Với vai trò là một nhà quản lý, bạn không chỉ cần đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn mà còn phải không ngừng tạo cơ hội phát triển đội nhóm. Điều này đòi hỏi sự kết hợp khéo léo về cách giao việc, kiểm soát tiến độ và tạo môi trường làm việc tích cực.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về kỹ năng quản lý giao việc và giám sát hiệu quả, bao gồm cách tạo nhiệm vụ rõ ràng, tương tác với đội nhóm và thúc đẩy các cá nhân tiến bộ hơn. Hãy cùng khám phá những chiến lược và công cụ hữu ích để giúp bạn trở thành một người quản lý xuất sắc, đạt được sự thành công to lớn!
I. Phân loại công việc theo ma trận Eisenhower
Mô hình Eisenhower, còn được gọi là ma trận ưu tiên, là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn phân loại và ưu tiên công việc trong cuộc sống hàng ngày. Được đặt tên theo tướng Dwight D. Eisenhower, người từng là Tổng thống Hoa Kỳ và một trong những nhà lãnh đạo quân sự nổi tiếng, mô hình này giúp bạn quản lý thời gian và công việc hiệu quả hơn. Bài viết này sẽ giới thiệu và chia sẻ về kỹ năng phân loại công việc theo mô hình Eisenhower.
Mô hình Eisenhower sử dụng một ma trận đơn giản với hai trục chính: Quan trọng – Không quan trọng và Khẩn cấp – Không khẩn cấp. Dựa trên sự kết hợp giữa hai yếu tố này, ta có bốn loại công việc:
Công việc quan trọng và khẩn cấp: Đây là những công việc cần được xử lý ngay lập tức, và chúng thường có thể gây hậu quả nếu bị bỏ qua. Điều này bao gồm các tình huống khẩn cấp như giải quyết sự cố hoặc đối phó với vấn đề xuất phát từ công việc đã quá trễ.
Quản lý nên có kỹ năng quản lý thời gian để giảm những công việc “gấp” xuất phát từ công việc đã quá trễ.
Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đây là những công việc quan trọng nhất như phát triển chiến lược, lập kế hoạch tháng, quý, phát triển mạng lưới đối tác. Chúng quan trọng cho sự phát triển dài hạn và đôi khi cần được ưu tiên hơn các công việc khẩn cấp.
Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp: Đây là những công việc mà thường là người khác đặt ra và đòi hỏi sự phản ứng nhanh chóng, như họp điểm nóng, nghe điện thoại, kiểm tra các ấn phẩm truyền thông,.. Chúng có thể tạo ra cảm giác bận rộn nhưng thường không đóng góp nhiều cho sự thành công dài hạn.
Công việc không quan trọng và không khẩn cấp: Đây là những công việc không đóng góp đáng kể cho sự phát triển cá nhân hoặc sự thành công của bộ phận. Đó có thể là những việc hỗ trợ các phòng ban khác, không ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc; những hoạt động lãng phí thời gian như lướt web mà không mục đích, xem video ngắn hạn, hoặc các tình huống không liên quan.
Xem ngay: 15 kỹ năng quản lý thời gian người quản lý nhất định phải biết
II. Lợi ích của mô hình Eisenhower
- Xác định ưu tiên: Mô hình giúp bạn xác định rõ những công việc quan trọng nhất để tập trung vào.
- Tối ưu hóa thời gian: Bằng cách ưu tiên các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, bạn có thể tối ưu hóa sử dụng thời gian của mình.
- Tránh căng thẳng: Bạn có thể tránh căng thẳng do công việc khẩn cấp bất ngờ nếu bạn đã lập kế hoạch trước.
- Phát triển kỹ năng uỷ quyền cho nhân sự. Dựa trên ưu tiên và mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ, bạn có thể quyết định liệu nên tự thực hiện, uỷ quyền cho nhân sự khác. Điều này giúp phát triển kỹ năng uỷ quyền cho nhân sự bằng cách cho họ trách nhiệm quản lý và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng.
III. Áp dụng mô hình Eisenhower để giao việc như thế nào?
Phân loại công việc theo mô hình Eisenhower và cách giao việc dựa trên kỹ năng và động lực của nhân viên là một quá trình quan trọng trong quản lý. Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện điều này:
Việc gấp – Quan trọng:
- Các công việc quan trọng và gấp đòi hỏi sự tập trung và kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
- Chính quản lý nên tự thực hiện những công việc này để đảm bảo chất lượng và kịp thời. Quản lý có thể giao việc cho nhân sự nhóm A – có kỹ năng tốt và trách nhiệm tốt. Tuy nhiên, quản lý cần kiểm tra lại để đảm bảo công việc có hiệu quả và chất lượng.
