5 bước triển khai CRM tinh gọn & hướng dẫn sử dụng CRM

Làm thế nào để triển khai CRM trong doanh nghiệp? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu kế hoạch CRM để triển khai phần mềm CRM thành công và khai thác tối đa lợi ích của CRM cho tổ chức của bạn!

1. 5 bước triển khai CRM tinh gọn

Để triển khai CRM thành công mà không gây gián đoạn hoạt động doanh nghiệp, bạn cần một quy trình tinh gọn, tập trung vào những bước quan trọng nhất, giúp hệ thống hoạt động nhanh, dễ sử dụng, và mang lại hiệu quả tức thì.

Dưới đây là 5 bước triển khai CRM tinh gọn, giúp doanh nghiệp áp dụng hệ thống nhanh chóng, hiệu quả mà không lãng phí tài nguyên.

Bước 1: Xác định mục tiêu doanh nghiệp & chỉ số đo lường KPI

Trước khi triển khai CRM, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu rõ ràng để đảm bảo hệ thống thực sự mang lại giá trị. Nếu không có định hướng cụ thể, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng triển khai CRM chỉ để có, nhưng không biết nó giúp ích gì cho hoạt động kinh doanh.

Xác định đúng mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chọn đúng phần mềm CRM, triển khai đúng kế hoạch, và tối ưu hóa quy trình vận hành. Một CRM thành công không phải là phần mềm có nhiều tính năng nhất, mà là hệ thống phù hợp nhất với chiến lược kinh doanh.

Tham khảo lý do triển khai CRM phổ biến của nhiều doanh nghiệp:

• Quản lý khách hàng tập trung?
• Tăng hiệu suất bán hàng?
• Tối ưu marketing?
• Cải thiện dịch vụ khách hàng?

Chỉ số đo lường (KPI) CRM thành công:

• Tăng tỷ lệ chốt đơn +20%.
• Giảm thời gian xử lý yêu cầu khách hàng -30%.
• Tăng số lượng khách hàng trung thành +25%.

Sếp gặp khó trong việc triển khai CRM cho doanh nghiệpTrải nghiệm MISA AMIS CRM & nhận tư vấn triển khai từ chuyên gia của MISA

Bước 2: Chọn phần mềm CRM & triển khai theo giai đoạn

Việc chọn phần mềm CRM phù hợp đóng vai trò quyết định đến thành công của quá trình triển khai. Nếu hệ thống quá phức tạp, nhân viên sẽ ngại sử dụng; nếu quá đơn giản, doanh nghiệp lại không khai thác được hết tiềm năng.

Một số nhà cung cấp CRM phù hợp:

• CRM dễ sử dụng, chi phí hợp lý → MISA AMIS CRM, HubSpot CRM, Zoho CRM
• CRM nhiều tính năng nâng cao → Salesforce, Microsoft Dynamics CRM

Có một lưu ý đó là nhiều doanh nghiệp thương ưa thích lựa chọn các nhà cung cấp CRM nước ngoài. Nhiều doanh nghiệp ưa thích và chi rất nhiều tiền cho mô hình CRM của các nhà cung cấp nước ngoài như Salesforce, Microsoft Dynamic, Hubspot,…

Tuy nhiên dù sở hữu nhiều tính năng ưu việt nhưng về mức độ phù hợp với mô hình kinh doanh của các doanh nghiệp Việt thì CRM nước ngoài có nhiều hạn chế hơn hẳn CRM Make in Việt Nam vì tính năng nhiều không giải quyết đúng nhu cầu, khả năng hỗ trợ khách hàng gặp nhiều rào cản do vấn đề ngôn ngữ.

Bên cạnh vấn đề tính năng đáp ứng và chi phí phù hợp, doanh nghiệp cũng phải đánh giá về uy tín của nhà cung cấp. Hãy chọn các nhà cung cấp phần mềm CRM có uy tín trên thị trường. Bởi những nhà cung cấp đã có uy tín, có nguồn lực, có kinh nghiệm sản xuất phần mềm sẽ có thể đảm bảo được tính ổn định, sự phát triển liên tục các tính năng mới của phần mềm.

