Tại sao cần hoạch định nhân sự – 9 lý do phổ biến nhất bạn cần biết

Trong quá trình thành lập và vận hành một doanh nghiệp, có rất nhiều mảng quan trọng cần được lên kế hoạch và xem xét kỹ lưỡng. Trong đó, việc hoạch định nhân sự là một trong những nội dung vô cùng cần thiết đối với doanh nghiệp. Vậy tại sao cần hoạch định nhân sự? Cùng MISA tìm hiểu 9 nguyên nhân phổ biến trong việc hoạch định nhân sự.

1. 9 lý do tại sao cần hoạch định nhân sự

1.1 Kiểm soát nhu cầu tuyển dụng 

Kiểm soát nhu cầu tuyển dụng là một trong những lý do tại sao cần phải hoạch định nhân sự ở mỗi doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự phải rà soát, xác định số lượng và chất lượng nhân sự cần tuyển để đáp ứng được các nhu cầu nhân sự trong doanh nghiệp. 

Việc kiểm soát tốt nhu cầu tuyển dụng giúp cho doanh nghiệp có thể tránh được các vấn đề về thiếu hụt lao động, lãng phí nhân sự hay làm tắc nghẽn cơ hội thăng thiết không cần thiết. 

Và ngược lại, nếu như không kiểm soát tốt vấn đề về nhu cầu tuyển dụng thì doanh nghiệp có thể gặp những rắc rối sau: năng suất công việc giảm do thiếu lao động, hiệu quả dự án không tốt do chất lượng nhân sự không đáp ứng được, doanh thu giảm,…

Ví như vào tháng 8/2022, công ty Cao su Bà Rịa cho biết đang thiếu 15 – 20% lao động so với kế hoạch, tương đương 300 – 350 lao động nhưng không tuyển được vì chưa có kế hoạch hoạch định nhân sự hiệu quả. Điều này đã làm giảm năng suất sản xuất và trở thành bài toán khó cho ban quản lý công ty.

1.2. Kiểm soát nhu cầu phát triển nhân sự kế thừa 

Những nhân viên được đào tạo bài bản và có kinh nghiệm được đề xuất cho những vị trí cao hơn là điều cần thiết cho hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Điều này phụ thuộc vào sự chuẩn xác của thông tin về các yêu cầu của công việc trong hiện tại và tương lai ở tất cả các vị trí quản lý và thông tin này được cung cấp bởi kết quả của một quá trình hoạch định nhân sự hiệu quả. 

Trong trường hợp công ty không có kế hoạch cho một đội ngũ nhân sự kế thừa, công ty đó sẽ có thể không kịp trở tay khi có những thay đổi bất ngờ đến từ phía những nhân sự cũ, điều này sẽ làm chậm tiến trình của dự án và hiệu quả hoạt động của công ty trong một thời gian. 

Vinamilk chính là một ví dụ điển hình cho việc kiểm soát rất tốt nhu cầu phát triển nhân sự kế thừa. Doanh nghiệp này chú ý tới nhu cầu phát triển nhân sự kế thừa nằm ở việc họ trẻ hóa nguồn lực nhằm thúc đẩy bộ máy, liên tục sáng tạo và tạo ra sự thay đổi để bắt kịp với xu hướng của thời đại. 

1.3. Kiểm soát nhu cầu đào tạo

Đây là điều cơ bản nhưng không kém phần quan trọng trong việc lập kế hoạch các chương trình đào tạo. Việc đánh giá đội ngũ nhân sự không chỉ về số lượng mà còn cả chất lượng, cụ thể là về các kỹ năng mà doanh nghiệp yêu cầu. 

Nếu không đánh giá được nhu cầu đào tạo sẽ gây ra khó khăn cho của các dự án trong công ty. Khi không biết được nhu cầu đào tạo của dự án đó, công ty có thể sẽ tuyển phải những lao động thiếu tay nghề hoặc kém chất lượng. Điều này sẽ gây ra một lỗ hổng lớn trong hiệu suất của dự án. 

Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam phải đối mặt với nguy cơ thiếu hụt nhân sự chất lượng cao khi có kế hoạch mở rộng quy mô doanh nghiệp. Vì vậy, kiểm soát nhu cầu đào tạo là điều tất yếu, không thể thiếu trong kế hoạch hoạch định nhân sự.

