5 bước triển khai CRM tinh gọn & hướng dẫn sử dụng CRM

Làm thế nào để triển khai CRM trong doanh nghiệp? Hãy cùng MISA AMIS khám phá kế hoạch triển khai CRM hiệu quả, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích từ phần mềm CRM và nâng cao hiệu suất công việc.

I. 5 bước triển khai CRM tinh gọn

Để triển khai CRM thành công mà không làm gián đoạn hoạt động doanh nghiệp, doanh nghiệp cần một quy trình tinh gọn, tập trung vào các bước quan trọng để hệ thống hoạt động nhanh chóng, dễ sử dụng và mang lại hiệu quả ngay lập tức.

Dưới đây là 5 bước triển khai CRM hiệu quả, giúp doanh nghiệp áp dụng hệ thống nhanh chóng và tiết kiệm tài nguyên.

Bước 1: Xác định mục tiêu doanh nghiệp & chỉ số đo lường KPI

Trước khi triển khai CRM, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu rõ ràng để đảm bảo hệ thống mang lại giá trị thực tế. Nếu không có mục tiêu cụ thể, CRM sẽ chỉ là công cụ “có cho đủ”, mà không đóng góp hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.

Việc xác định đúng mục tiêu từ đầu giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm CRM phù hợp và triển khai đúng kế hoạch. Một hệ thống CRM thành công là khi nó hỗ trợ tối đa chiến lược kinh doanh, không phải chỉ dựa trên số lượng tính năng.

Lý do triển khai CRM phổ biến:

• Quản lý khách hàng tập trung
• Tăng hiệu suất bán hàng
• Tối ưu hóa marketing
• Cải thiện dịch vụ khách hàng

Chỉ số đo lường (KPI) CRM thành công:

• Tăng tỷ lệ chốt đơn lên +20%
• Giảm thời gian xử lý yêu cầu khách hàng xuống -30%
• Tăng số lượng khách hàng trung thành lên +25%

Bước 2: Chọn phần mềm CRM & triển khai theo giai đoạn

Lựa chọn phần mềm CRM không chỉ dựa trên tính năng mà còn phải phù hợp với quy mô và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Nếu phần mềm quá phức tạp, nhân viên sẽ cảm thấy khó sử dụng và không tận dụng hết được khả năng của hệ thống. Còn nếu phần mềm quá đơn giản, doanh nghiệp sẽ không thể khai thác tối đa tiềm năng của CRM.

Làm sao để chọn phần mềm CRM phù hợp?

• Phân tích nhu cầu doanh nghiệp: Xác định mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nhỏ có thể chọn phần mềm dễ sử dụng, chi phí hợp lý, trong khi các doanh nghiệp lớn hơn có thể cần CRM có tính năng mạnh mẽ hơn.
• Tính năng và khả năng mở rộng: Nếu chỉ cần quản lý khách hàng và bán hàng cơ bản, phần mềm đơn giản là đủ. Nếu cần tự động hóa và phân tích nâng cao, phần mềm với tính năng mở rộng sẽ phù hợp hơn.
• Chi phí và dịch vụ hỗ trợ: Chọn phần mềm CRM có chi phí hợp lý và dịch vụ hỗ trợ tốt, đặc biệt là dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng. Một hệ thống mạnh mẽ nhưng không có hỗ trợ kịp thời có thể làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp.

MISA AMIS CRM chính là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp muốn kết hợp tính năng mạnh mẽ với chi phí hợp lý và dịch vụ hỗ trợ tận tâm, giúp bạn triển khai CRM nhanh chóng và hiệu quả.

Dùng thử miễn phí - FULL Tính năng

Triển khai CRM theo từng giai đoạn

Để triển khai hiệu quả mà không gây áp lực cho nhân viên, doanh nghiệp nên tiến hành theo từng giai đoạn.

• Giai đoạn 1: Quản lý khách hàng cơ bản và pipeline bán hàng
  Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc quản lý thông tin khách hàng và theo dõi tiến độ bán hàng. Đảm bảo rằng đội ngũ có thể nắm bắt nhanh chóng và sử dụng hệ thống hiệu quả ngay từ đầu.
• Giai đoạn 2: Tích hợp các công cụ marketing và tự động hóa
  Bước tiếp theo là tích hợp công cụ marketing như email marketing, SMS hay tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng. Điều này giúp tăng cường hiệu quả tương tác với khách hàng.
• Giai đoạn 3: Phân tích dữ liệu và tối ưu hóa quy trình
  Doanh nghiệp bắt đầu phân tích dữ liệu, tạo báo cáo doanh thu và tối ưu quy trình bán hàng dựa trên các thông tin thu thập được, từ đó đưa ra chiến lược bán hàng và marketing chính xác.

