Quy trình đào tạo trong công ty phân phối dược phẩm chuyên nghiệp, hiệu quả
28/07/2026
2383
Một quy trình đào tạo hiệu quả trong công ty phân phối dược phẩm sẽ giúp tiết kiệm chi phí trong dài hạn, xử lý được tình trạng khan hiếm nguồn nhân lực có trình độ và kiểm soát hiệu quả hoạt động của nhân viên. Việc sở hữu đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao, linh hoạt, nhạy bén và đáp ứng được tất cả các tiêu chí về công việc sẽ giúp công ty phân phối dược phẩm tồn tại và phát triển lâu dài. Vì vậy, xây dựng quy trình đào tạo luôn là hoạt động mũi nhọn được các doanh nghiệp dược quan tâm hàng đầu.
Bài viết dưới đây hướng dẫn lộ trình chi tiết các quy trình đào tạo chuẩn trong công ty phân phối dược phẩm cũng như các phương pháp đào tạo hiệu quả mà bạn có thể áp dụng ngay cho công ty của mình. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu để phát triển doanh nghiệp thông qua việc xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng cao nhé.
1. Tại sao công ty phân phối dược phẩm cần phải xây dựng quy trình đào tạo chuẩn?
Dược phẩm là ngành kinh doanh có điều kiện, chịu sự điều chỉnh trực tiếp của Luật Dược 2016, Nghị định 54/2017/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 155/2018/NĐ-CP và Nghị định 88/2023/NĐ-CP) cùng các thông tư về Thực hành tốt:
GDP (Thông tư 03/2018/TT-BYT, sửa đổi bởi Thông tư 09/2020 và Thông tư 11/2025/TT-BYT)
GSP (Thông tư 36/2018/TT-BYT, sửa đổi bởi Thông tư 11/2025/TT-BYT)
GPP (Thông tư 02/2018/TT-BYT)
Một nhân viên thu mua không nắm quy định về nhà cung cấp đạt chuẩn, hay một dược sĩ bán sai thuốc kê đơn, không đơn thuần là lỗi vận hành mà hoàn toàn có thể trở thành căn cứ để cơ quan quản lý đình chỉ hoạt động của cả cơ sở. Chính vì vậy, đào tạo trong công ty phân phối dược phẩm cần được thiết kế theo đúng dòng chảy nghiệp vụ từ đầu vào (thu mua) đến đầu ra (bán hàng, tư vấn) và vòng phản hồi (bảo quản, thu hồi) thay vì rời rạc từng phòng ban tự đào tạo theo cách riêng.
Quy trình đào tạo trong công ty phân phối dược phẩm
Quy trình đào tạo trong công ty phân phối dược phẩm sẽ tác động đến hành vi của nhân viên, đảm bảo nhân viên tuân thủ các quy định và nguyên tắc trong ngành dược nói chung và của công ty nói riêng. Thông qua quy trình đào tạo, nhân viên mới cũng sẽ dễ dàng tiếp thu kiến thức và nhanh chóng nắm bắt công việc.
Song song đó, đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp có cơ hội được trau dồi thêm kinh nghiệm và kỹ năng, từ đó có thêm động lực cũng như những cải thiện cần thiết để đáp ứng được các yêu cầu trong lộ trình thăng tiến.
Bên cạnh đó, quy trình đào tạo còn giúp quản lý giám sát và đánh giá chất lượng công việc của đội ngũ, nhanh chóng nhận ra vấn đề để có những điều chỉnh kịp thời.
2. Các quy trình đào tạo trong công ty phân phối dược phẩm
2.1. Quy trình thu mua dược phẩm
Nhiệm vụ của quy trình này là đảm bảo nguồn hàng vào kho vừa đạt chuẩn chất lượng, vừa đúng tiến độ, vừa nằm trong khả năng tài chính của doanh nghiệp. Sai sót ở khâu này khó phát hiện ngay và thường chỉ lộ ra khi đã nhập kho lúc đó chi phí xử lý (thu hồi, hủy hàng, đền bù) đã phát sinh.
