Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp cho HR

Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự là một bản báo cáo cần thiết trong quá trình tuyển dụng. Đây được xem là bước đầu tiên tạo nên một nền tảng vững chắc cho bộ máy nhân sự của bất kì doanh nghiệp nào.

Do đó, chúng ta cần phải theo dõi và đánh giá một cách hiệu quả cho việc tạo mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu thêm về một quy trình tạo mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự ngay sau đây.

1. Báo cáo tuyển dụng nhân sự là gì?

Báo cáo tuyển dụng là một dạng tài liệu thống kê, đánh giá và phân tích kết quả hoạt động, báo cáo thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự,… Tác dụng của báo cáo này là giúp cho người quản trị doanh nghiệp theo dõi sát tiến độ và họ có thể đánh giá tính hiệu quả của kế hoạch cũng như công tác tuyển dụng nhân sự. Từ đó, người quản trị sẽ có nền tảng để doanh nghiệp đưa ra những sự điều chỉnh cần thiết nhằm tối ưu quy trình tuyển dụng.

Mọi mẫu báo cáo hoạt động tuyển dụng nhân sự đều cần phải có đầy đủ các yếu tố sau dù cho với bất kì mục đích gì:

• Tổng quát tình hình: Nội dung đầu tiên này sẽ bao gồm đầy đủ các số liệu về số lượng ứng viên ứng tuyển, thống kê cả số lượng ứng viên đạt và thông tin về tiến độ tuyển dụng,…
• Thời gian tuyển dụng: Nội dung này thể hiện khung thời gian tuyển dụng, doanh nghiệp có thể thấy quy trình từ lúc khởi đầu đến khi kết thúc một đợt tuyển dụng.
• Kênh tuyển dụng: Các nền tảng khác nhau được dùng để sử dụng cho việc đăng các thông tin tuyển dụng, quảng cáo, truyền thông nhằm thu hút và nhận hồ sơ đăng ký của ứng viên.
• Tỷ lệ ứng viên: Nội dung này sẽ thể hiện biến động về số lượng các ứng viên qua từng giai đoạn khác nhau từ vòng CV, phỏng vấn đến thử việc.
• Chi phí tuyển dụng: Nội dung này tổng kết ngân sách đã chi cho toàn bộ chiến dịch tuyển dụng, từ ngân sách đó đánh giá, tính toán chi phí cho 1 ứng viên qua từng giai đoạn.
• Kết quả tuyển dụng: Mẫu báo cáo kết quả tuyển dụng nhân sự sẽ thông báo danh sách ứng viên cuối cùng được nhận và đánh giá chung về toàn bộ chiến dịch lần này.

2. Đặc điểm của báo cáo tuyển dụng nhân sự

Dựa vào từng quy định riêng của mỗi doanh nghiệp, bản báo cáo tuyển dụng sẽ được tổng hợp theo từng khoảng thời gian khác nhau như tháng, quý hay năm, nhưng chúng đều có các đặc điểm chung sau đây:

• Bản báo cáo phải phân tích được rõ ràng và đầy đủ các số liệu, những sự biến động khác, nhà tuyển dụng sẽ dựa vào các kênh thông tin khác nhau để tổng hợp.
• Nội dung cần thể hiện các số liệu thống kê theo một cách dễ hiểu như biểu đồ, bảng,…
• Nhân sự tuyển dụng cần đưa ra các nhận xét và đánh giá từ dữ liệu, bảng biểu mà bạn đã thống kê.
• Nhân sự cũng cần có nội dung kiến nghị hoặc đề xuất phương án sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Điều đó tạo điều kiện giúp các phòng ban giải quyết phần nào các vấn đề về mặt nhân sự.
• Nội dung cần xây dựng tổ chức kế hoạch hành động cụ thể, phù hợp với định hướng và tình hình chung của doanh nghiệp.

3. 3 loại báo cáo tuyển dụng

3.1. Mẫu báo cáo theo thời gian

Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự theo thời gian cần làm rõ được những thông tin như:

• Hiệu quả tuyển dụng trong thời gian quy định.
• Kênh tuyển dụng nào là có hiệu suất cao và ổn định với doanh nghiệp.
• Số lượng ứng viên tuyển được nhận trong khoảng thời gian đó.
• Tình hình tuyển dụng nhân sự ở đợt tuyển hiện tại.

