Webinar là gì? Hướng dẫn tổ chức Webinar hiệu quả phục vụ Marketing & Bán hàng

Webinar là những sự kiện trực tuyến được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực từ giáo dục, marketing, bán hàng, hội thảo chuyên ngành. Bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ webinar là gì và cách thức hoạt động và gợi ý bí kíp để tạo ra một webinar hấp dẫn, thu hút người tham gia và tăng tương tác phục vụ hoạt động Marketing & bán hàng.

Webinar là gì?

Webinar viết tắt tiếng Anh của “Web-based seminar”, là một dạng hội thảo được tổ chức trực tuyến qua internet. Khái niệm này ngày càng phổ biến với vai trò là phương tiện chia sẻ thông tin, kiến thức, và kinh nghiệm thông qua các buổi hội thảo trực tuyến.

Tính năng và ưu điểm của Webinar

Webinar đặc biệt hữu ích trong việc mở rộng tầm ảnh hưởng và tương tác của chuyên gia, giảng viên, hoặc các doanh nghiệp. Nó cho phép người chủ trì chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của họ đến với một lượng lớn người từ khắp nơi trên thế giới, không giới hạn bởi không gian và thời gian. Sự linh hoạt này làm cho Webinar trở thành công cụ giáo dục và truyền thông rất hiệu quả.

Webinar có khả năng chia sẻ màn hình và webcam, giúp người tham dự có thể thấy tất cả hình ảnh người thuyết trình/diễn giả/nhóm diễn giả và nội dung trình bày.

Khán giả tham gia Webinar có thể tương tác trực tiếp với người chủ trì. Họ có thể theo dõi nội dung hội thảo, tham gia thảo luận, đặt câu hỏi và nhận phản hồi ngay lập tức. Điều này tạo điều kiện cho sự giao lưu kiến thức và kinh nghiệm hai chiều, giúp người tham gia có cơ hội hiểu sâu hơn về chủ đề được thảo luận.

Ngoài ra, Webinar còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với các hình thức hội thảo truyền thống. Không cần phải đi lại hay thuê không gian, cả người chủ trì và người tham gia đều có thể tham gia từ bất kỳ đâu có kết nối internet.

Điều này làm cho Webinar trở thành giải pháp lý tưởng cho việc học tập, trao đổi kiến thức và kinh nghiệm trong thế giới hiện đại, nơi mà thông tin và sự kết nối được coi trọng, ngoài ra cũng là kênh truyền thông giúp tiếp cận khách hàng hiệu quả trong Marketing & bán hàng.

02 dạng Webinar phổ biến

Webinar có hai dạng chính để lựa chọn, đó là trực tiếp và phát video ghi sẵn. Hãy cùng đi sâu hơn vào từng dạng này để hiểu rõ hơn về cách họ hoạt động và lợi ích của từng loại:

Webinar trực tiếp

Đây là loại webinar diễn ra theo thời gian thực. Trong định dạng này, người trình bày và khán giả tham gia cùng một lúc, qua internet. Điều này tạo ra một môi trường tương tác, cho phép khán giả đặt câu hỏi, gửi phản hồi và tương tác trực tiếp với người trình bày.

• Ưu điểm: Webinar trực tiếp giúp tạo ra sự kết nối thời gian thực giữa người trình bày và khán giả. Khán giả có thể nhận được sự trả lời ngay lập tức và có cơ hội tham gia vào cuộc thảo luận.
• Hạn chế: Một số khán giả có thể gặp khó khăn trong việc tham gia vào buổi webinar trực tiếp do hạn chế về thời gian hoặc sự hiện diện.

Webinar ghi sẵn

Đây là loại webinar đã được ghi và dựng sẵn trước, sau đó được phát lại cho khán giả. Trong trường hợp này, khán giả không thể tương tác trực tiếp vào thời điểm phát sóng, nhưng họ có thể xem lại buổi webinar bất kỳ lúc nào sau đó.

• Ưu điểm: Webinar ghi sẵn mang lại sự thuận tiện cho khán giả. Họ có thể xem lại nhiều lần, tại bất kỳ thời điểm nào phù hợp với họ. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin sẽ được tiếp thu một cách đầy đủ.
• Hạn chế: Tuy không có tương tác thời gian thực, nhưng khán giả có thể cảm thấy thiếu sự kết nối và không có cơ hội đặt câu hỏi ngay lúc đó.

Tùy thuộc vào mục tiêu và đối tượng của bạn, bạn có thể lựa chọn giữa hai dạng webinar này để đảm bảo rằng bạn đang đáp ứng được nhu cầu của đối tượng mục tiêu một cách tốt nhất.