Lập kế hoạch mua thuốc. Bộ phận quản lý sản phẩm cần lập kế hoạch theo tháng/quý/năm dựa trên danh mục thuốc thiết yếu, tồn kho hiện tại, khả năng tài chính và diễn biến dịch bệnh — kèm phương án dự trù cho biến động thị trường. Đào tạo ở bước này nên tập trung vào kỹ năng đọc dữ liệu tồn kho và dự báo nhu cầu, thay vì chỉ dạy quy trình lập biểu mẫu.
Lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp. Đây là bước quyết định uy tín lâu dài của doanh nghiệp. Nhân viên thu mua cần biết xác minh nhà cung cấp có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược theo Nghị định 54/2017/NĐ-CP, đáp ứng nguyên tắc GSP tại Thông tư 36/2018/TT-BYT và GDP tại Thông tư 03/2018/TT-BYT. Nguồn xác minh đáng tin cậy gồm cơ sở dữ liệu của Cục Quản lý Dược, các đợt kiểm tra thực tế tại nhà máy, hoặc thông qua trình dược viên có hồ sơ rõ ràng không nên chỉ dựa vào hồ sơ giấy nhà cung cấp tự cung cấp.
Đàm phán và ký hợp đồng. Ngoài giá cả, nhân viên cần được huấn luyện đánh giá năng lực tài chính, kỹ thuật bảo quản/vận chuyển và khả năng cung ứng ổn định của đối tác vì một nhà cung cấp đứt hàng giữa chừng có thể khiến công ty vi phạm cam kết với khách hàng ETC (bệnh viện), nơi hợp đồng thường có điều khoản phạt chậm giao nghiêm ngặt.
Theo dõi đơn hàng và nhập kho. Hàng chỉ được nhập kho sau khi bộ phận kiểm soát chất lượng xác nhận đạt chuẩn không phải sau khi nhận hàng vật lý. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp mới thường bỏ qua vì áp lực tiến độ, dẫn đến hàng lỗi lẫn vào tồn kho hợp lệ.
MISA tặng anh chị mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên bán hàng trên Excel. Mời anh chị xem trước ảnh chụp, bấm vào nút Tải ngay bên dưới để tải về máy.
2.2. Quy trình bán và tư vấn sử dụng thuốc theo đơn
Bán và tư vấn sử dụng thuốc theo đơn là hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ công ty phân phối dược phẩm nào. Việc này cần được thể hiện chi tiết nhất có thể trong quy trình đào tạo của công ty phân phối dược phẩm.
Từ đó, giúp công ty đảm bảo nhân viên bán thuốc và hướng dẫn khách hàng sử dụng thuốc theo đơn hợp lý, an toàn và tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Điều này cũng tối ưu hóa quá trình bán hàng và tư vấn thuốc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc, mang tới sự hài lòng của khách hàng.
Phạm vi áp dụng của quy trình này bao gồm các dược phẩm có trong danh mục bán thuốc theo đơn. Đối tượng thực hiện là các dược sĩ, nhân viên bán hàng của công ty phân phối dược phẩm.
Dưới đây là nội dung quy trình chi tiết gồm 5 bước mà mỗi dược sĩ, nhân viên quản lý quầy thuốc đều cần nắm rõ:
Bước 1: Tiếp đón và xác định vấn đề của khách hàng
Khách hàng tìm đến quầy thuốc kê đơn thường đã có nhu cầu rõ ràng, nên nhiệm vụ của nhân viên là tạo cảm giác thoải mái và đảm bảo bảo mật thông tin đây thường là thông tin sức khỏe nhạy cảm.
Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc
Thuốc nằm trong danh mục phải kê đơn là loại thuốc có các quy định nghiêm ngặt, nếu không sử dụng theo đúng chỉ định của bác sĩ sẽ không mang lại hiệu quả chữa bệnh, thậm chí là gây ra các tác dụng phụ ảnh hưởng tới sức khỏe và tính mạng của người sử dụng.
Ngoài ra, tình trạng giả mạo đơn thuốc để mua thuốc không vì mục đích chữa bệnh mà sử dụng cho các mục đích xấu ngày càng nhiều, gây ra hệ lụy nghiêm trọng.Vì vậy, khi tiến hành bán các loại thuốc theo đơn, dược sĩ cần kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc theo hai tiêu chí là đơn thuốc phải đúng theo mẫu đã quy định và có đầy đủ tên, chữ ký, dấu mộc của bác sĩ.
