Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp: Biết, hiểu và làm theo

Có thể nói mỗi doanh nghiệp sẽ có một văn hóa quy định riêng biệt dựa trên giá trị và tầm nhìn của mỗi Doanh nghiệp. Mỗi thành viên trong doanh nghiệp đều có trách nhiệm chấp hành, lan tỏa văn hóa ứng xử giúp doanh nghiệp ngày càng thành công hơn. 

Trong quá trình tạo nên văn hóa tổ chức riêng, lãnh đạo cần phải xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp chi tiết và cụ thể. Cùng xem MISA AMIS HRM tìm hiểu cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp trong bài viết sau:

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Tìm hiểu chung về Bộ quy tắc ứng xử và tầm quan trọng của bộ quy tắc trong doanh nghiệp ?

1.1. Bộ quy tắc ứng xử là gì?

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp (tên tiếng anh là: Codes of Conduct) là tài liệu được xây dựng với mục đích triển khai văn hóa, từ đó tạo nên một danh sách những quy tắc, các nguyên tắc, giá trị để đưa ra những chuẩn mực đạo đức đúng đắn trong ứng xử. Đây cũng là đường dẫn cho toàn bộ nhân viên trong một doanh nghiệp khi thực hiện công việc, công tác chuyên môn và công tác hằng ngày ở cơ quan. 

Không những vậy, bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp còn là bước đệm góp phần xây dựng lối văn hóa doanh nghiệp trong giao tiếp ứng xử, tạo thương hiệu và nâng cao uy tín của công ty, doanh nghiệp đối với đối tác hay bạn bè quốc tế. 

1.2. Tầm quan trọng của Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Quy tắc ứng xử không chỉ có vai trò là tập hợp các đường hướng, hướng dẫn nội bộ để nhân viên tuân thủ theo mà còn là tuyên bố rõ ràng về giá trị của Doanh nghiệp:

• Giúp định hướng văn hóa nội bộ doanh nghiệp: Không chỉ đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể mà bộ quy tắc ứng xử còn cung cấp các quy định rõ ràng từ đó giúp giảm thiểu đến tối đa nguy cơ xảy ra vấn đề, giúp giải quyết công việc dễ dàng và nhẹ nhàng hơn.
• Nâng cao tinh thần nhân viên làm việc: Những nhân viên được đối xử công bằng và tôn trọng sẽ cảm thấy hài lòng với công việc mà họ được giao. Không những thế, bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp còn đặt ra những tiêu chuẩn vừa hợp tình hợp lý lại buộc chặt vào quy cách qua đó thể hiện sự kỳ vọng của nhân viên đối với doanh nghiệp.
• Minh họa giá trị doanh nghiệp: Một người có thể tìm hiểu về doanh nghiệp của bạn vì nhiều lý do khác nhau: về đạo đức, giá trị doanh nghiệp, mô hình làm việc, sứ mệnh nâng tầm doanh nghiệp và tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp,… Vì vậy, nếu hiểu thêm về những yếu tố này giúp cải thiện môi trường làm việc hơn thế còn thúc đẩy giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Từ đó đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mắt trong mắt mọi người. 

2. Bộ 6 quy tắc ứng xử phổ biến trong doanh nghiệp làm việc

2.1. Bộ quy tắc ứng xử với tổ chức

Bộ quy tắc văn hóa ứng xử trong trong doanh nghiệp là tất cả các hoạt động, hình thức, cách thức thực hiện, vận hành cũng như điều hành một tổ chức. Bộ quy tắc này  bao gồm các quy định về các vấn đề như:

• Văn hóa trao đổi, nói chuyện giữa các thành viên trong doanh nghiệp
• Quy định về trang phục đi làm
• Nghi thức họp, hội, tổ chức chương trình
• Cách tự giới thiệu, tự giới thiệu, thuyết trình
• Cách sử dụng danh thiếp cá nhân như thế nào cho hợp lý và vào những thời điểm nào?
• Chính sách về khen thưởng, đãi ngộ sao cho xứng đáng

2.2. Bộ quy tắc ứng xử công việc

Đối với công việc trong một doanh nghiệp cụ thể, các yếu tố thường sẽ liên quan đến trách nhiệm, kỷ luật như:

• Quy định về bảo mật thông tin cá nhân, doanh nghiệp
• Cách sử dụng và bảo quản tài sản chung
• Quy định về đạo nhái, sao chép, lấy chất xám
• Ứng xử khi đi công tác, dự hội thảo, họp phòng ban
• Quy định trong cách thức điều hành, cách thức thực hiện và bảo mật công việc

2.3. Bộ quy tắc ứng xử giữa đồng nghiệp với nhau

Giao tiếp, ứng xử giữa con người luôn là yếu tố căn bản để quyết định thành công hay thất bại của công việc và tạo ra mọi xung đột trong tổ chức của bạn. Vì thế, bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp giữa đồng nghiệp với nhau bao gồm những nội dung như:

• Phải cư xử đúng mực, biết lắng nghe, đóng góp ý kiến để cùng nhau tiến bộ và phát triển.
• Làm việc dựa trên tinh thần lịch sự, thoải mái và đặc biệt phải có trách nhiệm. 
• Tin tưởng nhau, tôn trọng nhau, chân thành hợp tác, gắn bó để thành công.

