Mẫu bảng chấm công theo giờ, theo ngày tự động trong Excel

21/09/2024
19631

Bảng chấm công theo giờ là công cụ hữu ích giúp phòng nhân sự quản lý và theo dõi số giờ làm việc của nhân viên một cách chính xác nhất. Trong bài viết dưới đây MISA AMIS HRM sẽ hướng dẫn HR cách làm bảng công theo giờ chuyên nghiệp để phục vụ công việc hàng ngày. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp các file Excel chấm công và tính lương theo giờ, theo ngày để bạn đọc tải xuống và áp dụng ngay.

mẫu bảng chấm công

1. Những doanh nghiệp cần xây dựng bảng chấm công theo giờ?

Bảng chấm công theo giờ làm việc giúp doanh nghiệp quản lý lịch làm việc, phân bổ công việc hợp lý, giám sát chi phí lương cho nhân sự. Phương pháp chấm công theo giờ, theo ca phù hợp với các doanh nghiệp tính lương cho nhân viên theo số giờ, số ca làm việc. Ví dụ: Nhân viên bán hàng, nhân viên sản xuất, nhân viên phục vụ nhà hàng, lao công, tạp vụ…

Ngoài ra, kiểm soát bảng chấm công theo giờ là cách doanh nghiệp tuân thủ quy định về lao động, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, làm căn cứ trả lương.

Tìm hiểu những doanh nghiệp cần xây dựng bảng chấm công theo giờ
Tìm hiểu những doanh nghiệp cần xây dựng bảng chấm công theo giờ

2. Nội dung bảng chấm công theo giờ bằng Excel

Tùy theo đặc thù doanh nghiệp mà phòng nhân sự đưa ra file chấm công theo giờ phù hợp, nhằm tối ưu quy trình chấm công. Tuy nhiên, tạo bảng chấm công theo giờ bằng Excel cần có những thông tin sau:

  • Tên công ty, tên phòng ban hoặc bộ phận làm việc.
  • Họ và tên nhân viên, giới tính, ngày tháng năm sinh, thông tin liên hệ
  • Mã nhân viên.
  • Loại hợp đồng lao động gồm Chính thức và Thử việc.
  • Tổng số giờ làm việc theo ngày, theo tuần, theo tháng.
  • Tổng số giờ làm thêm, thời gian đi muộn, thời gian về sớm.
  • Chữ ký xác nhận công của người lao động và phê duyệt của người có thẩm quyền trong công ty.
Những thông tin cần có trong bảng chấm công theo giờ
Những thông tin cần có trong bảng chấm công theo giờ

Lưu ý: File chấm công theo giờ khi in ra để xác nhận phải có Họ và tên cùng chữ ký xác nhận của cả các bên: người chấm công, trưởng phòng ban liên quan, thường là phòng hành chính nhân sự, giám đốc.

3. Tổng hợp mẫu bảng chấm công theo giờ  – Tải miễn phí

Dưới đây là các mẫu bảng chấm công theo giờ được nhiều doanh nghiệp Việt Nam tham khảo và sử dụng. HR và nhà quản lý có thể tải về sử dụng luôn hoặc tiến hành chỉnh sửa phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

Bảng chấm công tổng hợp

Đây là bảng chấm công giờ vào giờ ra phổ biến được phòng nhân sự dùng để tổng hợp các thông tin giờ công, lương thưởng, phụ cấp,…

Bảng chấm công ra vào đi sớm về muộn theo giờ
Bảng chấm công ra vào đi sớm về muộn theo giờ
>>> Tải miễn phí Bảng chấm công theo giờ TẠI ĐÂY

Mẫu bảng chấm công theo giờ

Đi làm cả ngày hay nửa ngày cũng được thống kê chính xác
Đi làm cả ngày hay nửa ngày đều được thống kê chính xác
>>> Tải miễn phí File chấm công theo giờ TẠI ĐÂY

Mẫu bảng chấm công tăng ca theo giờ

Bảng chấm công làm thêm giờ là tài liệu quan trọng trong công tác tính lương và đảm bảo phúc lợi cho người lao động.

Văn bản này đặc biệt cần thiết đối với các doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất hoặc các công ty thường xuyên phải tăng ca. Việc theo dõi làm thêm ngoài giờ hành chính là căn cứ để tính tiền lương đầy đủ và tính thời gian nghỉ bù cho người lao động.

Mẫu bảng chấm công ghi chú rõ giờ làm thêm
Mẫu bảng chấm công theo ca làm việc

>>> Xem thêm: Top 10 Ứng dụng chấm công trên điện thoại hiệu quả, được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất

2. Các mẫu bảng chấm công bằng Excel khác

Bảng chấm công theo ngày bằng Excel

Bảng chấm công theo ngày còn gọi là báo cáo điểm danh ngày. Bảng này sẽ nêu rõ giờ điểm danh của từng người, từ ngày đầu tháng đến ngày cuối tháng.