Nếu đơn thuốc hợp lệ, dược sĩ sẽ tiếp tục kiểm tra tên thuốc, nồng độ, hàm lượng và số lượng để chuẩn bị thuốc cho khách hàng. Nếu đơn thuốc không hợp lệ, dược sĩ phải từ chối bán thuốc và giải thích lý do cho khách hàng. Nghiêm trọng hơn, nếu phát hiện khách hàng giả mạo đơn thuốc nhằm mục đích trục lợi, cần phải báo ngay cho cơ quan chức năng để ngăn chặn kịp thời.
Bước 3: Lựa chọn thuốc
Tại bước lựa chọn thuốc cho khách hàng, công ty phân phối dược phẩm phải xây dựng quy trình đào tạo thật kỹ lưỡng để nhân viên có chuyên môn vững chắc nhằm phân biệt các loại thuốc. Hiện có 2 nhóm thuốc cơ bản là thuốc biệt dược và thuốc kê tên gốc. Mỗi loại thuốc sẽ có những quy định riêng trong việc bán thuốc theo đơn.
Với thuốc biệt dược, dược sĩ phải lấy thuốc đúng theo loại được kê trong đơn. Trong trường hợp thuốc đó đang tạm hết hàng tại công ty thì cần thông báo cho khách hàng để họ tìm mua ở chỗ khác. Nếu khách hàng có nhu cầu đổi sang loại thuốc khác thì dược sĩ cần giới thiệu cụ thể từng loại thuốc thay thế. Thuốc được giới thiệu phải đảm bảo vẫn là thuốc biệt dược, có chứa các thành phần, hoạt chất và tác dụng tương tự với loại thuốc biệt dược trong đơn.
Với các loại thuốc kê đơn với tên gốc hoặc được bác sĩ khám chữa bệnh giới thiệu, dược sĩ có thể giới thiệu và tư vấn loại thuốc khác (có cùng thành phần, hàm lượng, tác dụng) và kèm theo giá để khách hàng có thể lựa chọn sản phẩm phù hợp với kinh tế của họ.
Bước 4: Lấy thuốc theo đơn và hướng dẫn cách dùng cho khách hàng
Sau khi đã thống nhất với khách hàng về sản phẩm, bạn sẽ tiến hành lấy thuốc theo đơn đã kê và ghi rõ tên thuốc, số lượng, và cách sử dụng của từng loại. Đặc biệt, ghi rõ tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, cách dùng và thời gian dùng của loại thuốc thay thế nếu có.
Giải thích kỹ cho khách hàng về tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng phụ và hướng dẫn cách dùng của tất cả các loại thuốc cho khách hàng. Hãy đảm bảo khách hàng hiểu rõ về các sản phẩm thay thế được tư vấn và lựa chọn thuốc theo quyết định của họ. Không tự ý lấy sản phẩm thay thế mà không có sự đồng ý của khách hàng để tránh các phát sinh không mong muốn về sau.
Bước 5: Hướng dẫn thanh toán và kết thúc quy trình
Sau khi đã hoàn tất quá trình tư vấn, bạn sẽ giao thuốc cho khách hàng và tiến hành thanh toán. Bạn cần xin thông tin khách hàng để lưu lại đơn thuốc. Sau đó xuất hóa đơn và tiến hành thanh toán theo phương thức khách hàng lựa chọn. Cuối cùng là cảm ơn khách hàng và kết thúc quy trình bán hàng.
Dược sĩ cần đảm bảo tuân thủ quy trình bán thuốc theo đơn, đặc biệt là lưu trữ dữ liệu về đơn thuốc để có cơ sở giải quyết các phát sinh sau này. Công ty phân phối dược phẩm cũng cần liên tục kiểm tra, đánh giá để đảm bảo quy trình này diễn ra hiệu quả và có những điều chỉnh kịp thời trong quy trình đào tạo khi cần thiết.
2.3. Quy trình bán và hướng dẫn sử dụng thuốc không kê đơn
Đây cũng là một điểm quan trọng trong quy trình đào tạo bán hàng của công ty phân phối dược phẩm với đặc thù ngành y tế.