2.4. Bộ quy tắc ứng xử với lãnh đạo

Lãnh đạo là người đứng đầu của doanh nghiệp, tạo nên môi trường làm việc thuận lợi, thoải mái nhất cho tổ chức phát triển. Vì vậy, ứng xử với lãnh đạo như thế nào sao cho đúng mực cũng là điều cần đáng lưu ý.

• Có thái độ lịch sự, nghiêm túc khi giao tiếp với lãnh đạo hay cấp trên.
• Hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng hạn, không trễ deadline.
• Đóng góp ý kiến trực tiếp, thẳng thắn không vòng vo lan man.
• Tôn trọng lãnh đạo cũng như có trách nhiệm bảo vệ uy tín và danh dự của lãnh đạo. Bảo vệ uy tín, danh dự của lãnh đạo cũng như bảo vệ uy tín và danh dự của doanh nghiệp.

2.5. Bộ quy tắc ứng xử với khách hàng (đặc biệt quan trọng)

Trong thời điểm hiện nay việc chăm sóc khách hàng là yếu tố quan trọng trong việc giữ chân khách hàng cũng như nâng tầm phát triển doanh nghiệp. Vì vậy, khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý tới các yếu tố cơ bản như:

• Một là dịch vụ hoàn hảo: Một dịch vụ hoàn hảo là một gói dịch vụ từ khi bắt đầu tới lúc kết thúc đều có thể tạo sự thoải mái và gây ấn tượng cho khách hàng.
• Hai là chăm sóc khách hàng là điều then chốt: Sự xuất hiện của hàng loạt đối thủ cạnh tranh trên thương trường khiến cho các doanh nghiệp ngày một chú ý hơn đến hoạt động chăm sóc khách hàng. Theo như nghiên cứu của chúng tôi, nếu khách hàng hài lòng với một dịch vụ nào đó, họ sẽ chia sẻ nó với 10 hay 20 người khác và đây chính là hoạt động quảng cáo tốn chi phí ít nhất cho doanh nghiệp của bạn.
• Ba là phải thấu hiểu tâm lý khách hàng: Hãy hiểu rõ khách hàng của bạn đang muốn gì và đang cân nhắc, thắc mắc về vấn đề gì từ đó giúp doanh nghiệp xúc tiến nhanh hơn trong việc chốt đơn, tạo ra sự hài lòng cao hơn khi sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.

2.6. Bộ quy tắc đối với quốc gia, chính phủ, nền kinh tế 

Xét về mặt bằng chung, bộ quy tắc ở khía cạnh này thường bao gồm những nội dung như:

• Có trách nhiệm rõ ràng đối với xã hội.
• Quy tắc ứng xử đối với nền kinh tế của quốc gia nói chung.

Tùy thuộc vào ngành nghề doanh nghiệp của bạn đang hoạt động mà các mục trong bộ quy tắc này có thể bao gồm: 

• Quy tắc ứng xử đối với các ban ngành, đoàn thể.
• Quy tắc ứng xử đối với cán bộ thuộc những bộ ban ngành nêu trên.

3. Các nguyên tắc cơ bản trong việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty

Đảm bảo chứa đựng đầy đủ những nội dung cơ bản. Thông thường, văn hóa ứng xử trong công ty sẽ gồm có những điều mục sau:

• Một là căn cứ vào sứ mệnh, tầm nhìn tương lai, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp để xây dựng, phát triển
• Hai là phạm vi khuôn khổ pháp lý cũng như tiêu chuẩn ngành mà doanh nghiệp cần phải tuân thủ.
• Ba là những nguyên tắc ứng xử nền tảng trong doanh nghiệp
• Bốn là những hành vi nên làm và không nên làm
• Năm là những chương trình hành động
• Sáu là phát hiện và xử lý hành vi vi phạm trong doanh nghiệp

Đảm bảo được tính dễ hiểu, tính chặt chẽ. Quy tắc dựa trên sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển.

Có thể nói rằng, bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp dựa trên những cơ sở luôn luôn đổi mới, hiệu quả cao và chú trọng vào thực hành chứ không chú trọng vào lý thuyết. Mở đầu của bộ quy tắc vẫn luôn là lời kêu gọi, tuyên bố của Hội đồng quản trị công ty. Sau đó mới đến từng bộ ứng xử đối với từng nhóm đối tượng khác nhau mà doanh nghiệp có và hướng đến trong tương lai.