Dùng thử phần mềm CRM

Ngoài ra, đặc tính của các sản phẩm phần mềm đó thể không thể tránh được những lúc phát sinh lỗi, bảo trì. Điều quan trọng là tốc độ xử lý, hỗ trợ, giải quyết các lỗi, trục trặc phần mềm của đội ngũ hỗ trợ khách hàng. Nhiều đơn vị bán giải pháp triển khai CRM chỉ tập trung vào bước bán sản phẩm nhưng khâu chăm sóc hỗ trợ khách hàng yếu kém. Vì vậy, hãy đánh giá cả bước chăm sóc, hỗ trợ sau bán của nhà cung cấp.

Một số doanh nghiệp không lựa chọn triển khai toàn bộ hệ thống ngay từ đầu bởi nhân viên có thể bị quá tải, dẫn đến hiệu suất sử dụng thấp. Chiến lược triển khai từng giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Quản lý khách hàng & pipeline bán hàng.
• Giai đoạn 2: Tích hợp email marketing, tự động hóa chăm sóc khách hàng.
• Giai đoạn 3: Phân tích dữ liệu, báo cáo doanh số, tối ưu quy trình.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp triển khai MISA AMIS CRM sẽ không gặp vấn đề tương tự. MISA AMIS CRM thường xuyên có các buổi onboard phần mềm online & offline để hướng dẫn sử dụng nghiệp vụ phần mềm cho doanh nghiệp. Cùng với đó, trong quá trình sử dụng, MISA có nhóm chăm sóc 1:1 riêng cho từng doanh nghiệp để hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM liên tục. Doanh nghiệp được cầm tay chỉ việc, thời gian làm quen và thành thạo phần mềm sẽ được rút ngắn đáng kể.

Sếp gặp khó trong việc triển khai CRM cho doanh nghiệpTrải nghiệm MISA AMIS CRM & nhận tư vấn triển khai từ chuyên gia của MISA

Bước 3: Chuẩn hóa & nhập dữ liệu

Một trong những khó khăn lớn nhất khi triển khai CRM là dữ liệu khách hàng không sạch, thiếu chính xác hoặc trùng lặp, khiến hệ thống trở nên lộn xộn và kém hiệu quả.

Trước khi nhập dữ liệu vào CRM, doanh nghiệp cần lọc bỏ các thông tin sai lệch, loại bỏ trùng lặp và xác định các trường dữ liệu quan trọng như tên, email, số điện thoại, lịch sử giao dịch.

Hệ thống CRM có thể tích hợp với các nguồn dữ liệu có sẵn từ Excel, website, Facebook, email sẽ đảm bảo giúp doanh nghiệp thu thập thông tin một cách tự động và chính xác. Ngoài ra, doanh nghiệp nên thiết lập quy tắc nhập liệu chung để đảm bảo nhân viên nhập thông tin khách hàng đúng định dạng, tránh sai sót. Dữ liệu sạch giúp CRM hoạt động hiệu quả, giúp đội ngũ bán hàng dễ dàng theo dõi khách hàng và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi. Một hệ thống CRM mạnh mẽ cần có nền tảng dữ liệu chất lượng!

Ở bước này, MISA AMIS CRM nổi trội với việc tích hợp đa nền tảng để tạo thành dòng chảy dữ liệu xuyên suốt và liền mạch.

MISA AMIS CRM kết nối website, Facebook, Zalo, email và tổng đài điện thoại, giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu khách hàng tự động từ nhiều nguồn mà không cần nhập tay. Điều này giúp nhân viên bán hàng không bỏ sót khách hàng tiềm năng, từ đó tăng tỷ lệ chuyển đổi và tối ưu hóa chi phí marketing.

Tuy nhiên, điểm khác biệt lớn của MISA AMIS CRM là tích hợp chặt chẽ với MISA AMIS Kế Toán và phần mềm quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Nhờ đó, bộ phận kinh doanh có thể kiểm tra tình trạng công nợ, doanh thu, đơn hàng, giúp ra quyết định nhanh chóng mà không cần trao đổi thủ công giữa các phòng ban. Tất cả dữ liệu về khách hàng, doanh thu, hiệu suất bán hàng đều được tổng hợp trên một nền tảng duy nhất, giúp ban lãnh đạo theo dõi báo cáo thời gian thực, phân tích xu hướng và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác

Bước 4: Đào tạo sử dụng phần mềm CRM

Khi đã có kế hoạch CRM và nhận bàn giao phần mềm CRM, lúc này doanh nghiệp cần tổ chức truyền thông và đào tạo các bộ phận liên quan về lợi ích và cách sử dụng phần mềm.