Việc gấp – Không quan trọng:
-
- Một số công việc có thể là gấp nhưng không quan trọng cho mục tiêu của bộ phận.
- Quản lý cần tự kiểm tra và xem xét công việc gấp này có thể được giao cho những người có động lực cao, tinh thần tốt (High Will). Điều này giúp giải phóng thời gian và tập trung vào công việc quan trọng hơn.
- Những người có tinh thần tốt sẽ có trách nhiệm đảm bảo công việc đúng tiến độ.
Lưu ý đặc biệt: Không giao việc gấp cho nhân viên có thái độ kém, điều đó có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc của bạn.
Việc không gấp – Quan trọng:
- Có những công việc quan trọng nhưng cần thời gian và kế hoạch thực hiện.
- Với những công việc quan trọng liên quan đến chiến lược, kế hoạch chung của bộ phận, quản lý cần tự thực hiện.
- Quản lý cũng có thể giao những việc quan trọng, ảnh hưởng nhiều, chiếm tỉ trọng cao đến kết quả bộ phận cho những người có năng lực tốt (High Skill), sau đó kiểm tra và cho phép họ làm lại nếu cần thiết. Điều này giúp phân chia công việc một cách hiệu quả.
- Ví dụ: Với bộ phận kinh doanh: Phân các cơ hội quan trọng, có khả năng tạo doanh thu lớn cho nhân viên có kỹ năng tốt
- Với bộ phận Marketing: Giao nhóm kênh có khả năng tạo ra nhiều cơ hội cho nhân viên có chuyên môn cao và có thế mạnh.
- Loại việc này càng nhiều càng tốt. Đây là cơ hội để quản lý đào tạo nhân viên
Lưu ý đặc biệt: Giao việc quan trọng cho nhân sự có năng lực tốt.
Việc không gấp – Không quan trọng:
Quản lý nên uỷ quyền hoặc loại bỏ các công việc này. Điều này giúp giảm tải công việc và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
- Quản lý nên uỷ quyền với các công việc cần phải làm, liên quan đến việc hỗ trợ các phòng ban khác, hoặc để tăng tính liên kết nội bộ. Tuy nhiên, quản lý nên học cách từ chối các công việc không gấp – không quan trọng được nhờ hỗ trợ mà không liên quan trực tiếp đến kết quả của bộ phận khi bộ phận chưa đạt hiệu quả cao.
- Quản lý nên loại bỏ các công việc không gấp – không quan trọng của cá nhân.
IV. Tìm hiểu thêm về mô hình Skill and Will – Kỹ năng xây dựng và quản lý đội nhóm
Phân loại và giao việc dựa trên mức độ quan trọng và gấp của từng công việc giúp bạn tối ưu hóa thời gian và tài nguyên, đồng thời khuyến khích sự phát triển và động lực của nhân viên.
Để làm được điều đó, mời bạn tham khảo mô hình Skill and Will – Mô hình xây dựng và phát triển đội ngũ do chính đội ngũ chuyên gia MISA AMIS tổng hợp từ kinh nghiệm quản trị thực tế:
Việc gấp – Quan trọng
|
Việc gấp – Không quan trọng
|
Việc không gấp – Quan trọng
|
Việc không gấp – Không quan trọng
|
Xem thêm: Các kỹ năng của nhà quản trị để vận hành doanh nghiệp thành công
V. Quy trình giao việc theo 5W1H
Quy trình giao việc theo 5W1H (Who, What, When, Where, Why, How) là một cách hữu ích để đảm bảo rằng việc giao công việc diễn ra một cách hiệu quả và đầy đủ thông tin. Dưới đây là quy trình cụ thể:
- Why (Tại sao phải làm): Trình bày lý do hoặc mục tiêu của công việc. Điều này giúp người thực hiện hiểu rõ về ý nghĩa và tầm quan trọng của nhiệm vụ.
- What (Nội dung công việc này là gì): Xác định nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể mà bạn muốn giao cho người hoặc nhóm người đó. Điều này nên được mô tả rõ ràng và chi tiết.
