Kiến thức Quản lý - điều hành Kiến thức quản lý dự án: Dành cho những người quản lý...

Kiến thức quản lý dự án: Dành cho những người quản lý mới

Tổng hợp kỹ năng kiến thức quản lý dự án hữu ích nhằm hỗ trợ và giúp tổ chức tiếp cận phương pháp quản lý dự án hiệu quả.

TẢI NGAY EBOOK BẢN PDF ĐẦY ĐỦ

Khả năng cung cấp các dự án đúng tiến độ, ngân sách và phù hợp với mục tiêu kinh doanh là chìa khóa để đạt được lợi thế trong môi trường kinh doanh toàn cầu cạnh tranh cao hiện nay. 

Các nhà quản lý dự án có một nhiệm vụ cực kỳ phức tạp, một công việc kết hợp các kỹ năng tổ chức, sự phân tích và khả năng giao tiếp giữa các nhóm với nhau.

Quản lý dự án là gì
Quản lý dự án được định nghĩa là quá trình điều hành một dự án từ đầu cho đến khi kết thúc dự án

Bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn những nội dung của cuốn eBook: Quản lý dự án: 5 giai đoạn và các phương pháp tiếp cận quản lý dự án hiệu quả, eBook chia sẻ về những kiến ​​thức cơ bản về quản lý dự án và các kỹ năng của việc trở thành người quản lý dự án.

I. Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án được định nghĩa là quá trình điều hành một dự án từ đầu cho đến khi kết thúc dự án. Mục tiêu chính của quản lý dự án là hoàn thành một dự án trong phạm vi các mục tiêu đã thiết lập về thời gian, ngân sách và chất lượng. Các dự án có chu kỳ sống vì chúng không được xây dựng để tồn tại lâu dài.

Vòng đời quản lý dự án bắt đầu khi dự án được bắt đầu và kết thúc khi dự án được hoàn thành hoặc kết thúc theo cách này hay cách khác.

Vào cuối mỗi giai đoạn, sẽ có thời điểm mà các bên liên quan sẽ quyết định có hoàn thành hay chấm dứt dự án và cắt lỗ.

II. Mục đích chính của quản lý dự án là gì?

Theo một cuộc khảo sát của Viện Quản lý Dự án (PMI), chỉ 58% doanh nghiệp nhận ra tầm quan trọng thực tế của quản lý dự án và cách nó cho phép họ giải quyết hiệu quả các vấn đề mà doanh nghiệp cần đối mặt.

Mục đích quản lý dự án
Tất cả các “dự án” này đều yêu cầu lập kế hoạch và có người thực hiện công việc giám sát dự án

Ngoài việc tăng năng suất, cải thiện tính minh bạch của dự án và cung cấp tầm nhìn rõ ràng cho nhóm, quản lý dự án có thể mang lại những lợi ích sau:

  • Giao tiếp hiệu quả
  • Quản lý tài nguyên hiệu quả
  • Cải thiện sự hài lòng của khách hàng
  • Tính linh hoạt và khả năng chấp nhận rủi ro cao hơn
  • Tinh thần đồng đội được cải thiện
  • Chất lượng hiệu quả công việc tốt hơn

Quản lý dự án đã được áp dụng rất lâu trước đây, từ việc phát minh ra bánh xe cho đến việc xây dựng các Kim tự tháp Giza đến sự phát triển của thiết bị công nghệ mà bạn đang đọc trên đây. Tất cả các “dự án” này đều yêu cầu lập kế hoạch và có người thực hiện công việc giám sát dự án.

Các ràng buộc của dự án như phạm vi và khối lượng công việc chưa được xem xét vào thời điểm đó nhưng sẽ có ngân sách và tiến độ thực hiện dự án. Việc thực hành này trở nên hoàn thiện hơn trong 100 năm qua với các phương pháp luận được phát triển, bắt đầu với các nguyên tắc quản lý khoa học của Fredric Taylor vào năm 1911.

