Quy trình bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị theo đúng tiêu chuẩn sẽ giữ máy móc, thiết bị ở trong trạng thái tốt và hoạt động trơn tru. Đặc biệt với các doanh nghiệp buôn bán máy móc thiết bị, việc duy trì dịch vụ bảo trì bảo dưỡng thường xuyên còn giúp giữ chân khách hàng.
Vậy quy trình bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị đúng tiêu chuẩn bao gồm những bước nào? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Tại sao phải thường xuyên bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị?
Bảo trì bảo dưỡng bảo dưỡng máy móc thiết bị là một trong những hoạt động quan trọng để giữ máy móc, thiết bị hoạt động trơn tru. Về cơ bản, bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị là những hoạt động chăm sóc về mặt kỹ thuật, điều chỉnh và thay thế một số linh kiện, cùng những chi tiết quan trọng khác bên trong máy móc.
Mục đích chính của việc bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị là duy trì và khôi phục trạng thái hoạt động bình thường của máy móc sau khoảng thời gian sử dụng. Bên cạnh đó, hoạt động bảo trì bảo dưỡng cũng giúp giữ cho máy móc hoạt động trơn tru hơn.
Sau khi bán hàng cho khách, việc chăm sóc khách hàng bằng dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị là vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng và để có cơ hội ký những hợp đồng lớn hơn.
Nhiều khách hàng không gia hạn hợp đồng không phải vì giá cao, mà vì chất lượng dịch vụ không như cam kết: quên lịch bảo trì, kỹ thuật đến trễ, xử lý xong không báo cáo, lịch sử thiết bị mỗi lần lại hỏi lại từ đầu.
Với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị cho khách hàng, quy trình không chỉ là chuyện kỹ thuật mà còn là chuyện đảm bảo tuân thủ hợp đồng, giữ chữ tín.
2. Các phương pháp bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị
Tùy theo chủng loại, tình trạng máy, việc bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị có thể thực hiện theo một số phương pháp dưới đây:
2.1 Bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị theo thời gian định kỳ
Đối với phương pháp này, người thợ bảo trì, bảo dưỡng sẽ so sánh các thông số ban đầu của máy móc, thiết bị do nhà sản xuất đưa ra và so sánh với tình trạng sử dụng thực tế. Bên cạnh đó, người thợ cũng sẽ thực hiện việc thay thế những linh kiện quan trọng của máy theo thời gian định kỳ:
- Hằng ngày/Theo ca: Vệ sinh bề mặt máy móc.Kiểm tra mức dầu, nước làm mát và nguồn điện trước khi chạy.
- Hằng tuần/Sau 50 – 100 giờ: Bôi trơn các khớp chuyển động, xích, bạc đạn.Kiểm tra độ rò rỉ đường ống dẫn dầu hoặc khí nén.
- Định kỳ hằng tháng/Sau 250 – 500 giờ: Thay dầu máy, lọc dầu, lọc gió.Kiểm tra độ căng của dâyuroa, đai truyền động và siết lại ốc vít lỏng.
- Theo quý (3 tháng) hoặc 6 tháng/lần: Kiểm tra toàn diện hệ thống điện, tủ điện, cảm biến an toàn.Đo đạc độ mòn chi tiết cơ khí chính và hiệu chuẩn lại thiết bị.
Để duy trì bảo dưỡng theo thời gian, các công ty thường sử dụng phần mềm để tạo phiếu bảo dưỡng và tự động nhắc hẹn, tránh việc sai sót, quên lịch bảo dưỡng cho khách hàng.
2.2 Sửa chữa, bảo dưỡng sau khi máy móc hư hỏng
Việc này thường diễn ra ở các cơ sở sản xuất kinh doanh nhỏ, máy móc không quá đắt tiền. Doanh nghiệp thường chờ đến khi máy móc có dấu hiệu hoạt động kém hoặc ngưng hoạt động mới bắt đầu quá trình sửa và bảo dưỡng hoặc thay mới hoàn toàn.
