Kiến thức Quản lý - điều hành Phần mềm quản lý dự án Gantt tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý dự án Gantt tốt nhất hiện nay

673
phần mềm quản lý dự án Gantt

Quản lý dự án dưới dạng sơ đồ Gantt được xem là phương pháp quản trị công việc hiệu quả tại nhiều doanh nghiệp. Sơ đồ Gantt giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình thực hiện công việc trong thực tế, mối tương quan và liên kết giữa các đầu công việc để kịp thời điều chỉnh những phát sinh. Sau đây MISA AMIS sẽ cung cấp những thông tin chi tiết nhất về phần mềm quản lý dự án Gantt được nhiều doanh nghiệp sử dụng.

1, Sơ đồ Gantt là gì? Cách thể hiện Gantt chart.

phần mềm quản lý dự án Gantt

Sơ đồ Gantt (Gantt chart) hay biểu đồ Gantt, là một dạng thể hiện tiến độ dự án cổ điển nhất, được Henry Gantt phát minh ra vào năm 1910.

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ quan trọng trong quản trị nói chung và quản lý dự án nói riêng. Tuy rằng ra đời đã lâu nhưng tính ứng dụng của dạng sơ đồ này vẫn giữ được giá trị theo thời gian. Chỉ cần nhìn vào biểu đồ Gantt, nhà quản lý dễ dàng biết và dự đoán được khi nào cần thực hiện công việc nào, mất bao lâu để hoàn thành công việc đó, công việc đã hoàn thành, cần thực hiện hay sắp tới hạn cụ thể.

Gantt chart được biểu diễn dựa theo biểu đồ. Bao gồm 2 trục. Trục hoành (nằm ngang) thể hiện thời gian làm việc. trục tung (nằm dọc) thể hiện các công việc cần thực hiện.

2, Quản lý dự án bằng sơ đồ Gantt giải quyết vấn đề gì cho doanh nghiệp?

Không phải tự nhiên sơ đồ Gantt lại được ứng dụng trong quản trị công việc và được nhiều doanh nghiệp sử dụng đến thế. Những vấn đề vẫn thường gặp trong quản trị dự án được các nhà quản lý giải quyết triệt để khi ứng dụng sơ đồ Gantt. Bao gồm:

  • Tình trạng khó kiểm soát lộ trình thực hiện công việc: Không biết đâu là công việc cần thực hiện trước, thực hiện sau. Công việc này kết thúc thì công việc nào cần được thực hiện
  • Mất nhiều thời gian tổng hợp và cập nhật tiến độ dự án từ các thành viên trong nhóm
  • Không ước tính được thời gian và khối lượng công việc cần phải thực hiện, dẫn đến tình trạng phân bổ thời gian thiếu hợp lý, dễ quá tải công việc khi gần sát deadline
  • Khó nắm bắt thông tin tổng quan về lịch trình dự án, đặc biệt là khi cần báo cáo cho cấp trên, đối tác hay những người liên quan…

Sơ đồ Gantt giải quyết vấn đề như thế nào?

phần mềm quản lý dự án Gantt

Với những vấn đề kể trên, sơ đồ Gantt phát huy nhiệm vụ của mình khá tốt trong việc thiết lập lộ trình, thời gian thực hiện công việc, deadline và cập nhật tiến độ thực hiện.

  • Xây dựng và quản lý lộ trình công việc: nhìn vào biểu đồ Gantt, nhà quản lý hay người thực hiện công việc dễ dàng nắm bắt lộ trình gồm các đầu việc, thứ tự thực hiện công việc và thời gian cần hoàn thành dự án
  • Nắm bắt tiến độ dự án chỉ trong 30s: dễ dàng tìm kiếm công việc, cập nhật và nắm bắt tiến độ tự dự án tổng thể và tiến độ của từng công việc cha, công việc con.
  • Dễ dàng ước tính khối lượng công việc và thời gian thực hiện: việc ước tính khối lượng công việc chính xác giúp người phụ trách công việc sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Bố trí được thời gian khi nào cần làm gì, thứ tự trước, sau, ưu tiên của mỗi công việc
  • Nắm bắt lịch trình tổng quan của dự án: lịch trình công việc được thể hiện rõ ràng, dễ hiểu trên sơ đồ.

