Hướng dẫn xây dựng ngân sách nhân sự chi tiết, hiệu quả

Khi một năm tài khóa sắp khép lại cũng là lúc để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh nói chung và các kế hoạch của từng bộ phận chuyên môn nói riêng, trong đó có bộ phận Nhân sự. Đồng thời đây cũng là thời điểm khẩn trương xây dựng kế hoạch và ngân sách cho các hoạt động của năm kế tiếp, trong đó có Ngân sách Nhân sự.

Ngân sách nhân sự được xây dựng hiệu quả sẽ giúp cho công ty quản lý tốt được nguồn lực của mình, đồng thời giúp cho bộ phận tài chính cân đối được nguồn tiền phù hợp, đảm bảo chi phí vốn hiệu quả nhất. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu cách xây dựng ngân sách nhân sự một cách tối ưu.

1. Thế nào là ngân sách nhân sự?

Ngân sách nhân sự là một bản dự toán hàng năm về các chi phí liên quan đến nguồn nhân lực, cung cấp cái nhìn tổng quan về các hoạt động cần triển khai và chi phí để triển khai các hoạt động đó theo hệ thống mục tiêu của tổ chức. Với nhiều nơi, đơn giản hiểu rằng đây là ngân sách lương thưởng, phúc lợi hàng năm. Trên thực tế phạm vi ngân sách bao hàm rộng hơn rất nhiều. 

Thông thường có hai loại ngân sách nhân sự:

• Ngân sách nhân sự điều chỉnh: Ngân sách này được xây dựng dựa trên đánh giá về tình hình thực hiện ngân sách của năm cũ kết hợp với những điều chỉnh dựa trên kế hoạch của năm kế tiếp. 
• Ngân sách nhân sự mới toàn diện: Ngân sách này được lập mới hoàn toàn và xác định trọng tâm nguồn lực tập trung cho mục tiêu ưu tiên hàng năm.

Xem thêm: Cập nhật 7 mẫu quy chế lương thưởng mới nhất – Áp dụng cho mọi Doanh nghiệp

2. Quy trình xây dựng ngân sách nhân sự cho doanh nghiệp

2.1 Nhận định về năm trước

Trước khi lập ngân sách cho năm tới, doanh nghiệp cần xem xét lại tình hình nhân sự và chi phí thực tế của năm trước. Các yếu tố như tổng quỹ lương, chi phí phúc lợi, biến động nhân sự, hiệu quả tuyển dụng và tỷ lệ nghỉ việc cần được đánh giá kỹ. Việc này giúp xác định những điểm chưa hợp lý, các khoản phát sinh ngoài dự kiến hoặc xu hướng thay đổi trong cấu trúc nhân sự. Dữ liệu càng chi tiết, dự báo ngân sách càng sát thực tế và dễ kiểm soát hơn trong năm tới.

2.2 Xây dựng và thống nhất kế hoạch nhân sự năm tiếp theo

Kế hoạch Nhân sự là một bản hoạch định chiến lược về nguồn lực nhân sự của công ty hay tổ chức bao gồm và không giới hạn thông tin về việc xác định rõ nhu cầu nhân sự, đường hướng để đảm bảo nhu cầu nhân sự cho tổ chức thông qua các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự… Bản kế hoạch nhân sự phải thể hiện được mục tiêu hướng đến việc hoàn thành Kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổ chức.

Vậy chúng ta cần gì từ một bản kế hoạch nhân sự cho công việc lập ngân sách?

Trước hết, đó là mục tiêu định hướng nhân sự trong năm: doanh nghiệp sẽ mở rộng hay tinh gọn bộ máy, tập trung đầu tư vào những mảng nào, đâu là lĩnh vực cần thu hẹp hoặc xem xét lại. Định hướng rõ ràng giúp xác định đúng trọng tâm và phân bổ nguồn lực phù hợp ngay từ đầu.

Tiếp theo là các con số dự kiến chi tiết: tổng số lao động cần để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, số lượng cần tuyển mới, phân bổ theo từng bộ phận và chức danh kèm theo ngân sách lương ước tính. Ngoài ra, bản kế hoạch cũng nên thể hiện rõ số lượng nhân sự cần đào tạo, nội dung đào tạo cụ thể, ngân sách đi kèm và cả kế hoạch thuyên chuyển giữa các vị trí, phòng ban. Chênh lệch về quỹ lương giữa các nhóm chức năng cũng là yếu tố cần lưu ý.

Dưới đây là mẫu kế hoạch nhân sự tổng hợp. Tương ứng với mỗi nội dung, doanh nghiệp cần xây dựng thêm các bản kế hoạch chi tiết

Để biết thêm về nội dung lập kế hoạch Nhân sự, mời bạn đọc tham khảo thêm bài viết Kế hoạch Nhân sự là gì? Tải mẫu lập Kế hoạch Nhân sự mới nhất của MISA AMIS.

