Quản lý nhân sự Giải pháp HRM Hướng dẫn quy trình tạm ứng lương cho nhân viên chuẩn quy...

Hướng dẫn quy trình tạm ứng lương cho nhân viên chuẩn quy định pháp luật (cập nhật 2022)

Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên đòi hỏi chứng từ cần chuẩn bị để tạm ứng, số tiền tối đa được tạm ứng, quy trình thanh toán,… Đây không phải là công việc dễ dàng, đặc biệt là những người không rõ về pháp lý. Bài viết dưới đây đưa ra hướng tiếp cận từ giải thích các thông tin cơ bản trong pháp luật về tạm ứng lương, đến hướng dẫn quy trình tạm ứng lương cho nhân viên chuẩn sẽ giúp các bạn nhìn nhận sâu sắc nhất về khía cạnh này.

tam ung luong cho nhan vien
Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên

Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên dựa trên luật pháp

Tiền lương của người lao động đóng vai trò rất lớn trong cuộc sống thường nhật của họ, không chỉ có ý nghĩa giúp họ trang trải đời sống cá nhân, mà còn là động lực để người lao động cống hiến nhiều hơn cho doanh nghiệp và không ngừng cải thiện bản thân để tăng năng suất lao động phục vụ tiến bộ xã hội. Chính vì vai trò vô cùng đặc biệt này, Bộ Bộ luật Lao động năm 2019 đã quy định rõ ràng về vấn đề trả lương nhân viên ở các doanh nghiệp. Đồng thời, Bộ Luật cũng nêu vấn đề tạm ứng lương cho nhân viên. 

Nhìn chung, trên cơ sở quy định tại Bộ luật lao động 2019, những người lao động có nhu cầu riêng cần sử dụng tiền trước thời hạn trả lương có thể thỏa thuận với chủ lao động để được tạm ứng một phần lương của mình. 

Cơ sở pháp lý

Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên sẽ phụ thuộc vào hình thức và quy định riêng của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên bắt buộc phải dựa trên cơ sở pháp lý là:

  1. Bộ luật Lao động 2021
  2. Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động

Quy định về tạm ứng tiền lương theo Bộ luật lao động mới nhất

Điều 101 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định về việc tạm ứng lương cho người lao động như sau:

Điều 101. Tạm ứng tiền lương

  1. Người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện do hai bên thỏa thuận và không bị tính lãi.
  2. Người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương tương ứng với số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên nhưng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và người lao động phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng.

Người lao động nhập ngũ theo quy định của Luật Nghĩa vụ quân sự thì không được tạm ứng tiền lương.

  1. Khi nghỉ hằng năm, người lao động được tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ.
Ung luong cho nguoi lao dong
Người lao động được phép ứng tiền lương theo đúng quy định pháp luật

Điều 128. Tạm đình chỉ công việc

  1. Người sử dụng lao động có quyền tạm đình chỉ công việc của người lao động khi vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp nếu xét thấy để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh. Việc tạm đình chỉ công việc của người lao động chỉ được thực hiện sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc là thành viên.
  2. Thời hạn tạm đình chỉ công việc không được quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt không được quá 90 ngày. Trong thời gian bị tạm đình chỉ công việc, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc.

Hết thời hạn tạm đình chỉ công việc, người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm việc.

  1. Trường hợp người lao động bị xử lý kỷ luật lao động, người lao động cũng không phải trả lại số tiền lương đã tạm ứng.
  2. Trường hợp người lao động không bị xử lý kỷ luật lao động thì được người sử dụng lao động trả đủ tiền lương cho thời gian bị tạm đình chỉ công việc.“

Từ quy định được nêu trên, việc tạm ứng tiền lương cho nhân viên phải được thực hiện dựa trên cơ sở đồng thuận giữa nhân viên và chủ doanh nghiệp với các thỏa thuận về thời gian, mức lương, trường hợp xử lý vi phạm cụ thể. 

Ngoài ra, nếu nhân viên làm việc và thực hiện việc hưởng lương theo sản phẩm, theo KPI đặt ra trong nhiều tháng cụ thể thì cần tham khảo quy định tại khoản 3, Điều 97 Bộ luật Lao động năm 2019:Hàng tháng, người lao động được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng”. Điều này đồng nghĩa với việc, mức lương tạm ứng phụ thuộc vào khối lượng, số lượng công việc nhân viên đã hoàn thành trong tháng. 