Ưu nhược điểm của mẫu báo cáo theo thời gian:

• Ưu điểm: nắm được tổng quan số liệu về việc tuyển dụng về doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp có các chính sách vĩ mô phù hợp với nhân sự của công ty. Một điều nữa là dựa vào thời gian sẽ biết được mùa nào là mùa tuyển dụng, công ty sẽ có nhiều chiến lược hơn cho việc tuyển dụng.
• Nhược điểm: đôi khi hơi quá chung, khiến doanh nghiệp gặp khó trong việc quản lý và nắm bắt tình hình ở những thời điểm ít người tuyển dụng.

3.2. Mẫu báo cáo theo công việc

Mẫu này sẽ được chia làm 2 loại nhỏ hơn:

• Theo phòng ban như Sales, Marketing hay Nhân sự,…
• Theo chức vụ như thực tập sinh, nhân viên part-time, nhân viên full-time, quản lý,…

Ưu nhược điểm mẫu báo cáo theo công việc:

• Ưu điểm: mẫu báo cáo giúp các quản lý dễ dàng nắm bắt và hiểu rõ được về tình hình tuyển dụng còn thiếu trong công ty, hay các ban nào đang cần tuyển người nhiều hay ít. Từ báo cáo đó doanh nghiệp cũng có các chiến lược phù hợp với từng phòng ban khác nhau, tránh lãng phí nguồn lực của công ty.
• Nhược điểm: mẫu báo cáo khó trong việc xác định và cũng cần nhiều thời gian để tìm ra những ứng viên phù hợp với vị trí mà công ty cần.

3.3. Mẫu báo cáo theo mục đích

Mẫu báo cáo theo mục đích này được lập ra để đáp ứng nhu cầu theo dõi chi tiết hơn về các yếu tố cụ thể trong chiến dịch tuyển dụng chẳng hạn như:

• Tổng quan về tuyển dụng.
• Chi phí tuyển dụng.
• Tỷ lệ ứng viên đạt.
• Hay chất lượng về các kênh tuyển dụng,…

Ưu nhược điểm của mẫu báo cáo theo mục đích:

• Ưu điểm: mẫu báo cáo giúp doanh nghiệp nhìn chi tiết hơn về một hay các vấn đề nào đó trong cả quá trình tuyển dụng.
• Nhược điểm: mẫu báo cáo cần một số liệu rõ ràng, chính xác và đầy đủ nhằm tạo ra các sự thay đổi cần thiết trong quá trình tuyển dụng.

4. 4 bước viết báo cáo tuyển dụng

• Bước 1: Nêu tổng quan tình hình tuyển dụng 

Để lập một mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự hiệu quả, bộ phận về nhân sự cần cho các doanh nghiệp, lãnh đạo thấy được cái nhìn chung và rõ ràng về tình hình tuyển dụng nhân viên hiện nay của doanh nghiệp. 

Một số thông tin mà nhân sự có thể lập ra như: Tên phòng ban, số lượng nhân viên cần tuyển, số lượng nhân sự có thể phát sinh,…

• Bước 2: Xác định hiệu quả tuyển dụng

Hiệu quả của việc tuyển dụng ở đây chính là số lượng công việc từng cá nhân nhận được cho từng nhiệm vụ, vị trí đăng tin. Công ty nhận nhiều hay ít sự quan tâm thì là đều phản ánh một điều rằng khâu tuyển dụng của bạn có đang đi đúng hướng hay không.