2.3 Đánh giá tình hình thực hiện ngân sách năm trước

Công tác đánh giá tình hình thực hiện ngân sách sẽ giúp những người làm công tác hoạch định nhìn lại hiệu quả của bản ngân sách đã lập, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm và các lưu ý cần thiết cho kỳ lập ngân sách tiếp theo. Sau khi đánh giá, các thông tin cần thu hoạch như sau:

• Nếu thặng dư ngân sách: nguyên nhân nằm ở đâu? Có phải do dự trù chưa sát thực tế, hay do một số hoạt động không được triển khai như kế hoạch? Những yếu tố nào ảnh hưởng đến mức chi không đạt?
• Nếu thâm hụt ngân sách: nguyên nhân là gì? Có phải do phát sinh thêm các hoạt động, dự án chưa được dự kiến từ đầu hay việc tính toán ngân sách ban đầu chưa đầy đủ?
• Tỷ lệ thặng dư hoặc thâm hụt là bao nhiêu nếu loại trừ các yếu tố nằm ngoài kế hoạch? Đây là con số nền tảng để dự báo phần ngân sách dự phòng cần có trong kế hoạch mới.

Với những tổ chức lần đầu xây dựng ngân sách nhân sự, hạng mục đánh giá này có thể chưa thực hiện được. Tuy nhiên, cần thay thế bằng việc thống kê chi tiết các khoản chi liên quan đến nhân sự trong các kỳ trước đó để làm cơ sở lập kế hoạch. Số liệu cần thống kê bao gồm, nhưng không giới hạn trong các hạng mục sau:

• Tổng ngân sách lương thưởng thực chi
• Tổng ngân sách tuyển dụng thực chi
• Tổng ngân sách đào tạo thực chi
• Tổng chi cho các hoạt động phúc lợi
• Tỷ lệ tăng/giảm của các khoản chi nhân sự so với kỳ trước đó

Xem thêm: Tải trọn bộ HR MAP – Kiến thức dành riêng cho Giám đốc nhân sự

2.4 Các thành phần chính của ngân sách nhân sự

Sau khi đã có đầy đủ thông tin từ việc đánh giá tình hình kinh tế – xã hội, kế hoạch nhân sự và tổng hợp các khoản chi liên quan đến nhân sự trong kỳ trước, bộ phận nhân sự có thể bắt đầu xây dựng ngân sách chi tiết cho kỳ kế tiếp. Dưới đây là hai nhóm ngân sách quan trọng cần được xác định rõ ràng:

Ngân sách lương và các khoản liên quan

Phần ngân sách này bao gồm các khoản phải chi cho người lao động như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại và các khoản hỗ trợ khác tùy theo chính sách cụ thể của từng doanh nghiệp.

Cơ cấu phân bổ quỹ lương của mỗi tổ chức có thể khác nhau. Có nơi chỉ bao gồm lương cơ bản và một vài khoản phụ cấp cố định, nhưng cũng có doanh nghiệp chia thu nhập thành nhiều cấu phần chi tiết hơn như lương theo doanh thu, lương theo KPI, phụ cấp chức vụ, chuyên cần, thâm niên…

Để xác định ngân sách lương chính xác, cần dựa vào bảng lương mới nhất (thường là tháng cuối cùng của kỳ trước) làm cơ sở tính toán. Ngoài ra, cần bổ sung thêm quỹ lương dự kiến cho các vị trí sẽ tuyển mới theo kế hoạch nhân sự. Đối với phần điều chỉnh lương trong kỳ, nên căn cứ vào chính sách lương và hiệu suất làm việc để ước lượng mức tăng cụ thể.

Tỷ lệ điều chỉnh sẽ khác nhau tùy từng doanh nghiệp: có nơi thực hiện 1–2 lần mỗi năm, có nơi không cố định theo chu kỳ. Trường hợp tổ chức sử dụng lao động thời vụ hoặc thuê ngoài, việc dự trù ngân sách lương cần bám sát kế hoạch kinh doanh để tránh sai lệch.

Ngân sách thưởng

Phần thưởng được xây dựng dựa trên chính sách đãi ngộ và định hướng kinh doanh trong năm. Với những khoản thưởng cố định như thưởng lễ, Tết, hay lương tháng 13, việc dự báo ngân sách thường khá dễ và ít có sai lệch nếu số lượng nhân sự ổn định.

Ngược lại, những khoản thưởng linh hoạt gắn với hiệu quả làm việc, sáng kiến hoặc doanh thu sẽ phụ thuộc vào khả năng dự báo đúng tình hình kinh doanh. Nếu kế hoạch lợi nhuận hoặc sản lượng không đạt, ngân sách thưởng có thể bị vênh đáng kể. Để giảm rủi ro, bộ phận nhân sự nên theo dõi sát sao tiến độ thực hiện và điều chỉnh ngân sách thưởng định kỳ theo diễn biến thực tế.