Các ứng dụng của Webinar

Webinar, với khả năng kết nối trực tuyến giữa người chủ trì và khán giả từ nhiều nơi khác nhau, đã trở thành công cụ không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực. Dưới đây là các ứng dụng chính của webinar, kèm theo ví dụ minh họa cho mỗi ứng dụng:

• Giáo dục: Các trường đại học và trung tâm đào tạo sử dụng webinar để tổ chức các khóa học trực tuyến. Ví dụ, Đại học Harvard mở khóa học về Kinh doanh Quốc tế thông qua webinar, giúp sinh viên từ khắp nơi trên thế giới có thể tham gia và tương tác trực tiếp với giảng viên.
• Marketing: Doanh nghiệp sử dụng webinar như một công cụ tiếp thị, quảng bá sản phẩm. Ví dụ, Apple thường xuyên tổ chức webinar để giới thiệu về các sản phẩm mới, thu hút hàng nghìn người tham dự từ khắp nơi, hay MISA thường xuyên tổ chức webinar hàng tháng với quy mô 1000 khách để chia sẻ kiến thức Quản trị doanh nghiệp.
• Hội thảo trực tuyến: Webinar được các tổ chức sử dụng để tổ chức hội thảo, cho phép chuyên gia, nhà lãnh đạo chia sẻ ý kiến. Ví dụ, Liên Hiệp Quốc tổ chức hội thảo trực tuyến về biến đổi khí hậu, thu hút sự tham gia của chính trị gia và chuyên gia từ nhiều quốc gia.
• Tuyển dụng: Doanh nghiệp sử dụng webinar để tuyển dụng, giới thiệu về công ty và tìm kiếm ứng viên. Ví dụ, Google tổ chức webinar tuyển dụng, giới thiệu về văn hóa làm việc và các vị trí đang tuyển dụng.
• Hỗ trợ khách hàng: Webinar giúp doanh nghiệp tương tác trực tiếp với khách hàng, giải đáp thắc mắc. Ví dụ, Microsoft sử dụng webinar để hướng dẫn sử dụng sản phẩm mới cho khách hàng.
• Lĩnh vực y tế: Chuyên gia y tế sử dụng webinar để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và tổ chức đào tạo. Ví dụ, các bác sĩ tại Bệnh viện Johns Hopkins tổ chức webinar về quản lý bệnh tiểu đường, giúp cung cấp thông tin hữu ích cho bác sĩ và bệnh nhân trên toàn thế giới.

Những lợi ích của Webinar đối với hoạt động Marketing & Bán hàng

Doanh nghiêp có thể sử dụng kênh webinar để kết nối với khách hàng và đạt được các mục tiêu quan trọng như tăng nhận thức về thương hiệu, chia sẻ thông tin về sản phẩm mới, ra mắt các chiến dịch mới, tăng doanh số bán hàng.

Dưới đây là một số lợi ích rõ ràng của Webinar đối với hoạt động Marekting & Bán hàng:

• Tăng sự kết nối với khách hàng:

Webinar là một hình thức trình bày đa phương tiện, cho phép khán giả tương tác thông qua việc đặt câu hỏi và nhận phản hồi, điều này giúp xây dựng mối quan hệ cá nhân giữa nhân viên bán hàng và khách hàng tiềm năng.

• Tạo ra cơ hội tiềm năng:

Tổ chức webinar là 1 hình thức để xây tệp data khách hàng tiềm năng. Đây sẽ là data để doanh nghiệp tiếp tục chăm sóc và chuyển đổi.

• Xây dựng uy tín chuyên gia:

Tổ chức webinar thường xuyên cung cấp giá trị cho người tham gia sẽ giúp xây dựng uy tín cho doanh nghiệp như một người dẫn đầu trong lĩnh vực, từ đó tăng niềm tin đối với khách hàng.

• Tăng doanh số bán hàng:

Data thu được từ các hoạt động webinar sau đó có thể được chăm sóc và chuyển đổi thành khách mua hàng. Hay doanh nghiệp cũng có thể tổ chức các buổi webinar bán hàng, demo sản phẩm để chốt đơn ngay tại buổi webinar trực tuyến.

Các bước tổ chức webinar hiệu quả

Để thiết lập một webinar hiệu quả, đặc biệt trong lĩnh vực marketing và bán hàng, bạn cần tuân theo các bước cụ thể sau đây:

