Trong thời gian gần đây, sử dụng máy chấm công và áp dụng máy chấm công vào quá trình quản lý nhân viên đã và đang được rất nhiều chủ công ty và doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên do hình thức này còn mới và chưa được phổ biến rộng rãi nên thông tin về các loại máy chấm công còn khá hạn chế. Vì thế nên trong bài viết ngày hôm nay MISA AMIS sẽ thông tin đến cho mọi người máy chấm công là gì và những đặc điểm của nó.
1. Máy chấm công là gì?
Máy chấm công là một thiết bị được dùng chủ yếu để ghi nhận giờ đi làm và giờ tan làm của nhân viên. Mục đích là nhằm cung cấp cho doanh nghiệp những căn cứ cụ thể và chính xác về các thông tin như nhân viên có đi làm đúng giờ hay không, có đi sớm về muộn hay không,…
Từ những dữ liệu chấm công thu được từ máy chấm công, bộ phận quản lý nhân sự mới có thể tính số lương, thưởng chính xác cho nhân viên giúp cho nhân viên nâng cao năng suất làm việc và hoạt động hiệu quả hơn.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại máy chấm công khác nhau tuy nhiên khi so sánh máy chấm công hiện nay với hình thức chấm công tay truyền thống chúng ta có thể thấy được những ưu điểm như:
- Giúp tiết kiệm thời gian và rút ngắn khoảng thời gian chấm công.
- Giúp tránh được các sai sót không cần thiết khi ghi nhận thời gian chấm công, đảm bảo tuyệt đối sự khách quan.
- Giúp giải quyết dễ dàng các khiếu nại có liên quan đến chấm công của nhân viên vì thời gian này là do máy xác nhận chứ không phải do con người.
- Mặt khác còn giúp tăng tính tiện ích khi dùng máy chấm công nhờ vào các tính năng hiện đại và các tiện ích tuyệt vời mà loại máy này đem lại.
Vì lẽ đó mà máy chấm công càng được nhiều cơ quan tổ chức và nhiều doanh nghiệp lựa chọn để làm thay thế cho hình thức chấm công bằng cách truyền thống, đặc biệt tại những công ty có số lượng nhân viên đông và yêu cầu làm việc nghiêm ngặt.
>>> Xem thêm: Lắp đặt máy chấm công vân tay đơn giản và nhanh chóng
2. 3 loại máy chấm công thường gặp
Hiện nay trên trên thị trường có rất nhiều loại máy chấm công khác nhau, điều này khiến cho nhiều khách hàng bối rối không biết nên lựa chọn loại máy chấm công nào cho hợp lý. Tuy số lượng nhiều nhưng bạn chỉ cần phân biệt được 3 loại máy chấm công sau đây là đã có thể biết nên lựa chọn loại máy chấm công nào cho phù hợp rồi nhé.
2.1 Máy chấm công cơ học
Đây là loại máy chấm công xuất hiện sớm thuộc top đầu trên thị trường. Khi dùng loại máy này, bạn chỉ cần đưa thẻ của mình vào máy, sau đó những thông tin về thời gian chấm công, các ca ra vào của giờ làm việc hay thông tin của nhân viên sẽ được in trực tiếp lên thẻ giấy này. Việc tổng hợp dữ liệu trên máy chấm công này sẽ được thực hiện bằng cách thủ công, sau đó quản lý mới có thể dùng tới những tính năng của phần mềm để xử lý thông tin trong dữ liệu.
Máy chấm công này có giá thành khá rẻ và tính năng khá hạn chế nên một số công ty có ít nhân viên hoặc thoải mái trong giờ giấc đi làm thì mới sử dụng, còn với công ty có quy mô nhân viên lớn, số lượng nhân viên đông thường ít sử dụng hơn.
Về ưu điểm của máy:
- Thời gian chấm công rất nhanh, trung bình thời gian chấm công bằng giấy chỉ mất khoảng 1 giây cho mỗi lượt chấm công.
- Khi sử dụng sẽ thường đi kèm tính năng chuông báo giờ vào ca và tan ca.
- Chi phí để mua máy thường khá rẻ.
Về nhược điểm của máy:
- Trong quá trình dùng sẽ phát sinh thêm một số chi phí như : Phí mua thẻ giấy, thay mực in,…
- Khi chấm công, nhân viên phải giữ cho giấy phẳng phiu và thẳng thì mới có thể thuận lợi chấm công được.
- Sau khi chấm công, nếu muốn tổng hợp dữ liệu thì buộc phải tổng hợp bằng phương thức thủ công nên thời gian sẽ lâu hơn và có thể xảy ra sai sót khi chấm.
2.2 Máy chấm công điện tử
Đây là loại máy chấm công được sử dụng rất phổ biến hiện nay. Khi sử dụng loại máy này, mã ID của nhân viên và những dấu hiệu nhận biết của nhân viên sẽ được lưu vào bộ nhớ máy trước. Khi người chấm công hoàn thành trong việc xác thực danh tính, thời gian chấm công mỗi ngày được lưu trực tiếp vào bộ nhớ của máy chấm công. Các dữ liệu chấm công này sau đó sẽ được chuyển tới máy tính và được tổng hợp một cách hợp lý. Máy chấm công điện tử có thể phân loại thành các loại sau:
- Máy chấm công bằng sinh trắc học: Hoạt động bằng cách nhận diện quét vân tay,tròng mắt hoặc khuôn mặt của nhân viên.