3, Ưu và nhược điểm khi quản lý dự án với biểu đồ Gantt

Ưu điểm của biểu đồ Gantt:

Như đã kể trên, biểu đồ Gantt giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý lịch trình, tiến độ công việc hay ước tính khối lượng công việc, thời gian thực hiện công việc tương ứng. Ngoài ra, một số ưu điểm cũng được nhiều người dùng đánh giá cao như:

Quản lý thông tin đa chiều: Giúp nhà quản lý nắm bắt nhiều thông tin trong dự án: Các đầu việc cần xử lý, lịch trình công việc, tiến độ thực hiện, người thực hiện công việc, người liên quan, trạng thái công việc

Sử dụng thời gian hiệu quả: Nhờ lịch trình công việc được lên lịch, sắp xếp và biểu thị chính xác, người dùng có thể sử dụng quỹ thời gian hiệu quả hơn. Tránh lãng phí hay phân bổ quỹ thời gian sai lệch

– Tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn lực so với phương pháp quản lý công việc thủ công: Bố trí đúng người đúng việc, luôn gắn với thời hạn hoàn thành. Tránh tình trạng người làm quá nhiều, người làm ít, dự án thiếu người, dự án thừa người.

Thúc đẩy sự chủ động trong công việc của nhân viên, tăng năng suất lao động: Mỗi nhân viên có thể tự tạo thời gian biểu công việc, tự động cập nhật tiến độ công việc để cấp trên theo dõi theo biểu đồ Gantt. Hình thành thói quen và kỹ năng làm việc chuyên nghiệp là phương thức để nhân viên tăng năng suất công việc hiệu quả.

Nhược điểm khi chỉ ứng dụng biểu đồ Gantt trong công việc:

Dễ dàng nhận thấy, khi sử dụng biểu đồ Gantt trong công việc, nhà quản lý có thể nắm bắt lịch trình công việc nhưng mức độ chuyên sâu của công việc, hiệu quả hay việc trao đổi công việc lại gặp trở ngại khá lớn.

Thứ nhất, không có khung chat, bình luận để trao đổi công việc giữa các thành viên trong dự án. Việc trao đổi về công việc phải thực hiện bằng ứng dụng riêng khiến khi tìm lại thông tin, các chỉ đạo, góp ý tại mỗi đầu việc khó khăn, mất nhiều thời gian hơn.

Thứ hai, không hiển thị kết quả công việc hay đính kèm kết quả công việc. Khi muốn kiểm tra hay theo dõi kết quả của một đầu việc nào đó cần mất nhiều thời gian để tìm kiếm hơn.

Thứ ba, phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng, tính linh hoạt chưa cao. Như đã thấy, biểu đồ thể hiện một vài thông tin cơ bản theo trục hoành và trục tung của biểu đồ, do vậy nó cũng bị hạn chế bởi cấu trúc đã được phân chia sẵn. Khi muốn thêm thông tin hay bổ sung công việc trong dự án, toàn bộ lịch trình công việc có thể bị thay đổi.

Thứ tư, khó theo dõi thông tin đối với dự án quy mô lớn: Với một dự án có nhiều đầu việc cần thể hiện số lượng lớn thông tin, biểu đồ Gantt sẽ trở nên quá tải và dày đặc thông tin khiến việc theo dõi công việc trở nên khó khăn hơn.

Để khắc phục những nhược điểm kể trên, doanh nghiệp sẽ ứng dụng song song các phương pháp quản trị công việc khác nhau để quản lý dự án linh hoạt hơn, sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn, chẳng hạn như dạng bảng Kanban, dạng lịch Canlendar hay dạng Danh sách (List) cùng với biểu đồ Gantt. AMIS Công việc là tổng thể của các phương pháp quản lý công việc kể trên, mang đến cho DN giải pháp quản trị dự án hữu hiệu nhất. Xem thêm Tại đây.

 

4, Cách tạo biểu đồ Gantt để quản lý công việc

Để tạo biểu đồ Gantt trong quản lý dự án, bạn có thể sử dụng excel hay các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp như AMIS Công việc, Gantto hay Microsoft Project…. để thể hiện biểu đồ.

Tạo sơ đồ Gantt bằng excel:

Để tạo biểu đồ Gantt trong quản lý công việc, dự án bằng excel, bạn cần thực hiện qua 3 bước:

Bước 1: Thiết lập danh sách công việc

Lên danh sách các đầu việc cần thực hiện, thời gian bắt đầu công việc và dự tính thời gian để hoàn thành công việc đó (thiết lập ngày bắt đầu và deadline thực hiện). Công việc lớn, công việc nhỏ thuộc đầu việc lớn cũng nên được liệt kê rõ ràng.

Trong bảng danh sách công việc, cần thể hiện:

  • Tên công việc
  • Ngày bắt đầu
  • Ngày kết thúc
  • Thời hạn (Duration)

Bước 2: Xây dựng mối quan hệ giữa các công việc

Cách sắp xếp mối quan hệ công việc trong biểu đồ Gantt dựa vào 3 nguyên tắc chính thể hiện mối quan hệ tuần tự.