Henry Gantt giới thiệu biểu đồ có tên Gantt năm 1917. Taichii Ohno của Toyota thực hiện dưới hình thức thô sơ của Kanban và Lean trong các đơn vị sản xuất của họ trong những năm 1950. Viện Quản lý Dự án được thành lập vào năm 1969. Qua nhiều năm, khi bản chất của thị trường thay đổi, các phương pháp luận mới hơn như Agile đã được giới thiệu để cải tiến thêm quy trình quản lý dự án.

TẢI NGAY EBOOK BẢN PDF ĐẦY ĐỦ

III. 5 giai đoạn của quản lý dự án

Các giai đoạn quản lý dự án là các nhiệm vụ, hành vi và bộ kỹ năng khác nhau cần thiết để tạo ra các dự án thành công.

1. Thực hiện

Trong giai đoạn thực hiện dự án, các thành viên trong nhóm dự án được điều phối và hướng dẫn thông qua giao tiếp dự án thích hợp để hoàn thành công việc như đã giải thích trong kế hoạch quản lý dự án đã được phê duyệt.

Ngoài ra, giai đoạn này cũng bao gồm việc phân bổ và quản lý hợp lý các nguồn lực khác của dự án như nguyên vật liệu và ngân sách. Các sản phẩm của dự án là đầu ra của giai đoạn thực hiện.

2. Giám sát và Kiểm soát

Trong giai đoạn giám sát và kiểm soát dự án, thời gian, chi phí và hiệu suất của dự án được so sánh ở mọi giai đoạn và các điều chỉnh cần thiết được thực hiện đối với các hoạt động, nguồn lực của dự án và kế hoạch để giữ cho mọi thứ đi đúng hướng.

Kết quả đầu ra từ giai đoạn này bao gồm các báo cáo tiến độ dự án và các thông tin liên lạc khác đảm bảo tuân thủ các kế hoạch của dự án và ngăn ngừa các mốc quan trọng lớn hơn và sự gián đoạn thời hạn.

5 giai đoạn quản lý dự án
Các giai đoạn quản lý dự án là các nhiệm vụ, hành vi và bộ kỹ năng khác nhau cần thiết để tạo ra các dự án thành công

3. Kết thúc và hoàn thành

Quá trình hoàn thiện dự án, xem xét các sản phẩm dự án đã bàn giao và chuyển giao chúng cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp được gọi là giai đoạn kết thúc dự án trong vòng đời quản lý dự án.

Đầu ra từ giai đoạn quản lý dự án này bao gồm các kết quả dự án đã được phê duyệt và các bài học có thể được áp dụng cho các dự án tương tự trong tương lai.

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ VỚI AMIS Công việc

IV. 5 lý do thất bại của dự án

Bất kỳ dự án khả thi nào cũng dễ bị thất bại do một trong năm bởi các lý do được liệt kê dưới đây:

  • Thiếu hụt nguồn lực – không đủ nguồn lực để hoàn thành dự án.
  • Không đủ khung thời gian – gặp khó khăn khi hoàn thành dự án đúng thời hạn.
  • Mục tiêu không rõ ràng – thiếu tài liệu chi tiết có thể dẫn đến kết quả không phù hợp.
  • Kỳ vọng của các bên liên quan được quản lý kém – các thay đổi về phạm vi dự án mà các bên liên quan không đồng ý gây ra các quan điểm khác nhau về chất lượng, thời gian hoặc ngân sách.
  • Quản lý rủi ro không đầy đủ – không thiết lập rủi ro liên quan đến từng dự án có thể khiến dự án của bạn thất bại.

Không ai bắt đầu một dự án với hy vọng rằng nó sẽ thất bại, nhưng hầu hết các dự án đều thất bại khi các nhà quản lý dự án coi thường nhu cầu hợp lý hóa các kỹ thuật quản lý dự án của họ.

Phương pháp tiếp cận quản lý dự án
Một dự án được coi là hiệu quả nếu nó tuân theo các nguyên tắc tinh gọn cơ bản
TẢI NGAY EBOOK BẢN PDF ĐẦY ĐỦ

V. Các nhóm có thể hưởng lợi từ quản lý dự án

Ngày nay, tất cả các tổ chức đều mong đợi nhóm của họ mang lại nhiều kết quả hơn với ít tài nguyên hơn. Những kỳ vọng tưởng chừng như không thể này không chỉ có thể được thực hiện mà còn có thể vượt qua nếu họ áp dụng phương pháp quản lý dự án đối với công việc của mình.

