Giải thích ý nghĩa các ký hiệu trong bảng chấm công

Để có thể sử dụng bảng chấm công một cách dễ dàng và nhanh chóng, MISA AMIS HRM sẽ hướng dẫn chi tiết từng ký hiệu trong bảng chấm công để người dùng không cảm thấy khó khăn khi sử dụng.

1. Ý nghĩa ký hiệu chấm công trên các cột bảng chấm công

Mẫu bảng chấm công là một biểu mẫu mà doanh nghiệp dùng để quản lý thời gian làm việc của nhân viên trong suốt một tháng. Đây là căn cứ để tính số lương cho từng nhân viên một cách đầy đủ và chính xác nhất.

Một bảng chấm công sẽ được chia ra làm nhiều cột khác nhau, mỗi cột sẽ thực hiện các chức năng riêng. Dưới đây là một số loại cột tiêu biểu trong bảng chấm công mà các doanh nghiệp thường dùng:

• Tổng số công: Cột này dùng để tính tổng số ngày công mà nhân viên đã làm được trong một tháng, bao gồm các loại đơn từ và ngày nghỉ phép.
• Số giờ tổng: Đây là cột tính tổng số giờ làm mà nhân viên được phân công trong một tháng. Tiền lương mà nhân viên nhận được sẽ dựa vào cột này.
• Số phút đi muộn/về sớm: Đây là cột tính tổng số phút đi muộn và về sớm trong tháng. Tất cả sẽ được ghi chép lại và thống kế trên bảng chấm công để quản lý dựa vào đó tính toán lương của nhân viên. 
• Số phút vắng mặt: Tổng số phút vắng mặt trong tháng của mỗi nhân viên sẽ được quản lý thống kê ở cột này.
• Số lần vắng mặt: Tương tự số phút vắng mặt, tổng số lần vắng mặt trong tháng cũng sẽ được ghi vào một cột riêng, ảnh hưởng trực tiếp tới số công vắng mặt.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm công nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả

• Số công vắng mặt: Tổng số nhân viên vắng mặt không đi làm như theo sự phân công trong bảng phân công công việc. Điều này dựa trên số phút vắng mặt và số lần vắng mặt của nhân viên. Ví dụ như: bạn vắng mặt 30 phút, mà 1 công = 8 tiếng => số công vắng mặt của bạn là 0.06 công.
• Quên chốt: Cột này dùng để tính theo số lần có hoạt động nhưng quên chấm công chốt giữa ca trong tháng.
• Nghỉ không lý do: Cột này sẽ dùng để tính những ngày nhân viên được phân ca làm nhưng không có hoạt động chấm công, nghỉ việc mà không có lý do.
• Công ca: Đây là số công thực tế làm việc (chấm theo phương thức vào/ra) đã được phân trong bảng phân công công việc, không tính đơn từ, ngày phép.
• Công lễ: Số công của nhân viên được tính theo ngày lễ, thường thì những công này sẽ được tính hệ số lương cao hơn so với những số công ngày bình thường.
• Công tác: Số ngày công được tính theo đơn vị công tác.
• Ngày nghỉ (P, KL, TS, KH, TL3, TL1): Ký hiệu các ngày nghỉ trong bảng chấm công thể hiện lý do nghỉ như: nghỉ có phép, nghỉ không lương, nghỉ thai sản, nghỉ kết hôn hay nghỉ tang lễ,…
• Làm thêm: Thay vì làm đúng số giờ được quy định trong bảng phân công thì nhân viên có thể ở lại chỗ làm để làm thêm giờ và giờ làm thêm sẽ được tính bằng số giờ/số công làm thêm của nhân viên trong tháng.
• Tăng ca: Là số giờ làm thêm mà người lao động phải thực hiện nhiều hơn số giờ quy định trong ca/ ngày (thường là 8h), được tính theo số giờ/ số công tăng ca mà nhân viên làm được trong tháng.
• Ngày thường: Dữ liệu làm thêm/tăng ca của nhân viên trong ngày bình thường.
• Ngày nghỉ: Khi nhân viên không có tên trong bảng phân công làm việc thì khi đó ngày nghỉ sẽ được tính bằng cách lấy dữ liệu làm thêm/tăng ca của nhân viên trong ngày nghỉ ( chữ OFF trên bảng chấm công).
• Ngày lễ: Dữ liệu làm thêm/tăng ca của nhân viên trong ngày lễ (kí hiệu L trên bảng chấm công).
• Ngày: Dữ liệu tăng ca sẽ tính theo thời gian ca ngày.
• Đêm: Dữ liệu tăng ca sẽ được tính cho ca đêm.
• Số lần: Dữ liệu số lần tăng ca trong tháng.
• CS, CC, HC: Dữ liệu công việc theo từng ca làm việc.
• Ngày chấm công: Số ngày nhân viên có hoạt động chấm công trong tháng.

