Truy lĩnh lương là gì? Cách tính lương truy lĩnh trên phần mềm

Cùng tìm hiểu truy lĩnh lương là gì và cách sử dụng phần mềm để thực hiện truy lĩnh lương một cách hiệu quả. Từ đó doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc điều chỉnh thu nhập cho các cán bộ và nhân viên.

Tải miễn phí – Xây dựng hệ thống Lương 3P theo phương pháp Mercer

1. Truy lĩnh lương là gì? 

Tiền lương truy lĩnh là sự chênh lệch giữa mức lương của nhân viên và mức lương thực nhận trong các tháng trước đó. Lý do cho sự chênh lệch này là nhân viên được nâng bậc lương, tăng mức lương cơ sở, nhưng vào thời điểm chi trả lương chưa có đủ thông tin để tính toán lương mới. Vì thế khoản tiền này được tính toán và truy lĩnh lại cho nhân viên tương ứng.

>>> Xem thêm: Lương 3P là gì? Cách trả lương cho nhân viên chính xác nhất

2. Cách tính truy lĩnh nâng lương thường xuyên và nâng lương cơ sở

Sử dụng công cụ phổ biến 

Để tính lương truy lĩnh, nhân viên kế toán có thể tận dụng các phần mềm hỗ trợ phổ biến, ví dụ như bảng tính Excel hoặc Google Sheet. Đây là hai công cụ hữu ích giúp đơn giản hóa quá trình tính toán lương truy lĩnh sau khi có sự điều chỉnh trong mức lương. 

Ưu điểm của các công cụ trên là có các công thức thuận tiện cho tính lương, có sẵn nhiều mẫu bảng biểu, dễ sử dụng. Tuy nhiên đối với quy mô nhân viên lớn, sử dụng Excel hoặc Google Sheet trở nên khó khăn hơn. Kế toán và HR mất thời gian nhập liệu, có thể gặp các sai sót về con số, mất thời gian để chỉnh sửa.

Sử dụng phần mềm tính lương

Để đáp ứng nghiệp vụ tính lương, truy lĩnh lương một cách hiện đại hơn, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng phần mềm chuyên dụng như MISA MIMOSA, MISA AMIS Tiền Lương. 

Các phần mềm này đảm bảo tính lương tháng, lương truy lĩnh chính xác. Và quan trọng là nhờ áp dụng công nghệ, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian nhập liệu và không còn lo lắng về sai số. Các phần mềm của MISA có sự liên kết với nhau về dữ liệu, vì vậy các thông tin về mức lương, bậc lương, tăng lương, giảm lương đều được cập nhật đồng bộ, tự động tích hợp trong quá trình tính lương. 

Dùng ngay miễn phí

3. Truy lĩnh lương với trường hợp nâng lương thường xuyên

3.1 Quy trình thực hiện

1. Thông báo kế hoạch nâng lương cho các bộ phận trong doanh nghiệp.
2. Các bộ phận họp xét và tạo danh sách đề nghị xét nâng lương, kèm theo hồ sơ, giấy tờ, dẫn chứng liên quan. 
3. Phòng tổ chức hoặc phòng hành chính nhân sự nhận và kiểm tra hồ sơ đề nghị nâng lương 
4. Phòng tổ chức hoặc phòng hành chính nhân sự họp và lập danh sách xét duyệt nâng lương.
5. Tổng hợp danh sách xét duyệt nâng lương để gửi cấp lãnh đạo phê duyệt.
6. Thành lập Hội đồng xét nâng bậc lương và chuyển hồ sơ cho Hội đồng xét duyệt.
7. Hội đồng xét duyệt hồ sơ VÀ gửi kết quả họp cho lãnh đạo ký duyệt.
8. Kết quả được gửi cho phòng phòng tổ chức hoặc phòng hành chính nhân sự
9. Thông báo kết quả cho các bộ phận, ra quyết định nâng lương chính thức
10. Gửi quyết định cho các bộ phận, cá nhân, gửi phòng kế toán để tính lương và gửi cơ quan bảo hiểm để cập nhật mức đóng bảo hiểm.
11. Kế toán cập nhật hệ số lương theo quyết định mới và xác định số tháng được truy lĩnh lương của cán bộ nhân viên.
12. Kế toán tiền lương lập danh sách cán bộ nhân viên được truy lĩnh lương, tính lương truy lĩnh và lập bảng tính lương truy lĩnh. Sau đó gửi cấp quản lý, lãnh đạo phê duyệt.

>>> Xem thêm: Cách tính lương giáo viên các cấp theo nghị quyết

3.2 Các bước thức hiện trên phần mềm MISA MIMOSA

1. Trong phân hệ Tiền lương, hãy chọn Truy lĩnh lương và sau đó chọn Truy lĩnh nâng lương tối thiểu.

2. Xác định truy lĩnh lương vào tháng cụ thể và mức lương tối thiểu tính truy lĩnh.

3. Xác định khoản lương được nâng để làm căn cứ, phần mềm sẽ tự động xác định danh sách các khoản truy lĩnh.

4. Nhập tên bảng lương.

5. Nhấn vào Chọn cán bộ 

• Chọn Loại cán bộ, Phòng ban, Chức danh và nhấn vào Lấy dữ liệu.
• Chọn cán bộ cần thêm. Nhấn nút Chọn.