- Máy chấm công bằng thẻ cảm ứng, thẻ từ: Nhận diện bằng cách quét thẻ nhân viên có cảm ứng, hoặc thẻ từ nhân viên .
Về ưu điểm của máy:
- Những dữ liệu này sẽ được tổng hợp và xử lý một cách tự động nhất, ưu điểm của máy này là có thể lưu trữ được thời gian lâu và khi tổng hợp có thể xuất thành các báo cáo khác nhau theo yêu cầu nên tiết kiệm được tuyệt đối thời gian cho bộ phận nhân sự, đảm được tính chính xác và tiện lợi cao cho công việc.
- Máy chấm công điện tử có thể tích hợp phương thức chấm công sinh trắc học, thẻ từ và có thể hỗ trợ kiểm soát ra vào của nhân viên.
- Máy chấm công sinh trắc học sẽ khắc phục tình trạng chấm công và hỗ trợ an toàn, bảo mật hiệu quả
Về nhược điểm của máy:
- Tốc độ báo cáo thời gian cho bộ phận nhân sự sẽ tương đối chậm (chấm công vân tay thường khoảng 33 giây, chấm công khuôn mặt có thể lâu hơn khoảng 10-15s), nếu nhân viên đeo thiết bị bảo hộ, dấu vân tay có thể sẽ bị ảnh hưởng như gây mờ hoặc bẩn, v.v
- Máy chấm công thẻ từ, thẻ cảm ứng sẽ có tốc độ báo giờ nhanh hơn (chỉ mất khoảng 2 giây cho mỗi lần chấm công), tuy nhiên trong quá trình sử dụng vẫn có thể xảy ra hiện tượng báo giờ, phát sinh thêm chi phí sản xuất thẻ cho nhân viên.
2.3 Chấm công trên điện thoại
Đây không phải là một loại máy chấm công mà là một cách chấm công mới, được ứng dụng sử dụng mới gần trong thời gian gần đây. Với kiểu chấm công này, người chấm công sẽ xác minh danh tính của họ thông qua ID Wifi của công ty, vị trí GPS tại một địa điểm được ủy quyền hoặc ảnh chụp thực tế. Tương tự như máy chấm công điện tử, dữ liệu chấm công được tự động lưu trữ, xử lý và tổng hợp theo yêu cầu.
Về ưu điểm của máy:
- Ứng dụng chấm công trên nền tảng di động ngoài khả năng tổng hợp, xử lý dữ liệu nhanh chóng, mang lại sự tiện lợi.
- TIết kiệm thời gian cao khi nhân viên có thể chấm công ngay từ đầu ngày làm việc mà không phải chờ đợi bất kỳ ai.
Về nhược điểm của máy:
Tuy nhiên, cách tính thời gian này đòi hỏi mỗi người phải có một chiếc điện thoại thông minh, phải luôn có internet được cài đặt trên điện thoại vì thế nên phát sinh cước sử dụng hàng tháng khá cao nên hiện chưa phổ biến.
3. Các tiêu chí khi mua máy chấm công
Để chọn ra một loại máy chấm công phù hợp với nhu cầu cũng như yêu cầu sử dụng bạn nên lưu ý những tiêu chí sau đây.
3.1 Lựa chọn máy chấm công phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty
Mỗi loại máy chấm công sẽ có những ưu và nhược điểm riêng nên khi mua máy chấm công, bạn phải căn cứ vào nhu cầu sử dụng cũng như những chức năng của nó để đưa ra yêu cầu sử dụng thiết bị phù hợp nhất.
- Máy chấm công cơ học phù hợp với những nơi có nhiều ca trực, ít nhân viên, tuy nhiên nhược điểm là phải tự vận hành máy và gây bất tiện khi sử dụng chấm công sinh trắc học.
- Máy chấm công bằng thẻ từ, thẻ cảm ứng thì phù hợp với các doanh nghiệp, nhà máy… số lượng nhân viên lớn (quy mô có thể lên tới hàng nghìn, trăm nghìn người).
- Máy chấm công vân tay, khuôn mặt, mống mắt phù hợp với văn phòng yêu cầu bảo mật, an ninh cao, ít người, nếu cần nâng cao tính bảo mật cho nơi làm việc thì có thể sử dụng loại có chức năng kiểm soát ra vào.
Ngoài ra, khi sử dụng đồng hồ bấm giờ điện tử cũng cần chú ý đến quy mô nhân sự để chọn máy có dung lượng bộ nhớ phù hợp, chỉ chọn những chức năng bổ sung cần thiết để tiết kiệm chi phí.