Một số hạng mục thưởng thường gặp có thể bao gồm:

• Thưởng theo doanh thu
• Thưởng hiệu quả công việc
• Thưởng sáng kiến, cải tiến
• Thưởng theo dự án hoàn thành
• Thưởng thu hút và giữ chân nhân tài
• Thưởng thâm niên làm việc
• Thưởng tiết kiệm chi phí hoặc tối ưu quy trình

Xem thêm: Tải miễn phí – 5 mẫu phiếu lương chuyên nghiệp và chính xác nhất

Ngân sách đào tạo

Nếu như kế hoạch đào tạo được xây dựng tốt thì Ngân sách đào tạo cũng sẽ được dự trù chính xác. Tuy nhiên, có một vài lưu ý ở đây. Một số tổ chức không có đào tạo bên ngoài vô tình cho rằng không phát sinh chi phí đào tạo. Trên thực tế không phải vậy. Đào tạo nội bộ cũng cần phải được tính toán chính xác chi phí dành cho nó. Một số đầu mục cần tập trung khi tổng hợp xây dựng ngân sách dành cho đào tạo như sau:

• Chi phí các khóa đào tạo bên ngoài dự kiến
• Chi phí thuê giảng viên về đào tạo 
• Chi phí lương của nhân sự tham gia đào tạo và nhân sự đứng lớp trong thời gian đào tạo
• Lương của bộ phận chuyên trách đào tạo (nếu có)
• Các khoản hỗ trợ học phí hoặc kinh phí thi các chứng chỉ nghiệp vụ
• Chi phí cho in ấn tài liệu, văn phòng phẩm, hệ thống e-learning…

Việc tách bạch như trên để có cái nhìn tổng quan về ngân sách thực sự dành cho đào tạo. Tuy nhiên khi lên các con số dự trù cần lưu ý để tránh trùng lặp ví dụ như lương của bộ phận đào tạo nội bộ, đảm bảo không đẩy ngân sách tăng hơn thực tế.

Ngân sách tuyển dụng

Tương tự ngân sách đào tạo, Ngân sách tuyển dụng gắn chặt với Kế hoạch tuyển dụng. Nếu Kế hoạch tuyển dụng được xây dựng tốt, thì Ngân sách tuyển dụng cũng sẽ được dự trù chính xác và ngược lại. Vậy các đầu mục khoản chi nào nên được tính vào ngân sách tuyển dụng?

• Chi phí đăng tuyển trên các trang tuyển dụng
• Chi phí chạy quảng cáo tin đăng tuyển trên các trang mạng, diễn đàn: thường phát sinh với các đơn vị tuyển dụng nhân sự số lượng lớn
• Chi phí xây dựng thương hiệu tuyển dụng: không phải đơn vị nào cũng nhận diện và đánh giá cao việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng. Tuy nhiên đây là vấn đề rất quan trọng, đặc biệt với những Tổ chức có số lượng nhân sự lớn và sự biến động nhân sự cao. Chi phí này có thể bao gồm và không giới hạn trong việc chi cho các đơn vị truyền thông chuyên nghiệp, hoặc chi phí cho nhân sự nội bộ chuyên trách và các khoản chi phí cho những sự kiện chương trình hữu hình trực tiếp tham gia như Ngày hội việc làm, các giải thể thao quần chúng, các hoạt động xã hội nâng cao hình ảnh cho tổ chức.
• Chi phí lương của những nhân sự tuyển sai, không phù hợp với yêu cầu công việc. Với những trường hợp vào làm chưa hết giai đoạn thử việc đã xin nghỉ hoặc bị cho nghỉ chúng ta có thể xếp loại vào nhóm đối tượng này để tính chính xác khoản chi cho công tác tuyển dụng.
• Các khoản thưởng giới thiệu ứng viên. Khuyến khích Tổ chức có chính sách thưởng giới thiệu ứng viên. Đây là nguồn giới thiệu ứng viên có sự đảm bảo cao đồng thời cũng thể hiện sự gắn kết của nhân sự hiện tại của đơn vị. Bạn sẽ chỉ giới thiệu bạn của mình khi bạn thật sự thấy yêu quý nơi mình đang làm việc.

