Quy trình 8 bước tạm ứng lương cho nhân viên theo quy định

Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên đòi hỏi chứng từ cần chuẩn bị để tạm ứng, số tiền tối đa được tạm ứng, quy trình thanh toán,… Đây không phải là công việc dễ dàng, đặc biệt là những người không rõ về pháp lý. Bài viết dưới đây đưa ra hướng tiếp cận từ giải thích các thông tin cơ bản trong pháp luật về tạm ứng lương, đến hướng dẫn quy trình tạm ứng lương cho nhân viên chuẩn sẽ giúp các bạn nhìn nhận đầy đủ nhất về vấn đề này.

1. Tạm ứng lương là gì? 

Tạm ứng lương là hình thức DOANH NGHIỆP, NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG NHẬN TRƯỚC MỘT PHẦN HOẶC TOÀN BỘ TIỀN LƯƠNG TRƯỚC THỜI HẠN THANH TOÁN LƯƠNG.

Trong cuộc sống chắc chắn sẽ có những thời điểm người lao động cần khoản tiền gấp để xử lý vấn đề phát sinh, trong khi chưa đến kỳ trả lương. Tạm ứng lương chính là cách để các công ty hỗ trợ nhân viên giải quyết khó khăn tài chính cá nhân trong thời gian ngắn.

Tạm ứng lương dù ít hay nhiều đều ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp trong tháng, vì thế các doanh nghiệp thường có quy định khá rõ ràng về tạm ứng. Khi người lao động muốn tạm ứng lương cần trình giấy tờ lên ban giám đốc để được duyệt trước một số ngày nhất định.

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có quy định về tạm ứng, nhân viên cần trao đổi với quản lý trực tiếp, HR hoặc kế toán để đề nghị được xem xét. Người có thẩm quyền sẽ đưa ra quyết định cụ thể: có được tạm ứng hay không, tạm ứng bao nhiêu phần trăm lương, khoản tiền sẽ được ứng vào ngày nào…

2. Quy định của pháp luật về tạm ứng lương

Bộ luật Lao động năm 2019 đã quy định rõ ràng về vấn đề trả lương nhân viên ở các doanh nghiệp. Đồng thời, Bộ Luật cũng nêu vấn đề tạm ứng lương cho nhân viên. Những người lao động có nhu cầu riêng cần sử dụng tiền trước thời hạn trả lương có thể thỏa thuận với chủ lao động để được tạm ứng một phần lương của mình. 

Tạm ứng lương cho nhân viên phụ thuộc vào hình thức và quy định riêng của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên bắt buộc phải dựa trên cơ sở pháp lý là:

1. Bộ luật Lao động 2019
2. Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động

2.1 Về các trường hợp được tạm ứng lương

Theo điều 101, Bộ luật Lao động 2019:

1. Người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện do hai bên thỏa thuận và không bị tính lãi.
2. Người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương tương ứng với số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên nhưng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và người lao động phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng. Người lao động nhập ngũ theo quy định của Luật Nghĩa vụ quân sự thì không được tạm ứng tiền lương.

3. Khi nghỉ hằng năm, người lao động được tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ.

Như vậy, có thể tóm tắt lại: người lao động được ứng lương theo thỏa thuận với người sử dụng lao động, trong thời gian tạm nghỉ để thực hiện nghĩa vụ công dân, khi nghỉ hằng năm. Những ngày nghỉ hằng năm ở đây là nghỉ nguyên lương và các ngày nghỉ lễ khác.

Việc tạm ứng tiền lương cho nhân viên phải được thực hiện dựa trên cơ sở đồng thuận giữa nhân viên và chủ doanh nghiệp với các thỏa thuận về thời gian, mức lương, trường hợp xử lý vi phạm cụ thể nếu có.

2.2 Về hạn mức ứng lương

Trường hợp 1: Ứng lương theo thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động

• Mức lương, thời gian, điều kiện tạm ứng do hai bên tự thỏa thuận với nhau.
• Số tiền lương tạm ứng theo thỏa thuận sẽ không bị tính lãi.

Trường hợp 2: Người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên

• Mức tiền lương tạm ứng cho nhân viên ở trường hợp trên sẽ cần căn cứ vào số ngày thực tế họ phải nghỉ việc nhưng tối đa không quá một tháng lương. Người lao động phải hoàn lại số tiền lương tạm ứng cho doanh nghiệp sau khi hoàn thành công việc.
• Ở trường hợp này, chúng ta có thể hiểu rằng doanh nghiệp chỉ phải tạm ứng tiền lương cho nhân viên trong trường hợp nhân viên nghỉ tạm thời và chắc chắn sẽ quay lại công ty trong tháng đó. Còn trường hợp nhân viên nghỉ dài hạn như đi nghĩa vụ quân sự thì doanh nghiệp không có nghĩa vụ cho tạm ứng vì khi đó, nhân viên được nhà nước đảm bảo chế độ sinh hoạt, ăn uống từ ngân sách có sẵn.