3.2 Chọn các loại máy chấm công có khả năng hoạt động bền bỉ, lâu dài
Một máy chấm công uy tín và hiện đại cần được làm từ các chất liệu cao cấp, chất lượng cao để đảm bảo thời gian hoạt động bền bỉ, lâu dài. Thiết kế của máy nên nhỏ gọn, tiện ích và không tốn diện tích, ngoài ra cần dễ sử dụng và phải luôn được xử lý bằng các tác vụ chấm công nhanh chóng để có thể tối ưu việc chấm công sao cho đem lại tiện ích và hiệu quả nhất.
3.3 Chọn máy chấm công đến từ những thương hiệu uy tín trên thị trường
Giá tiền sẽ đi đôi với chất lượng nên khi chọn mua máy chấm công, bạn nên lựa chọn mua các loại máy chính hãng từ những thương hiệu nổi tiếng sẽ đảm bảo chất lượng, chế độ bảo hành và độ bền cho thiết bị.Hiện nay trên thị trường có một số máy chấm công uy tín mà bạn có thể tham khảo như: Wise Eye,Ronald Jack, ZKTeco,Kobio, Gigata,…
3.4 Chọn máy chấm công có mức giá phù hợp
Hiện nay, giá của những chiếc đồng hồ bấm giờ trên thị trường rất đa dạng, có chiếc rẻ chỉ hơn 2 triệu đồng, có chiếc đắt hơn 10 triệu đồng, tùy thuộc vào cách bấm giờ, đặc tính của máy và hãng sản xuất. …vì vậy bạn nên cân nhắc kỹ nhu cầu sử dụng của mình và chọn thiết bị phù hợp với giá cả phải chăng nhất. Bảng giá đồng hồ phổ biến hiện nay để bạn tham khảo:
- Máy chấm công bằng thẻ từ, thẻ cảm ứng dao động từ 2,5 đến 12,5 triệu đồng
- Máy chấm công vân tay dao động từ 2,5 đến 11,5 triệu đồng
- Máy chấm công khuôn mặt có giá dao động từ 3,5 đến 11,5 triệu đồng
- Máy chấm công mắt có giá hơn 10 triệu đồng
5. Hướng dẫn sử dụng máy chấm công chuẩn
Đối với các loại máy chấm công thì trong lúc sử dụng cần tuân thủ các yêu cầu của nhà sản xuất thì đối với các quá trình như: lắp đặt, cài đặt hay kết nối,..thì bạn cần phải lưu ý một số điều sau để máy có thể hoạt động một cách chính xác, hiệu quả và bền bỉ.
- Nên lắp đặt máy ở nơi khô ráo, an toàn. Nếu cần lắp đặt ở bên ngoài thì cần phải trang bị thêm tủ hay bao da không thấm nước để bảo vệ máy khỏi các tác nhân từ môi trường.
- Thường xuyên vệ sinh máy chấm công, không để bụi bẩn bám vào các nút bấm, nút cảm biến hay các chi tiết máy.
- Đối với các máy chấm công cơ học thì thẻ cần được giữ phẳng, không được để bị ướt hay rách thẻ. Ruy băng mực cần phải được thay ngay trước khi hết sạch mực để không ảnh hưởng đến tuổi thọ của đầu in.
- Đối với các loại máy chấm công bằng vân tay thì người chấm công cần phải giữ cho tay sạch và khô để tránh trường hợp máy không nhận dạng được vân tay.
- Đối với loại chấm công điện tử thì các dữ liệu liên quan đến các nhân viên đã nghỉ việc nên xóa đi để tăng tốc độ máy.
6. Chấm công dễ dàng với phần mềm AMIS Chấm công
Phần mềm AMIS Chấm công nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể MISA AMIS HRM được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng bởi nhiều tính năng ưu việt.
Những tính năng của AMIS Chấm công
- Chấm công bằng Face ID, vân tay, GPS, mã QR… phù hợp với những công ty có nhiều chi nhánh, làm việc theo ca kíp…
- Nhân viên tự xin nghỉ phép, đi muộn về sớm trên phần mềm, không cần ký duyệt
- HR tổng hợp dữ liệu công dễ dàng, tiết kiệm thời gian làm công lương.
- Nhân viên tự xem và xác nhận bảng công, loại bỏ toàn bộ giấy tờ thủ công.
- Lãnh đạo có cái nhìn chi tiết về tình hình đi làm của cán bộ, công nhân viên.
AMIS Chấm công cũng như MISA AMIS HRM đã nhận được nhiều tin tưởng của các doanh nghiệp trong nước, trong đó có thể kể đến Xuân Cương, Trống Đồng Palace, IVY moda…. Đây đều là những doanh nghiệp có quy mô hàng nghìn nhân sự.
>>>> Xem thêm: MISA AMIS đồng hành cùng Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương trong lộ trình chuyển đổi số
Để nhận tư vấn cụ thể hơn về tính năng cũng như dùng thử miễn phí phần mềm, mời bạn để lại thông tin tại đây.
7. Lời kết
Trên đây là những kiến thức về máy chấm công và các loại phổ biến hiện nay mà MISA AMIS muốn giới thiệu đến cho các bạn. Hi vọng thông qua bài viết này bạn sẽ có cho mình cái nhìn cụ thể hơn cũng như đưa ra những lựa chọn hợp lý cho công ty của mình nhé.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