Quỹ phúc lợi

Tùy vào từng điều kiện của mỗi Tổ chức, quỹ này được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Nhưng nhìn chung, là được dành cho các hoạt động sau:

• Chi cho các hoạt động nghỉ mát, liên hoan các ngày lễ tết hàng năm
• Chi cho các sự kiện hiếu hỉ, sinh nhật, thai sản, đề bạt
• Kinh phí khám sức khỏe định kỳ
• Kinh phí trang phục đồng phục, bảo hộ lao động
• Các khoản hỗ trợ nhân viên khác: hỗ trợ mua nhà, mua xe, ốm đau, tai nạn

Dự trù phát sinh ngân sách

Con số này được xác lập dựa trên đánh giá ngân sách nhân sự của kỳ trước. Tỷ lệ sai lệch sau khi loại trừ các yếu tố phát sinh ngoài kế hoạch có thể được sử dụng làm căn cứ để xác định mức dự trù bổ sung hợp lý cho kỳ tiếp theo. Tuy vậy, mức dự trù phát sinh khuyến nghị không nên vượt quá 10%, trong đó tỷ lệ phổ biến thường nằm trong khoảng từ 5% đến 7%.

Sau khi hoàn thiện phần dự toán chi tiết cho từng hạng mục, doanh nghiệp có thể tổng hợp thành bảng ngân sách nhân sự đầy đủ, làm cơ sở để trình duyệt và theo dõi trong suốt năm hoạt động.

Lưu ý, sau khi lên được tổng ngân sách dự kiến cần đối chiếu lại với Kế hoạch sản xuất kinh doanh và Kế hoạch nhân sự để xem có vượt ngân sách dự kiến theo doanh thu hay không. Nếu vượt cần có sự điều chỉnh hợp lý.

2.5 Phê duyệt và truyền thông ngân sách nhân sự 

Phê duyệt là bước quan trọng đầu tiên để khẳng định ngân sách nhân sự lập ra hiệu quả. Bộ phận nhân sự cần chuẩn bị đầy đủ dữ liệu để chứng minh và bảo vệ các con số được đưa vào ngân sách trước Hội đồng Quản trị và Ban lãnh đạo.

Sau khi Ngân sách được phê duyệt, cần lên kế hoạch để truyền thông đến các cá nhân và bộ phận liên quan. Thông thường hoạt động này nên được tiến hành trong chuỗi các hoạt động truyền thông về Kế hoạch sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, bản dự trù chi tiết từng khoản mục cần được gửi cho những bộ phận, cá nhân liên quan để theo dõi thực hiện cũng như đánh giá và điều chỉnh kịp thời. Ngân sách được thực hiện đúng và hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào các cá nhân và bộ phận trong Tổ chức, chứ không chỉ liên quan đến riêng Bộ phận Nhân sự.

Đọc thêm: Cách xây dựng mẫu ngân sách marketing (kèm file tải)

3. Lưu ý khi xây dựng ngân sách nhân sự

• Hãy cân nhắc các khoản chi sao cho hợp lý nhất. Những kế hoạch chưa chắc chắn hãy suy nghĩ kỹ về thời điểm thực hiện, tránh gây lãng phí nguồn lực.
• Bám sát quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh năm để đảm bảo tiến độ xây dựng kế hoạch và ngân sách nhân sự. Tránh để phát sinh chi ngân sách trước khi có ngân sách.
• Công tác thống kê đánh giá dữ liệu quá khứ là vô cùng quan trọng. Hãy thiết lập hệ thống lưu trữ, cập nhật và phân tích dữ liệu một cách khoa học và hiệu quả nhất.
• Bám sát tình hình kinh tế xã hội cũng như làm việc cụ thể với các nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ liên quan để đảm bảo các con số được đưa vào ngân sách không bị lạc hậu.

Công việc xây dựng ngân sách nhân sự là công việc cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp. Để xây dựng ngân sách nhanh chóng và hiệu quả, nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng AMIS Tiền Lương. Sản phẩm thuộc bộ giải pháp quản lý nhân sự tổng thể AMIS HRM của MISA. Phần mềm nổi bật với những tính năng tiện ích như:

• Giao diện dễ nhìn, dễ thao tác trong quá trình sử dụng;
• Theo dõi tình hình chi trả lương toàn diện;
• Xây dựng chính sách thu nhập, đãi ngộ tương ứng cho từng vị trí;
• Hệ thống báo cáo lương toàn diện, chi tiết.
• Thân thiện với người dùng, người lao động có thể theo dõi và quản lý thông tin lương của mình một cách dễ dàng.

Nhận tư vấn & dùng thử miễn phí

4. Kết luận

Lập ngân sách nói chung và lập ngân sách nhân sự nói riêng là hoạt động vô cùng quan trọng của mỗi Tổ chức. Đây là kim chỉ nam định hướng hoạt động cũng như định hướng phân bổ nguồn lực phù hợp. Ngân sách nhân sự chính xác sẽ góp phần giúp công ty tối ưu nguồn lực nhân sự trong bối cảnh thách thức của nền kinh tế nói chung.