2. Giải thích các ký hiệu trong bảng chấm công

Các đề mục trên bảng chấm công được thể hiện thông qua các kí tự đơn giản – đây là những ký hiệu trên bảng chấm công giúp cho các thao tác tính toán trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Thay vì sử dụng những kí tự gây khó nhớ cho người dùng thì bảng chấm công lại sử dụng những kí tự gần gũi và thân thuộc như chữ cái, dấu cộng, trừ,… Dưới đây là các thuật ngữ trong chấm công phổ biến:

• Dấu +: Lương thời gian khi nhân viên làm việc cả ngày với tỷ lệ lương thưởng là 100%.
• Dấu -: Lương thời gian khi nhân viên chỉ làm nửa ngày với tỷ lệ lương thưởng là 100%.
• P: Số ngày nghỉ phép của nhân viên, tính tỷ lệ lương thưởng là 100%.
• Ô: Ký hiệu với ý nghĩa khi nhân viên gặp các vấn đề về sức khoẻ như: ốm, điều dưỡng,… Có tỷ lệ lương thưởng là 75%.
• Cô: Trường hợp nhân viên có con cái đang bị ốm đau với tỷ lệ lương thưởng là 75%.
  
• TS: Áp dụng cho nhân viên đang ở kỳ nghỉ thai sản với tỷ lệ lương thưởng 100%.
• KL: Nhân viên nghỉ việc không được tính lương, với tỷ lệ lương thưởng là 0%.
• H: Nhân viên đi dự hội nghị hay học tập, được tính với tỷ lệ lương thưởng là 100%.
• NB: Ngày nghỉ bù với tỷ lệ lương thưởng là 100%.
• T: Nhân viên gặp tai nạn.
• N: Nhân viên dừng làm việc tại doanh nghiệp hay tổ chức.
• LĐ: Khi nhân viên đi nghĩa vụ sẽ được hưởng với mức tỷ lệ lương thưởng là 100%.
• L: Ngày nghỉ các ngày lễ, tết vẫn được hưởng tỷ lệ lương thưởng là 100%.
• CT: Nhân viên được điều chuyển đi công tác với tỷ lệ lương thưởng là 100%.
• ĐT: Đào tạo/tập huấn/học tập, được tính với tỷ lệ lương thưởng là 100%.
• OT: Nhân viên làm thêm giờ, tính với tỷ lệ lương thưởng là 100%.
• Dấu x: Là những ngày đã được sắp xếp lịch và phân công ca làm.
• DC: Thông tin nhân sự đổi ca và đã được duyệt.
• CD: Nhân viên có đơn xin hưởng chế độ và đã được duyệt.
• VM: Đơn xin nghỉ phép vắng mặt đã được cấp trên duyệt.
• GT: Đơn giải trình chấm công của nhân sự đã được cấp trên duyệt.
• Ô trống: Ngày không có ca làm việc hoặc ngày lễ

Giải thích:

• Nguyễn Văn A: Làm việc ngày 1, làm thêm ngày 2, nghỉ phép ngày 3, ốm ngày 4, đi công tác ngày 5, … Tổng cộng làm việc 22 ngày và nhận được 16500 đơn vị tiền lương (giả sử lương 1 ngày là 750 đơn vị).
• Trần Thị B: Làm việc đầy đủ cho đến khi con ốm ngày 4, sau đó tiếp tục làm việc. Tổng cộng làm việc 20 ngày và nhận được 15000 đơn vị tiền lương.

3. Tầm quan trọng của việc hiểu các ký hiệu bảng chấm công

• Đảm bảo tính chính xác của bảng chấm công: Hiểu rõ ý nghĩa của các ký hiệu giúp nhân viên và bộ phận nhân sự tránh sai sót trong quá trình ghi chép và tính toán.
• Tính toán lương chính xác: Dựa trên các ký hiệu này, bộ phận nhân sự sẽ tính toán được số ngày công, số giờ làm thêm, số ngày nghỉ phép để tính lương cho nhân viên.
• Đánh giá hiệu quả làm việc: Bằng cách phân tích các ký hiệu, người quản lý có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của từng nhân viên, từ đó đưa ra những đánh giá và quyết định phù hợp.

Tải miễn phí – 17 Mẫu Bảng Chấm Công chi tiết nhất 2024

Người tổng hợp bảng công cần hiểu rõ ý nghĩa của các ký hiệu trong bảng chấm công. Sau khi hiểu rõ ý nghĩa của bảng chấm công, người phụ trách lập bảng công là chỉ cần bấm vào mục “Thêm” và khai báo các thông tin bao gồm: kí hiệu, tên và nhập tỷ lệ lương thưởng tương ứng với loại chấm công đó và ấn “Lưu” để hoàn thành hoặc ấn “Huỷ bỏ” nếu muốn huỷ thao tác vừa thực hiện.

