Kỹ năng quản lý thời gian – 15 Tips cực hiệu quả cho nhà quản lý

28/06/2023

Loading

Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào những người lãnh đạo, quản lý thành công vừa điều hành một doanh nghiệp, dẫn dắt đội ngũ, vừa dành thời gian cho gia đình và nâng cấp bản thân? Câu trả lời nằm ở kỹ năng quản lý thời gian mà họ thực hiện hàng ngày.

Trong bài viết dưới đây, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu kỹ hơn các kỹ năng, kỹ thuật và học hỏi kinh nghiệm quản lý thời gian hiệu quả nhất. 

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: CÁCH LẬP BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TIÊU CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP 2023

I. Vai trò của việc quản lý thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp

“Cho đến khi chúng ta có thể quản lý thời gian, chúng ta không thể quản lý gì khác.” – Peter F. Drucker

Cha đẻ của ngành Quản trị kinh doanh hiện đại, Peter Drucker, đã khẳng định kỹ năng quản lý thời gian chính là nền tảng để thành công trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Cụ thể, quản lý thời gian tối ưu sẽ mang lại những lợi ích sau: 

  • Tăng năng suất: Quản lý thời gian tốt cho phép bạn đặt ưu tiên và phân bổ thời gian hợp lý để nâng cao năng suất. Bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn có thể đạt được nhiều thành tựu trong thời gian ngắn hơn.
  • Giảm căng thẳng và thúc đẩy sự tập trung: Theo một cuộc thăm dò của TimeWatch, 91% số người được hỏi đồng ý rằng quản lý thời gian tốt sẽ giảm căng thẳng trong công việc. Trong khi 86% khẳng định cách này cũng cải thiện mức độ tập trung của họ.
  • Cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Sắp xếp thời gian khoa học giúp người quản lý phân bổ thời gian cho cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân. Khi hoạch định rõ ràng thời gian của từng hoạt động, bạn có thể tận hưởng cuộc sống thư thái, dễ chịu hơn.
  • Tăng sự hài lòng: Nhờ kiểm soát tốt và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, đạt tiêu chuẩn, người quản lý sẽ mang lại sự hài lòng trong công việc. Từ đó, người quản lý có thêm động lực thúc đẩy hay truyền cảm hứng, dẫn dắt đội ngũ cùng đạt mục tiêu. 

II. Những lầm tưởng về kỹ năng quản lý thời gian 

Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và tổ chức thời gian dành cho các hoạt động, nhiệm vụ hoặc dự án một cách hợp lý. Nhờ đó người thực hiện có thể tối đa hóa năng suất, hiệu quả và đạt được mục tiêu mong muốn. 

lầm tưởng trong quản lý thời gian
Những lầm tưởng trong quản lý thời gian

Tuy nhiên, nhiều người vẫn thường xuyên mắc sai lầm khi quản lý thời gian làm việc như: 

  • Cố gắng phân chia nhiều nhiệm vụ trong cùng một ngày, tận dụng từng giây phút nghỉ ngơi
  • Tuân thủ cứng nhắc, không chấp nhận linh hoạt lịch trình cố định để xử lý những nhiệm vụ quan trọng, cấp thiết 
  • Hy sinh ngày nghỉ, thời gian dành cho gia đình, sức khỏe của bản thân để cố gắng hoàn thành nhiều việc hơn

Trên thực tế, phương pháp quản lý thời gian hiệu quả phải mang lại sự cân bằng cho chủ thể. Người quản lý giảm bớt căng thẳng, có thời gian nghỉ ngơi nhưng vẫn đảm bảo tiến độ công việc kịp thời với chất lượng tốt nhất. 

III. 15 kỹ năng quản lý thời gian dành cho người quản lý

1. Đặt mục tiêu SMART

Đặt mục tiêu SMART là thuật ngữ không hề xa lạ với các nhà quản trị, quản lý doanh nghiệp. Mục tiêu SMART không chỉ cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn, mà còn giúp tất cả mọi người hiểu rõ lý do tại sao cần bám đuổi mục tiêu. 

Do đó, việc đặt mục tiêu SMART giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ cốt lõi, loại bỏ sự lãng phí thời gian, nhân lực. Bạn cũng có thể theo dõi tiến độ và duy trì động lực bằng cách nhỏ chia mục tiêu dễ quản lý theo từng giai đoạn.

2. Sắp xếp công việc ưu tiên

Rob Rawson, Giám đốc điều hành của TimeManagement.com luôn phân chia danh sách công việc hàng ngày dựa trên mức độ ưu tiên. Nếu không, những email và các nhiệm vụ nhỏ lẻ phát sinh liên tục trong ngày sẽ khiến ông “trật bánh”. 

sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên
Sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên

Để sắp xếp thứ tự chuẩn xác, hãy xem xét cả yếu tố năng lượng cần thiết cho các nhiệm vụ.

