Quản lý tiền lương là gì? Tối ưu quy trình quản lý tiền lương (4 bước)

Quản lý tiền lương là hoạt động quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Để sử dụng hiệu suất lao động, tiết kiệm chi phí, tăng tích lũy, tăng thu nhập cho doanh nghiêp và quản lý người lao động thì doanh nghiệp phải quản lý tiền lương chặt chẽ. Quản lý cần hiểu đặc điểm về lao động tiền lương và cách quản lý hiệu quả. Để làm tốt điều đó, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết trong bài dưới đây:

TẢI NGAY MIỄN PHÍ – 3+ Mẫu Phiếu lương nhân viên mới nhất 2024

1. Quản lý tiền lương là gì?

Quản lý tiền lương đó là khâu quan trọng trong quản trị nhân sự, yếu tố quyết định tinh thần làm việc của nhân sự. Việc chi trả mức lương phù hợp giúp cho người lao động có tinh thần trách nhiệm hơn,  và tạo nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp, tăng sự gắn kết lâu dài giữa người lao động và công ty.

Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động sẽ trả cho người lao động. Bên cạnh đó, tiền lương còn là yếu tố tạo nên chi phí cấu thành giá trị của sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp.

Chính vì vậy, tiền lương được quan tâm đặc biệt của cả người lao động và người sử dụng lao động. Thông thường tiền lương bao gồm lương cơ bản, tiền thưởng theo doanh số, tiền làm thêm giờ, tiền tăng ca…

Tiền lương cũng được phân chia làm nhiều loại như:

• Tiền lương cấp bậc: Mức lương được chi trả dựa theo cấp bậc của công việc ăn cứ vào cấp bậc của người lao động trong công ty để chi trả. Mỗi cấp bậc sẽ có một mức lương khác nhau, cấp bậc càng cao thì mức lương càng cao. Thông thường trong công ty sẽ có các cấp bậc từ thấp lên cao theo sự thăng tiến: nhân viên, quản lý, trưởng phòng, giám đốc,…
• Hệ số tiền lương cấp bậc: Doanh nghiệp sẽ dựa vào cấp bậc để phân chia hệ số lương cấp bậc một cách rõ ràng. Hệ số lương cấp bậc sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được tranh chấp phát sinh.
• Mức lương: Là số tiền doanh nghiệp chi trả cho người lao động trong một khoảng thời gian nhất định (giờ, ngày, tháng…) đã ký kết, và thường phụ thuộc vào cấp bậc lương của người lao động.
• Thang lương: Được sử dụng để đánh giá tỷ lệ lương giữa các cấp bậc, mỗi bậc lương trong thang lương có hệ số khác nhau so với mức lương cơ bản.
• Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật: Mỗi cấp bậc sẽ có tiêu chuẩn kỹ thuật riêng và người thuộc cấp bậc đó phải đạt tiêu chuẩn kỹ thuật đó để làm việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm và có nhu cầu tìm hiểu phần mềm quản lý Tiền lương hiệu quả, dễ sử dụng, tìm hiểu ngay tính năng phần mềm Tính lương MISA AMIS:

2. 3 cách quản lý tiền lương

2.1 Biên chế bằng tay

Cách quản lý tiền lương thủ công theo biên chế bằng tay được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp. Biên chế bằng tay là cách quản lý hữu hiệu nhất về tiền lương trong doanh nghiệp. 

Ưu điểm của phương pháp quản lý tiền lương Biên chế bằng tay:

• Tiết kiệm chi phí với nguồn nhân lực nội bộ cho doanh nghiệp
• Đảm bảo sự an tâm trong vấn đề bảo mật thông tin giao việc cho nhân sự nội bộ thay vì bên ngoài qua việc tự quản lý, biên chế bằng tay hoặc chạy hệ thống.

Nhược điểm

• Tồn tại nhược điểm liên quan tới nhiều thủ tục và giấy tờ. Người phụ trách cũng cần tính toán tiền lương, và phải tìm hiểu các quy định của các cơ quan để tính toán và lập báo cáo về thuế, BHXH,… đồng thời đảm bảo nộp thuế cho cơ quan nhà nước hoặc đóng BHXH đúng hạn. 
• Việc quản lý nhân sự tiền lương theo phương pháp truyền thống này tốn nhiều thời gian và công sức nhân sự. Để giảm thiểu sai sót khi xử lý hồ sơ tài chính, doanh nghiệp nên có nhân viên chuyên ngành hoặc đội nhóm chuyên để quản lý phần này.

2.2 Thuê ngoài

Quản lý tiền lương bằng phương pháp thuê ngoài có nhiều lợi ích. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn “dè chừng” vì vẫn tồn tại nhiều bất cập.

Ưu điểm: Tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi sử dụng các đơn vị bên ngoài để quản lý vấn đề tiền lương.