Bảng chấm công theo ngày phù hợp với các công việc yêu cầu nhân viên có mặt, thường trực liên tục tại nơi làm việc vào các khung thời gian cố định. Cụ thể hơn là nhân viên an ninh bảo vệ, nhân viên bán hàng…

Bảng chấm công hàng ngày với nhiều hạng mục chi tiết
Bảng chấm công hàng ngày với nhiều hạng mục chi tiết

Bảng chấm công theo tuần bằng Excel

Nhằm kiểm soát giờ làm chặt chẽ và chính xác hơn, hạn chế các mâu thuẫn phát sinh, HR có thể áp dụng bảng chấm công theo tuần.

Bảng này không phổ biến, nhưng phù hợp nếu doanh nghiệp tính lương theo tuần, hoặc cần báo cáo tiến độ định kỳ hàng tuần. Khi sử dụng bảng chấm công theo tuần bạn cần lưu ý ngày bắt đầu và ngày kết thúc của tuần.

Báo cáo chấm công tính lương theo tuần
Báo cáo chấm công tính lương theo tuần

4. Hướng dẫn cách làm bảng chấm công theo giờ bằng Excel

Bước 1: Nhập dữ liệu vào file chấm công theo giờ

Ở bước đầu, bạn cần hình dung được bảng chấm công theo giờ làm việc có bao nhiêu cột và điền nội dung các cột ở hàng đầu tiên. (Hãy tham khảo các bảng chấm công theo giờ đề cập ở nội dung bên trên)

Sau đó, bạn hãy điền họ tên, mã nhân viên vào các cột đầu tiên. Hàng ngày hoặc cuối tháng, bạn sẽ cập nhật giờ làm việc của nhân viên vào cột ngày tương ứng.

Bước 1: Lập bảng chấm công theo giờ
Bước 1: Lập bảng chấm công theo giờ

Các thông tin cần điền:

  • Thông tin nhân viên: Họ và tên, mã nhân viên, có thể thêm thông tin khác như phòng ban, bộ phận nếu cần.
  • Thời gian check in / check out: Ghi nhận giờ vào làm và giờ ra về của người lao động.

Bước 2: Trích xuất số giờ làm việc của từng nhân viên vào ô tương ứng

Nếu doanh nghiệp sử dụng máy chấm công thì có thể xuất dữ liệu từ máy để sao chép vào Excel. Người làm bảng cần thực hiện một số thao tác như sau:

  • Ở bảng dữ liệu gốc, sử dụng tính năng Data/Filter để lọc các dòng không có dữ liệu ở cột Mã nhân viên.
  • Sao chép dữ liệu vào bảng chấm công theo giờ (Paste Value). Cần kiểm tra lại các dữ liệu đã chính xác và khớp hàng cột hay chưa, có dữ liệu nào bị lỗi không.

Nếu doanh nghiệp chấm công bằng tay thì HR cần nhập số giờ check in, giờ check out của nhân viên hàng ngày và lưu file thường xuyên.

Bước 2: Điền thời gian (giờ, phút) ra và vào
Bước 2: Điền thời gian (giờ, phút) ra và vào

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách xuất dữ liệu từ máy chấm công ra excel dễ dàng, nhanh chóng

Bước 3: Tính số giờ công, ngày công thực tế

Sau khi đã có đầy đủ thông tin về giờ làm việc của nhân viên cần tính số giờ công như sau:

Số giờ công thực tế = Giờ ra (Check Out) – Giờ vào (Check In)

Tổng số giờ = Số giờ công cơ bản + Số giờ làm thêm

Đa phần các doanh nghiệp sẽ tính ngày công cho nhân viên. Ví dụ những ngày nhân viên làm việc đủ số giờ được tính là 1 ngày công, những ngày xin nghỉ phép, làm nửa ngày, quên chấm công được tính như thế nào tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp. Kết quả cuối cùng cho biết nhân viên làm được bao nhiêu ngày công trong một tháng, từ đó sử dụng làm căn cứ tính lương.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm công bằng Excel đơn giản, dễ dàng và chi tiết

5. Ưu nhược điểm khi quản lý công theo giờ bằng Excel

Ưu điểm Nhược điểm
  • Mẫu file Excel bố trí sẵn hàng và cột, người dùng chỉ cần điền thông tin.
  • Nếu thông tin giống nhau, có thể dùng tính năng copy đơn giản và nhanh chóng.
  • Công thức thiết lập sẵn cho phép nhân viên tính toán được giờ làm việc, tổng lương của người lao động.
  • Tiết kiệm chi phí, tương đối dễ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhân sự nhỏ.
  • Dễ nhầm lẫn, sai lệch: Quá trình nhập liệu và tính toán dễ sai sót nếu người dùng không thạo Excel, ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động và doanh nghiệp.
  • Quản lý phức tạp: Chỉ có 1 người duy nhất có thể theo dõi file tại một thời điểm, nếu cần chia sẻ phải gửi file, điều này có thể gây nhầm lẫn giữa các phiên bản file, tốn thời gian
  • Lưu trữ khó khăn: Đòi hỏi phải lưu (Save) liên tục sau mỗi thao tác nếu không dữ liệu sẽ bị mất. Nếu không quản lý cẩn thận dễ thất lạc file.
  • Bảo mật kém: Trong quá trình tổng hợp công, gửi báo cáo, file có thể bị chia sẻ ngoài tầm kiểm soát, không bảo mật thông tin của nhân viên và doanh nghiệp.

