Hướng dẫn xây dựng ngân sách nhân sự 2023 chi tiết, hiệu quả

Khi một năm tài khóa sắp khép lại cũng là lúc để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh nói chung và các kế hoạch của từng bộ phận chuyên môn nói riêng, trong đó có bộ phận Nhân sự. Đồng thời đây cũng là thời điểm khẩn trương xây dựng kế hoạch và ngân sách cho các hoạt động của năm kế tiếp, trong đó có Ngân sách Nhân sự.

Một ngân sách nói chung hay ngân sách nhân sự nói riêng được xây dựng hiệu quả sẽ giúp cho công ty cũng như bộ phận liên quan quản lý tốt được nguồn lực của mình. Đồng thời giúp cho bộ phận tài chính cân đối được nguồn tiền phù hợp, đảm bảo chi phí vốn hiệu quả nhất.

Một cách chuyên sâu hơn thì ngân sách nhân sự sẽ giúp:

• Hạn chế tuyển dụng thừa thãi, gây lãng phí nguồn lực
• Hạn chế tình trạng thiếu hụt nhân sự, gây ảnh hưởng tới tiến độ, hiệu quả công việc
• Tập trung nguồn lực đúng chỗ để thu hút nhân tài và hạn chế tỷ lệ thôi việc, chảy máu chất xám.

Năm 2023 đang cận kề, Chúng ta hãy cùng nhau thảo luận về Bí quyết Xây dựng Ngân sách Nhân sự một cách hiệu quả nhất.

1. Thế nào là ngân sách nhân sự?

Trước khi bắt tay vào thảo luận về bí quyết xây dựng ngân sách nhân sự cho năm 2023 hiệu quả, thì chúng ta cần nắm vững khái niệm về ngân sách nhân sự cũng như các dạng ngân sách điển hình.

Ngân sách nói chung cung cấp một cái nhìn tổng quan về các hoạt động cần triển khai và chi phí để triển khai các hoạt động đó theo hệ thống mục tiêu của Tổ chức.

Ngân sách nhân sự là một bản dự toán hàng năm về các chi phí liên quan đến nguồn nhân lực trong một Tổ chức. Với nhiều nơi, đơn giản hiểu rằng đây là ngân sách lương thưởng, phúc lợi hàng năm. Trên thực tế phạm vi ngân sách bao hàm rộng hơn rất nhiều. Nội dung này chúng ta sẽ cùng nhau nhìn nhận ở phần sau.

Thông thường có hai loại ngân sách nhân sự:

• Ngân sách nhân sự điều chỉnh: Ngân sách này được xây dựng dựa trên đánh giá về tình hình thực hiện ngân sách của năm cũ kết hợp với những điều chỉnh dựa trên kế hoạch của năm kế tiếp. 
• Ngân sách nhân sự mới toàn diện: Ngân sách này được lập mới hoàn toàn, và xác định trọng tâm nguồn lực tập trung cho mục tiêu ưu tiên của hàng năm.

Dù là loại ngân sách nào, thì quá trình lập ra nó đều không hề đơn giản, cần có sự tập trung xây dựng một cách có hệ thống dựa trên các đánh giá tổng quan về tình hình năm 2023 cũng như thống kế số liệu thực hiện của năm 2022.

Xem thêm: Cập nhật 7 mẫu quy chế lương thưởng mới nhất – Áp dụng cho mọi Doanh nghiệp

2. Tiến trình xây dựng ngân sách nhân sự 2023 hiệu quả cho doanh nghiệp

2.1 Nhận định về năm 2023

Theo Bloomberg, 2022 đã là một năm ảm đạm nhưng 2023 còn có thể là một năm tệ hơn. Suy thoái toàn cầu ngày một hiện hữu khi mà lạm phát cao trên toàn thế giới, đại dịch, bất ổn chính trị và xung đột vũ trang Nga-Ukraine chưa có hồi kết.