Mức năng lượng và khả năng tập trung của con người thường bị dao động. Vì vậy, người quản lý nên ưu tiên hoàn thành những việc cần nhiều thời gian, nhiều năng lượng hơn. Như vậy, bạn hạn chế tình trạng hết năng lượng hay tư duy kém hiệu quả trước những quyết định quan trọng.

3. Sử dụng “giờ năng lượng”

Giờ năng lượng (Power Hour) là kỹ năng quản lý thời gian khéo léo khi người quản lý dành ra một giờ mỗi ngày để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.

Trong một giờ đó, bạn phải loại bỏ mọi thứ gây xao nhãng nhằm đạt được năng suất tối đa: 

  • Lập kế hoạch: Xác định những việc cần làm trong một giờ. Nếu bạn cần thực hiện nhiều nhiệm vụ thì cần xác định khoảng thời gian dành cho từng nhiệm vụ
  • Thu thập công cụ hỗ trợ: Hãy nghĩ về những gì yếu tố cần có để hoàn thành nhiệm vụ như bút, giấy, sách, máy tính, đồ ăn nhẹ hoặc trà…
  • Loại bỏ những phiền nhiễu: Chọn nơi làm việc yên tĩnh, đóng cửa văn phòng, đeo tai nghe, tắt tiếng điện thoại, tắt thông báo để không bị phân tâm bởi cuộc gọi/tin nhắn 

4. Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau

Nhóm các nhiệm vụ tương tự nghĩa là tổng hợp các công việc cùng tính chất, thao tác và hoàn thành chúng cùng lúc. Kỹ thuật này giúp người quản lý tối ưu quy trình làm việc, giảm thời gian xử lý thao tác thủ công. Đồng thời, nó cũng tiết kiệm năng lượng cần thiết để chuyển đổi giữa các tác vụ.

5. Ủy quyền nhiệm vụ

Ủy quyền là kỹ năng quản lý thời gian đòi hỏi người quản lý giao nhiệm vụ, giám sát, nghiệm thu kết quả cho những nhân sự có năng lực. 

Ủy quyền không có nghĩa là người quản lý trốn tránh trách nhiệm. Ngược lại, người quản lý càn biết cách tận dụng cách thế mạnh của từng thành viên và phân bổ nhiệm vụ hợp lý. 

Nhà thần kinh học Earl Miller đã khẳng định, phần lớn con người không thể tập trung vào nhiều thứ cùng một lúc: “Mọi người không thể đa nhiệm tốt và khi mọi người nói rằng họ có thể làm được, thì họ đang tự lừa dối mình.”

Cách làm việc hiệu quả thực sự là tập trung vào một việc tại một thời điểm và hoàn thành nó trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.

Tính năng ủy quyền giao việc trên AMIS Công Việc

6. Lên lịch những việc cần làm

Liệt kê danh sách các nhiệm vụ cần làm giúp giải phóng không gian tinh thần và giảm căng thẳng. Lên lịch cho danh sách đó lại đảm bảo rằng tiến độ công việc luôn diễn ra đúng hạn. 

Lên lịch công việc là kỹ năng quản lý thời gian cần thiết
Lên lịch công việc là kỹ năng quản lý thời gian cần thiết cho người quản lý

Bạn có thể quản lý thời gian tối ưu, tránh lãng phí năng lượng vào những nhiệm vụ ít ưu tiên bằng cách chỉ định thời gian cụ thể. Lên lịch cho nhiệm vụ cũng tránh phát sinh tư duy trì hoãn vì bạn bắt buộc phải đi theo kế hoạch đề ra. 

Phân chia thời gian hợp lý, cập nhật tiến độ liên tục luôn là nhiệm vụ quan trọng và đầy thách thức của nhà quản lý. Chính vì vậy, bất kỳ người quản lý nào cũng cần có một bảng kế hoạch công việc khoa học để tối ưu quy trình làm việc, đảm bảo hiệu quả tối ưu.

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: CÁCH LẬP BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TIÊU CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP 2023

7. Thiết lập thời hạn

Đặt thời hạn hoàn thành tạo ra cảm giác cấp bách, thúc đẩy người quản lý cố gắng đạt được mục tiêu. Cách đặt thời hạn chia nhỏ một bức tranh công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ, dễ quản lý hơn và sắp xếp thứ tự rõ ràng. 

8. Ngăn chặn phiền nhiễu

Sự xao nhãng là một trong những yếu tố “giết chết” năng suất lao động. Những phiền nhiễu thường xuyên xuất hiện nhất là điện thoại, email và thông báo từ mạng xã hội. 

Nhiều nghiên cứu đã chứng minh, những thông tin bên ngoài tác động vô cùng lớn đến khả năng tập trung của con người khi làm việc.

