Hướng dẫn cách tính tỷ lệ nghỉ việc turnover rate chuẩn xác

Tỷ lệ thôi việc (Turnover rate) là một chỉ số quan trọng trong quản lý nhân sự vì nó không những liên quan trực tiếp đến doanh thu – lợi nhuận mà còn thể hiện mức độ gắn bó của nhân viên với với công ty. Nếu tỉ lệ này cao quá trong lĩnh vực ngành thì kế hoạch nhân sự của công ty sẽ phải xem xét, cân nhắc và có giải pháp xử lý kịp thời và phù hợp. Vậy cách tính tỷ lệ nghỉ việc như thế nào, làm sao để tính chuẩn xác. Bài viết dưới đây MISA AMIS HRM sẽ giải đáp thắc mắc của bạn. 

[TẢI MIỄN PHÍ] BỘ BIỂU MẪU NGHIỆP VỤ NGHỈ VIỆC 2023 – 2024

1. Tỷ lệ nghỉ việc là gì? 

Tỷ lệ nghỉ việc tiếng anh là Turnover rate, đây là thuật ngữ để chỉ tỉ lệ nhân viên thôi việc trên tổng số lao động trung bình của một năm, tuần hoặc tháng để đánh giá mức độ chuyển đổi nhân viên. 

Tỉ lệ nghỉ việc được chia làm 2 loại:

• Tự nguyện (voluntary – nghỉ việc vì yếu tố chủ quan như thất vọng, không vừa ý hoặc xích mích với công ty và nhà quản lý)
• Không tự nguyện (involuntary – nghỉ việc bởi những yếu tố khách quan như tuổi già, ốm đau hay thay đổi chỗ ăn ở, vv. )

2. Tỷ lệ nghỉ việc cao ảnh hưởng như thế nào?

Mặt tích cực của tỉ lệ nghỉ việc:

• Đào thải được những nhân sự không phù hợp: Trong doanh nghiệp, những nhân viên không phù hợp với công ty cũng cần được cắt giảm nhằm có thể tiết kiệm chi phí thuê nhân công cho công ty.

• Đảm bảo được quỹ lương: Việc giảm số lượng nhân sự cũng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoảng tiền lương cho nhân viên.

• Cơ hội tìm kiếm các nhân tài mới: Từ việc tuyển các nhân sự mới cho công ty, doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội để tìm kiếm nhân tài

Mặt bất lợi của tỉ lệ nghỉ việc:

• Ảnh hưởng không tốt thương hiệu công ty: Thương hiệu là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu như doanh nghiệp có tỷ lệ nghỉ việc cao thì sẽ gây ảnh hưởng không tốt đến hình ảnh của doanh nghiệp, ứng viên sẽ e dè hơn khi ứng tuyển.

• Ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh: Nếu nhân viên nghỉ việc nhiều sẽ gây ra thiếu hụt nhân sự. Điều này làm ảnh hưởng đến lượng công việc cần hoàn thành, khách hàng chăm sóc, tạo ra doanh số. Vì yếu tố nhân viên là một trong những điều kiện cân nhắc của khách hàng

• Tốn nhiều chi phí: Doanh nghiệp sẽ phải mất tiền bạc, thời gian và công sức để tuyển dụng, đào tạo nhân sự mới. Việc các nhân viên nghỉ việc sẽ tác động vào chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. 

3. Cách tính tỷ lệ nghỉ việc 

3.1 Cách tính tỷ lệ nghỉ việc hàng tháng của nhân sự

Trước khi tính tỷ lệ nhân sự nghỉ việc hàng tháng bạn cần phải nắm rõ những yếu tố sau:

• Số lượng nhân sự vào đầu tháng
• số lượng nhân sự mới bổ sung

Công thức chung: 

Tỷ lệ nhân viên thôi việc hàng tháng = (A/B) *100

• A: số lượng nhân sự nghỉ việc
• B: số lượng nhân viên trung bình của doanh nghiệp (trung bình số lượng nhân viên đầu tháng và số lượng nhân viên sau khi có nhân viên mới)

Ví dụ: Một doanh nghiệp có số lượng nhân viên đầu tháng 2 là 150. Trong tháng đó số lượng nghỉ việc là 25 người, nhân viên mới là 20 người, thì cách tính tỷ lệ như sau:

• Số lượng nhân viên trung bình B: (150+170)/2 = 160
• Tỷ lệ thôi việc hàng tháng: (25/160)*100 = 15,625%

3.2 Cách tính tỷ lệ nghỉ việc hàng quý 

Cũng như công thức trên, nhưng việc tính tỷ lệ nhân viên thôi việc hàng quý sẽ phức tạp hơn, bởi lẽ bạn cần thông tin nhân viên 3 tháng của quý đó.