Nhược điểm:

• Chi phí cao, do chi phí thuê ngoài cao hơn. Ngoài ra, để tìm được một đơn vị uy tín và giao phó trách nhiệm quản lý nhân sự về tiền lương, quản lý tài chính là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp muốn áp dụng phương pháp thuê ngoài. 
• Nghiệp vụ quản lý vấn đề tiền lương trong doanh nghiệp không chỉ liên quan đến pháp luật mà nó còn đòi hỏi độ chính xác cao và bảo mật tuyệt đối.

>>> Xem thêm: Cách tính lương giáo viên các cấp theo nghị quyết

2.3 Sử dụng phần mềm quản lý tiền lương

Ngày nay, việc áp dụng phần mềm quản lý tiền lương hiện được rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên và phổ biến, bởi 1 số ưu điểm vượt trội sau:

Ưu điểm:

• Sử dụng phần mềm để tính và quản lý tiền lương có thể nói là giải pháp trung hòa những ưu nhược điểm của hai hình thức kể trên. 
• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn so với thuê ngoài, hạn chế tối đa những sai sót do các hệ thống tự động hóa.

Nhược điểm:

Các phần mềm công nghệ hiện đại nhưng hầu hết vẫn phải phụ thuộc vào Internet. Vì thế, các dữ liệu quản lý vấn đề tiền lương trong doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng nếu phần mềm không có chức năng sao lưu hoặc đồng bộ.

3. Hướng dẫn tối ưu quy trình quản lý tiền lương

3.1 Thực hiện trả lương tự động

Tính lương theo hình thức thủ công tốn thời gian và công sức và còn có khả năng sai sót cao do nhập liệu và tính toán sai.

Đó là lý do vì sao để tăng tính chính xác và hiệu quả hoạt động tính lương, doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm tính lương tự động. Việc thực hiện trả lương tự động vừa đảm bảo bảo mật cao và chính xác.

Nhân sự dễ dàng truy cập vào các khoản thanh toán và lịch sử tiền lương online. Chính vì vậy, tự động hóa quá trình quản lý tiền lương mang nhiều lợi ích và thuận tiện cho nhân sự và nhà quản lý.

3.2 Hợp nhất thời gian thanh toán lương

Trong doanh nghiệp, việc hợp nhất thời gian thanh toán lương cho nhân sự là thách thức khi doanh nghiệp có nhiều loại hợp đồng lao động, như nhân viên chính thức, thực tập sinh, nhân viên thời vụ hoặc nhân viên làm việc theo ca. Theo đó, sẽ có nhiều lịch trình trả lương cho từng nhóm nhân sự và dễ dẫn đến lỗi trùng lặp trong việc quản lý vấn đề tiền lương.

Để giảm khả năng sai sót và tăng tốc xử lý bảng lương đúng cách, việc hợp nhất thời gian thanh toán lương là cần thiết. Do đó, người làm lương cần chọn một thời gian cụ thể và trả lương cho tất cả nhân sự theo cùng 1 lịch trình.

3.3 Tạo & xây dựng chính sách lương minh bạch

Việc quản lý nhân sự tiền lương có thể gặp 1 số vấn đề sau: Phân loại sai nhân viên, thanh toán thừa hoặc thiếu, khấu trừ sai thuế,… Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng chính sách lương rõ ràng, minh bạch trong quy trình trả lương, dễ hiểu và dễ tiếp cận đối với tất cả nhân viên trong công ty, kể cả nhân viên hiện tại và ứng viên tương lai. 

3.4 Ghi nhận góp ý, phản hồi từ nhân viên

Cách khác tối ưu hóa quản lý tiền lương trong doanh nghiệp là nhận góp ý từ phía nhân viên. Phản hồi của nhân sự sẽ giúp phát hiện ra chỗ sai, chưa hợp lý hoặc vấn đề chưa rõ ràng trong quy trình trả lương. Từ đó, doanh nghiệp sẽ phát hiện và điều chỉnh kịp thời vấn đề trước khi trở nên nghiêm trọng hơn. Việc này cũng giúp bạn hạn chế những mâu thuẫn tranh chấp xảy ra dẫn đến mất nguồn nhân lực.

>>> Xem thêm: 12 phần mềm chấm công miễn phí và tốt nhất hiện nay

4. Lưu ý để quản lý tiền lương hiệu quả và chính xác

• Cập nhật quy định về tiền lương

Chính sách quy định về tiền lương luôn có sự thay đổi. Vì vậy doanh nghiệp cần nắm bắt, liên tục cập nhật thông tin để điều chỉnh lương cho nhân viên của mình. Các quy định về tiền lương nếu không được cập nhật sẽ khiến nhân viên thiếu niềm tin vào doanh nghiệp, giảm năng suất hiệu quả công việc và rời bỏ công ty.