Trước hết, doanh nghiệp cần truyền thông sao cho toàn bộ phòng ban, nhân viên liên quan hiểu được lợi ích của việc triển khai, sử dụng phần mềm CRM mang lại. Sử dụng CRM sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian thế nào, làm việc hiệu quả hơn ra sao. Nhân viên là người trực tiếp sử dụng phần mềm và quyết định tới sự thành công của việc triển khai CRM vì vậy hãy để nhân viên hiểu được CRM sẽ mang lại lợi ích gì cho công việc của chính họ.

Sử dụng CRM không phức tạp, thế nhưng thường nhân viên sẽ ngại phải học thêm kiến thức mới, công cụ mới nên Ban dự án cần đảm bảo tổ chức các buổi đào tạo chi tiết. Đầu ra của buổi đào tạo là toàn bộ nhân viên, người sử dụng phải biết cách sử dung, thao tác trên phần mềm để tránh tình trạng nhân viên kêu khó sử dụng mà không ứng dụng vào công việc.

Thường các nhà cung cấp sẽ có các khóa đào tạo để giúp doanh nghiệp thành thạo sử dụng phần mềm. Ví dụ, MISA không chỉ cung cấp các khóa đào tạo onboard giúp khách hàng am hiểu phần mềm mà còn tổ chức các lịch đào tạo, giải đáp thắc mắc miễn phí hàng tuần để đảm bảo tất cả khách hàng đều sử dụng tốt phần mềm.

Bước 5: Đo lường, tối ưu liên tục

Sau khi setup hệ thống, tiếp đó doanh nghiệp sẽ cần đốc thúc và giám sát các bộ phận liên quan đưa CRM vào kế hoạch sử dụng hàng ngày. Có những trường hợp, quản lý yêu cầu dùng CRM nhưng nhân viên vẫn lưu trữ data vào excel như thói quen dẫn tới lãng phí, doanh nghiệp thất bại trong triển khai CRM.

Vì vậy, hãy chắc chắn rằng, tất cả nhân viên, bộ phận liên quan đang sử dụng CRM để xử lý và thực hiện nghiệp vụ hàng ngày của mình.

Không chỉ đưa phần mềm vào sử dụng, để khai thác hiệu quả lợi ích của chiến dịch triển khai CRM, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá hàng năm về mức độ sử dụng và hiệu quả phần mềm mang lại cho tổ chức.

Ví dụ về các tiêu chí đánh giá như:

• Doanh nghiệp đã khai thác hết tính năng phần mềm chưa?
• Phần mềm có đáp ứng tốt nhu cầu nghiệp vụ của các bộ phận không?
• Nhà cung cấp có hỗ trợ, xử lý lỗi kịp thời, nhanh chóng không?

Thường các phần mềm bán gói theo năm, nên doanh nghiệp trước khi gia hạn nên xem xét kỹ các tiêu chí đánh giá để quyết định có nên tiếp tục gia hạn phần mềm không.

Dùng thử MISA AMIS CRM #1 hiện nay

MISA tặng bạn ebook triển khai cẩm nang CRM trong doanh nghiệp B2B. Ebook có 42 trang, mục lục gồm các phần:

• Mở đầu
• Phần mềm CRM là gì?
• Lợi ích khi triển khai trong doanh nghiệp
• Ai là người sử dụng phần mềm CRM
• Hướng dẫn lựa chọn phần mềm CRM
• Hướng dẫn triển khai phần mềm CRM
• Hướng dẫn tối ưu dữ liệu CRM để tối ưu hoạt động kinh doanh
• Phần kết

Ảnh chụp 1 vài trang ebook:

Tải toàn bộ ebook tại đây

2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM

2. 1. Cài đặt & cấu hình hệ thống CRM 🛠️

✅ Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống CRM

• Sau khi đăng ký tài khoản, bạn sẽ nhận được thông tin đăng nhập từ nhà cung cấp phần mềm.
• Truy cập trang quản trị CRM, nhập tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống.