Công thức chung:

Tỷ lệ nhân viên thôi việc hàng quý = (A/B) *100

• A: số lượng nhân viên nghỉ việc trong quý
• B: số lượng nhân viên trung bình của doanh nghiệp trong quý

Ví dụ: Một doanh nghiệp có số lượng nhân viên đầu quý I là 120. Trong đó số lượng nghỉ việc là 20 người, nhân viên mới là 15 người, thì cách tính tỷ lệ như sau:

• Số lượng nhân viên trung bình quý I: (120+135)/2 = 127,5
• Tỷ lệ thôi việc quý I: (20/127,5)*100 = 15,68%

3.3 Cách chuyển đổi dữ liệu theo năm

Việc tính tỷ lệ nghỉ việc hàng năm của doanh nghiệp cần tổng số lượng nhân viên nghỉ việc và số lượng nhân viên mới tuyển thêm mỗi năm. Thông thường, khối lượng công việc cuối năm thường tăng, nên vào các tháng cuối năm số lượng nhân viên tuyển dụng sẽ tăng lên khoảng 20%.

Ví dụ: Doanh nghiệp có số nhân viên nghỉ việc năm 2022 là 20 người, trung bình 3 quý đầu năm doanh nghiệp có 100 nhân viên và ở quý cuối là 125 nhân viên thì cách tính như sau: 

Số lượng nhân viên trung bình hằng năm: (100*3+125)/4 =106,25

Vậy tỷ lệ thôi việc theo năm của doanh nghiệp là 18,82%: (20/106,25)*100 = 18,82%

3.4 Chuyển đổi dữ liệu theo tháng về dữ liệu năm

Bạn sẽ sử dụng phương pháp đã nêu trên khi tính toán tỷ lệ nghỉ việc theo năm từ số liệu thống kê thất nghiệp đầu tháng. 

Ví dụ, công ty X dùng số liệu giữa tháng 8 đến tháng 12 năm 2022 khi tính toán tỷ lệ nhân sự làm việc theo năm. Tại thời điểm ngày 1/8 năm 2022 thì số lượng nhân sự hàng tháng là 1000. Số lượng nhân sự thôi việc là 100 và số lượng người mới cho tới hết tháng 12 là 150 

• Số lượng nhân viên cuối cùng, tính đến cuối tháng 12: (1000-100)+150= 1050
• Số lượng nhân viên bình quân có tỉ lệ thôi việc tích lũy như sau: (1000+1050)/2=1025
• Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc tích lũy là: (100/1025)*100=9,75%

Để thay đổi tỷ lệ nhân viên nghỉ phép tiết kiệm hàng tháng sang tính theo năm, bạn có thể áp dụng mức 9,75% cho giai đoạn từ tháng 8 đến tháng 12 là 5 tháng.

R1 = 1 + 0,975^(12/5) – 1 * 100 = 1,3746– 1 * 100 = 37,46%

Vậy tỷ lệ nhân viên nghỉ việc theo năm là 37,46%

3.5 Dự đoán tỷ lệ nghỉ việc theo quý

Để tính tỉ lệ nghỉ việc theo quý, bạn áp dụng công thức tương tự như trên nhưng cho 3 tháng.

Ví dụ một doanh nghiệp muốn dùng dữ liệu của tháng 1 và 2 để tính toán tỉ lệ trong quý I. Tổng số nhân sự đến thời điểm 01 tháng 01 năm 2021 là 2200 người. Số lượng nhân viên thôi việc của tháng 1 và 2 là 30 người, số lượng nhân viên mới trong quý I là 35 người.