QUẢN LÝ GIỜ LÀM DỄ DÀNG VỚI PHẦN MỀM AMIS CHẤM CÔNG

Để hạn chế những nhược điểm trên, doanh nghiệp có thể thay thế bảng chấm công theo giờ trên Excel bằng AMIS Chấm công. Phần mềm thuộc bộ giải pháp MISA AMIS HRM được phát triển bởi Công ty MISA với nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường công nghệ.

  • Kết nối máy chấm công dễ dàng, cung cấp nhiều hình thức chấm công: vân tay, khuôn mặt, QR code, GPS…
  • Tự động lấy dữ liệu để tổng hợp công hàng tháng một cách chính xác
  • Thiết lập hình thức chấm công cho từng phòng ban
  • Gửi bảng công cho nhân viên xác nhận chỉ với 1 click
  • Quản lý đi muộn, về sớm, nghỉ phép dễ dàng
Thiết lập bảng phân ca dễ dàng với phần mềm AMIS Chấm công
Thiết lập bảng phân ca dễ dàng với AMIS Chấm công

Dùng ngay miễn phí

6. Lưu ý khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng Excel

  • Tính riêng tư và bảo mật: Khi sử dụng bảng chấm công theo giờ làm việc trên Excel, cần thiết lập quyền truy cập giới hạn. Chỉ những người có liên quan mới được phép truy cập để bảo vệ thông tin cá nhân của nhân viên có trong bảng.
  • Tính chính xác và đầy đủ: Nhà quản lý cần đảm bảo dữ liệu như ngày làm việc, giờ vào, giờ ra, và ca làm việc được ghi nhận đầy đủ và chính xác, tránh các lỗi như xuất nhầm dữ liệu từ máy chấm công, dữ liệu lệch.
  • Xử lý dữ liệu không hợp lệ: Bảng chấm công gốc thường chứa cả những giá trị không hợp lệ hoặc thiếu sót, khiến công thức tính không chạy được. Trước khi tính toán và chốt công, cần kiểm tra và sửa chữa các lỗi này.
  • Kiểm tra và phê duyệt: Để hạn chế sai sót và đảm bảo độ chính xác, hãy yêu cầu nhân viên xác nhận công trước khi chuyển sang bước tính lương.

>>> [TẢI MIỄN PHÍ] 17+ Mẫu bảng chấm công đơn giản, hiệu quả, dễ sử dụng, theo ca, theo giờ, theo ngày, theo tháng,…

7. Một số câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1:  Bảng chấm công theo giờ là gì?

Bảng chấm công theo giờ bằng Excel được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay nhằm tính công lương theo số giờ làm việc cho người lao động.

Nội dung cơ bản của bảng chấm công Excel theo giờ bao gồm: Thời gian, tên và mã nhân viên, ca làm, giờ vào làm, giờ ra về, tổng giờ làm thực tế, số giờ nghỉ và tổng số công. Có thể gồm cả mức lương thực nhận tương ứng.

Bảng chấm công Excel theo giờ đóng vai trò như bản thống kê lịch làm việc của toàn bộ nhân viên. Một bảng chấm công được xây dựng hiệu quả và sát với thực tế sẽ ghi lại giờ làm việc của người lao động một cách minh bạch – chính xác nhất. Đồng thời, bảng này giúp HR theo dõi mức độ chấp hành kỷ luật của cán bộ nhân viên.

Câu hỏi 2: Bảng chấm công Excel theo giờ dùng để làm gì?

  • Hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi hoạt động chấp hành quy định, nội quy của cán bộ công nhân viên các bộ phận.
  • Bằng cách thống kê đầy đủ giờ vào – check in và giờ ra – check out, quản lý sẽ biết được tổng thời gian làm việc của mỗi nhân viên cũng như số lần đi muộn, về sớm.
  • Là cơ sở để doanh nghiệp tính lương cuối tháng cũng như quyết định khen thưởng cho những nhân viên có biểu hiện xuất sắc trong năm vừa qua.
  • Giúp nắm bắt tình hình chuyên cần thực tế, giúp quản lý và HR đưa ra những biện pháp quản lý kịp thời với cán bộ nhân viên chưa thực hiện nghiêm túc nội quy.

8. Kết luận

Bảng chấm công theo giờ là công cụ đắc lực giúp HR theo dõi ngày công và tính toán lương thưởng chính xác. Hy vọng qua những thông tin mà MISA AMIS HRM chia sẻ, bạn đọc đã nắm được những nội dung cơ bản của file chấm công theo giờ và cách tạo lập bảng chấm công Excel theo giờ này để quản lý giờ làm của nhân viên trong công ty.


Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 14 Trung bình: 4.7]
Ngọc Ánh
Tác giả
Chuyên gia phát triển nguồn nhân lực
Chủ đề liên quan
Bài viết liên quan
Xem tất cả