• Lên ý tưởng: Đầu tiên, xác định chủ đề mà bạn muốn truyền đạt. Đối với marketing và bán hàng, chủ đề có thể là giới thiệu sản phẩm mới, cung cấp kiến thức về lĩnh vực kinh doanh của bạn, hoặc tổ chức một sự kiện quảng bá đặc biệt. Ví dụ, Apple thường xuyên tổ chức webinar để giới thiệu về các sản phẩm công nghệ mới.
• Chọn công nghệ: Chọn nền tảng phù hợp để tổ chức webinar. Zoom, Google Meet, hoặc GoToWebinar là những lựa chọn phổ biến, mỗi nền tảng có những đặc điểm riêng phù hợp với nhu cầu khác nhau.
• Xây dựng nội dung: Phát triển nội dung cụ thể cho webinar, bao gồm slide trình bày, script, và các tài liệu hỗ trợ. Đối với webinar bán hàng, nội dung nên bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm, ưu đãi đặc biệt, và câu chuyện thương hiệu.
• Thiết lập và cấu hình: Dựa vào công nghệ đã chọn, thiết lập và cấu hình webinar. Điều này bao gồm cài đặt audio, video, và các tính năng tương tác như Q&A, thăm dò ý kiến.
• Quảng bá và thu hút người tham gia: Sử dụng email marketing, mạng xã hội, và quảng cáo trực tuyến để quảng bá webinar. Ví dụ, bạn có thể tạo một chiến dịch trên Facebook nhằm mục tiêu đến đối tượng quan tâm đến sản phẩm của bạn.
• Thực hiện webinar: Tiến hành webinar, chú ý đến việc giữ thời gian, chất lượng âm thanh và hình ảnh. Đối với webinar bán hàng, quan trọng là phải tạo sự tương tác, khuyến khích câu hỏi và phản hồi từ khán giả.
• Tạo quan hệ với khách hàng: Sau webinar, sử dụng thông tin đã thu thập để tiếp cận và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Gửi email cảm ơn, cung cấp thêm thông tin về sản phẩm, hoặc tổ chức các buổi hỏi đáp sau sự kiện.

>> Xem thêm: Phần mềm gửi Email Marketing nuôi dưỡng & chuyển đổi khách hàng hiệu quả

Những lưu ý để tổ chức webinar thu hút và tăng tương tác

Nếu bạn muốn tạo ra một buổi webinar hiệu quả để thu hút sự quan tâm của khán giả, hãy lưu ý những yếu tố dưới đây:

• Chọn thời gian tổ chức webinar thuận tiện cho người tham gia

Hãy lựa chọn ngày tổ chức webinar phù hợp với đối tượng khán giả tham gia. Tỷ lệ tham gia sẽ cao hơn nếu thời gian tổ chức là một ngày và thời gian thuận tiện cho khán giả.

Ví dụ, nếu bạn tổ chức webinar vào ngày thứ Hai trong giờ làm việc, có thể sẽ không thu hút nhiều người tham gia nếu hầu hết khách hàng của bạn cũng phải làm việc vào thời gian đó. Bạn có thể tránh xung đột này bằng cách tổ chức webinar vào một tối thứ Sáu hoặc thứ Bảy.

Để tìm kiếm khoảng thời gian thuận tiện với đối tượng khán giả của bạn nhất, bạn cũng có thể tiến hành khảo sát để có thông tin.

• Quảng cáo webinar

Webinar thành công khi đảm bảo được số lượng người tham gia bạn mong muốn. Sau khi có kế hoạch sự kiện bạn cần tổ chức truyền thông, quảng cáo để thu hút khách đăng ký.
Các kênh truyền thông phổ biến ví dụ như mạng xã hội (Facebook group, fanpage, zalo), email marketing, quảng cáo Facebook, KOL, etc…

>> Đọc thêm: Top 5 kênh truyền thông sự kiện (Event Marketing) chi phí thấp cho doanh nghiệp nhỏ

Chất lượng diễn giả cũng đóng vai trò quan trọng thu hút khách tham gia trong khâu truyền thông. Một diễn giả nổi tiếng, có uy tín sẽ giúp cho việc truyền thông dễ dàng hơn. Hoặc nếu bạn không có diễn giả nổi tiếng thì hãy chuẩn bị nội dung thật hấp dẫn.

• Lập kế hoạch nội dung webinar hấp dẫn

Nội dung là yếu tố chính thu hút và giữ chân người tham gia webinar, bởi vậy bạn phải chuẩn bị một kế hoạch nội dung hấp dẫn mang lại giá trị cho người tham gia.

Bạn có thể tiến hành khảo sát nội dung đối tượng khách mời quan tâm và kỳ vọng để lên kế hoạch nội dung chia sẻ trong webinar hoặc phân tích đối tượng, thành phần tham gia từ form đăng ký để cung cấp cho khán giả những nội dung cá nhân hóa mà đối tượng quan tâm.

• Khảo sát sau webinar

Khảo sát sau sự kiện rất quan trọng, giúp bạn đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm cho các webinar tiếp theo.

Hãy tạo form khảo sát người tham gia đánh giá về webinar của bạn, điểm hài lòng và chưa hài lòng, điểm gì cần cải tiến, đánh giá về nội dung/công tác tổ chức/diễn giả/thời gian…etc.

Để đảm bảo câu hỏi khảo sát hiệu quả, hãy cân nhắc sử dụng các câu hỏi mở và câu trả lời dài để thu được nhiều thông tin nhất có thể.