• Số lượng nhân viên tính đến cuối quý I: (2200 – 30) + 35 = 2205
• Số lượng nhân viên trung bình: (2200 + 2205)/2 = 2202,5
• Tỷ lệ nhân viên nghỉ tích lũy trong hai tháng vừa qua: (30 / 2202,5)*100 = 1,362%

Tỷ lệ thôi việc tích lũy là 1,362% và thời gian quan sát là 2 tháng (tháng 1 và tháng 2) = 1 + 0,013623/2  – 1 * 100 = 1,015 -1 *100 = 1,5

Vậy tỷ lệ nhân viên nghỉ việc theo quý I sẽ là 1,5%

4. Cách dự báo tỷ lệ thôi việc chính xác 

4.1 Nắm được giá trị của việc dự báo thôi việc

Báo cáo mức độ thôi việc sẽ phản ánh thực trạng của doanh nghiệp cũng như tác động của những chính sách hiện có ở công ty. Việc theo dõi chi tiết tỉ lệ thôi việc giúp ích nhiều cho quản lý hoặc doanh nghiệp. Đó là thông tin khuyến cáo hữu ích để những điều chỉnh cần thiết.

Ngoài ra, quản lý cần nắm rõ hiệu quả của các báo cáo tỉ lệ thôi việc với những ích lợi sau: 

•  Giúp doanh nghiệp nhận ra điểm yếu đang tồn tại và các biện pháp giảm tình trạng nghỉ việc của nhân sự
•  Giúp nâng cao giá trị thương hiệu công ty, trở nên hấp dẫn hơn nữa trong mắt ứng viên, khách hàng, đối tác. 
•  So sánh tỉ lệ trong các doanh nghiệp sẽ cho bạn tìm được thế mạnh của công ty

4.2 Công thức chuyển đổi số liệu theo năm

Doanh nghiệp và người làm nhân sự sẽ dự đoán được tỷ lệ nhân viên thôi việc trong năm dựa vào công thức chuyển đổi số liệu theo năm. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tạo ra thống kê xác định, và các dự báo về tỷ lệ thôi việc trong tương lai.

Công thức chuyển đổi số liệu là R1=1+R2^(12/N)-1*100

• R1 = tỷ lệ thôi việc hàng năm.
• R2 = tỷ lệ thôi việc tích lũy.
• N= thời gian quan sát.

4.3 Các ý nghĩa số liệu 

Như đã nói bên trên, những chỉ tiêu về tỉ lệ thôi việc có tác động cực lớn tới quá trình vận hành và tăng trưởng của công ty. Điều này có ảnh hưởng đến chiến lược quản trị hiện tại và tương lai. Đồng thời, con số thống kê cũng cho phép người sử dụng quyết định có hoặc không tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp đó.

• <3%: Mức khá tốt vì rõ ràng chất lượng quản lý và mọi việc vẫn ổn.
• Từ 3 – 5%: Mức độ quá báo động: Người điều hành doanh nghiệp nên nhìn nhận vấn đề từ mức quản lý hay một số cấp độ khác. 
• Từ 5 đến 8%: Mức độ Cao: Công ty đang gặp khó khăn. Người quản lý cần xem các vấn đề đãi ngộ, tiền thưởng, khả năng làm việc, cơ hội thăng tiến.
• Từ 8 đến 10%: Mức độ cảnh báo cao: Doanh nghiệp và tổ chức có thể đang bị khủng hoảng nhân sự. Quản lý nên rà soát lại tất cả những yếu tố nhân sự như công tác nhân sự, tuyên truyền tài chính và tiền thưởng đến việc phát triển cá nhân. 
•  > 10%: Con số không thực sự gây lo ngại cho các nhà lãnh đạo tổ chức. Bên cạnh các yếu tố đã kể trên thì nguyên nhân quan trọng nhất là có thể do xu thế chuyển việc làm trong nước nên phải rà soát một cách toàn bộ hệ thống.