- Who (Ai làm công việc này là phù hợp): Xác định người hoặc nhóm người sẽ thực hiện công việc. Điều này bao gồm việc xác định rõ người chịu trách nhiệm chính và các bên liên quan khác.
- When (Làm công việc này khi nào): Đặt thời hạn hoặc xác định thời điểm mà công việc cần hoàn thành. Điều này bao gồm cả ngày và giờ (nếu cần).
- Where (Làm ở đâu): Xác định nơi hoặc địa điểm mà công việc cần thực hiện. Điều này quan trọng đặc biệt đối với các công việc yêu cầu sự di chuyển hoặc làm việc tại nhiều địa điểm.
- How (Làm công việc này như thế nào, có lưu ý gì không): Đưa ra hướng dẫn hoặc phương pháp thực hiện công việc. Điều này có thể bao gồm các bước cụ thể, quy trình, hoặc các yêu cầu kỹ thuật.
MISA AMIS Công Việc – phần mềm thuộc nền tảng MISA AMIS là giải pháp thiết lập và thực thi kế hoạch công việc dành cho mọi doanh nghiệp.
Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc lên kế hoạch, điều phối nhân sự, theo dõi tiến độ thực hiện, đo lường và đánh giá hiệu suất nhân sự toàn diện. Nhờ đó doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc, gia tăng hiệu quả kinh doanh.
Việc triển khai một phần mềm quản lý công việc nhóm thiết lập và thực thi kế hoạch như MISA AMIS Công việc vừa cho phép người quản lý mở rộng quy mô công việc, dự án một cách dễ dàng, mà còn giúp các thành viên trong nhóm tinh giản tác vụ, linh hoạt thay đổi và cộng tác hiệu quả hơn với các tính năng nổi bật:
- Người quản lý lên kế hoạch tổng quan cho từng dự án với đầy đủ thông tin như: lộ trình, nhân sự, ngân sách dự kiến,…
- Giao việc cụ thể và thời gian cần hoàn thành đến từng vị trí: trưởng nhóm, nhân viên
- Nhân viên sau khi nhận nhiệm vụ cũng có thể tự lên kế hoạch công việc với vị trí mình đảm nhiệm, nhằm bám sát mục tiêu, phân bổ thời gian hợp lý cho từng đầu việc.
- Phần mềm trích xuất báo cáo nhanh chóng, tự động và tức thì ngay sau khi có dữ liệu đầu vào. Người quản lý nhận báo cáo để phân tích hiệu suất của nhân viên, lấy đó làm cơ sở đánh giá và cải thiện chất lượng công việc.
Quy trình này đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến việc giao công việc đều được trình bày rõ ràng và đầy đủ. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và hiểu biết sai lầm, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự thành công của công việc.
Lắng nghe những chia sẻ thực tế từ các doanh nghiệp đã sử dụng thành công MISA AMIS Công việc ngay:
VI. Giám sát hiệu quả công việc
Để giám sát hiệu quả công việc của các nhân sự, quản lý nên thực hiện các bước sau:
1. Xác định tần suất phù hợp với từng nhân sự
Điều này bao gồm việc xác định mức độ tương tác và giám sát phù hợp với khả năng và tinh thần làm việc của từng nhân sự. Có những người có khả năng tự quản lý cao hơn, cần ít sự can thiệp, trong khi người khác có thể cần sự hướng dẫn thường xuyên hơn.
Với những nhân sự có tinh thần trách nhiệm kém, tần suất trao đổi với nhân sự là 45% trong 1 tuần (1 tuần trao đổi 2 lần), những nhân sự có tinh thần trách nhiệm cao thì tần suất trao đổi có thể là 15%.
Ví dụ: Trong 1 tuần, với nhân sự kém có thể trao đổi 2 lần, nhân sự có trách nhiệm cao chỉ cần 1 lần hoặc trao đổi lần đầu tiên để biết nhân sự đã nắm rõ công việc chưa, rồi thu nhận kết quả đúng deadline mà không cần hỏi lại nhiều lần.
2. Thường xuyên hỏi han, theo dõi tiến độ giao việc
Liên tục thăm hỏi và theo dõi tiến độ công việc của từng nhân sự. Điều này giúp bạn hiểu rõ tình hình công việc, phát hiện sớm các vấn đề và hỗ trợ khi cần thiết.