Việt Nam vừa vượt qua thử thách của đại dịch thì lại đối diện với thách thức suy thoái toàn cầu. Thị trường tài chính, thị trường vốn chao đảo. Toàn bộ các dự báo đều hướng đến việc hạ thấp tỷ lệ tăng trưởng cho kinh tế Việt Nam trong năm tới. Lãi suất huy động vốn đang được các Ngân hàng đua nhau điều chỉnh tăng. Tương ứng đó lãi vay cũng sẽ được đẩy lên tương ứng. Làn sóng cắt giảm nhân sự và tạm ngưng công việc diễn ra khắp nơi.

Trong bối cảnh đó, việc lập ngân sách hiệu quả lại quan trọng hơn bao giờ hết. Nếu như không có dự toán chính xác, với chi phí vốn ngày một tăng cao, sẽ đẩy Tổ chức vào tình thế khó khăn trong việc huy động nguồn lực cho các hoạt động. Hơn thế, nguồn nhân lực là một tài sản đáng giá nhất của bất kỳ tổ chức nào. Nếu như không được hoạch định đúng, sẽ dẫn đến những hậu quả đáng tiếc. Làm thế nào để vẫn duy trì được bộ máy nhân sự tinh gọn và năng suất nhất trong bối cảnh cần thắt chặt chi tiêu trong giai đoạn khủng hoảng là một câu hỏi không dễ có được câu trả lời đúng nhất.

2.2 Xây dựng và thống nhất kế hoạch nhân sự năm 2023

Kế hoạch Nhân sự là một bản hoạch định chiến lược về nguồn lực nhân sự của công ty hay tổ chức bao gồm và không giới hạn thông tin về việc xác định rõ nhu cầu nhân sự, đường hướng để đảm bảo nhu cầu nhân sự cho tổ chức thông qua các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự…Bản kế hoạch nhân sự phải thể hiện được mục tiêu hướng đến việc hoàn thành Kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổ chức.

Trong phạm vi bài viết này, chúng ta không đi sâu và nội dung hướng dẫn xây dựng kế hoạch Nhân sự, mà chỉ tập trung chỉ rõ ràng: Kế hoạch nhân sự chính là đầu vào của kế hoạch ngân sách nhân sự. Nếu như công ty chưa xác định được kế hoạch nhân sự cho năm 2023 thì cũng không thể lên được ngân sách nhân sự cho năm 2023 một cách chính xác nhất.

Vậy chúng ta cần gì từ một bản kế hoạch nhân sự cho công việc lập ngân sách?

• Thứ nhất, đó là mục tiêu định hướng chung về nhân sự. Ví dụ như doanh thu và lợi nhuận dự kiến của năm 2023, Tổ chức sẽ tập trung vào mở rộng bộ máy hay tinh gọn bộ máy. Đâu là mảng nhân sự cần được tập trung đầu tư trong năm 2023, đâu là mảng cần được thu gọn hoặc giải thể nếu có…
• Thứ hai, đó là các con số dự kiến chi tiết: Tổng số lao đồng cần để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của năm 2023, số cần tuyển mới, chi tiết theo từng chức danh bộ phận kèm theo ngân sách lương dự kiến cho từng vị trí; số cần được đào tạo để đáp ứng yêu cầu công việc mới với những hạng mục kiến thức kỹ năng cần đào tạo là gì, ngân sách đào tạo dự kiến, số nhân sự cần thuyên chuyển giữa các bộ phận, chênh lệch quỹ lương giữa các vị trí như thế nào…

Dưới đây là mẫu Kế hoạch Nhân sự tổng hợp. Với từng nội dung, sẽ phải có những bản kế hoạch chi tiết như Kế hoạch đào tạo, Kế hoạch tuyển dụng, Kế hoạch luân chuyển….. 

Để biết thêm về nội dung lập Kế hoạch Nhân sự và các biểu mẫu liên quan, mời tham khảo thêm bài viết Kế hoạch Nhân sự là gì? Tải mẫu lập Kế hoạch Nhân sự mới nhất của MISA AMIS.

2.3 Đánh giá tình hình thực hiện ngân sách Nhân sự 2022

Tại sao phải đánh giá tình hình thực hiện Ngân sách năm 2022 trong khi xây dựng Ngân sách năm 2023?