✅ Bước 2: Thiết lập cơ bản

• Cấu hình thông tin doanh nghiệp (tên công ty, logo, địa chỉ, thông tin liên hệ).
• Tạo tài khoản cho nhân viên theo từng phòng ban: Bán hàng, Marketing, Chăm sóc khách hàng.
• Phân quyền sử dụng: Quản lý có quyền xem báo cáo tổng thể, nhân viên chỉ truy cập phần bán hàng của mình.

2.2. Quản lý khách hàng trên CRM 👥

✅ Bước 3: Nhập dữ liệu khách hàng

• Nhập khách hàng từ file Excel hoặc tích hợp với website, Facebook, Zalo để thu thập tự động.
• Làm sạch dữ liệu để tránh trùng lặp thông tin.

✅ Bước 4: Quản lý danh sách khách hàng

• Phân nhóm khách hàng theo tiêu chí: Khách hàng tiềm năng, khách hàng mới, khách hàng trung thành.
• Theo dõi lịch sử giao dịch, phản hồi và nhu cầu của khách hàng ngay trên CRM.

2.3. Quản Lý Pipeline Bán Hàng 📈

✅ Bước 5: Xây dựng pipeline bán hàng

• Thiết lập các giai đoạn bán hàng: Tiếp cận → Gửi báo giá → Đàm phán → Chốt giao dịch.
• Mỗi khách hàng tiềm năng được cập nhật trạng thái để đội ngũ bán hàng theo dõi tiến độ.

✅ Bước 6: Tự động nhắc nhở công việc

• Hệ thống tự động gửi thông báo nhắc nhở nhân viên về lịch hẹn, follow-up khách hàng.
• Tích hợp email, SMS để gửi thông tin đến khách hàng đúng thời điểm.

2.4. Tự động hóa marketing & chăm sóc khách hàng ✨

✅ Bước 7: Triển khai Email & SMS Marketing

• Xây dựng kịch bản gửi email tự động cho từng nhóm khách hàng.
• Tích hợp chatbot, tổng đài, Zalo để chăm sóc khách hàng 24/7.

✅ Bước 8: Quản lý dịch vụ sau bán hàng

• Theo dõi yêu cầu bảo hành, bảo trì trên hệ thống CRM.
• Nhắc nhở khách hàng về lịch bảo trì, gia hạn hợp đồng.

2.5. Phân tích dữ liệu & báo cáo hiệu quả 📊

✅ Bước 9: Xây dựng báo cáo bán hàng & marketing

• Xem tổng quan doanh số, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, hiệu suất nhân viên.
• Đưa ra quyết định nhanh chóng nhờ báo cáo thời gian thực.

✅ Bước 10: Tối ưu & cải tiến CRM liên tục

• Định kỳ đánh giá hiệu quả CRM, điều chỉnh quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng.
• Tích hợp thêm công cụ cần thiết để nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Trải nghiệm MISA AMIS CRM với 300+ nghiệp vụ

3. Ví dụ về việc triển khai CRM trong doanh nghiệp phân bón Bình Điền

Tháng 9/2021, Phân bón Bình Điền – Top 500 Doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam – Nhà sản xuất chiếm thị phần hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh phân bón hỗn hợp NPK đã bắt tay MISA triển khai AMIS CRM để tối ưu công tác quản trị và chăm sóc khách hàng.

Chia sẻ về lý do lựa chọn MISA để triển khai CRM cho doanh nghiệp, Ông Võ Văn Phu – Phó TGĐ công ty CP Phân bón Bình Điền cho biết:

“Qua rất nhiều hồ sơ dự thầu, Bình Điền nhận thấy MISA có đủ năng lực đáp ứng những yêu cầu về chuyển đổi số trong công tác quản trị và chăm sóc khách hàng của mình. Dự án chỉ là khởi đầu cho chuỗi dự án chuyển đổi số tổng thể và toàn diện của Bình Điền với MISA hướng đến chiến lược hợp tác dài hạn thời gian tới”.

Tạm kết

Việc triển khai CRM đúng kế hoạch giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả, tăng doanh số, tối ưu quy trình vận hành. Hãy áp dụng ngay quy trình này để khai thác tối đa tiềm năng của phần mềm CRM, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại số.