Phúc lợi & Đãi ngộ Chế độ phúc lợi Thủ tục chốt sổ BHXH – Tải miễn phí các mẫu hồ...

Thủ tục chốt sổ BHXH – Tải miễn phí các mẫu hồ sơ trong chốt sổ BHXH 

Thủ tục chốt sổ BHXH là một nghiệp vụ quan trọng mà người làm nhân sự cần chú ý khi người lao động nghỉ việc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn về các quy trình, thủ tục này. Dưới đây, MISA AMIS sẽ  đưa ra hướng dẫn chi tiết cách thức và quy trình giấy tờ chốt sổ BHXH cho người lao động một cách nhanh chóng, chính xác nhất. 

Thu tuc chot so BHXH
Thủ tục chốt sổ BHXH

Quy định đối với doanh nghiệp trong việc chốt sổ BHXH 

Khi người lao động nghỉ việc, trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau: 

  • Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại bản chính các loại giấy tờ đã giữ của người lao động
  • Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động (nếu người lao động yêu cầu). Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Sau khi thực hiện thủ tục chốt sổ cho người lao động, phía doanh nghiệp có trách nhiệm trả sổ trong vòng 14 ngày và tối đa là 30 ngày.

Khi người lao động nghỉ việc tại doanh nghiệp, thì nhiệm vụ chốt sổ  BHXH là bắt buộc. Theo quy định tại Khoản 3 Điều 47 Luật Bảo hiểm xã hội 2014: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động”.

Bộ phận nhân sự, C&B trong doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến vấn đề này, vì đây là trách nhiệm bắt buộc, nếu không, doanh nghiệp sẽ phải chấp nhận các hình thức xử phạt theo đúng pháp luật. 

Tại Khoản 1 Điều 11 Nghị định 28/2020 có quy định về việc xử phạt người sử dụng lao động không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động như sau: 

  • Phạt từ 1-2 triệu đồng đối với doanh nghiệp vi phạm từ 01-10 người lao động
  • Phạt từ 2-5 triệu đồng đối với doanh nghiệp vi phạm từ 11-50 người lao động
  • Phạt từ 5-10 triệu đồng đối với doanh nghiệp vi phạm từ 51-100 người lao động
  • Phạt từ 10-15 triệu đồng đối với doanh nghiệp vi phạm từ 101-300 người lao động
  • Phạt từ 15-20 triệu đồng đối với doanh nghiệp vi phạm từ 301 người lao động trở lên
Quy dinh ve chot so BHXH doi voi doanh nghiep
Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm xử phạt nếu khong thực hiện đúng việc chốt sổ BHXH cho NLĐ

Ngoài việc chịu trách nhiệm về xử phạt, các doanh nghiệp vẫn buộc phải hoàn thành đầy đủ các thủ tục chốt sổ BHXH cũng như các giấy tờ liên quan dành cho người lao động. 

Chính vì thế, để đảm bảo uy tín của doanh nghiệp, và tránh các trường hợp đáng tiếc xảy ra, ngay sau khi người lao động nghỉ việc, bộ phận nhân sự cần chú ý để thực hiện chốt sổ trong thời gian sớm nhất. 

Thủ tục chốt sổ BHXH cần những hồ sơ gì?

Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động bao gồm 2 bước: báo giảm lao động và chốt sổ cho người lao động. Trong mỗi bước, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại hồ sơ khác nhau. Cụ thể: 

Bước 1: Thủ tục báo giảm lao động

Hồ sơ báo giảm lao động bao gồm những giấy tờ sau:

  • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (Mẫu TK3-TS)
  • Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội (Mẫu D02-TS)
  • Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)
  • Thẻ BHYT (nếu còn hạn sử dụng)
  • Quyết định, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ báo giảm lao động qua internet (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn), qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH. Thời gian giải quyết hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Thu tuc bao giam lao dong
Doanh nghiệp phải làm thủ tục báo giảm lao động trước khi chốt sổ BHXH

Bước 2: Thủ tục chốt sổ BHXH 

Hồ sơ báo chốt bảo hiểm xã hội bao gồm:

  • Đơn đề nghị của người tham gia theo mẫu D01-TS
  • Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 302 (2 bản)
  • Tờ bìa sổ BHXH
  • Các tờ rời của sổ (chỉ có trong trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần).

Tải ngay đầy đủ các mẫu hồ sơ chốt sổ BHXH 


Trong quá trình chốt sổ BHXH, bên phía doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động, nếu không quy trình sẽ không thể thực hiện được. Và BHXH sẽ mặc định người lao động vẫn đang tham gia BHXH tại công ty, đồng thời số tiền đóng BHXH vẫn được ghi nhận như bình thường. Khi nào hoàn thành hồ sơ cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.

Sau khi hoàn tất mọi giấy tờ, bên doanh nghiệp phải nộp tất cả lên cơ quan có thẩm quyền. Người sử dụng lao động có trách nhiệm phải thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của người lao động trong vòng 7 ngày sau khi chấm dứt hợp đồng lao động. 

Một số trường hợp đặc biệt có thể linh động kéo dài thời gian nhưng không được kéo dài quá 30 ngày làm việc. Nếu báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của BHXH.

Trường hợp thực hiện báo giảm và báo chốt cho người lao động luôn thì người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần. Sau đó, bên BHXH sẽ giải quyết 2 bước này nếu hồ sơ hợp lệ và đã hoàn thành thanh toán tất cả tiền đóng BHXH. 

Cuối cùng, người sử dụng lao động phải trả lại sổ bảo hiểm xã hội và các giấy tờ liên quan cho người lao động, như vậy là đã hoàn thành thủ tục chốt sổ BHXH. 

AMIS BHXH – Ứng dụng BHXH điện tử uy tín

AMIS BHXH là một ứng dụng nằm trong hệ sinh thái quản trị nguồn nhân lực AMIS HRM, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp toàn bộ nghiệp vụ về quản lý, kê khai và điều chỉnh BHXH điện tử theo đúng quy định của cơ quan BHXH. 

AMIS BHXH giúp kế toán, nhân sự và bộ phận C&B tiết kiệm 50% thời gian nhập liệu và tính toán, giảm thiểu sai sót, nhanh chóng phát hiện sai lệch. Đặc biệt, ứng dụng này cực kỳ thuận tiện vì có thể nộp, gửi hồ sơ online mọi lúc mọi nơi, vì nó có thể kết nối trực tiếp với cơ quan BHXH. 

Các tính năng của AMIS BHXH:

  • Báo tăng/giảm lao động tự động 
  • Điều chỉnh mức đóng bảo hiểm xã hội
  • Tự động tính toán và nộp, chi tiền BHXH
  • Thực hiện cấp lại sổ, thẻ BHXH, BHYT
  • Giải quyết chế độ BHXH

Đăng ký thông tin để nhận tư vấn chi tiết về ứng dụng AMIS BHXH 

5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này