Những loại thuốc không nằm trong danh sách bán theo đơn có quy chế kinh doanh thoải mái hơn so với thuốc theo đơn. Tuy nhiên, khi bán thuốc không theo đơn, đòi hỏi dược sĩ phải có năng lực phán đoán và trình độ chuyên môn cao để có thể tư vấn cho khách hàng sản phẩm phù hợp với tình trạng của họ.
Tình trạng, người tiêu dùng sử dụng thuốc không kê đơn ở Việt Nam rất phổ biến. Với nhu cầu khách hàng đa dạng cũng như số lượng dược phẩm phong phú đôi khi sẽ khiến dược sĩ gặp khó khăn trong quá trình bán hàng. Vì vậy, quy trình này sẽ giúp dược sĩ thực hiện hoạt động bán thuốc không kê đơn dễ dàng hơn, đảm bảo tư vấn sử dụng đúng sản phẩm, an toàn và đúng quy định. Phạm vi áp dụng của quy trình bao gồm các loại thuốc bán không theo đơn tại công ty. Đối tượng thực hiện là các dược sĩ, nhân viên bán hàng của công ty phân phối dược phẩm.
Quy trình bán và tư vấn sử dụng thuốc theo đơn
Nội dung cụ thể 5 bước trong quy trình bán và hướng dẫn sử dụng thuốc không kê đơn sau đây sẽ giúp dược sĩ nâng cao chất lượng công việc và đảm bảo an toàn cho khách hàng:
Bước 1: Tiếp đón và xác định vấn đề của khách hàng
Ngoài trình độ chuyên môn thì dược sĩ tại các công ty phân phối dược phẩm cũng cần trau dồi thêm các kỹ năng tư vấn bán hàng và kỹ năng giao tiếp. Bởi khách hàng của bạn là những đối tượng đang gặp những vấn đề nhất định. Vì vậy, bạn cần phải khéo léo trong giao tiếp để tránh làm khách hàng cảm thấy không thoải mái. Đối với sản phẩm đặc thù như dược phẩm, bạn không cần cố gắng thuyết phục khách hàng mua hàng, mà một khi họ tìm đến bạn có nghĩa là họ đã có nhu cầu.
Nhiệm vụ quan trọng tại bước này là xác định vấn đề của khách hàng và làm khách hàng hài lòng để họ quay lại mua hàng. Doanh nghiệp cần lấy khách hàng làm trọng tâm để có cách tiếp cận tư vấn và bán hàng phù hợp với tâm lý của từng đối tượng, từ đó khiến quy trình bán hàng diễn ra trơn tru hơn.
Bước 2: Tìm hiểu thông tin sử dụng thuốc của khách hàng
Đối với trường hợp khách hàng hỏi một loại thuốc cụ thể, bạn cần xác định đây có phải loại thuốc được phép bán không cần chỉ định của bác sĩ hay không.
Nếu khách hỏi một loại thuốc cụ thể, trước tiên xác định đây có đúng là thuốc được phép bán không cần chỉ định hay không. Nếu là thuốc bán theo đơn, cần giải thích rõ để tránh khách hiểu lầm. Nếu được phép bán tự do, thu thập thông tin bệnh nhân: triệu chứng, biểu hiện, thời gian mắc, tiền sử bệnh và các thuốc đang dùng không bán ngay theo yêu cầu mà cần đối chiếu mức độ phù hợp.
Bước 3: Đưa ra lời khuyên cụ thể cho từng trường hợp
Tùy vào triệu chứng bệnh mà dược sĩ cần đưa ra lời khuyên hợp lý, không phải lúc nào cũng cung cấp thuốc theo yêu cầu của bệnh nhân. Nếu việc sử dụng thuốc bệnh nhân muốn mua chưa đúng hoặc chưa phù hợp, bạn cần giải thích, tư vấn và hướng dẫn khách hàng chuyển sang loại thuốc khác đúng và phù hợp hơn. Khi tư vấn sản phẩm khác, bạn cần giả thích rõ tác dụng, tác dụng phụ, chống chỉ định và giá cả của từng loại dược phẩm để khách hàng có cái nhìn tổng quan và dễ dàng lựa chọn hơn.