Nếu tình hình tuyển dụng không quá tích cực thì bạn hãy chủ động tìm ra nguyên nhân, bạn có thể nghe feedback hay thu thập khảo sát từ phía ứng viên,… Từ đó bạn sẽ có nhiều chiến lược hơn cho việc tuyển dụng trong tương lai. Hiệu quả của việc tuyển dụng được tính theo công thức:

Chỉ số độ hiệu quả = Tổng chi phí cho việc tuyển dụng/Tổng số CV nhận được

• Bước 3: Xác định tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu của doanh nghiệp

Thông qua bảng báo cáo thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự, tỷ lệ phần trăm ứng viên đạt yêu cầu của công ty được tính như sau:

Tỷ lệ % ứng viên đạt = Tổng số lượng ứng viên trúng tuyển/Tổng số lượng ứng viên

Xác định đúng tỉ lệ ứng viên đạt sẽ đóng góp nhiều vào chiến lược tuyển dụng trong tương lai

Trong đó:

• • Nếu kết quả ra tỷ lệ đạt cao thì chứng tỏ hoạt động tìm kiếm, chiến lược tuyển dụng đang đi đúng hướng và có hiệu quả.
  • Còn ngược lại nếu tỷ lệ thấp thì ban nhân sự có thể sẽ phải đánh giá và kiểm tra lại về toàn bộ quy trình tuyển dụng. Họ cần xem xét liệu cách tuyển dụng đó đã thích hợp và đủ thu hút với ứng viên chưa.
• Bước 4: Xác định tổng thời gian cho một đợt tuyển dụng

Các bản mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự cũng cần nêu rõ từng khung thời gian tuyển dụng cho mỗi vị trí nhất định. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nằm tình hình rõ ràng về tiến độ của công việc, giúp doanh nghiệp có các chiến lược phù hợp với doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, nếu một vị trí cần nhiều thời gian khác nhau cho việc tuyển dụng là do:

• Công ty tuyển dụng không đúng trong mùa cao điểm tuyển dụng, vị trí cần tuyển khan hiếm, khó có thể tìm được ứng viên nhanh chóng.
• Do quy trình tuyển dụng còn hơi phức tạp, công tác thông tin, truyền thông chưa mang lại hiệu quả như mong muốn,…

5. Tải miễn phí mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng 

Để giúp bạn làm báo cáo dễ dàng hơn, đội ngũ MISA AMIS xin gửi tới bạn MẪU BÁO CÁO TUYỂN DỤNG chuyên nghiệp, với các công thức được thiết lập sẵn.

Lưu ý: Bạn hãy tải về file excel để dùng đầy đủ tính năng của báo cáo!

6. Lập báo cáo tuyển dụng tự động với AMIS TUYỂN DỤNG 

Để tạo mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự, HR có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ. Trong đó, AMIS Tuyển dụng được đánh giá là một trong những giải pháp hàng đầu với nhiều tính năng hiện đại, ưu việt.

 

AMIS Tuyển dụng có những tính năng gì?

AMIS Tuyển dụng nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể AMIS HRM của MISA với nhiều tính năng hiện đại như:

• Kết nối nhiều nền tảng tìm việc, dễ dàng đăng tin trên tất cả các kênh chỉ với 1 click.
• CV của ứng viên trên các nguồn được tổng hợp thường xuyên, HR theo dõi được kênh tuyển dụng nào mang đến hiệu quả.
• Tặng website miễn phí để doanh nghiệp làm thương hiệu tuyển dụng.
• Tăng trải nghiệm cho ứng viên đến phỏng vấn với tính năng tự động gửi email.
• Dễ dàng tạo được những báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự với nhiều mẫu khác nhau, trực quan và thu hút.
• Theo dõi được tỷ lệ chuyển đổi ứng viên, giúp HR và lãnh đạo có kế hoạch tuyển dụng phù hợp.

Vì sao nên sử dụng AMIS Tuyển dụng của MISA?

• Phần mềm được sản xuất bởi MISA – Công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam, nhận vô số giải thưởng cao quý như Sao Khuê, Huân chương lao động hạng Nhì,….
• Phần mềm có giao diện cực kỳ thân thiện, dễ dùng và phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
• Với AMIS Tuyển dụng, doanh nghiệp có thể dễ dàng xem cáo cáo tuyển dụng, đánh giá được tình hình lao động trên thị trường.
• Phần mềm được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng như: Công ty Thái Linh, Công ty Minh An Việt,….

Kết luận 

Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự là một điều vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Hi vọng, qua các mẫu báo cáo MISA AMIS giới thiệu thì các bạn sẽ có được mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng phù hợp để có thêm những ý tưởng và chiến lược phù hợp cho các đợt tuyển dụng trong tương lai.

 7,226