Kiến thức Quản lý - điều hành Quản lý năng suất Quy trình quản lý tiến độ công việc khoa học, toàn diện

Quy trình quản lý tiến độ công việc khoa học, toàn diện

Quản lý tiến độ công việc, dự án là việc quan trọng giúp doanh nghiệp xác định được trình tự thực hiện công việc, quá trình thực thi có đang bám sát mục tiêu đề ra & phù hợp với điều kiện trong thực tế hay không. Từ đây, nhà lãnh đạo hay quản lý dự án có thể hỗ trợ, điều chỉnh nguồn nhân lực, chi phí, thiết bị, vật tư để hoàn thành dự án đúng thời hạn, với kết quả hoàn thành tốt nhất về cả chất lượng, số lượng & thời gian nhanh nhất có thể.

Để giúp bạn quản lý tiến độ dự án toàn diện nhất, bài viết này MISA AMIS xin chia sẻ quy trình quản lý tiến độ chi tiết được nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực thiết kế, xây dựng, quản lý dự án & một số doanh nghiệp dịch vụ khác sử dụng.

Quản lý tiến độ công việc

1 – Xác định công việc cần quản lý tiến độ

Khi lập kế hoạch dự án, người lập kế hoạch cần lên phương án thực hiện các đầu việc, người thực hiện & thời hạn hoàn thành. Điểm cần lưu ý trong quá trình này là:

  • Xác định tất cả công việc cần làm. Nếu có thể, xác định thêm việc gì cần làm trước, cần làm sau, mức độ quan trọng của mỗi công việc
  • Công việc nào cần thực hiện xong thì công việc khác mới có thể tiến hành

Trong trường hợp doanh nghiệp bạn triển khai dự án theo nhu cầu của khách hàng, hãy tìm hiểu rõ:

  • Mong muốn của khách hàng là gì? Khai thác sâu nhu cầu tiềm ẩn của họ để thiết lập được một kế hoạch công việc ăn khớp nhất, liệt kê các đầu việc cần thực hiện đầy đủ nhất

Trong trường hợp doanh nghiệp bạn triển khai dự án của doanh nghiệp mình, bạn cần tìm hiểu:

  • Vấn đề mà ban lãnh đạo đặt ra. Mong muốn & mục tiêu kết quả nhà quản trị hướng đến để từ đó hiểu sâu vấn đề, phân tích các nghiệp vụ & công việc cần thực hiện để có thể đạt được mục tiêu đó.

2 – Chuẩn bị & đánh giá nguồn lực để triển khai dự án

Điều quan trọng để quá trình thực hiện & quản lý tiến độ dự án đạt hiệu quả, bạn cần chuẩn bị nguồn lực & đánh giá nguồn lực hiện có trước khi thực thi. Nguồn lực bao gồm:

  • Số lượng nhân sự thực hiện, người nào thực hiện công việc nào
  • Ngân sách để thực hiện công việc. Dự trù chi phí cho từng hạng mục
  • Các thiết bị, vật tư, nguyên vật liệu… cần có

Khi liệt kê và xác định được nguồn lực để triển khai, trưởng dự án hay người được phân quyền có nhiệm vụ đánh giá nguồn lực có đủ (hoặc đạt mức tối thiểu) để thực thi dự án? Nếu chưa, bạn cần cân đối lại ngân sách, nguồn lực hoặc bổ sung thêm trước khi bắt tay vào thực hiện.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp bị đội chi phí lên rất nhiều & thời gian dự án bị kéo dài hơn dự kiến bởi những lý do:

  • Thiếu sự chuẩn bị về nguồn lực
  • Việc bổ sung vật tư, thiết bị gây tốn kém thời gian. Bổ sung nhân lực trong quá trình thực thi cần mất thời gian để nhân sự đó tìm hiểu & nắm bắt công việc

Việc điều chuyển, bổ sung nguồn lực là không tránh khỏi khi mỗi dự án được tiến hành, nhưng nếu nó được kiểm soát và dự tính trước sẽ đem lại kết quả cao hơn, đội ngũ cũng có sự chuẩn bị tốt hơn để hoàn thành công việc đúng hạn.