Bước 3: Chuẩn hóa & nhập dữ liệu

Một trong những thách thức khi triển khai CRM là dữ liệu khách hàng không sạch, thiếu chính xác hoặc trùng lặp, khiến hệ thống kém hiệu quả. Trước khi nhập liệu, doanh nghiệp cần lọc bỏ thông tin sai lệch và xác định các trường dữ liệu quan trọng như tên, số điện thoại, lịch sử giao dịch.

CRM hiện đại có thể tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu như Excel, website, Facebook, email để tự động hóa việc thu thập dữ liệu, giúp đảm bảo tính chính xác. Đồng thời, thiết lập quy tắc nhập liệu chung giúp nhân viên nhập thông tin đúng định dạng và tránh sai sót.

MISA AMIS CRM nổi bật nhờ khả năng tích hợp đa nền tảng, kết nối website, Facebook, Zalo, email, tổng đài điện thoại, giúp thu thập dữ liệu tự động từ nhiều nguồn mà không cần nhập tay.

Trải nghiệm AMIS CRM ngay

Đặc biệt, MISA AMIS CRM tích hợp liền mạch với MISA AMIS Kế Toán và phần mềm quản trị khác, giúp bộ phận kinh doanh dễ dàng kiểm tra tình trạng công nợ, doanh thu và đơn hàng, từ đó ra quyết định nhanh chóng mà không cần trao đổi thủ công giữa các phòng ban.

Bước 4: Đào tạo sử dụng phần mềm CRM

Sau khi triển khai phần mềm CRM, doanh nghiệp cần đào tạo và truyền thông cho các bộ phận liên quan về lợi ích và cách sử dụng phần mềm. Trước tiên, cần giải thích rõ cho nhân viên về lợi ích thực tế của CRM như tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu quy trình.

Sử dụng CRM không phức tạp, nhưng để nhân viên không cảm thấy ngại với công cụ mới, ban dự án cần tổ chức các buổi đào tạo chi tiết. Mục tiêu là đảm bảo nhân viên hiểu cách thao tác trên phần mềm, tránh tình trạng khó sử dụng hoặc không áp dụng vào công việc.

Các nhà cung cấp phần mềm nổi tiếng như MISA thường cung cấp khóa đào tạo trực tuyến và tổ chức giải đáp thắc mắc miễn phí để đảm bảo khách hàng sử dụng thành thạo phần mềm, từ đó giúp việc triển khai CRM thành công.

Bước 5: Đo lường, tối ưu liên tục

Sau khi triển khai CRM, doanh nghiệp cần đốc thúc và giám sát các bộ phận liên quan để đưa CRM vào kế hoạch sử dụng hàng ngày. Một số trường hợp, dù quản lý yêu cầu sử dụng CRM, nhân viên vẫn tiếp tục lưu trữ dữ liệu vào Excel như thói quen, dẫn đến lãng phí và làm giảm hiệu quả của hệ thống.

Để tránh tình trạng này, quản lý cần thúc đẩy sự thay đổi thói quen, đảm bảo toàn bộ nhân viên thực sự áp dụng CRM vào công việc. Đồng thời, doanh nghiệp cần đo lường hiệu quả qua các chỉ số quan trọng như tỷ lệ chuyển đổi và năng suất bán hàng, từ đó tối ưu hóa liên tục để CRM luôn phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần đánh giá thêm một số tiêu chí quan trọng như:

• Đã khai thác hết các tính năng của phần mềm chưa?
• Phần mềm có đáp ứng tốt nhu cầu nghiệp vụ của các bộ phận không?
• Nhà cung cấp có hỗ trợ và xử lý lỗi kịp thời, nhanh chóng không?

Để giúp bạn triển khai CRM hiệu quả, MISA gửi tặng Ebook Cẩm nang triển khai CRM tinh gọn giúp bạn nắm rõ các chiến lược và phương pháp triển khai giúp doanh nghiệp đạt được thành công lâu dài với CRM.

Mời bạn BẤM VÀO ẢNH để tải miễn phí!

II. Hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM

1. Cài đặt & cấu hình hệ thống CRM

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống CRM

• Sau khi đăng ký tài khoản, bạn sẽ nhận được thông tin đăng nhập từ nhà cung cấp phần mềm.
• Truy cập trang quản trị CRM, nhập tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống.