6. Bạn có thể nhập theo cách khác: ấn Nhập khẩu để nhập khẩu nhanh danh sách nâng lương lên phần mềm.

7. Khai báo hệ số cũ – mới hoặc tỷ lệ cũ – mới để tính lương truy lĩnh.

8. Xác định truy lĩnh lương Từ tháng nào đến tháng nào.

9. Nhấn Tiếp tục. Phần mềm sẽ tính truy lĩnh nâng lương cho các đối tượng đã chọn.

>>> Xem thêm: Mẫu giấy xác nhận lương chi tiết và đầy đủ nhất

4. Tính lương truy lĩnh với trường hợp nâng lương cơ sở

4.1 Quy trình thực hiện

1. Thông báo thay đổi mức lương cơ sở gửi phòng tài chính kế toán và các phòng ban, bộ phận liên quan.
2. Kế toán tiền lương cập nhật mức lương cơ sở để tính lương cho tháng tiếp theo.
3. Kế toán tiền lương xác định số tháng được truy lĩnh lương, lập bảng tính lương truy lĩnh và gửi cấp quản lý, lãnh đạo phê duyệt. Sau đó tiến hành chi trả lương truy lĩnh.

4.2 Các bước thức hiện trên phần mềm MISA MIMOSA

1. Vào phân hệ Tiền lương, chọn Truy lĩnh lương\Truy lĩnh nâng lương tối thiểu.

2. Xác định Truy lĩnh lương vào tháng nào, truy lĩnh từ tháng mấy đến tháng mấy.

3. Khai báo mức lương tối thiểu mới và loại cán bộ truy lĩnh.

4. Chọn Loại cán bộ truy lĩnh và nhập Tên bảng lương truy lĩnh.

5. Nhấn Tiếp tục.

6. Hệ thống sẽ tự động tính lương truy lĩnh bao gồm tất cả các khoản lương bị ảnh hưởng do thay đổi mức lương tối thiểu.

7. Nhấn nút “Cất” để hoàn thành.

5. Một số điều kiện để được truy lĩnh nâng lương 

Để được truy lĩnh nâng lương, thường có một số điều kiện cần phải đáp ứng. Tuy nhiên, các quy định và điều kiện này có thể thay đổi tùy theo quốc gia, tổ chức hoặc ngành công việc cụ thể. Quy định hiện nay như sau:

• Cán bộ đó phải đáp ứng điều kiện về thời gian giữ bậc lương trong ngạch hoặc giữ chức vụ quy định tại Thông tư số 204/2004/NĐ-CP của Chính phủ về quy định chế độ tiền lương.
• Qua đánh giá, cán bộ, viên chức muốn được nâng bậc lương phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao hàng năm theo quy định của tổ chức, đơn vị.
• Không vi phạm kỷ luật, không bị khiển trách, cảnh cáo, xử lý, giáng chức hoặc không bị miễn nhiệm, cách chức trong tổng thời gian giữ chức vụ.

Bạn hãy tham khảo thêm các tiêu chí phổ biến để được xem xét nâng lương trong doanh nghiệp:

Thời gian làm việc: bạn cần phải làm việc trong tổ chức hoặc ngành công việc một khoảng thời gian cố định. Thời gian này có thể được xác định bởi quy định của tổ chức hoặc luật pháp địa phương.

Hiệu suất công việc: Bạn cần phải có một mức độ hiệu suất làm việc tốt, thể hiện sự nỗ lực và đóng góp cho tổ chức hoặc ngành công việc của bạn. Điều này thường được đánh giá thông qua cuộc đánh giá hiệu suất hoặc các tiêu chuẩn công việc cụ thể.

Các yêu cầu về kỹ năng: Việc truy lĩnh nâng lương có thể đòi hỏi bạn phải đạt được một số yêu cầu về kỹ năng hoặc chứng chỉ liên quan đến công việc của mình. Điều này có thể bao gồm việc hoàn thành các khóa đào tạo hoặc đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể.

Thành tích và đóng góp: Bạn có thể được xem xét nâng lương dựa trên thành tích và đóng góp của bạn cho tổ chức hoặc ngành công việc. Điều này có thể bao gồm việc đạt được các mục tiêu công việc, tham gia vào các dự án quan trọng, hoặc có những đóng góp đáng kể khác.

6. Kết luận

Việc truy lĩnh lương là một quy trình quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực và thường được thực hiện để điều chỉnh mức thu nhập của các cán bộ, viên chức, hay nhân viên trong tổ chức hoặc công ty. Quy trình này đòi hỏi sự minh bạch, công bằng và tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn xác định. Các yếu tố như thời gian làm việc, hiệu suất, kỹ năng và đóng góp của người lao động đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định xem ai sẽ được nâng lương và mức nâng lương là bao nhiêu.