Do vậy, loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng là kỹ năng quản lý thời gian thông minh giúp bạn phân bổ thời gian tốt hơn. Để bắt đầu, bạn chỉ cần xây dựng thói quen đặt điện thoại ở chế độ trên máy bay hoặc tắt thông báo khi làm việc. 

9. Vượt qua sự trì hoãn

Đôi khi sự trì hoãn không chỉ đến từ kỹ năng quản lý thời gian kém, mà có thể bắt nguồn từ những vấn đề tâm lý. 

Để vượt qua sự trì hoãn, điều quan trọng là bạn phải duy trì động lực cùng khát vọng tự thân. Hãy tập trung vào mục tiêu, mong muốn của cá nhân bạn với công việc chứ không phải nghĩa vụ bắt buộc của người đứng đầu.

vượt qua sự trì hoãn
Ứng dụng các kỹ năng quản lý thời gian để vượt qua sự trì hoãn

Ngoài ra, người quản lý có thể ứng dụng một số kỹ thuật vượt qua sự trì hoãn như đặt mục tiêu hợp lý. Ví dụ, bạn nên chia nhỏ các nhiệm vụ lớn, thiết lập bảng kế hoạch công việc linh hoạt cũng như phân bổ thời gian giải trí sau đó làm phần thưởng cho mình.

10. Dừng đa nhiệm

Nhiều người tin rằng đa nhiệm là cách quản lý thời gian thông minh. Thế nhưng, thực tế mọi người hoạt động tốt hơn khi chỉ tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. 

Việc chuyển tiếp từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác khiến bộ não của bạn phải khởi động lại liên tục. Bạn sẽ cảm thấy cạn kiệt năng lượng và không thể suy nghĩ sáng suốt. 

Joshua Rubinstein, Ph.D., Jeffrey Evans, Ph.D., và David Meyer, Ph.D., đã tiến hành bốn thí nghiệm để những người trẻ tuổi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ như giải quyết vấn đề và phân loại đối tượng. Kết quả là, công việc có chất lượng thấp hơn và mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành.

11. Học cách nói “không”

Một người không biết cách từ chối yêu cầu từ đồng nghiệp hay cấp trên sẽ dễ rơi vào tình trạng quá tải, căng thẳng. 

Nếu bạn cảm thấy mình đã có quá nhiều việc phải làm, hãy lịch sự từ chối các nhiệm vụ mới. Bên cạnh đó, trước khi đồng ý nhận thêm công việc, hãy xem lại danh sách việc cần làm của bạn.

12. Tìm ra mục đích trong các cuộc họp

Các cuộc họp thường bị coi là nguyên nhân gây lãng phí thời gian. Tuy nhiên, người quản lý không thể loại bỏ hoàn toàn việc họp bàn để thống nhất ý kiến chung. Vì thế, bạn nên đặt mục tiêu rõ ràng, vạch rõ nội dung trao đổi và các mục hành động đối với bất kỳ cuộc họp nào. 

13. Sử dụng ứng dụng quản lý thời gian thông minh

Trong quá trình làm việc, người quản lý khó tránh khỏi những thời điểm bị quá tải vì hàng loạt nhiệm vụ, dự án sắp diễn ra. Việc liên tục cố gắng bắt kịp cũng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc ban đầu.

Bằng cách sử dụng ứng dụng quản lý thời gian, bạn không chỉ dễ dàng sắp xếp nhiệm vụ, theo dõi tiến độ mà còn giám sát thời gian hoàn thành của toàn bộ đội ngũ trên một nền tảng duy nhất. 

Dùng ngay miễn phí

Các ứng dụng quản lý thời gian như MISA AMIS Công việc có thể đáp ứng mọi yêu cầu quản lý quy trình công việc, dự án, quản lý thời gian mọi lúc mọi nơi: 

  • Giao việc và cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng, truyền tải thông tin đầy đủ, đồng nhất, tập trung và trực tiếp tới nhân sự
  • Báo cáo đo lường hiệu suất tự động theo thời gian thực, hỗ trợ người quản lý đưa ra những điều chỉnh tức thì để tối đa hoá kết quả công việc hoặc ra quyết định dựa trên số liệu 
  • Nhân viên và quản lý chủ động sắp xếp công việc ưu tiên, đặt thời hạn hoàn thành và nắm bắt bức tranh tổng quan của dự án lớn. Phần mềm tự động nhắc việc đến hạn, quá hạn, thông báo tới người liên quan về cập nhật mới
  • Ứng dụng không yêu cầu cài đặt, giao diện thân thiện giúp người dùng dễ dàng nắm bắt luồng thao tác. Doanh nghiệp triển khai nhanh chóng, không phụ thuộc số lượng địa điểm, phòng ban 

CTA MGM 02

14. Nghỉ ngơi, thư giãn 

Thời gian nghỉ ngơi cho phép não bộ được nạp lại năng lượng tích cực. Phương pháp này có thể cải thiện khả năng tập trung. Bởi lẽ, những người làm việc trong thời gian dài nhưng không thư giãn sẽ luôn cảm thấy mệt mỏi, dễ cáu giận và hạn chế suy nghĩ.  