Công tác đánh giá tình hình thực hiện ngân sách sẽ giúp cho những người làm công tác hoạch định ngân sách nhìn lại hiệu quả của Ngân sách mình đã lập trong năm 2022 và rút ra các bài học kinh nghiệm cũng như lưu ý cho công tác lập Ngân sách năm 2023. 

Sau khi đánh giá, các thông tin cần thu hoạch như sau:

• Nếu thặng dư ngân sách: nguyên nhân nằm ở đâu? Do dự trù không chính xác hay do không thực hiện hết các hoạt động đã được lên kế hoạch và do nguyên nhân gì?….
• Nếu thâm hụt ngân sách: nguyên nhân nằm ở đâu? Do dự trù không chính xác hay do triển khai thêm những dự án mới không nằm trong kế hoạch sản xuất kinh doanh từ đầu năm…

Tỷ lệ thặng dư hay thâm hụt là bao nhiêu nếu như loại trừ các yếu tố nằm ngoài kế hoạch? Đây là con số làm cơ sở để dự báo khoản dự trù bổ sung của ngân sách dự kiến.

Với những tổ chức lần đầu xây dựng ngân sách nhân sự, thì hạng mục này dường như không liên quan. Tuy nhiên thay vào đó, sẽ là công tác thống kê các khoản chi cho công tác nhân sự trong các năm cũ, đặc biệt là năm 2022. 

Số liệu cần thống kê bao gồm và không giới hạn trong những hạng mục cơ bản sau:

• Tổng ngân sách lương thưởng thực chi trong năm 2022
• Tổng ngân sách tuyển dụng thực chi trong năm 2022
• Tổng ngân sách đào tạo thực chi trong năm 2022
• Tổng chi cho các hoạt động phúc lợi trong năm 2022
• Tỷ lệ % tăng giảm của các khoản chi cho nhân sự so sánh giữa 2022 và 2021.

Xem thêm: Tải trọn bộ HR MAP – Kiến thức dành riêng cho Giám đốc nhân sự

2.4 Các thành phần chính của ngân sách nhân sự

Sau khi có đầy đủ thông tin về nhận định tình hình kinh tế xã hội năm 2023, kế hoạch nhân sự năm 2023 và đánh giá tình hình thực hiện ngân sách năm 2022 hoặc bảng tổng hợp các khoản chi liên quan đến nhân sự trong năm 2022 đối với những tổ chức lần đầu lập ngân sách nhân sự, bộ phận nhân sự hoàn toàn có thể bắt tay vào xây dựng ngân sách nhân sự chi tiết cho năm 2023.

2.4.1 Ngân sách lương và các khoản liên quan

Nó bao gồm: Thuế Thu nhập cá nhân, Bảo hiểm Xã hội, các khoản phụ cấp như ăn ca, xăng xe, điện thoại…

Tùy theo cơ cấu phân bổ quỹ lương của mỗi Tổ chức mà dự trù ngân sách cũng được bóc tách chi tiết tương ứng. Có những Tổ chức chỉ đơn thuần có lương và Phụ cấp ăn trưa nhưng cũng có những Tổ chức bóc tách thu nhập của người lao động thành nhiều khoản mục phụ cấp như Lương cơ bản, Lương theo doanh thu hay Lương theo KPI, Phụ cấp ăn trưa, Phụ cấp xăng xe, Phụ Cấp điện thoại, Phụ cấp chức vụ, Phụ cấp chuyên cần….

Vậy xác định ngân sách lương và các khoản liên quan này như thế nào? 

• Trước hết cần phải dựa vào số liệu mới nhất đó chính là bảng lương của Tháng 12-2022. Đây là cấu phần chính của hạng mục này.
• Quỹ lương dự kiến của các vị trí tuyển mới trong năm 2023. Tham khảo chi tiết từ Kế hoạch tuyển dụng và Kế hoạch Nhân sự tổng hợp, chúng ta sẽ có được con số này để bổ sung vào Ngân sách.
• Quỹ lương điều chỉnh trong năm 2023: dựa vào chính sách lương và phúc lợi của công ty để xác định xem quỹ tiền lương dự kiến cho việc điều chỉnh lương này như thế nào. Có những đơn vị điều chỉnh lương 2 lần trong năm, có những nơi chỉ điều chỉnh lương 1 lần và thậm chí có nơi không phải năm nào cũng điều chỉnh lương.