  1. Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ trước nó kết thúc. Chúng bắt đầu sau.
  2. Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước nó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau.
  3. Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước nó kết thúc. Chúng kết thúc sau.
  4. Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), rất hiếm.

Dựa vào nguyên tắc trên, người thiết lập danh sách công việc cần sắp xếp: đâu là công việc cần thực hiện trước, thực hiện sau, công việc nào liên quan đến công việc nào, từ đó chuẩn chỉnh lại thời gian bắt đầu và kết thúc công việc cho phù hợp.

Bước 3: Thể hiện biểu đồ Gantt trên bảng tính

Để thể hiện biểu đồ Gannt trên bảng tính, bạn cần thực hiện chi tiết các nội dung:

– TẠO BẢNG DỰ ÁN
– TẠO BIỂU ĐỒ CỘT EXCEL CHUẨN DỰA TRÊN NGÀY BẮT ĐẦU
THÊM DỮ LIỆU KHOẢNG THỜI GIAN VÀO BIỂU ĐỒ
– THÊM MÔ TẢ NHIỆM VỤ VÀO BIỂU ĐỒ GANTT
– CHUYỂN ĐỔI BIỂU ĐỒ CỘT THÀNH BIỂU ĐỒ GANTT EXCEL

Nội dung này sẽ được cập nhật tại bài viết: Hướng dẫn tạo biểu đồ Gantt trên excel (coming soon)

Tạo biểu đồ Gantt đơn giản trên phần mềm quản lý dự án AMIS Công việc

So với excel, sử dụng phần mềm quản lý dự án AMIS Công việc giúp người dùng tạo nội dung công việc, thiết lập thông tin và quản lý nhanh chóng, chính xác hơn. Tốn ít thao tác và công sức hơn khi thiết lập biểu đồ. Đây cũng là xu hướng được doanh nghiệp lựa chọn nhiều hơn thay thế cho excel bởi nhiều ưu điểm.

Bắt đầu thêm công việc trên giao diện phần mềm.

Trên giao diện Dự án/nhóm, nhấn vào biểu tượng  (1), sau đó chọn dạng Gantt (2).

phần mềm quản lý dự án Gantt

Tại đây, hiển thị danh sách công việc dưới dạng Gantt giúp nắm được số lượng, tiến độ công việc của dự án/nhóm.

Có thể theo dõi tiến độ dự án/nhóm dựa theo màu sắc.
Tuỳ chỉnh các cột thông tin muốn hiển thị trên giao diện.

tạo biểu đồ gantt bằng phần mềm

Ngoài ra, có thể Thêm công việc ngay trên giao diện Gantt. Thay vì phải điều chỉnh ở từng bảng biểu như trong excel.

Quản lý công việc với biểu đồ Gantt

Sử dụng phần mềm quản lý dự án Gantt được ứng dụng nhiều hơn hẳn so với phương pháp quản lý bằng excel trong 3 năm trở lại đây. Lý do đơn giản bởi những ưu điểm:

  • Dễ dàng truy cập thông tin dự án tại bất cứ đâu để thêm công việc, theo dõi tiến độ và lịch trình
  • Phần mềm quản lý dự án thường cung cấp đa dạng hình thức thể hiện và báo cáo quản lý công việc: Dạng bảng Kanban, dạng lịch (Calendar), Dạng danh sách (List), dạng Biểu đồ Gantt,….
  • Có app quản lý công việc trên điện thoại, dễ dàng giao việc và kiểm soát công việc tại bất cứ đâu trên bất cứ thiết bị nào. So với excel thì 90% người dùng chỉ sử dụng trên máy tính
  • Có thể quản lý đa dự án với mọi quy mô khác nhau, dễ dàng trao đổi công việc với khung chat và đính kèm tài liệu, kết quả công việc ngay tại mỗi dự án/công việc….

Miễn phí trải nghiệm phần mềm AMIS Công việc bằng cách tự tạo tài khoản và bắt đầu quản lý công việc với biểu đồ Gantt ngay bây giờ:

Với nhiều ưu điểm hơn hẳn các phương pháp thông thường, AMIS Công việc vừa đáp ứng ưu điểm của phương pháp quản lý công việc bằng biểu đồ Gantt, vừa cung cấp các cách quản lý công việc khác để doanh nghiệp tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn lực: tiết kiệm chi phí, phân bổ hợp lý, đẩy nhanh thời gian thực hiện.