấn đề sau:

• Thời gian onboarding không nên quá dài. Tùy từng vị trí nên có thời gian onboarding phù hợp.
• Truyền tải đầy đủ và chính xác những thông tin của tổ chức cũng như văn hóa làm việc.
• Bộ phận nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động Onboarding.
• Xây dựng mục tiêu cho nhân viên mới tương ứng với vị trí công việc.
• Xác định rõ ràng những ấn tượng tích cực mà doanh nghiệp muốn để lại cho nhân viên mới.

6. Tổng kết

Trên đây là chia sẻ về khái niệm Onboarding là gì? Cách onboarding nhân viên mới hiệu quả là gì? Một số lưu ý khi onboarding… Nhà quản trị nhân sự có thể dựa vào những nội dung trên kết hợp với đặc thù doanh nghiệp để xây dựng nên quy trình hội nhập nhân viên phù hợp nhất cho người lao động.