Trường hợp 3: Người lao động bị tạm đình chỉ công tác

Theo quy định tại Điều 128, người lao động sẽ được tạm ứng 50% tiền lương trước thời hạn đình chỉ. Nếu nhân viên bị xử lý kỷ luật lao động sau khi nhận tạm ứng cũng không phải trả lại số tiền đã tạm ứng trước đó. Trường hợp nhân viên không bị xử lý kỷ luật lao động thì được trả đủ lương cho thời gian bị tạm đình chỉ.

Trường hợp 4: Nghỉ hàng năm

Trong trường hợp này, nhân viên được tạm ứng lương ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ. Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho doanh nghiệp hoàn toàn đủ tư cách để nghỉ hàng năm. Như vậy, pháp luật chỉ quy định mức lương tạm ứng tối thiểu mà không quy định mức tối đa cho trường hợp này. Do đó, người lao động và chủ doanh nghiệp có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra mức tạm ứng lớn hơn tiền lương những ngày nghỉ.

Ngoài ra, nếu nhân viên làm việc và thực hiện việc hưởng lương theo sản phẩm, theo KPI đặt ra trong nhiều tháng cụ thể thì cần tham khảo quy định tại khoản 3, Điều 97 Bộ luật Lao động năm 2019: “Hàng tháng, người lao động được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng”. Điều này đồng nghĩa với việc, mức lương tạm ứng phụ thuộc vào khối lượng, số lượng công việc nhân viên đã hoàn thành trong tháng.

3. Những câu hỏi thường gặp về tạm ứng lương cho nhân viên

Người lao động được ứng lương tối đa bao nhiêu tháng?

Theo trường hợp 1 đã nêu trên, mức lương tạm ứng do người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận thuận với nhau. Như vậy câu trả lời là số tháng lương tạm ứng tùy thuộc vào thỏa thuận, không có định mức cố định, nếu người lao động không thuộc trường hợp tạm nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân hay tạm đình chỉ.

Ai là người chịu trách nhiệm tạm ứng lương cho nhân viên?

Bên cạnh quy định chung của pháp luật, mỗi doanh nghiệp nên chủ động xây dựng chính sách tạm ứng lương phù hợp để hỗ trợ nhân viên trong những trường hợp cần thiết. Quy trình tạm ứng trong doanh nghiệp cần được phổ biến cho mọi nhân sự để triển khai một cách đồng bộ.

• Cấp lãnh đạo, quản lý: chịu trách nhiệm đưa ra quy định tạm ứng lương trong nội bộ, xem xét, phê duyệt các đề nghị ứng lương.
• Bộ phận nhân sự: chịu trách nhiệm phổ biến quy định tạm ứng; tiếp nhận đề nghị tạm ứng lương; cung cấp các thông tin về bảng lương, thời gian làm việc; trao đổi về mức ứng lương; đảm bảo hỗ trợ tốt nhân viên về mặt đời sống
• Bộ phận kế toán: tiếp nhận đề nghị ứng lương đã được duyệt và thực hiện chuyển phần lương tạm ứng vào đúng thời điểm, theo đúng quy định của doanh nghiệp.

Người sử dụng lao động không tạm ứng lương cho nhân viên sẽ bị xử lý như thế nào?

Theo Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, trường hợp người sử dụng lao động không tạm ứng lương, hoặc tạm ứng không đủ cho người lao động theo thỏa thuận và theo quy định của pháp luật sẽ bị phạt như sau:

• Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
• Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
• Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
• Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

Trên đây là mức phạt với cá nhân, mức phạt với tổ chức sẽ gấp 2 lần.

4. 8 Bước tạm ứng lương cho nhân viên

MISA Hướng dẫn nghiệp vụ tạm ứng lương bằng tiền mặt 

Bước 1: Người lao động lập giấy Đề nghị tạm ứng

Bước đầu tiên trong quy trình tạm ứng lương là nhân viên cần lập giấy Đề nghị tạm ứng, ghi đúng, đầy đủ các nội dung để làm cơ sở gửi tới phòng chức năng.

Bước 2: Nhân viên trình trưởng phòng Giấy đề nghị tạm ứng

Sau khi hoàn thiện xong mẫu giấy, nhân viên phải xin ý kiến của trưởng bộ phận của mình trước tiên. Nếu được đồng ý, trưởng phòng sẽ ký vào giấy, phê duyệt yêu cầu. 

Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng

Sau khi trưởng phòng duyệt, nhân viên tiếp tục trình lên giám đốc để xem xét và ký duyệt nguyện vọng. 

Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán viết phiếu chi

Kế toán sẽ hành động khi đơn tạm ứng của người lao động đã được giám đốc phê duyệt. Nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra tính đúng đắn của thông tin khai trên giấy đề nghị tạm ứng, sau đó viết phiếu chi tạm ứng và ký tên người lập phiếu. Mẫu phiếu chi tạm ứng mà kế toán viết cũng có quy định sẵn trong pháp luật – Mẫu số 02-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Bước 5: Kế toán trưởng duyệt chi

Kế toán thanh toán làm nhiệm vụ viết phiếu chi xong sẽ cần chuyển Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt

Bước 6: Trình Giám đốc duyệt chi

Sau khi kế toán trưởng ký giấy, kế toán thanh toán chuyển phiếu chi để trình giám đốc ký duyệt một lần nữa

Bước 7: Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên

Thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký của: nhân viên có nguyện vọng tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc để chi số tiền đề nghị đã được phê duyệt cho nhân viên.

Bước 8: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ

Kế toán cần lưu lại các chứng từ, đơn đề nghị vào sổ sách theo đúng đối tượng. Giấy tờ cần lưu trữ gồm có: đơn đề nghị tạm ứng, phiếu chi tạm ứng với đầy đủ nội dung, chữ ký của các bên liên quan.

5. Các phát sinh trong quá trình tạm ứng lương

Nếu đến cuối kỳ, người lao động chi không hết số tiền được tạm ứng thì có thể xử lý theo hai trường hợp sau:

(1) Hoàn ứng lại số tiền còn thừa (trong trường hợp còn phát sinh tạm ứng với đối tượng này).

(2) giữa lại để sang kỳ sau để bù trừ tiếp. 

Nếu cuối kỳ, người lao động chi quá số tạm ứng thì:

(1) Tiếp tục xin tạm ứng vào kỳ sau (trong trường hợp tiếp tục phát sinh tạm ứng với đối tượng này).

(2) Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để tiếp tục bù trừ.

Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp chưa có quy trình ứng lương chặt chẽ, hoặc thực hiện thủ công, không tuân thủ quy tắc, dẫn đến việc tạm ứng lương không được minh bạch. Tài chính doanh nghiệp trong tháng chưa thể sắp xếp để ứng đủ cho nhân viên vào thời điểm cần thiết cũng là một vấn đề thường gặp. Trong trường hợp này hai bên cần thỏa thuận theo tinh thần thiện chí để cùng giải quyết vấn đề.

6. Giải pháp tự động hóa tính lương, chi trả lương, tạm ứng lương  

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang tìm đến các giải pháp công nghệ, giúp triển khai quá trình tạm ứng lương một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn. Là một đơn vị với hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm, MISA tự hào giới thiệu đến anh/chị giải pháp AMIS Tiền Lương với nhiều tính năng vượt trội, được nghiên cứu phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam.

AMIS Tiền Lương giúp cho các đơn vị có thể tiết kiệm tới 50% thời gian và chi phí cho các hoạt động liên quan đến lương thưởng hàng tháng. Đặc biệt, với hệ thống báo cáo chi tiết, các CEO, quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các biến động về quỹ lương và tình hình phân bổ lương của doanh nghiệp

Với AMIS Tiền Lương, quy trình tạm ứng lương nhân viên trở nên tinh gọn, tối ưu, đồng thời các thủ tục chi trả lương cũng được triển khai hiệu quả.

• Loại bỏ quy trình thủ tục 8 bước nêu trên với tính năng tạm ứng lương linh hoạt, đơn giản và nhanh chóng
• Triển khai tạm ứng lương cho nhân viên ngay khi có đề nghị tạm ứng
• Chi lương đồng bộ cho nhanh viên vào ngày trả cố định hàng tháng
• Tự động khấu trừ khoản lương tạm ứng vào tiền lương nhận được
• Cung cấp các báo cáo về tình hình chi trả lương trong toàn doanh nghiệp

Đăng ký trải nghiệm AMIS Tiền lương hoàn toàn miễn phí  

Dùng ngay miễn phí

6. Kết luận

Có thể thấy tạm ứng lương cho nhân viên tương đối nhiều thủ tục rườm rà, phức tạp, cùng các giấy tờ khác nhau, dễ gây ra nhầm lẫn. Điều này không chỉ bất tiện, mà nó còn gây mất thời gian cho cả HR và cả nhân viên trong công ty. Bài viết đã đưa hướng dẫn quy trình tạm ứng lương cho nhân viên đầy đủ và cập nhật nhất theo quy định pháp luật. Người lao động cần tìm hiểu kỹ lưỡng từ Luật pháp và có thể xin tư vấn luật để hiểu rõ ràng hơn về vấn đề liên quan trực tiếp đến quyền lợi của mình.