Cụ thể, theo quy định tại Điều 101 và Điều 128 Bộ luật lao động 2019, doanh nghiệp quy định về trưởng hợp ứng lương và hạn mức ứng tiền lương cho người lao động trong hai trường hợp sau:

– Trường hợp 1: Người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên:

Mức tiền lương tạm ứng cho nhân viên ở trường hợp trên sẽ cần căn cứ vào số ngày thực tế họ phải nghỉ việc nhưng tối đa không quá một tháng lương. Người lao động phải hoàn lại số tiền lương tạm ứng cho doanh nghiệp sau khi hoàn thành công việc. 

Mức lương tạm ứng cho nhân viên
Mức lương tạm ứng cho nhân viên cần phải căn cứ vào số ngày nghỉ thực tế

Ở trường hợp này, chúng ta có thể hiểu rằng doanh nghiệp chỉ phải tạm ứng tiền lương cho nhân viên trong trường hợp nhân viên nghỉ tạm thời và chắc chắn sẽ quay lại công ty trong tháng đó. Còn trường hợp nhân viên nghỉ dài hạn như đi nghĩa vụ quân sự thì doanh nghiệp không có nghĩa vụ cho tạm ứng vì khi đó, nhân viên được nhà nước đảm bảo chế độ sinh hoạt, ăn uống từ ngân sách có sẵn. 

– Trường hợp 2: Người lao động bị tạm đình chỉ công tác: Theo quy định tại Điều 128, người lao động sẽ được tạm ứng 50% tiền lương trước thời hạn đình chỉ. Nếu nhân viên bị xử lý kỷ luật lao động sau khi nhận tạm ứng cũng không phải trả lại số tiền đã tạm ứng trước đó. Trường hợp nhân viên không bị xử lý kỷ luật lao động thì được trả đủ lương cho thời gian bị tạm đình chỉ

– Trường hợp 3: Nghỉ hàng năm: trong trường hợp này, nhân viên được tạm ứng lương ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ. Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho doanh nghiệp hoàn toàn đủ tư cách để nghỉ hàng năm. Như vậy, pháp luật chỉ quy định mức lương tạm ứng tối thiểu mà không quy định mức tối đa cho trường hợp này. Do đó, người lao động và chủ doanh nghiệp có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra mức tạm ứng lớn hơn tiền lương những ngày nghỉ.

Như vậy, Bộ luật Lao động năm 2019 quy định chi tiết, đầy đủ về việc tạm ứng tiền lương của người lao động, nhưng không hạn chế mức tạm ứng tiền lương tối đa trong từng trường hợp được nêu. Chính vì thế, việc người lao động được tạm ứng tền lương bao nhiêu thì sẽ phụ thuộc vào thỏa thuận của đôi bên. Bên cạnh việc không quy định về mức tối thiểu về tiền lương được tạm ứng, pháp luật còn quy định doanh nghiệp không được tính lãi với số tiền tạm ứng này.

Đến đây, bạn đã hiểu cơ sở pháp lý và quy định tạm ứng theo luật pháp hiện hành. Để đi sâu hơn nữa, chúng ta hãy tìm hiểu hướng dẫn quy trình tạm ứng lương cho nhân viên dựa trên các quy định trên. 

Hướng dẫn quy trình tạm ứng lương cho nhân viên

Với tác động đến dòng tiền, năng suất, công nợ, tồn kho,… một quy trình tạm ứng lương đóng vai trò quan trọng để giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn khi thanh toán bằng cách quản ý các khoản thu chi theo định mức, biểu mẫu, quy chuẩn hồ sơ đã quy định, giữ vững kỷ luật tài chính. Đồng thời giúp người lao động kiểm soát các bước thực hiện mà doanh nghiệp đưa ra có phù hợp và dựa trên pháp luật hay không. Vì thé, mục hướng dẫn quy trình tạm ứng lương cho nhân viên dưới đây phục vụ cả chủ doanh nghiệp và người làm thuê. 