• Quản lý khoa học thông tin nhân sự

Việc quản lý thông tin nhân sự sẽ gặp khó khăn khi quy mô nhân sự lớn, tăng theo thời gian. Vì thế, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp quản lý nhân sự và quản lý thông tin nhân sự một cách khoa học. Phần mềm này sẽ hỗ trợ quy trình quản lý tiền lương diễn ra một cách thuận lợi hơn.

• Kết nối & Liên kết chặt chẽ với quá trình chấm công

Lương nhân sự sẽ được tính dựa trên ngày công thực hiện công việc. Vì thế, khi tính toán lương thưởng cần phải bám sát bảng chấm công để tính lương đúng và đủ cho người lao động. Việc chốt công chuẩn, tính lương đúng sẽ tăng được sự tin tưởng của nhân sự trong việc xây dựng nguồn nhân lực bền vững hơn.

• Báo cáo & Khai báo thuế trực tuyến

Hiện nay, việc khai báo và nộp thuế có thể được tiến hành dễ dàng trực tuyến. Việc khai báo thuế trực tuyến đầy đủ và chính xác giúp tiết kiệm được nguồn nhân lực, thời gian cũng như chi phí phát sinh và đơn giản hóa mọi thủ tục và giảm thiểu nhiều rủi ro sai sót.

• Hạn chế tranh chấp

Bạn hãy luôn lắng nghe những ý kiến đóng góp, phản hồi từ người lao động để từ đó có những phương án giải quyết hợp lý, tránh tranh chấp xảy ra. Chủ doanh nghiệp cần thương lượng và đưa ra những hợp đồng hoà giải để hạn chế tình trạng tranh chấp, bãi công, nghỉ việc tập thể. Điều đó sẽ gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của công ty trong mắt người lao động và sự uy tín với các đối tác.

>> Tìm hiểu thêm:

• Top phần mềm quản lý nhân sự online tốt nhất
• 5 Mẫu phiếu lương chuyên nghiệp nhất

5. Quản lý tiền lương đơn giản với AMIS Tiền lương

AMIS Tiền lương – là một trong những phần mềm quản lý tiền lương tốt nhất trên thị trường, được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin tưởng lựa chọn và sử dụng. Phần mềm tính lương nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể AMISA AMIS HRM – Công ty Công nghệ 30 phát triển.

Dùng ngay miễn phí

Tính năng ưu việt của phần mềm tính lương MISA AMIS tiền lương:

• Dễ dàng tổng hợp dữ liệu chấm công, doanh số, KPIs,… chỉ bằng 1 click
• Tổng hợp và đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công để làm lương nhanh chóng, không bị sai sót
• Dễ dàng tính lương theo từng vị trí, từng hình thức khác nhau như: Lương theo giờ, lương theo doanh số, lương khoán, lương 3P,….
• Theo dõi quỹ lương, tình hình trả lương nhân viên để có cái nhìn tổng quan về lương thưởng.
• Tự động trích các khoản liên quan đến BHXH, Thuế TNCN, HR không cần đến cơ quan thuế, bảo hiểm…
• Quản lý tình hình chi trả lương, theo dõi công nợ lương, báo cáo phân tích thu nhập, phúc lợi (bằng tiền mặt)
• Báo cáo tổng quan và chi tiết hoạt động chi trả lương nhân sự
• Bảo mật an toàn, đạt tiêu chuẩn quốc tế
• 17.000+ Doanh nghiệp & Tổ chức tin dùng phần mềm

>>>>> Xem ngay: Trống Đồng Palace hoàn thành mục tiêu giảm 50% thời gian quản lý nhân sự với AMIS HRM

6. Một số câu hỏi thường gặp

6.1 Tính lương sai gây hậu quả gì

Tính lương sai không chỉ gây tranh chấp giữa người lao động và người sử dụng lao động mà có thể liên quan đến pháp luật. Tính lương sai gây hậu quả rất lớn, đó là thất thoát lương, tài chính, nhân sự không hài lòng và thậm chí còn ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp.

6.2 Trả lương chậm có bị phạt không?

Nếu doanh nghiệp trả lương chậm từ 15 ngày trở lên (trường hợp vì lý do khách quan, mà người sử dụng lao động dù đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn thì tối đa là 30 ngày) người sử dụng lao động phải đền bù một khoản tiền. 

Khoản tiền đó ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm. Lãi tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng, do ngân hàng nơi chủ doanh nghiệp mở tài khoản trả lương cho người lao động được công bố tại thời điểm trả lương.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin quản lý tiền lương và hướng dẫn quản lý lương hiệu quả trong doanh nghiệp. Việc quản lý tiền lương hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý được tài chính tốt và có nhiều chính sách hợp lý cho sự phát triển của doanh nghiệp. Hi vọng, những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho doanh nghiệp.