1.4. Kiểm soát chi phí

Cân bằng chi phí giữa việc sử dụng cơ sở vật chất, chi phí nguyên vật liệu và lực lượng lao động cho các dự án khác nhau là điều cần thiết để đưa ra những lựa chọn tối ưu. Và hiển nhiên, những thông tin cần thiết cho chi phí nguồn nhân lực được cung cấp thông qua việc lập kế hoạch cho việc hoạch định nhân sự.

Không có kế hoạch về chi phí nhân sự sẽ làm tăng hoặc gây ra nhiều rủi ro về chi phí nguồn nhân lực và các loại chi phí khác. Nếu làm tăng chi phí nhân sự chỉ vì không có kế hoạch hoạch định nhân sự hiệu quả sẽ làm giảm doanh thu, lợi nhuận và gây ra những tổn thất không đáng có cho công ty. Đây cũng là lý do trả lời cho câu hỏi tại sao cần hoạch định nhân sự.

Các công ty cũng có thể kiểm soát chi phí nhân sự nhằm giảm thiểu những chi phí không cần thiết và tiết kiệm được ngân sách cho công ty thông qua các cách như thúc đẩy chính sách làm việc tại nhà, rút ngắn thời gian làm việc của nhân viên, rà soát các chi phí và thương lượng thêm với những nhà cung cấp (cơ sở vật chất, dịch vụ ăn uống ở công ty,…) và thuê ngoài các hoạt động không chủ chốt.

1.5. Kiểm soát quan hệ lao động

Khi lên kế hoạch kinh doanh cho một dự án nào đó, người ta sẽ đưa ra các giả định về năng suất của nguồn nhân lực sẽ có ảnh hưởng từ quan hệ lao động. Những giả định về năng suất của nguồn nhân lực đó được “vẽ ra” thông qua thông tin được cung cấp bởi việc hoạch định nhân sự.

Quan hệ lao động là tạo sự liên kết giữa nhân viên và doanh nghiệp, đào tạo nhiều hơn cho nhân viên và trả lương phù hợp với năng lực để họ có thu nhập ổn định. Từ đó, năng suất lao động cũng sẽ tăng lên, tăng hiệu suất của dự án và đem lại hiệu quả đầu tư cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, kiểm soát quan hệ lao động một cách có chiến lược, giữa cá nhân và doanh nghiệp có thể được tích hợp theo cách không còn sự phân biệt giữa 2 bên. Nhu cầu và tham vọng của cá nhân sẽ gắn liền với nhu cầu và tham vọng của tổ chức. Mục tiêu của tổ chức trở thành mục tiêu của cá nhân, chủ yếu là không ngừng thay đổi, thích ứng và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.

1.6. Thay thế người kịp thời 

Mọi dự án đều cần có một kế hoạch “sơ cua”. Đối với mảng nhân sự, doanh nghiệp luôn cần phải chuẩn bị người đảm nhận vị trí mới trong trường hợp bất ngờ, bất khả kháng để có thể hoàn thành những dự án, công việc còn dang dở. Điều này là do lý do mà một số lượng lớn người lao động sẽ được thay thế trong doanh nghiệp khi họ dừng công việc vì nghỉ hưu, tuổi già,…

Nếu một doanh nghiệp mà không có kế hoạch thay thế người kịp thời thì công việc sẽ bị chậm trễ hoặc ứ đọng lại, làm ảnh hưởng đến những bộ phận liên quan.

Ví dụ như doanh nghiệp đang thầu một dự án lớn với đối tác người nước ngoài. Không may hôm gặp đối tác người nước ngoài thì phiên dịch của công ty bị ốm đột xuất. Lúc đó, việc của bên nhân sự là cần tìm người thay thế kịp thời phiên dịch để buổi gặp mặt giữa 2 bên không bị gián đoạn.

1.7. Mở rộng nguồn lực kịp thời 

Một dự án khi được tiến hành sẽ có thể phát sinh thêm nhiều dự án khác, hoặc khi một dự án này hoàn thiện sẽ có thêm nhiều dự án đã và được lên kế hoạch. Vậy nên, việc hoạch định nhân sự là điều cần thiết để đáp ứng các tình huống mới được tạo ra trong doanh nghiệp do thực hiện các kế hoạch mở rộng và đa dạng hóa.

Mở rộng nguồn lực nếu không được giải quyết kịp thời sẽ gây nên những vấn đề trì trệ về công việc hoặc dự án của công ty. Khi một dự án bị trì trệ sẽ kéo theo những hậu quả mà không doanh nghiệp nào mong muốn, điều này có thể sẽ gây nên những ảnh hưởng xấu trong mắt các đối tác của doanh nghiệp.