Tỷ lệ điều chỉnh lương cũng khác nhau. Hơn nữa, để xác định chính xác được ngân sách điều chỉnh dự kiến này, người hoạch định ngân sách còn phải nắm rõ về năng lực và hiệu suất làm việc của toàn bộ nhân sự để dự trù được những nhân sự nào có tiềm năng sẽ được điều chỉnh lương và những nhân sự nào lương có thể phải giữ nguyên hoặc thậm chí thuyên chuyển sang vị trí có mức lương thấp hơn.

Những Tổ chức sử dụng lao động thời vụ hoặc thuê ngoài, dự trù ngân sách lương lại cần phải bám sát kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch nhân sự. Nếu không, dự trù sai lệch là hệ quả tất yếu.

2.4.2 Ngân sách thưởng

Dựa trên chính sách lương thưởng của Tổ chức và kế hoạch nhân sự để dự báo gần như chính xác nhất những khoản thưởng mang tính chất cố định ví dụ như những khoản thưởng các ngày lễ tết như Tết Dương Lịch, Quốc tế lao động, Quốc Khánh…Với những Tổ chức có chính sách lương quy định cứng 13-14… tháng lương thì ngân sách thưởng này được xác định rất dễ dàng và rất ít có sai lệch nếu như không có biến động lớn về nhân sự ngoài dự tính.

Tuy nhiên, với những Tổ chức dành một nguồn quỹ thưởng mở, mang tính bổ sung thu nhập cho người lao động và gắn liền với hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị thì việc dự trù ngân sách này có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào tính hiệu quả của dự báo kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nếu như dự báo sai về mục tiêu doanh thu lợi nhuận, chắc chắn sẽ dẫn đến sai lệch lớn về tình hình thực hiện Ngân sách Nhân sự. Để hạn chế việc này, Bộ phận Nhân sự cần có công tác điều chỉnh kế hoạch và ngân sách tương ứng với tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Những khoản thưởng mang tính linh hoạt này có thể bao gồm và không giới hạn trong các hạng mục sau:

• Thưởng theo doanh thu
• Thưởng theo hiệu quả công việc
• Thưởng sáng kiến
• Thưởng theo dự án
• Thưởng thu hút nhân tài 
• Thưởng thâm niên
• Thưởng tiết kiệm …

Tùy vào từng điều kiện và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị mà lựa chọn các hạng mục thưởng phù hợp. Tương ứng với nó sẽ là các hạng mục dự trù Ngân sách.

Xem thêm: Tải miễn phí – 5 mẫu phiếu lương chuyên nghiệp và chính xác nhất 2023

2.4.3 Ngân sách đào tạo

Nếu như kế hoạch đào tạo được xây dựng tốt thì Ngân sách đào tạo cũng sẽ được dự trù chính xác. Tuy nhiên, có một vài lưu ý ở đây. Một số Tổ chức không có đào tạo bên ngoài vô tình cho rằng không phát sinh chi phí đào tạo. Trên thực tế không phải vậy. Đào tạo nội bộ cũng cần phải được tính toán chính xác chi phí dành cho nó. Một số đầu mục cần tập trung khi tổng hợp xây dựng ngân sách dành cho đào tạo như sau:

• Chi phí các khóa đào tạo bên ngoài dự kiến
• Chi phí thuê giảng viên về đào tạo 
• Chi phí lương của nhân sự tham gia đào tạo và nhân sự đứng lớp trong thời gian đào tạo
• Lương của bộ phận chuyên trách đào tạo (nếu có)
• Các khoản hỗ trợ học phí hoặc kinh phí thi các chứng chỉ nghiệp vụ
• Chi phí cho in ấn tài liệu, văn phòng phẩm, hệ thống e-learning…

Việc tách bạch như trên để có cái nhìn tổng quan về ngân sách thực sự dành cho đào tạo. Tuy nhiên khi lên các con số dự trù cần lưu ý để tránh trùng lặp ví dụ như lương của bộ phận đào tạo nội bộ, đảm bảo không đẩy ngân sách tăng hơn thực tế.