2.3 Bảo trì, bảo dưỡng theo tình trạng máy
Trong khi cách bảo trì theo kiểu hỏng mới sửa có thể gây sự cố gián đoạn bất ngờ, cách bảo trì định kỳ có thể gây lãng phí khi thay quá sớm, thì phương pháp bảo trì theo tình trạng giúp tối ưu cả chi phí và tình trạng sử dụng máy móc, thiết bị.
Tuy nhiên, phương pháp này cũng đòi hỏi nhân sự và công nghệ cao để kiểm soát cảm biến & hệ thống giám sát kịp thời, nên thường được áp dụng bởi những doanh nghiệp lớn, chuyên nghiệp và có hệ thống theo dõi và xử lý tình trạng chống rung động.
3. Quy trình bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị đúng tiêu chuẩn
Khác với bảo trì nội bộ, quy trình bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị đúng tiêu dành cho khách hàng có 3 đặc điểm cốt lõi:
- Gắn với SLA: thời gian phản hồi, thời gian hoàn thành, mức phạt vi phạm
- Gắn với hợp đồng: chu kỳ bảo trì, phạm vi dịch vụ, điều khoản gia hạn
- Gắn với trải nghiệm khách hàng: mỗi lần bảo trì là một lần ghi điểm trong trải nghiệm khách hàng.
Về cơ bản, quy trình bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị bao gồm những bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận & phân loại yêu cầu
Doanh nghiệp xác định rõ yêu cầu bảo trì đến từ đâu?
- Khách gọi báo sự cố khẩn cấp
- Lịch bảo trì định kỳ theo hợp đồng
- Cảnh báo từ hệ thống giám sát (nếu thiết bị có IoT)
Mỗi loại yêu cầu cần một mức độ ưu tiên và thời gian phản hồi khác nhau. Đừng để sự cố khẩn cấp và lịch định kỳ bị đối xử như nhau.
Bước 2: Tra cứu hồ sơ thiết bị & lịch sử can thiệp
Trước khi cử kỹ thuật đi, kỹ thuật viên cần nắm được:
- Thiết bị này đã bảo trì lần nào chưa? Lần bảo trì gần nhất là khi nào?
- Đã thay linh kiện gì? Còn bảo hành không?
- Ai là người phụ trách chính?
Sai lầm phổ biến của nhiều kỹ thuật viên là ra hiện trường không có thông tin gì, phải hỏi lại khách hàng hoặc chẩn đoán lại từ đầu, vừa mất thời gian, vừa mất điểm chuyên nghiệp.
Bước 3: Lập kế hoạch & phân công kỹ thuật
Không phải cứ có người rảnh là cử đi, doanh nghiệp cần đảm bảo:
- Đúng người: Kỹ thuật viên có chuyên môn với đúng dòng máy
- Đúng thời điểm: Không chồng chéo lịch giữa các khách hàng
- Đúng phụ tùng: Dự trù linh kiện trước khi đi, không thể đến nơi mới phát hiện thiếu
Dự trù đủ linh kiện trước khi đi bảo trì, bảo dưỡng máy cho khách hàng giúp tăng mức độ chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian, chi phí.
Bước 4: Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị tại hiện trường
Kỹ thuật viên cần mang theo:
- Checklist công việc theo đúng phạm vi hợp đồng đã cam kết
- Hồ sơ lịch sử thiết bị để không chẩn đoán lại từ đầu
- Phụ tùng dự phòng cho các hạng mục thường hỏng
- Biên bản bàn giao, nghiệm thu sau khi hoàn thành: ghi nhận đầy đủ ngay tại chỗ, cho thấy kỹ thuật viên đã làm gì, thay gì, tình trạng sau bảo trì ra sao.
Bước 5: Nghiệm thu và lấy xác nhận khách hàng
Đây là bước quyết định sự hài lòng của khách:
- Khách hàng ký xác nhận hoàn thành công việc
- Ghi nhận feedback: hài lòng hay chưa, có đề xuất gì thêm
- Nếu phát sinh vấn đề mới cần tạo yêu theo dõi tiếp chứ không được để trôi.