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể thay đổi ký hiệu trên bảng chấm công tuỳ theo quy định của tổ chức hay đơn vị kinh doanh để có thể phù hợp cho các tiêu chí quản lý nhân viên.

Chuyên nghiệp hóa hoạt động Chấm công – Tính lương nhờ AMIS Chấm công

MISA AMIS Chấm công là sản phẩm nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS HRM của Công ty Cổ phần MISA. Phần mềm MISA AMIS cung cấp đầy đủ tính năng về các hoạt động chấm công, xin đi muộn, nghỉ phép, giúp đơn giản hóa mọi thủ tục, tiết kiệm thời gian cho nhân sự, đồng thời giúp phòng HR tối ưu thời gian làm bảng công, nâng cao hiệu quả làm việc.

Nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của đa số doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước, đội ngũ MISA đã phát triển AMIS Chấm công với nhiều tính năng dưới đây.

 Chấm công mọi hình thức:

• Hỗ trợ chấm công nhiều hình thức như Face ID, GPS, vân tay, quét mã QR….
• Tổng hợp tất cả chấm công của nhiều chi nhánh trên cùng 1 hệ thống, dễ dàng theo dõi và quản lý hoạt động chấm công của nhân sự.
• Gửi bảng công để nhân viên xác nhận & phản hồi. Thiết lập quyền khóa bảng công để tránh sửa đổi sau khi nhân viên đã xác nhận

Phân chia ca làm việc

• Với phần mềm, quản lý có thể thực hiện phân chia ca làm việc, đổi ca làm việc nhanh chóng với từng nhân viên trong team.
• Theo dõi được tổng hợp ca làm việc theo từng tuần, từng tháng,….
• Có theo dõi chi tiết ca làm việc của từng nhân viên để từ đó có điều chỉnh phù hợp nhất.
• Khi cần đổi ca, nhân viên có thể thực hiện làm đơn ngay trên phần mềm mà không cần giấy tờ thủ công.
• HR theo dõi được ca làm việc của từng người, từ đó dễ dàng làm lương hơn.

Quản lý đơn từ nhân viên

• Nhân viên dễ dàng tạo đơn xin nghỉ phép, lựa chọn người thay thế, liên quan trong công việc để đội nhóm có thể nắm bắt được tình hình.
• Đăng ký đi muộn, về sớm ngay trên phần mềm, không cần làm đơn giấy.
• Nhân viên có thể đăng ký làm thêm ngoài giờ để HR, quản lý nắm được tình hình công việc.
• Nếu nhận thấy công làm việc không được ghi nhận, nhân viên có thể đề nghị cập nhật công, gửi quản lý để duyệt đơn.
• Phần mềm cho phép nhân viên lên kế hoạch nghỉ phép dài ngày, giúp nhân sự liên quan nắm bắt được công việc và có những thay đổi phù hợp.
• HR theo dõi tình hình nghỉ phép, nhân sự nghỉ bù nhanh chóng, làm căn cứ để tính lương thưởng cho nhân sự.

 >>> Xem thêm: [Tải miễn phí] Mẫu bảng chấm công theo giờ chi tiết nhất

Hệ thống báo cáo chấm công chuyên nghiệp:

Phần mềm nhân sự chấm công giúp tạo báo cáo tình hình chấm công dễ dàng giúp CEO nắm bắt nhanh chóng tình hình nhân sự, cụ thể:

• Báo cáo tình hình nhân sự đi sớm, về muộn, nghỉ phép.
• Báo cáo tình hình nhân sự nghỉ phép theo kế hoạch.
• Báo cáo danh sách nhân viên đi công tác, đi gặp khách hàng.
• Báo cáo nhân viên làm thêm giờ, phân tích tình hình làm thêm.

Nhờ những báo cáo trực quan, giám đốc nắm bắt dễ dàng tình hình làm việc của công nhân viên và có những điều chỉnh phù hợp nhất.

Để hiểu rõ hơn về các tính năng của phần mềm chấm công, mời bạn để lại thông tin tại đây để nhận tư vấn và tài khoản dùng thử trong 14 ngày.

Dùng ngay miễn phí

4 . Kết luận

Các ký hiệu trong bảng chấm công không chỉ giúp cho thao tác thực hiện trên bảng chấm công trở nên dễ dàng, nhanh chóng cho người dùng mà còn tiết kiệm được thời gian khi doanh nghiệp hay tổ chức có hệ thống đội ngũ nhân viên lớn.