Quan hệ lao động Báo cáo, thống kê nhân sự Báo cáo tuyển dụng nhân sự – Cách viết và Tải mẫu...

Báo cáo tuyển dụng nhân sự – Cách viết và Tải mẫu miễn phí

Báo cáo tuyển dụng nhân sự là một những mẫu báo cáo nhân sự quan trọng của HR. Tuy nhiên, trình bày mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự thế nào là hợp lý? 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các đặc điểm của loại báo cáo này. Ngoài ra, anh chị có thể học cách cách lập mẫu báo cáo kết quả tuyển dụng nhân sự. 

Ở phần cuối của bài viết, MISA cung cấp mẫu chuẩn và anh chị có thể tải miễn phí!

MẪU BÁO CÁO TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
MẪU BÁO CÁO TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ

Đặc điểm của báo cáo tuyển dụng nhân sự

Báo cáo kết quả tuyển dụng nhân sự thường được tổng hợp vào cuối tháng hoặc cuối năm.

Việc làm mẫu báo cáo nhân sự sẽ giúp lãnh đạo nắm bắt quy mô nhân sự tại doanh nghiệp. Từ đó, đưa ra phương án hoạch định và bố trí phù hợp.

Đối với HR, báo cáo này giúp họ thống kê các hoạt động công việc của mình. Hơn thế nữa, nó cũng giúp HR biết được hiệu quả làm việc để từ đó nâng cao kỹ năng hơn.

Một mẫu báo cáo thường được trình bày ngắn gọn. Nó thường bao gồm các nội dung như:

  • Phân tích số liệu về ứng viên, kênh tuyển dụng.
  • Các biểu đồ sinh động thể hiện số liệu.
  • Các đánh giá rút ra từ biểu đồ, số liệu.
  • Phương án giải quyết vấn đề phát sinh từ tình hình thực tế.
  • Kế hoạch hành động.

Các báo cáo tuyển dụng

Như đã nói ở trên, có nhiều loại mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự. Thông thường, các báo cáo tuyển dụng được chia theo thời gian làm việc. Ví dụ, báo cáo tuyển dụng nhân sự theo tháng, năm. 

Chi tiết hơn, HR có thể làm mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng theo công việc. Từ đó có cái nhìn về hoạt động tuyển dụng và tốc độ phát triển bộ phận của doanh nghiệp.

Mẫu báo cáo kết quả tuyển dụng nhân sự theo thời gian

HR thường làm báo cáo kết quả theo từng tuần. Sau đó, các số liệu được tổng hợp thành báo cáo tháng, năm.

Báo cáo tuyển dụng theo thời gian cần xác định được các chỉ số như:

  • Hiệu quả tuyển dụng theo thời gian.
  • Kênh tuyển dụng hiệu quả với doanh nghiệp.
  • Số lượng ứng viên tuyển thành công trong khoảng thời gian đó.
  • Tình hình tuyển dụng nhân sự ở thời điểm hiện tại.

Từ các con số này, HR cần phân tích và đưa ra định hướng cho công việc sắp tới. Ví dụ, dựa vào hiệu quả tuyển dụng theo thời gian, HR có thể biết được mùa tuyển dụng. Từ đó, chọn thời gian thích hợp để tối ưu hoạt động này. Ngoài ra sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng chất lượng ứng viên.

Mẫu tổng hợp kết quả tuyển dụng cuối năm
Mẫu tổng hợp kết quả tuyển dụng cuối năm

Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự theo công việc

Đây là phần báo cáo chi tiết của HR. Như đã nói ở trên, thống kê số liệu theo từng công việc sẽ cho HR biết được quy mô phát triển của phòng ban. 

Các chỉ số trong báo cáo mà HR cần chú ý cũng tương tự như mẫu báo cáo kết quả tuyển dụng nhân sự theo thời gian. Tuy nhiên, HR có thể phân tích kỹ hơn về từng loại công việc.

Ví dụ, dựa vào kênh tuyển dụng hiệu quả, HR có thể phân bố hợp lý quảng cáo tuyển dụng với từng loại đối tượng lao động. Điều này cũng giúp tối ưu chi phí tuyển dụng và tăng số lượng ứng viên. 

Mẫu báo cáo kết quả tuyển dụng theo từng công việc
Mẫu báo cáo kết quả tuyển dụng theo từng công việc

TẢI NGAY

Cách viết báo cáo tuyển dụng nhân sự

Cách viết loại báo cáo này cần ngắn gọn, súc tích. HR không chỉ đưa ra những con số mà cần giải thích về tình hình tuyển dụng hiện tại của doanh nghiệp.

Ngoài ra, HR cũng cần thể hiện mong muốn của các phòng ban trong việc tuyển thêm người. Từ đó, đưa ra giải pháp phù hợp với tình hình và nhu cầu thực tế của công ty.

Một mẫu báo cáo kết quả tuyển dụng nhân sự cần có cấu trúc như sau:

1. Khái quát về tình hình tuyển dụng

Đây là phần HR cần đưa ra những con số cụ thể để báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp. Các con số có thể là: số lượng nhân sự đã tuyển, chi phí, số lượng ứng viên,… Ngoài ra, còn cần so sánh số liệu thực tế với kế hoạch đã đề ra trước đó.

Từ đây, HR sẽ đánh giá tổng quan hiệu quả của hoạt động tuyển dụng.  