2.4.4 Ngân sách tuyển dụng

Tương tự ngân sách đào tạo, Ngân sách tuyển dụng gắn chặt với Kế hoạch tuyển dụng. Nếu Kế hoạch tuyển dụng được xây dựng tốt, thì Ngân sách tuyển dụng cũng sẽ được dự trù chính xác và ngược lại. 

Vậy các đầu mục khoản chi nào nên được tính vào Ngân sách tuyển dụng?

• Chi phí đăng tuyển trên các trang tuyển dụng
• Chi phí chạy quảng cáo tin đăng tuyển trên các trang mạng, diễn đàn: thường phát sinh với các đơn vị tuyển dụng nhân sự số lượng lớn
• Chi phí xây dựng thương hiệu tuyển dụng: không phải đơn vị nào cũng nhận diện và đánh giá cao việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng. Tuy nhiên đây là vấn đề rất quan trọng, đặc biệt với những Tổ chức có số lượng nhân sự lớn và sự biến động nhân sự cao. Chi phí này có thể bao gồm và không giới hạn trong việc chi cho các đơn vị truyền thông chuyên nghiệp, hoặc chi phí cho nhân sự nội bộ chuyên trách và các khoản chi phí cho những sự kiện chương trình hữu hình trực tiếp tham gia như Ngày hội việc làm, các giải thể thao quần chúng, các hoạt động xã hội nâng cao hình ảnh cho Tổ chức….
• Chi phí lương của những nhân sự tuyển sai, không phù hợp với yêu cầu công việc. Với những trường hợp vào làm chưa hết giai đoạn thử việc đã xin nghỉ hoặc bị cho nghỉ chúng ta có thể xếp loại vào nhóm đối tượng này để tính chính xác khoản chi cho công tác tuyển dụng.
• Các khoản thưởng giới thiệu ứng viên. Khuyến khích Tổ chức có chính sách thưởng giới thiệu ứng viên. Đây là nguồn giới thiệu ứng viên có sự đảm bảo cao đồng thời cũng thể hiện sự gắn kết của nhân sự hiện tại của đơn vị. Bạn sẽ chỉ giới thiệu bạn của mình khi bạn thật sự thấy yêu quý nơi mình đang làm việc.

2.4.5 Quỹ phúc lợi

Tùy vào từng điều kiện của mỗi Tổ chức, quỹ này được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Nhưng nhìn chung, là được dành cho các hoạt động sau:

• Chi cho các hoạt động nghỉ mát, liên hoan các ngày lễ tết hàng năm…
• Chi cho các sự kiện hiếu hỉ, sinh nhật, thai sản, đề bạt…
• Kinh phí khám sức khỏe định kỳ
• Kinh phí trang phục đồng phục, bảo hộ lao động…
• Các khoản hỗ trợ nhân viên khác: hỗ trợ mua nhà, mua xe, ốm đau, tai nạn….

2.4.6 Dự trù phát sinh ngân sách

Con số này có được dựa trên đánh giá về ngân sách nhân sự của năm 2022. Tỷ lệ sai lệch sau khi loại trừ các yếu tố ngoài dự kiến có thể được dùng làm cơ sở để đưa ra tỷ lệ dự trù phát sinh ngân sách. Tuy nhiên, khuyến nghị tỷ lệ dự trù phát sinh này không nên vượt quá 10%, tỷ lệ phổ biến thường nằm trong khoảng 5-7%.

Sau khi lên dự toán chi tiết các khoản mục, chúng ta có thể có được bảng tổng hợp Ngân sách Nhân sự 2023 như sau:

Lưu ý, sau khi lên được tổng ngân sách dự kiến cần đối chiếu lại với Kế hoạch sản xuất kinh doanh và Kế hoạch nhân sự để xem có vượt ngân sách dự kiến theo doanh thu hay không. Nếu vượt cần có sự điều chỉnh hợp lý.

