Thẻ từ chấm công là gì? Phân biệt các loại thẻ dùng trong máy chấm công

Nhiều người vẫn chưa biết thẻ từ chấm công là gì? Những loại thẻ từ chấm công nào đang phổ biến trên thị trường? Và địa chỉ nào phân phối thẻ từ chấm công uy tín chính hãng và giá tốt cho người dùng? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi để giải đáp những thắc mắc trên. 

1. Thẻ từ chấm công là gì? 

Thẻ từ chấm công là một thiết bị được sử dụng trong việc quản lý thời gian làm việc của người lao động. Thẻ hoạt động dựa vào công nghệ thẻ từ tích hợp trên đó. Mỗi thẻ sẽ lưu trữ thông tin nhân viên trong đó và dùng bộ đọc thẻ từ để đọc. Hàng ngày khi cần chấm công, nhân viên chỉ cần đưa thẻ vào bộ đọc thẻ từ, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian ra vào của người đó một cách chính xác. 

Phương pháp chấm công bằng thẻ từ tương tự với vân tay ở chỗ đều dùng một thiết bị để quét và xác nhận. Tuy nhiên dùng thẻ từ không có tính sinh trắc học và có thể dùng chấm công hộ người khác. Bù lại, thẻ từ thường được in thông tin nhân viên, đóng vai trò như thẻ chấm công, thẻ nhân viên, thẻ ra vào, giúp doanh nghiệp kiểm soát, quản lý nhân sự tốt hơn.

>>> Xem thêm: Có nên mua máy chấm công vân tay không

2. Cấu tạo của thẻ từ chấm công

Cấu tạo của thẻ từ chấm công loại RFID bao gồm: 

• Ăng-ten được gắn trong thẻ sử dụng sóng vô tuyến (RFID) giao tiếp với đầu đọc thẻ để truyền dữ liệu.
• Con chip tạo ra một dãy số để nhận dạng duy nhất cho 1 thẻ và dãy số không bị trùng lặp với các thẻ khác.
• Chất nền – vật liệu lót (thường sử dụng là thẻ nhựa để không bị hư hại dễ) và ăng ten.
• Chíp từ được gắn cố định bên trong chất nền hoặc vật liệu lót (được gọi là phôi thẻ)

Cấu tạo thẻ từ loại Magnetic stripe:

Sẽ có 1 dải băng từ đã được mã hóa và đính lên thẻ, dữ liệu trên thẻ từ sẽ được mã hóa duy nhất 1 lần và được tiến hành lưu trữ bởi các hạn từ siêu nhỏ. Thông tin đã lưu sẽ được giải mã khi ta sử dụng thẻ quẹt lên các đầu đọc thẻ từ như thang máy, bãi gửi xe hay đầu đọc kiểm soát cửa. 

>>> Xem thêm: Top app chấm công trên điện thoại miễn phí tốt nhất

3. Thông số kỹ thuật thẻ từ máy chấm công

Để lựa chọn thẻ từ chấm công phù hợp, bạn cần để tâm tới các thông số kỹ thuật sau: thẻ sử dụng tần số nào, khoảng cách thẻ với đầu đọc, thời gian đọc, môi trường nhiệt độ, kích thước thẻ… Thẻ từ chấm công thường được sử dụng trên thị trường với hai phổ biến là dòng thẻ Proximity tần số 125 Khz hoặc thẻ Mifare tần số 13,56 Khz. Trong đó loại thẻ cảm ứng Proximity là loại được dùng nhiều và ưa chuộng nhất.

Thẻ chấm công thường có 2 loại là dày và mỏng. Bằng tính năng nhận dạng bằng sóng RFID thì loại thẻ này là một trong những phương án chấm công chính xác và nhanh gọn hơn so với các loại máy chấm công thẻ giấy bình thường. Vì vậy, thẻ từ chấm công luôn được ưu tiên sử dụng ở những nơi làm việc đông người, khó kiểm soát. 

Thông số kỹ thuật thẻ Proximity

• Tần số sử dụng là: 125 KHz (tốc độ đọc thấp, khoảng cách đọc ngắn)
• Khoảng cách thẻ với đầu đọc: 5–15 cm
• Thời gian đọc: 1-2 ms
• Môi trường nhiệt độ: 20 – 85 độ C
• Kích thước dài x rộng x dày: 85.6 x 54 x 0.81 mm

Thông số kỹ thuật thẻ Mifare

• Tần số sử dụng là: 13,56 KHz (tốc độ đọc ngắn, khoảng cách đọc trung bình)
• Khoảng cách thẻ với đầu đọc: 2.5 – 10 cm
• Thời gian đọc: 1-2 ms
• Môi trường nhiệt độ: 20 – 85 độ C
• Kích thước dài x rộng x dày: 85.7 x 54 x 0.8mm hoặc 85.7 x 54 x 1.8 mm

4. Lợi ích của thẻ từ chấm công

Có thể nói rằng, thẻ từ chấm công là công cụ hỗ trợ vô cùng đắc lực cho cả các doanh nghiệp, công ty tư nhân hay tổ chức nhà nước. Vậy thì lợi ích cụ thể mà những nơi này nhận được khi sử dụng thẻ từ chấm công là gì?

• Tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong chấm công: Trước hết, sử dụng máy chấm công giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và đảm bảo chấm công chính xác trong doanh nghiệp. Chỉ cần quét thẻ là thời gian ra vào đã được hệ thống tự động ghi nhận, không cần ghi thủ công. Thông tin được lưu trữ trong thẻ từ chấm công là duy nhất nên không thể làm giả và gian lận. Qua đó, việc tính lương và chấm công cho nhân viên sẽ được thực hiện minh bạch hơn và giảm các khiếu nại, thắc mắc cho phòng HR.
• Theo dõi chấm công, tăng ca, đi muộn về sớm dễ dàng qua phần mềm: Hệ thống thẻ từ có thể kết nối với các phần mềm chấm công, nhờ đó hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của người lao động một cách hiệu quả. Thời gian làm việc của từng nhân viên, thông tin về tăng ca, đi muộn về sớm hoặc nghỉ phép đều được ghi nhận bởi hệ thống thẻ và được phần mềm tổng hợp. Nhà quản lý có thể theo dõi tình hình tuân thủ thời gian làm việc của từng nhân viên và đưa ra biện pháp phù hợp gia tăng hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
• Tự động hóa chấm công, giảm thiểu sai sót: Dữ liệu chấm công được ghi nhận tự động và được tổng hợp với độ chính xác cao, nhờ đó giảm thiểu đáng kể những sai sót trong quá trình làm bảng công, tính lương. Điều này giúp bộ phận nhân sự nâng cao hiệu quả làm việc, không tốn nhiều công sức cho những nghiệp vụ thủ công nữa.
• Nâng cao tính bảo mật: Mọi thông tin về nhân viên và thời gian làm việc được lưu trữ trong thẻ, chỉ quản lý hoặc chuyên viên được cấp quyền truy cập mới biết các thông tin này. Do đó sử dụng thẻ từ giúp giảm các rủi ro về rò rỉ thông tin, đảm bảo an toàn dữ liệu cho mỗi cá nhân và toàn doanh nghiệp.
• Chi phí thấp: Chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để mua một số lượng lớn thẻ từ chấm công cho nhân viên sẽ cực thấp so với các thiết bị chấm công khác trên thị trường. Sử dụng thẻ từ chấm công sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp của bạn khi có thể sử dụng nhiều lần, qua nhiều năm.
• Cải thiện trải nghiệm cho nhân viên: Chấm công bằng thẻ từ là phương thức nhanh gọn, tạo cảm giác thuận tiện cho nhân viên mỗi ngày. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp muốn tạo môi trường làm việc hiện đại, ứng dụng công nghệ cao, từ đó nâng cao sự hài lòng của nhân viên.

5. Phân biệt các loại thẻ dùng trong máy chấm công

5.1 Thẻ từ (Magnetic stripe card)

Thẻ từ Magnetic stripe card có một dải băng từ ở mặt sau để chứa thông tin của chủ thẻ. Dải băng từ chứa từ tính, giúp các thiết bị chuyên dụng có thể thay đổi và đọc ghi được các dữ liệu trên thẻ này. Hiện nay việc sử dụng thẻ từ làm thẻ chấm công rất phổ biến

Ứng dụng của thẻ từ:

• Sử dụng làm thẻ hội viên, thẻ khuyến mại, khóa phòng khách sạn
• Dùng làm thẻ chấm công, thẻ nhân viên, thẻ kiểm soát ra vào…

Cấu trúc của thẻ từ:

• Thẻ làm bằng nhựa với dải băng từ ở mặt sau có kích thước 8.5 x 1.2 cm.
• Dữ liệu, thông tin được mã hóa và ghi lại trên 3 rãnh của dải băng từ.
• Mỗi rãnh (track) có độ rộng 1/10 inch (khoảng 0,254cm).
• Dữ liệu ghi ở thẻ tuân thủ theo chuẩn ISO 7811-2.
• Thẻ có màu trắng và cũng có thể in những màu khác.

5. Thẻ RFID Proximity

Thẻ RFID còn được gọi là thẻ cảm ứng, thẻ không tiếp xúc. Loại thẻ sử dụng công nghệ nhận dạng bằng sóng radio để truyền nhận thông tin với đầu đọc thẻ. Thẻ RFID Proximity là thẻ read-only 125 KHz, chỉ đọc được mà không có khả năng ghi lại hoặc xóa thông tin đã lưu trên thẻ. Dữ liệu trên thẻ thường trong khoảng 4 đến 14 số. Thẻ RFID được ứng dụng rộng rãi để làm thẻ ID, thẻ nhân viên, thẻ chấm công, thẻ chìa khóa. Sử dụng thẻ này không cần tiếp xúc chạm mà chỉ cần lướt qua đầu đọc.