Đọc thêm:
>> Báo cáo tiến độ công việc từ xa bằng công cụ nào?
>> Phần mềm giao việc online phổ biến cho CEO, trưởng dự án…
>> App quản lý công việc trong doanh nghiệp | AMIS Công việc

3 – Xác định kết quả chuyển giao/đầu ra giữa các giai đoạn dự án

xác định đầu vào, đầu ra của mỗi giai đoạn

Việc xác định kết quả của các đầu việc và mục tiêu, kết quả của từng giai đoạn là cơ sở để đánh giá công việc có hoàn thành mục tiêu, chuyển sang giai đoạn kế tiếp được hay không. Đây cũng là cơ sở để tính toán tiến độ dự án tổng thể từ những công việc con được hoàn thiện.

Trong quản lý dự án, bạn cần chú ý thiết lập Scope baseline (Phạm vi cơ sở) để làm cơ sở so sánh với kết quả thực thi thực tế. Hiểu đơn giản, Phạm vi cơ sở là phiên bản được phê duyệt của sản phẩm công việc, dựa vào đó để nhà quản lý dự án đánh giá công việc có đạt không, nếu đạt thì chuyển sang giai đoạn mới, nếu không cần điều chỉnh lại cho đến khi kết quả đạt mức phạm vi cơ sở.

Để có được kết quả chuyển giao sang giai đoạn mới, kết quả công việc ở giai đoạn này cần đạt mức tối thiểu là phạm vi cơ sở.

4 – Xác định thời gian để thực hiện mỗi công việc & lộ trình

Khi đã có đủ danh sách đầu việc, kết quả đầu vào, đầu ra của mỗi giai đoạn & nguồn lực cần chuẩn bị, bạn cần xây dựng lộ trình thực hiện dự án. Trong đó:

  • Thời gian thực hiện từng đầu việc kéo dài từ ngày nào đến ngày nào
  • Lộ trình công việc: thứ tự thực hiện công việc, mức độ ưu tiên (việc quan trọng, việc khẩn cấp,…)
  • Tổng thời gian thực hiện mỗi giai đoạn và toàn dự án

Để thiết lập lộ trình công việc, doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp quản lý công việc theo biểu đồ Gantt.

5 – Triển khai, theo dõi & quản lý tiến độ dự án

Trong quá trình triển khai dự án, nhà quản lý dự án cần luôn theo sát tiến độ thực thi công việc. Quá trình này bắt đầu từ khi triển khai công việc đến khi kết thúc dự án, nhằm hỗ trợ kịp thời các công việc của nhân viên, đồng thời điều chỉnh những gì sai lệch, phát sinh trong quá trình thực hiện.

Quản lý tiến độ
Quản lý công việc & tiến độ thực hiện, phân bổ nguồn lực bằng phần mềm quản lý công việc

Có khá nhiều cách để nhà quản lý nắm bắt tiến độ công việc:

  • Quản lý tiến độ công việc bằng excel
  • Quản lý tiến độ bằng phần mềm quản lý công việc: cung cấp nhiều dạng thể hiện tiến độ công việc như Calendar, Gantt, Kanban,…
  • Quản lý tiến độ theo Google Calendar…

Nguyên tắc để tiến độ công việc luôn luôn được cập nhật theo thời gian thực và để tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý:

  1. Người trong dự án cần cập nhật tiến độ thường xuyên khi mỗi công việc được thực hiện
  2. Công việc cần được giao việc, đệ trình kết quả, phê duyệt đúng thời hạn
  3. Quản lý các đầu việc trên một hệ thống để dễ đánh giá tổng quan & chi tiết các đầu việc
  4. Tự động tính toán công việc cha từ các công việc con. Bạn có thể sử dụng hàm tính trên excel hoặc phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn tự động tính toán

Trên đây là 5 bước trong quy trình quản lý tiến độ công việc, dự án được các doanh nghiệp áp dụng. Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp, 5 bước này có thể có mức độ chuyên sâu cụ thể khác nhau. Hy vọng với kiến thức cơ sở trên, doanh nghiệp bạn sẽ xây dựng được một phương pháp quản lý tiến độ công việc hiệu quả.

Chia sẻ bài viết hữu ích này