Bước 1: Người lao động lập giấy Đề nghị tạm ứng: Bước đầu tiên trong quy trình tạm ứng lương là nhân viên cần lập giấy Đề nghị tạm ứng, ghi đúng, đầy đủ các nội dung để làm cơ sở gửi tới phòng chức năng.

Mau giay de nghi tam ung luong
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng lương cho nhân viên

Bước 2: Nhân viên trình trưởng phòng Giấy đề nghị tạm ứng: Sau khi hoàn thiện xong mẫu giấy, nhân viên phải xin ý kiến của trưởng bộ phận của mình trước tiên. Nếu được đồng ý, trưởng phòng sẽ ký vào giấy, phê duyệt yêu cầu. 

Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng: Sau khi trưởng phòng duyệt, nhân viên tiếp tục trình lên giám đốc để xem xét và ký duyệt nguyện vọng. 

Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán viết phiếu chi: Kế toán sẽ hành động khi đơn tạm ứng của người lao động đã được giám đốc phê duyệt. Nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra tính đúng đắn của thông tin khai trên giấy đề nghị tạm ứng, sau đó viết phiếu chi tạm ứng và ký tên người lập phiếu. Mẫu phiếu chi tạm ứng mà kế toán viết cũng có quy định sẵn trong pháp luật – Mẫu số 02-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Bước 5: Kế toán trưởng duyệt chi: Kế toán thanh toán làm nhiệm vụ viết phiếu chi xong sẽ cần chuyển Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt

Bước 6: Trình Giám đốc duyệt chi: Sau khi kế toán trưởng ký giấy, kế toán thanh toán chuyển phiếu chi để trình giám đốc ký duyệt một lần nữa

Bước 7: Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên: Thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký của: nhân viên có nguyện vọng tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc để chi số tiền đề nghị đã được phê duyệt cho nhân viên.

Bước 8: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ: Kế toán cần lưu lại các chứng từ, đơn đề nghị vào sổ sách theo đúng đối tượng. Giấy tờ cần lưu trữ gồm có: đơn đề nghị tạm ứng, phiếu chi tạm ứng với đầy đủ nội dung, chữ ký của các bên liên quan. 

Các phát sinh trong quy trình tạm ứng lương cho nhân viên

Nếu đến cuối kỳ, người lao động chi không hết số tiền được tạm ứng thì có thể xử lý theo hai trường hợp sau:

(1) Hoàn ứng lại số tiền còn thừa (trong trường hợp còn phát sinh tạm ứng với đối tượng này),

(2) giữa lại để sang kỳ sau để bù trừ tiếp. 

Nếu cuối kỳ, người lao động chi quá số tạm ứng thì:

(1) Tiếp tục xin tạm ứng vào kỳ sau (trong trường hợp tiếp tục phát sinh tạm ứng với đối tượng này).

(2) Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để tiếp tục bù trừ.

Như vậy, bài viết đã đưa hướng dẫn quy trình tạm ứng lương cho nhân viên đầy đủ và cập nhật nhất theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, tùy vào điều kiện của từng doanh nghiệp và các phát sinh khác, người lao động cần tìm hiểu kỹ lưỡng từ Luật pháp và có thể xin tư vấn luật để hiểu rõ ràng hơn về vấn đề liên quan trực tiếp đến quyền lợi của mình. 

Ngoài ra, để tối ưu hóa các nghiệp vụ về tính lương, cũng như thực hiện thủ tục tạm ứng lương cho nhân viên dễ dàng hơn, anh chị HR có thể tham khảo phần mềm AMIS Tiền lương của MISA AMIS. Với nhiều tính năng vượt trội, được nghiên cứu phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam, AMIS Tiền lương giúp cho các đơn vị có thể tiết kiệm tới 50% thời gian và chi phí cho các hoạt động liên quan đến lương thưởng hàng tháng. Đặc biệt, với hệ thống báo cáo chi tiết, các CEO, quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các biến động về quỹ lương và tình hình phân bổ lương của doanh nghiệp.

Đăng ký trải nghiệm AMIS Tiền lương hoàn toàn miễn phí  

Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Chi tiết về Nguyễn Doanh Hùng
Bài viết cùng tác giả

Chia sẻ bài viết hữu ích này