2.5 Phê duyệt và truyền thông ngân sách nhân sự 2023

Phê duyệt là bước quan trọng đầu tiên để khẳng định ngân sách nhân sự lập ra hiệu quả. Bộ phận nhân sự cần chuẩn bị đầy đủ dữ liệu để chứng minh và bảo vệ các con số được đưa vào ngân sách trước Hội đồng Quản trị và Ban lãnh đạo.

Sau khi Ngân sách được phê duyệt, cần lên kế hoạch để truyền thông đến các cá nhân và bộ phận liên quan. Thông thường hoạt động này nên được tiến hành trong chuỗi các hoạt động truyền thông về Kế hoạch sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, bản dự trù chi tiết từng khoản mục cần được gửi cho những bộ phận, cá nhân liên quan để theo dõi thực hiện cũng như đánh giá và điều chỉnh kịp thời trong năm 2023. Ngân sách được thực hiện đúng và hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào các cá nhân và bộ phận trong Tổ chức, chứ không chỉ liên quan đến riêng Bộ phận Nhân sự.

Đọc thêm: Cách xây dựng mẫu ngân sách marketing (kèm file tải)

3. Lưu ý khi xây dựng ngân sách nhân sự năm 2023

• 2023 sẽ là một năm có rất nhiều khó khăn thách thức chờ đợi. Vì vậy, hãy cân nhắc các khoản chi sao cho hợp lý nhất. Những kế hoạch chưa chắc chắn hãy cân nhắc thời điểm thực hiện, tránh gây lãng phí nguồn lực.
• Bám sát quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2023 để đảm bảo tiến độ xây dựng kế hoạch và ngân sách nhân sự. Tránh để phát sinh chi ngân sách trước khi có ngân sách.
• Công tác thống kê đánh giá dữ liệu quá khứ là vô cùng quan trọng. Hãy thiết lập hệ thống lưu trữ, cập nhật và phân tích dữ liệu một cách khoa học và hiệu quả nhất.
• Bám sát tình hình kinh tế xã hội cũng như làm việc cụ thể với các nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ liên quan để đảm bảo các con số được đưa vào ngân sách không bị lạc hậu.

Công việc xây dựng ngân sách nhân sự là công việc cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp. Để xây dựng ngân sách nhanh chóng và hiệu quả, nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng AMIS Tiền lương. Sản phẩm thuộc bộ giải pháp quản lý nhân sự tổng thể AMIS HRM của MISA.

Phần mềm nổi bật với những tính năng tiện ích như:

• Giao diện dễ nhìn, dễ thao tác trong quá trình sử dụng;
• Theo dõi tình hình chi trả lương toàn diện;
• Xây dựng chính sách thu nhập, đãi ngộ tương ứng cho từng vị trí;
• Hệ thống báo cáo lương toàn diện, chi tiết.
• Thân thiện với người dùng, người lao động có thể theo dõi và quản lý thông tin lương của mình một cách dễ dàng.

Để trải nghiệm miễn phí bộ giải pháp này, hãy liên hệ 0904 885 833 hoặc đăng ký dùng thử miễn phí dưới đây.

4. Kết luận

Lập ngân sách nói chung và lập ngân sách nhân sự nói riêng là hoạt động vô cùng quan trọng của mỗi Tổ chức. Nó là kim chỉ nam định hướng hoạt động cũng như định hướng phân bổ nguồn lực phù hợp. Một Ngân sách nhân sự được lập chính xác cho năm 2023 sẽ góp phần giúp công ty tối đa hóa nguồn lực nhân sự trong bối cảnh khó khăn thách thức của nền kinh tế nói chung. 

Hãy bắt tay ngay vào lập ngân sách nhân sự sau khi đọc bài viết này và chia sẻ với chúng tôi về hiệu quả của nó sau các kỳ đánh giá đầu tiên nhé!