Đặc điểm kỹ thuật của thẻ RFID Proximity:

• Tần số 125 KHz
• Khoảng cách giữa thẻ với đầu đọc: 5- 15 cm
• Thời gian đọc: 1-2 ms
• Nhiệt độ hoạt động: 20 – 85 độ C
• Kích thước: 85 x 54 x 0.81 mm
• Có thể sử dụng với các loại đầu đọc của IDTECK, ZKSoftware, Pegasus, Hundure, Promag, Soyal…

 5.2. Thẻ Mifare 

Thẻ Mifare cũng thuộc loại thẻ RFID giống Proximity nhưng dùng tần số 13.56 MHz. Mifare là thẻ thông minh không chạm với khả năng lưu trữ dữ liệu rất lớn, có thể lên tới 100.000 lần đọc/ghi và lưu trong 10 năm. Mỗi thẻ chứa một mã số duy nhất không thể thay đổi trong suốt quá trình sử dụng, tránh tình trạng gian lận, đánh tráo thẻ. Thẻ thường được in bằng máy chuyên dụng có độ bảo mật cao. Thẻ Mifare được sử dụng nhiều để làm thẻ thu phí cầu đường, thẻ thanh toán, thẻ chấm công, thẻ khóa phòng…

Đặc điểm kỹ thuật của thẻ Mifare:

• Tần số 13.56 MHz theo chuẩn ISO/IEC 14443A
• Dung lượng tùy thuộc vào loại thẻ: Mifare Ultrahigh: 512 bit, Mifare S50: 1k, Mifare S70: 1k
• Khoảng cách giữa thẻ với đầu đọc: 2.5 – 10cm
• Thời gian đọc/ghi: 1-2 ms
• Số lần ghi xóa: trên 100.000 lần
• Thời gian lưu trữ dữ liệu: 10 năm
• Kích thước: 85.7 x 54 x 0.8 mm hoặc 85.7 x 54 x 1.8 mm

5.3. Thẻ Keyfob 

Đây là loại thẻ được làm từ chất liệu ABS hoặc PVC cực bền. Thẻ có hình dạng như một chiếc móc chìa khóa, hạn chế tình trạng cong vênh, gãy so với thẻ nhựa thông thường. Bên trong thẻ sử dụng công nghệ giống thẻ Proximity hoặc Mifare. Thẻ Keyfob thường gắn với chìa khóa và rất thuận tiện sử dụng để chấm công, ra vào.

Đặc điểm kỹ thuật của thẻ Keyfob:

• Tần số 125 KHz, 13.56 MHz, 860MHz, 960MHz
• Khối lượng: khoảng 5g
• Kích thước và hình dáng đa dạng, tùy vào nhà sản xuất
• Nhiệt độ hoạt động: 10 – 50 độ C

6. Giá của thẻ từ chấm công 

Giá của thẻ từ chấm công không khá rẻ. Chi phi chỉ từ 8.000 – 12.000 đồng/thẻ, cộng thêm chi phí in thêm thông tin lên thẻ nếu có nhu cầu. Giá trên có thể thay đổi tùy vào từng thời điểm và nơi bán. Doanh nghiệp hãy tham khảo nhiều đơn vị để nhận báo giá tốt và được chiết khấu khi mua số lượng lớn.

7. Mua thẻ từ ở đâu uy tín?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều những nơi bán thẻ từ chấm công. Bạn có thể mua phôi thẻ từ chấm công ở các sàn thương mại điện tử như: Lazada, Shopee, Tiki, Sendo,… Ngoài ra, các đại lý máy chấm công cũng thường cung cấp cả thẻ từ, dịch vụ in thẻ từ. Khi mua thẻ, bạn hãy lưu ý hỏi thêm về dịch vụ đi kèm, chương trình ưu đãi và chương trình bảo hành.

Ngoài thẻ từ và đầu đọc thẻ, doanh nghiệp cần trang bị thêm một phần mềm chấm công chuyên dụng. Việc ngày giúp các dữ liệu chấm công được cập nhật tức thời, không cần tính toán thủ công. Phần mềm AMIS Chấm Công hiện đang được hàng ngàn doanh nghiệp sử dụng. Phần mềm này có thể kết nối với hầu hết các máy chấm công, đầu đọc thẻ từ trên thị trường hiện nay, tự động tổng hợp bảng công cho toàn công ty.

Dùng ngay miễn phí

8. Kết luận 

Bên cạnh chấm công vân tay, khuôn mặt thì hình thức chấm công bằng thẻ cũng được sử dụng rộng rãi. Thẻ từ chấm công giúp doanh nghiệp kiểm soát thời gian làm việc, ra vào một cách chặt chẽ và có thể kết hợp làm thẻ nhân viên. Dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp và quy mô nhân sự, bạn có thể chọn loại thẻ với công nghệ lưu trữ dữ liệu phù hợp, in tên nhân viên, in màu sắc tùy chọn.