Trường hợp bán thuốc cho khách hàng, bạn cần cung cấp các thông tin cụ thể về những loại thuốc phù hợp để họ lựa chọn. Ngoài ra, bạn cũng nên đưa ra lời khuyên về việc sử dụng thuốc cũng như chế độ sinh hoạt, ăn uống phù hợp với bệnh nhân hoặc các lưu ý nếu có. Trong một số trường hợp cần thiết, dược sĩ phải khuyên bệnh nhân đi khám bác sĩ để có thể được điều trị tốt hơn thay vì cố gắng bán thuốc cho họ.
Bước 4: Lấy thuốc cho khách hàng
Ghi rõ nồng độ, hàm lượng, liều dùng, cách dùng, thời gian dùng; kiểm tra kỹ hạn sử dụng, đặc biệt với hàng bán lẻ theo vỉ cắt phải đảm bảo còn đủ thông tin hạn dùng.
Bước 5: Hướng dẫn thanh toán và kết thúc quy trình
Lưu thông tin khách hàng, xuất hóa đơn, nhắc khách liên hệ ngay nếu có dấu hiệu dị ứng hay tác dụng phụ nghiêm trọng. Quy trình bán thuốc không theo đơn là quy trình mà mỗi dược sĩ khi đứng quầy bán thuốc đều phải nắm kỹ. Đây không chỉ là kiến thức chuyên môn căn bản mà còn là cách đảm đảm an toàn cho người tiêu dùng. Đây cũng là điều lưu ý với những quy trình đào tạo trong công ty phân phối dược phẩm.
Khi một dược sĩ tư vấn sai hướng hoặc bỏ sót bước kiểm tra chống chỉ định, quản lý thường chỉ biết được khi khách hàng phản ánh tức là đã quá muộn. MISA AMIS CRM cho doanh nghiệp dược phẩm giúp lưu lại lịch sử tư vấn, tra cứu nhanh thông tin khách hàng và đối chiếu KPI chất lượng phục vụ theo từng nhân viên, thay vì chỉ phát hiện lỗi qua phản ánh của khách.
2.4. Quy trình bảo quản và kiểm soát chất lượng dược phẩm
Quy trình này gồm hai phần không thể tách rời: bảo quản đúng chuẩn GSP (Thông tư 36/2018/TT-BYT) và kiểm soát chất lượng định kỳ. Đối tượng thực hiện là dược sĩ, bộ phận kho và bộ phận quản lý chất lượng.
Quy trình bảo quản và kiểm soát chất lượng dược phẩm
Phần A: Bảo quản dược phẩm.
Dược phẩm được sắp xếp, dán nhãn theo bảng chữ cái hoặc nhóm theo công dụng/hãng sản xuất/dạng thuốc, đảm bảo dễ tìm, dễ lấy – dễ kiểm tra.
Thuốc yêu cầu nhiệt độ 2-15°C phải để ngăn mát; thuốc kỵ ánh sáng để nơi tối; thuốc dễ bay hơi/mốc/phân hủy để nơi thoáng mát; thuốc dễ cháy hoặc có mùi phải tách khu vực riêng, xa nguồn nhiệt và nguồn điện.
Kho cần có nhiệt kế, ẩm kế, phương tiện vận chuyển chuyên biệt và hệ thống phòng cháy chữa cháy đạt chuẩn.
Phân công rõ người chịu trách nhiệm vệ sinh thiết bị tiếp xúc trực tiếp với dược phẩm hằng ngày, tránh nguy cơ lây nhiễm chéo.
Phần B: Kiểm soát chất lượng.
Trước khi nhập kho: bộ phận kiểm soát chất lượng kiểm tra chặt để tránh hàng giả, hàng kém chất lượng hoặc không rõ nguồn gốc lọt vào kho.
Định kỳ hằng tháng/quý: kiểm tra cảm quan (bao bì nguyên vẹn, đầy đủ nhãn mác, đối chiếu mô tả nhà sản xuất), kiểm tra điều kiện bảo quản thực tế của từng loại thuốc.
Hàng không đạt yêu cầu phải cách ly ngay, gắn nhãn chờ xử lý và thông báo cho bộ phận kho và phòng quản lý chất lượng.