Để theo dõi tiến độ giao việc một cách hiệu quả, người quản lý có thể áp dụng các gợi ý sau:
- Xác định mục tiêu và kế hoạch: Đầu tiên, hãy xác định mục tiêu cụ thể và rõ ràng cho dự án hoặc công việc. Thiết lập trước một kế hoạch chi tiết, đầy đủ các bước và thời hạn để đạt được mục tiêu đó.
- Thiết lập chỉ số đo lường: Đặt ra các chỉ số hoặc tiêu chí đo lường để theo dõi kết quả như cột mốc, phần trăm hoàn thành, số lượng công việc đã hoàn thành, hoặc bất kỳ chỉ số nào phù hợp với công việc cụ thể.
- Sử dụng công cụ quản lý dự án: Theo dõi công việc và tiến độ trên các phần mềm thông minh như MISA AMIS Công việc giúp người quản lý nắm bắt tình hình công việc mọi lúc mọi nơi, không cần nhắn tin hỏi nhân sự nhiều. Từ đó nhân sự nâng cao tinh thần tự giác, quản lý giảm những công việc kiểm tra thủ công hay liên tục.
- Đặt các cuộc họp định kỳ: Thường xuyên tổ chức cuộc họp với nhóm làm việc để cập nhật tình hình và trao đổi thông tin về tiến độ công việc.
- Điều chỉnh kế hoạch hoặc hỗ trợ nhân sự kịp thời: Dựa trên tiến độ và thông tin cập nhật, người quản lý sẽ biết cách thúc đẩy nhân sự hoàn thành mục tiêu đúng hạn. Nếu gặp nhiều khó khăn, người quản lý cũng có sự điều chỉnh kế hoạch khi thay đổi thời hạn, phân chia lại công việc hoặc tăng cường tài nguyên để công việc diễn ra thuận lợi.
3. Lắng nghe các vấn đề quan trọng để hỗ trợ, rút kinh nghiệm kịp thời
Tạo môi trường mở cửa để nhân sự có thể chia sẻ các vấn đề quan trọng mà họ gặp phải. Hãy lắng nghe và cố gắng giải quyết các vấn đề này kịp thời. Đồng thời, hãy xem xét cách rút kinh nghiệm từ các tình huống và cải thiện quy trình làm việc.
Trong đó, quản lý nên tạo môi trường thoải mái để nhân viên có thể chia sẻ vấn đề của mình một cách trung thực. Bạn cần sắp xếp những cuộc trò chuyện riêng tư, góp ý chân thành nhưng không đánh giá hoặc phê phán gay gắt.
4. Động viên, khích lệ kịp thời người làm tốt và có thái độ nghiêm khắc với người làm chưa tốt
Khích lệ và động viên những người làm tốt để duy trì động lực và sự cam kết của họ. Đồng thời, hãy thể hiện sự nghiêm khắc đối với những người có hiệu suất làm việc chưa tốt để họ có động cơ cải thiện. Điều này có thể được thực hiện thông qua phản hồi cá nhân, email, hoặc trong các cuộc họp nhóm.
Ngoài ra, hãy hỗ trợ nhân viên trong việc phát triển kỹ năng và nâng cao năng lực cá nhân bằng cách gợi ý thêm những khóa học, Mentorship hoặc dự án mới. Nhân viên sẽ cảm thấy được đánh giá cao và có động lực cố gắng, thể hiện bản thân mạnh mẽ.
Việc áp dụng các yếu tố này đòi hỏi sự linh hoạt và hiểu biết về mỗi nhân sự trong nhóm. Bằng cách tận dụng tố chất và kỹ năng của từng người một, bạn có thể đảm bảo hiệu suất làm việc tối ưu và sự hài lòng trong nhóm làm việc.
Hãy nhớ rằng, quản lý hiệu quả không chỉ dựa vào việc xem xét kết quả, mà còn dựa trên việc tạo điều kiện thuận lợi và động viên nhân viên để họ phát triển và thúc đẩy sự phát triển của tổ chức. Mong rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về kỹ năng giao việc và giám sát, chìa khóa thành công cho tổ chức của bạn.
MISA AMIS Công việc là giải pháp giao việc và giám sát tiến độ thực hiện công việc, dự án hiệu quả cho người quản lý. Với giao diện thông minh cùng các tính năng hữu ích, cả nhân viên và người quản lý đều dễ dàng theo dõi việc cần làm, nhận thông báo tức thời. Từ đó tránh quên, sót việc, quản lý đánh giá chính xác kết quả làm việc và cải thiện hiệu suất của toàn đội ngũ.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