5. Giải pháp giảm tỷ lệ nghỉ việc

• Hạn chế tuyển dụng sai người: Khâu tuyển dụng đầu tiên là yếu tố then chốt để giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc. Ngoài khâu rà soát thông tin cá nhân của người dự tuyển, bạn cũng phải đưa ra các câu hỏi trắc nghiệm để có thể xác định được ứng cử viên có phù hợp với văn hoá doanh nghiệp hơn không.
• Đưa ra chế độ lương thưởng và đãi ngộ hấp dẫn: Tiền lương dù không phải nhân tố quyết định duy nhất nhưng lại là thứ cuối cùng để các nhân viên lựa chọn ở lại doanh nghiệp
• Lịch làm việc linh hoạt: Lịch làm việc linh động, hợp lý sẽ giúp nhân sự được thư giãn trong, bớt căng thẳng lúc làm việc và qua đó có tính kỷ luật cao.
• Tích cực khen ngợi nhân viên: Tích cực khen thưởng cũng là một biện pháp giảm thiểu tỉ lệ sa thải cao bởi vì ai cũng mong muốn sếp nhìn nhận và tôn vinh kết quả công việc của mình.
• Đặt kỳ vọng chính xác: Một nhà quản lý tốt là khi họ nhận thấy rằng cấp dưới của bạn có những ưu và nhược điểm riêng để từ đấy trao cho các vị trí thích hợp mà lại không bị căng thẳng.
• Tăng kết nối, giao tiếp: Việc tiếp xúc với cấp dưới cũng là một phần trách nhiệm của người chỉ huy. Việc giao tiếp sẽ làm hai người hiểu nhau hơn nữa và tạo nên giá trị mới cho cuộc sống
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Ngoài những lý do về lương, chế độ thưởng, yếu tố để nhân viên gắn kết hơn với nhau thì văn hoá nơi làm việc cũng là một phần quan trọng.
• Tạo cơ hội cho nhân viên phát triển sự nghiệp: Một lộ trình thăng tiến rõ ràng, cụ thể về giờ giấc lao động và thời gian thăng tiến sẽ giúp nhân sự mong muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp hơn
• Dùng đúng người đúng việc: Yếu tố này cũng giúp thu hút các nhân viên giỏi về làm việc nếu người đó biết phát huy đúng khả năng của bản thân.
• Khảo sát nhân sự nghỉ việc để biết được lý do chính xác: Phỏng vấn trực tiếp nhân sự nghỉ việc sẽ tìm ra được những nguyên nhân cốt lõi để có những điều chỉnh phù hợp.

Tính toán tỷ lệ nhân viên nghỉ việc dễ dàng với phần mềm MISA AMIS Thông tin nhân sự

Việc tính toán nhân viên bằng các cách thủ công đôi khi sẽ gây ra nhiều khó khăn, đặc biệt nếu quy mô nhân sự ngày một tăng, sẽ gây quá tải công việc xử lý cho phòng nhân sự. Do đó, việc sử dụng phần mềm quản lý thông tin nhân sự rất cần thiết và quan trọng trọng. Trong đó có phần mềm quản lý thông tin nhân sự MISA AMIS Thông tin nhân sự là được nhiều doanh nghiệp tin dùng và sử dụng với những ưu việt tính toán biến động nhân sự hiệu quả, chuyên nghiệp.

• Phần mềm giúp lưu trữ thông tin nhân viên, ghi nhận những ai mới nhận việc, ai nghỉ việc, từ đó dễ dàng tính toán tự động tỷ lệ biến động nhân sự theo tháng, quý và năm.
• Phần mềm liên kết dữ liệu với AMIS Chấm công, Tiền lương, Tuyển dụng để hỗ trợ quản lý nhân viên một cách hiệu quả nhất.
• AMIS Thông tin nhân sự có thể lưu trữ được hồ sơ, thông tin của hàng ngàn nhân viên, tiết kiệm đến 50% công sức, thời gian làm việc của HR.
• Phần mềm được phát triển bởi Công ty CP MISA – đơn vị đã có 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, là đối tác của 250.000 khách hàng trên toàn quốc.

Dùng ngay miễn phí

6. Tạm kết

Trên đây là một số thông tin liên quan đến cách tính tỷ lệ nghỉ việc trong Doanh nghiệp. Việc kiểm soát và duy trì tỉ lệ nhân viên nghỉ việc trong mức kiểm soát cũng giúp doanh nghiệp vận hành theo đúng kế hoạch kinh doanh để đạt được mục tiêu đề ra.