Cập nhật toàn bộ kết quả kiểm tra vào sổ theo dõi kho thuốc.
Dữ liệu từ bước kiểm soát chất lượng chính là đầu vào quan trọng cho kế hoạch mua thuốc kỳ sau (quy trình I, Bước 1) — đây là điểm nối giữa hai quy trình mà nhiều doanh nghiệp thiết kế đào tạo rời rạc theo phòng ban thường bỏ sót, dẫn đến lặp lại cùng một lỗi thu mua nhiều kỳ liên tiếp.
2.5. Quy trình xử lý thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi
Đây là quy trình mà mọi nhân viên không riêng bộ phận kho đều phải nắm, vì xử lý sai có thể khiến một sự cố nhỏ trở thành khủng hoảng truyền thông và pháp lý. Đối tượng thu hồi gồm: thuốc mới mua chưa nhập kho, thuốc đang tồn kho, và thuốc đã bán nhưng bị khách trả lại.
Bước 1: Ra thông báo về quyết định thu hồi. Công ty ra thông báo chính thức tới khách hàng và nhân viên liên quan, ngừng ngay việc nhập và bán sản phẩm, cho phép khách hàng đã mua trả hàng và hoàn tiền.
Bước 2: Kiểm tra, rà soát hàng tồn kho. Nhân viên kho xác nhận thông tin hàng thu hồi tại kho, đối chiếu số lượng thực tế với sổ sách, đăng thông báo thu hồi tại nhà thuốc và đưa toàn bộ số thuốc vào khu vực chờ xử lý.
Bước 3: Thu hồi hàng trả về. Nhân viên bán hàng đối chiếu hóa đơn, chứng từ, kiểm tra chất lượng hàng, hai bên ký xác nhận vào phiếu trả hàng; hàng trả về được phân loại, nhập kho đúng vị trí và cập nhật sổ sách. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát dữ liệu khách hàng để liên hệ với những người đã mua nhưng chưa hoàn trả, giảm rủi ro cho họ.
Bước 4: Ra quyết định xử lý hàng thu hồi. Nhân viên kho tổng hợp số liệu, làm báo cáo; trưởng phòng quản lý sản phẩm quyết định trả lại nhà cung cấp hoặc hủy hàng, đồng thời lập nhóm điều tra nguyên nhân và tác hại.
Bước 5: Viết báo cáo và lưu hồ sơ. Gửi báo cáo tới phòng quản lý chất lượng đúng thời hạn, lưu trữ đầy đủ văn bản thu hồi, phiếu xác nhận, báo cáo tổng kết, chứng từ xuất nhập và biên bản hủy hàng (nếu có).
Doanh nghiệp nên huấn luyện thêm kỹ năng giao tiếp trong khủng hoảng: xin lỗi đúng cách, chủ động hỏi thăm sức khỏe khách hàng đã dùng thuốc bị thu hồi vì cách xử lý giai đoạn này ảnh hưởng trực tiếp đến việc khách hàng có tiếp tục gắn bó hay không.
3. Các phương pháp đào tạo hiệu quả trong công ty phân phối dược phẩm
Họp nội bộ định kỳ. Giúp quản lý cấp cao rà soát chất lượng đào tạo theo từng cá nhân, đồng thời là kênh lắng nghe để điều chỉnh kịp thời. Nhược điểm là tốn chi phí và nhân lực nếu tổ chức quá thường xuyên — nên cân đối theo quy mô đội ngũ thực tế.
Hội thảo chuyên môn. Phù hợp để cập nhật kiến thức về dược phẩm mới, công nghệ y học mới. Nội dung thường mang tính tổng quát, nên nhân viên cần chủ động đặt câu hỏi cụ thể cho tình huống công việc của mình để tận dụng tối đa.
Đào tạo qua công việc (on-the-job). Hiệu quả cao nhất với ngành đặc thù như dược, giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen công việc thực tế. Rủi ro là cần người giám sát sát sao, vì nhân viên chưa nhiều kinh nghiệm tiếp xúc trực tiếp với nghiệp vụ có thể dẫn đến sai phạm ảnh hưởng khách hàng.