Một số nhóm sẽ được hưởng lợi rất nhiều khi thực hiện một số phương pháp quản lý dự án tốt nhất:

1. Nhóm Marketing

Trong Marketing, có một số nhiệm vụ chuyển đổi, vòng lặp phản hồi, sản phẩm phân phối, quy trình nội dung và ngày hoàn thành. Với số lượng thông tin liên quan, thật khó để tìm ra tệp phù hợp. Việc xử lý tất cả những điều này mà không gây căng thẳng cho các nguồn lực sẵn có trong khi đảm bảo tăng trưởng kinh doanh là điều khó khăn nếu không có quy trình quản lý dự án tiếp thị có thể dự đoán được.

2. Hỗ trợ khách hàng

Trải nghiệm khách hàng tốt là yếu tố quan trọng nhất cho sự thành công của một tổ chức. Tuy nhiên, nếu nhóm hỗ trợ khách hàng với khối lượng công việc hỗn loạn hiện có và hỗn độn, họ có thể không có đủ thời gian để tập trung vào khách hàng. Việc kết hợp các phương pháp quản lý dự án có thể giúp nhóm hỗ trợ của bạn cộng tác tốt hơn, quản lý khối lượng công việc của họ và giao tiếp hiệu quả với khách hàng.

3. Nhóm sản phẩm

Khi chiến lược sản phẩm được phát triển và nhận được sự chấp thuận của các bên liên quan, người quản lý sản phẩm có thể cần theo dõi số lượng chi tiết hàng ngày và làm việc cùng với nhiều nhóm khác nhau. Thực hành quản lý nhiệm vụ sẽ giúp người quản lý sản phẩm chuyển chiến lược thành các nhiệm vụ rời rạc có thể theo dõi và giao tiếp/cộng tác với mọi người một cách hiệu quả.

4. Nhóm lập kế hoạch sự kiện

Cần rất nhiều tinh thần làm việc theo nhóm, kiểm tra ngân sách thường xuyên, tuân thủ thời hạn nghiêm ngặt, một chút may mắn và rất nhiều trách nhiệm để tổ chức một sự kiện thành công. Thiếu một chi tiết nhỏ có thể khiến kế hoạch dự án sai lầm.

Bằng cách coi các sự kiện như dự án, người lập kế hoạch sự kiện có thể đơn giản hóa quy trình phối hợp nhiệm vụ và con người bằng cách quản lý dự án trực quan để tạo ra một sự kiện mà mọi người sẽ nói đến trong nhiều năm tới.

Cho dù là thực hiện một chiến dịch tiếp thị, xây dựng một tòa nhà, phát triển một hệ thống hoặc tung ra một sản phẩm mới, người quản lý dự án phải chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của dự án. Qua bài viết trên, hy vọng bạn đọc sẽ nắm được những kiến thức cơ bản về quản lý dự án và áp dụng các giai đoạn của quản lý dự án một cách hiệu quả nhất!


Bài viết liên quan:

Các phương pháp quản lý dự án: Lựa chọn nào phù hợp với người quản lý

Quản lý dự án: Phạm vi, cách thức và kinh nghiệm thực hiện hiệu quả

[eBook] Quản lý dự án: 5 giai đoạn và các phương pháp tiếp cận quản lý dự án hiệu quả

Các nội dung tìm kiếm khác liên quan đến “Kiến thức quản lý dự án”

Quản lý dự án lương bao nhiêu Quản lý dự án xây dựng
Cách quản lý dự án Mô hình quản lý dự án
Kỹ năng quản lý dự án Quản lý dự án PDF
Giáo trình Quản lý dự án Quản lý dự án

Xin mời tìm hiểu thêm về phần mềm MISA AMIS để nâng cao hiệu quả: quản lý, phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên. Miễn phí trải nghiệm trong 15 ngày.AMIS Công việc blog

Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này