Bước 6: Báo cáo và lên lịch kỳ tiếp theo
Sau mỗi lần bảo trì, kỹ thuật viên cần:
- Gửi báo cáo cho khách hàng: đã làm gì, khuyến nghị gì, dự kiến lần tới
- Cập nhật lịch sử thiết bị vào hệ thống tập trung
- Tự động lên lịch cho kỳ bảo trì tiếp theo
4. Dễ dàng quản lý lịch bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị dễ dàng với phần mềm MISA AMIS CRM
Như đã thông tin, quy trình bảo dưỡng máy móc gồm nhiều bước. Đối với các Doanh Nghiệp hàng hóa nhiều, số lượng máy móc cần bảo dưỡng cần kiểm soát chặt chẽ. Chính vì các thao tác kiểm tra, quản lý đa phần được thực hiện trên phần mềm chuyên dụng.
MISA AMIS CRM là phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tính năng theo dõi bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị tiện lợi giúp Doanh nghiệp:
✔️ Quản lý thông tin bảo hành hàng hóa:
- Quản lý thời hạn và nội dung bảo hành của từng loại hàng hóa
- Liên thông dữ liệu về lịch trình, thời hạn bảo hành đến phần mềm Kế toán
✔️ Theo dõi, tra cứu thời hạn bảo hành hàng hóa đã bán
- Nhân viên dễ dàng tra cứu bảo hành, bảo trì theo mã quy cách ( số seri, số khung, số máy…), mã khách hàng, tên khách hàng, số điện thoại, email…
✔️ Tiếp nhận và bàn giao yêu cầu bảo hành, bảo trì
- Xử lý thông tin bảo hành – bảo trì nhanh chóng
- Chuyển thông tin cho bộ phận kỹ thuật xử lý các yêu cầu
✔️ Xử lý yêu cầu bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị
- Tiếp nhận nhanh chóng, xử lý kịp thời
- Lưu trữ lịch sử trao đổi giữa nhân viên kỹ thuật với khách hàng
- Quản lý sửa chữa, linh kiện thay thế
- Hỗ trợ xử lý trên giao diện web và mobile
✔️ Theo dõi tình trạng thực hiện bảo hành/bảo trì
- Theo dõi tiến độ bảo hành – bảo trì
- Dễ dàng theo dõi tình trạng xử lý yêu cầu bảo hành, bảo trì
- Cho phép thiết lập thông báo tự động về tình trạng xử lý tới bộ phận liên quan.
Như vậy, toàn bộ quy trình bảo trì, bảo dưỡng máy móc được xử lý nhanh gọn chỉ trên một không gian làm việc duy nhất đảm bảo việc phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Hơn nữa không còn lo vấn đề thiếu sót lịch bảo hành cho khách.
Tổng kết
Hy vọng qua bài viết này, anh/chị đã hiểu rõ hơn về quy trình bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị sao cho hiệu quả để giữ máy móc, thiết bị ở trong trạng thái tốt nhất.
Bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị cho khách hàng chưa bao giờ chỉ đơn thuần là đến và sửa. Mỗi phiếu bảo trì hoàn thành đúng SLA, mỗi lịch hẹn được nhắc tự động, mỗi báo cáo gửi khách minh bạch đều là những điểm chạm then chốt quyết định việc khách hàng có gia hạn hợp đồng năm sau hay không, đồng thời tạo lợi thế cạnh tranh khác biệt rõ rệt so với những đối thủ chỉ bán thiết bị đơn thuần.
Bởi suy cho cùng, khách hàng không trả tiền cho việc bạn sửa máy. Họ trả tiền cho sự yên tâm rằng máy móc sẽ không làm gián đoạn công việc kinh doanh của họ.
Nếu anh chị chưa có công cụ kiểm soát và tự động hóa toàn bộ quy trình bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị cho khách hàng, tham khảo phần mềm MISA AMIS CRM ngay nhé.