2. Xác định hiệu quả các kênh tuyển dụng

Đối với mỗi doanh nghiệp, sẽ có những cách tuyển dụng nhân sự hiệu quả khác nhau. Ở phần báo cáo này, HR cần đưa ra những kênh tuyển dụng đem lại nguồn ứng viên lớn nhất.

Số liệu trọng tâm cần đề cập trong mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự là chỉ số hiệu quả. Chỉ số hiệu quả kênh tuyển dụng có thể được tính bằng công thức:

Chỉ số hiệu quả = (Tổng chi phí tuyển dụng) : (Tổng số CV nhận được)

Thông qua chỉ số này, HR có thể biết được cần chi bao nhiêu tiền để có được một hồ sơ ứng viên. Ngoài ra, HR có thể thay tổng chi phí tuyển dụng bằng chi phí cho từng kênh tuyển dụng. Từ đó, HR sẽ nhận được chỉ số hiệu quả tuyển dụng của từng kênh.

Hơn thế nữa, HR có thể đánh giá về sự tăng trưởng của thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp. HR có thể xem xét các trang web, hội nhóm nhận xét về công ty. Từ đó, rút ra cảm nhận của ứng viên về quy trình tuyển dụng của công ty mình.

3. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu

Thông thường, tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu được tính theo công thức:

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = (Số lượng ứng viên trúng tuyển) : (Tổng số lượng ứng viên)

Ty lệ càng cao, hoạt động tuyển dụng của công ty càng tốt và theo đúng kế hoạch. Tuy nhiên, HR cần đánh giá khách quan nếu tỷ lệ này cao bất thường so với trung bình các tháng trước. 

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu thấp có thể do một vài nguyên nhân:

  • Yêu cầu công việc của bạn quá cao, không phù hợp với vị trí.
  • Kênh tuyển dụng chưa phù hợp với đối tượng ứng viên.
  • Quy trình tuyển dụng chưa hợp lý.
Tỷ lệ chuyển đổi ứng viên là phần quan trọng của báo cáo
AMIS Tuyển dụng đưa đến bức tranh toàn cảnh và số liệu về quy trình tuyển dụng.

4. Thời gian tuyển dụng

Trong báo báo hiệu quả tuyển dụng nhân sự, HR cần chú ý nêu bật thời gian tuyển dụng. Chỉ số này biểu thị thời gian trung bình mà HR cần để tuyển dụng một nhân sự theo yêu cầu.

Điều này cũng giúp HR có cái nhìn rõ nét hơn về tiến độ tuyển dụng. Từ đó, theo sát kế hoạch đã đề ra và có phương án cải thiện. 

Thời gian tuyển dụng dài có thể do một vài nguyên nhân như:

  • Yếu tố khách quan: thời gian tuyển dụng không nằm trong “mùa tuyển dụng”, thị trường ngách,…
  • Yếu tố chủ quan: Quy trình tuyển dụng cồng kềnh, Yêu cầu tuyển dụng quá cao, triển khai quảng cáo chưa hiệu quả,…

Làm thế nào để có được mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự chính xác?

Để có thể hoàn thành được một báo cáo đầy đủ và chi tiết, HR cần cập nhật số liệu thường xuyên. Do vậy, dữ liệu là yếu tố quan trọng hàng đầu!

Thông thường, HR sẽ dùng Excel để cập nhật số liệu. Đây cũng là công cụ phổ biến được bộ phận HR sử dụng ở hầu hết các doanh nghiệp.

Với những doanh nghiệp quy mô nhân sự lớn hơn, bộ phận HR có thể sử dụng Google Drive. Điều này giúp các thành viên HR dễ dàng cập nhật và báo cáo hơn.

Mặc dù vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng có sẵn loại báo cáo này. Do vậy, MISA xin gửi tặng anh chị bộ mẫu báo cáo kết quả tuyển dụng nhân sự mới nhất

Tải miễn phí Mẫu báo cáo tuyển dụng Excel

Trong file tải có sẵn 03 mẫu báo cáo. Trong đó có 02 mẫu báo cáo kết quả tuyển dụng theo thời gian (theo tháng và cuối năm). Một mẫu thống kê số liệu theo từng đầu công việc.

Báo cáo tuyển dụng
Tải miễn phí các mẫu báo cáo tại link

Do vậy, anh chị có thể báo cáo chi tiết và thống kê công việc nâng cao hơn.

Mời quý anh chị tải Miễn Phí trọn bộ Mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự bằng Excel tại đây!


Lưu ý cách sử dụng

Các mẫu báo cáo trên có số liệu liên quan đến nhau. Do vậy, anh chị cần nghiên cứu và xem xét kỹ trước khi sử dụng.

Bên cạnh đó, file cũng có sẵn các hàm tính toán, tổng hợp tự động. Việc thay đổi số sẽ dẫn đến những kết quả khác nhau. Điều này cũng rất dễ dẫn đến sai sót trong quá trình HR tổng hợp thông tin.

Để hạn chế việc sai sót và tránh rủi ro về dữ liệu, MISA gợi ý anh chị nên xem xét sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng. Với công nghệ và trí tuệ nhân tạo, anh chị có thể giảm bớt công việc nhập liệu, báo cáo trực quan và tăng tính chính xác lên tới 90%.

Anh chị có thể tham khảo thêm về phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự AMIS Tuyển dụng tại đây!

Khám phá tính năng của AMIS Tuyển dụng