Ví như một dự án đã hoàn thiện và đến bước cuối cùng là tiến hành dự án và đưa vào hoạt động, việc công ty cần làm là đảm bảo nguồn lực để thực hiện điều đó và phải phát triển quy mô nhân sự nếu cần thiết để đảm bảo dự án đi theo đúng tiến độ đã được đề ra như trong kế hoạch trước đó.

1.8. Luân chuyển lao động đúng người đúng lúc 

Trong mọi doanh nghiệp đều có vấn đề về việc luân chuyển lao động nhưng tùy thuộc mức độ có thể khác nhau giữa các công ty. Có nhiều công ty sẽ có nhu cầu tuyển dụng những người mới cho các vị trí còn trống và việc này được thực hiện thông qua quá trình hoạch định nhân sự.

Việc luân chuyển lao động đúng người đúng lúc đúng việc thể hiện sự linh hoạt trong việc quản lý nhân sự của ban lãnh đạo công ty. Giả như có đến thời điểm có hai công việc mà hai nhân viên đang ở vị trí tương ứng ấy không thể đáp ứng được nhu cầu của công việc, công ty có thể xem xét đến năng lực thích hợp để luân chuyển hai nhân viên này cho các vị trí của nhau để đảm bảo tiến độ công việc được hoàn thành như đã định.

Hoạch định nhân sự đơn giản và dễ dàng cùng phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM

Phần mềm MISA AMIS HRM có nhiều tính năng giúp lãnh đạo theo dõi tổng quan tình hình nhân sự, từ đó đưa ra những chính sách, kế hoạch để hoạch định nhân sự phù hợp.

• AMIS Tuyển dụng: Hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi kết quả tuyển dụng, số lượng ứng viên tham gia thi tuyển, các kênh mang lại hiệu quả tuyển dụng tốt nhất. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch nhân sự phù hợ trong những giai đoạn tiếp theo.

• AMIS Thông tin nhân sự: Theo dõi nhanh chóng tình hình biến động nhân sự theo từng giai đoạn, có báo cáo khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển… nhân viên để lãnh đạo những quyết định nhân sự chính xác, phù hợp với từng giai đoạn khác nhau.

• AMIS Chấm công: Ban lãnh đạo có thể theo dõi thời gian làm việc của nhân viên và đánh giá được tình hình đi muộn, về sớm… từ đó có những điều chỉnh hoặc quy chế thưởng phạt phù hợp nhất.

• AMIS Tiền lương: Báo cáo quỹ lương realtime giúp lãnh đạo có những chính sách chi trả lương, thưởng phù hợp trong từng giai đoạn, từng nhân viên, giúp nhân viên hài lòng hơn với tổ chức.

MISA AMIS HRM đã được hơn 17 nghìn doanh nghiệp trên toàn quốc tin tưởng, trong đó có thể kể đến Xuân Cương – Công ty Logitics tại Lạng Sơn với quy mô 1000 nhân sự.

Khi được hỏi về lý do lựa chọn MISA, anh Duy – Trưởng ban Chuyển đổi số của Xuân Cương chia sẻ:

“Sau khi tìm hiểu các đơn vị trên thị trường, chúng tôi quyết định chọn MISA – công ty có tên tuổi lớn trên thị trường, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ. MISA cung cấp công cụ hỗ trợ quản lý toàn diện cho các doanh nghiệp, đơn vị hành chính chuyên nghiệp. Đây cũng là lý do Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương lựa chọn MISA vào công tác quản trị nhân sự và điều hành doanh nghiệp.”

Để được tư vấn chi tiết và cụ thể hơn về giải pháp quản trị nhân sự MISA AMIS HRM, đồng thời nhận tài khoản dùng thử miễn phí, mời bạn đọc liên hệ hotline 090 488 58 33 hoặc để lại thông tin tại đây.

Dùng ngay miễn phí

2. Lời kết

Hoạch định nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong sự thành bại của doanh nghiệp. Nó là một tiểu hệ thống trong tổng kế hoạch tổ chức. Nhu cầu lập kế hoạch nguồn nhân lực phát sinh từ nhu cầu hoạt động của một tổ chức và tầm quan trọng của nó nằm ở việc duy trì nguồn cung cấp đủ nhân viên, đúng nơi, đúng lúc và với chi phí hợp lý.

Do đó, câu hỏi tại sao cần hoạch định nhân sự luôn được các nhà quản trị quan tâm, nhất là trong thời đại môi trường kinh doanh đang có sự chuyển mình mạnh mẽ như hiện nay.