Bước 2: Thiết lập cơ bản

• Cấu hình thông tin doanh nghiệp (tên công ty, logo, địa chỉ, thông tin liên hệ).
• Tạo tài khoản cho nhân viên theo từng phòng ban: Bán hàng, Marketing, Chăm sóc khách hàng.
• Phân quyền sử dụng: Quản lý có quyền xem báo cáo tổng thể, nhân viên chỉ truy cập phần bán hàng của mình.

2. Quản lý khách hàng trên CRM 

Bước 3: Nhập dữ liệu khách hàng

• Nhập khách hàng từ file Excel hoặc tích hợp với website, Facebook, Zalo để thu thập tự động.
• Làm sạch dữ liệu để tránh trùng lặp thông tin.

Bước 4: Quản lý danh sách khách hàng

• Phân nhóm khách hàng theo tiêu chí: Khách hàng tiềm năng, khách hàng mới, khách hàng trung thành.
• Theo dõi lịch sử giao dịch, phản hồi và nhu cầu của khách hàng ngay trên CRM.

3. Quản lý pipeline bán hàng 

Bước 5: Xây dựng pipeline bán hàng

• Thiết lập các giai đoạn bán hàng: Tiếp cận → Gửi báo giá → Đàm phán → Chốt giao dịch.
• Mỗi khách hàng tiềm năng được cập nhật trạng thái để đội ngũ bán hàng theo dõi tiến độ.

Bước 6: Tự động nhắc nhở công việc

• Hệ thống tự động gửi thông báo nhắc nhở nhân viên về lịch hẹn, follow-up khách hàng.
• Tích hợp email, SMS để gửi thông tin đến khách hàng đúng thời điểm.

4. Tự động hóa marketing & chăm sóc khách hàng 

Bước 7: Triển khai Email & SMS Marketing

• Xây dựng kịch bản gửi email tự động cho từng nhóm khách hàng.
• Tích hợp chatbot, tổng đài, Zalo để chăm sóc khách hàng 24/7.

Bước 8: Quản lý dịch vụ sau bán hàng

• Theo dõi yêu cầu bảo hành, bảo trì trên hệ thống CRM.
• Nhắc nhở khách hàng về lịch bảo trì, gia hạn hợp đồng.

5. Phân tích dữ liệu & báo cáo hiệu quả 

Bước 9: Xây dựng báo cáo bán hàng & marketing

• Xem tổng quan doanh số, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, hiệu suất nhân viên.
• Đưa ra quyết định nhanh chóng nhờ báo cáo thời gian thực.

Bước 10: Tối ưu & cải tiến CRM liên tục

• Định kỳ đánh giá hiệu quả CRM, điều chỉnh quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng.
• Tích hợp thêm công cụ cần thiết để nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Với MISA AMIS CRM, mọi bước trong quy trình đều được tự động hóa, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý khách hàng, đội ngũ Sales… Phần mềm tích hợp đầy đủ tính năng, dễ sử dụng và hỗ trợ nhanh chóng, giúp bạn triển khai hiệu quả ngay từ đầu.

III. Ví dụ về việc triển khai CRM trong doanh nghiệp phân bón Bình Điền

Tháng 9/2021, Phân bón Bình Điền – Top 500 Doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam – Nhà sản xuất chiếm thị phần hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh phân bón hỗn hợp NPK đã bắt tay MISA triển khai AMIS CRM để tối ưu công tác quản trị và chăm sóc khách hàng.

Chia sẻ về lý do lựa chọn MISA để triển khai CRM cho doanh nghiệp, Ông Võ Văn Phu – Phó TGĐ công ty CP Phân bón Bình Điền cho biết:

“Qua rất nhiều hồ sơ dự thầu, Bình Điền nhận thấy MISA có đủ năng lực đáp ứng những yêu cầu về chuyển đổi số trong công tác quản trị và chăm sóc khách hàng của mình. Dự án chỉ là khởi đầu cho chuỗi dự án chuyển đổi số tổng thể và toàn diện của Bình Điền với MISA hướng đến chiến lược hợp tác dài hạn thời gian tới”.

IV. Tổng kết

Việc triển khai CRM đúng kế hoạch giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả, tăng doanh số, tối ưu quy trình vận hành. Hãy áp dụng ngay quy trình này để khai thác tối đa tiềm năng của phần mềm CRM, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại số.