Hướng dẫn trực tiếp (mentoring). Dược sĩ kỳ cựu kèm nhân viên mới, hoặc quản lý cấp cao chia sẻ với cấp trung. Tạo gắn kết văn hóa doanh nghiệp tốt, nhưng chi phí cao hơn và khó nhân rộng nếu doanh nghiệp có nhiều điểm bán ở các tỉnh khác nhau.
Muốn áp dụng ngay một khung kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng vị trí (trình dược viên, dược sĩ quầy, nhân viên thu mua) thay vì xây dựng từ đầu? Tải mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên bán hàng miễn phí từ MISA AMIS.
4. MISA AMIS CRM – công cụ giám sát đội ngũ sale dược phẩm sau đào tạo, theo thời gian thực
Hầu hết công ty phân phối dược phẩm đã có quy trình đào tạo trên giấy. Vấn đề nằm ở bước tiếp theo: làm sao biết một dược sĩ vừa được đào tạo về tư vấn thuốc không kê đơn có thực sự áp dụng đúng ngoài thực tế, hay một trình dược viên đi thị trường có ghé đúng điểm bán theo tuyến đã phân công.
Với đội ngũ dưới 10 người, quản lý có thể theo dõi bằng trao đổi trực tiếp hoặc file Excel. Nhưng khi đội sales vượt quá quy mô đó đặc biệt với mô hình phân phối có trình dược viên đi tuyến nhiều tỉnh việc giao chỉ tiêu, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất qua phương pháp thủ công gần như chắc chắn thất thoát dữ liệu: quản lý không nhớ đã giao KPI gì cho từng người, không có căn cứ khách quan để xác nhận đào tạo có tạo ra thay đổi hành vi hay chỉ là một buổi họp cho có.
Giao mục tiêu và theo dõi KPI theo từng cá nhân: thay vì đánh giá cảm tính sau đào tạo, quản lý giao chỉ tiêu cụ thể theo ngày/tháng/quý cho từng trình dược viên, dược sĩ quầy và có dữ liệu khách quan để xác nhận đào tạo có thực sự tạo ra thay đổi hay không.
Giám sát đội ngũ đi tuyến theo thời gian thực: Quản lý trình dược viên đi thị trường theo dõi lộ trình, điểm check-in/check-out tại từng điểm bán qua định vị, giám sát và định vị nhân viên qua bản đồ trực tuyến, phát hiện ngay tình trạng đi lệch tuyến thay vì chờ báo cáo cuối tháng. Theo dõi đơn hàng do nhân viên đi tuyến bán trong đúng lộ trình.
Đối chiếu kết quả kinh doanh thực tế: số liệu sell-in, đơn hàng phát sinh tại điểm bán được cập nhật trực tiếp trên ứng dụng di động, giúp quản lý nhìn thấy hiệu suất thật của từng nhân sự thay vì chỉ dựa vào báo cáo tự khai.
Giải pháp CRM
Với doanh nghiệp dược có từ 5 nhân viên kinh doanh trở lên, đây là ngưỡng bắt đầu khai thác được hiệu quả rõ rệt của công cụ giám sát số hóa so với quản lý bằng cảm tính.
Nếu đội ngũ của bạn đang gặp đúng bài toán “đào tạo xong nhưng không biết đo hiệu quả ở đâu”, tìm hiểu chi tiết giải pháp giám sát đội ngũ sale đi tuyến và đối chiếu KPI theo thời gian thực dành riêng cho ngành dược tại: MISA AMIS CRM cho doanh nghiệp dược phẩm
IV. Kết luận
Quy trình đào tạo là một trong những quy trình quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần triển khai. Đặc biệt, với loại hình kinh doanh của các công ty phân phối dược phẩm – ngành hàng đặc thù, đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, quy trình đào tạo. Bởi đây là mặt hàng liên quan trực tiếp đến sức khỏe cộng đồng thì quy trình đào tạo lại càng phát huy được tầm quan trọng của nó. Có thể nói, quy trình đào tạo chính là kim chỉ nam trong các công ty phân phối dược phẩm. Điều này giúp định hướng phát triển thông qua việc nâng cao chất lượng nhân viên. Đồng thời cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí trong việc đào tạo nhân viên mới.