15. Đối phó với căng thẳng một cách khôn ngoan

Những người bị căng thẳng có khả năng trở nên xao nhãng, mất tập trung, làm việc không hiệu quả. 

Theo nghiên cứu, sự căng thẳng tác động tiêu cực đến hệ thần kinh và gây ra những thay đổi cấu trúc ở các phần khác nhau của não. Căng thẳng mãn tính cũng có thể gây teo não và sút cân, rối loạn tiêu hóa.

Cho dù bạn gặp căng thẳng do công việc hay vấn đề cá nhân, bạn đều cần tìm ra phương pháp thả lỏng tinh thần để tận dụng thời gian tốt hơn. Hãy thử ứng dụng vài kỹ thuật thở sâu để thư giản nhanh chóng. Quá trình này chỉ mất vài phút nhưng đặc biệt hữu ích để làm giảm các Hormone gây căng thẳng.

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý thời gian hiệu quả mới nhất năm 2023

IV. 8 kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả

1. Pareto hay quy tắc 80/20

Quy tắc 80/20 được tạo ra bởi nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto. Nguyên tắc này chỉ ra rằng 20% hành động chịu trách nhiệm cho 80% kết quả. Mục tiêu của phân tích Pareto là giúp người quản lý ưu tiên các nhiệm vụ hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề.

kỹ năng quản lý thời gian pareto
Kỹ thuật quản lý thời gian theo quy luật Pareto

Cách thức ứng dụng quy tắc 80/20: 

  • Liệt kê những vấn đề bạn đang gặp phải
  • Xác định nguyên nhân gốc rễ của từng vấn đề. 
  • Chấm điểm cho từng vấn đề: Cho điểm cao hơn đối với các vấn đề quan trọng hơn
  • Nhóm các vấn đề lại với nhau theo nguyên nhân: Nhóm tất cả các vấn đề có cùng nguyên nhân, tính chất
  • Tính điểm của từng nhóm: Nhóm có điểm số cao nhất là nhóm vấn đề bạn và đội ngũ cần ưu tiên xử lý trước

2. Kỹ thuật Pomodoro

Kỹ thuật Pomodoro sử dụng đồng hồ bấm giờ giúp người dùng phân chia công việc thành các khoảng thời gian ngắn. Mỗi khoảng thời gian được gọi là một Pomodoro – tên gọi lấy cảm hứng từ theo bộ đếm thời gian hình quả cà chua.

kỹ năng quản lý thời gian promodo
Kỹ năng quản lý thời gian bằng đồng hồ bấm giờ Promodo

Cách thức ứng dụng kỹ thuật Pomodoro: 

  • Chọn một nhiệm vụ bạn cần hoàn thành.
  • Đặt hẹn giờ trong khoảng 25 đến 30 phút 
  • Tập trung hoàn thành nhiệm vụ trong mốc thời gian đã đề ra
  • Khi đồng hồ bấm giờ đổ chuông, hãy dừng lại và đánh dấu vào công việc đã kết thúc
  • Nghỉ giải lao ngắn khoảng ba đến năm phút. Bạn có thể đi dạo, uống một tách cà phê, làm điều gì đó không liên quan đến công việc để não bộ nghỉ ngơi 
  • Lặp lại các bước trên cho đến khi hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ mong muốn. Nếu lặp lại quá trình này hơn bốn lần, bạn có thể bắt đầu nghỉ giải lao lâu hơn từ 20 đến 30 phút

Tham khảo Pomodoro là gì? Áp dụng phương pháp Pomodoro quản lý thời gian hiệu quả

3. Ma trận Eisenhower

Trước khi Dwight Eisenhower trở thành tổng thống vào năm 1953, ông đã từnglà Tư lệnh Lực lượng Đồng minh trong Thế chiến II trong Quân đội Hoa Kỳ. Hàng ngày, ông phải đối mặt với những quyết định khó khăn khiến ông phát minh ma trận Eisenhower, hay ma trận khẩn cấp – quan trọng.

Quản lý thời gian với Eisenhower của AMIS Công Việc

Cách ứng dụng ma trận Eisenhower: 

  • Sắp xếp danh sách nhiệm vụ thành bốn góc phần tư riêng biệt, sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng so với không quan trọng và khẩn cấp so với không khẩn cấp 
  • Nhiệm vụ khẩn cấp là những nhiệm vụ cần phải hoàn thành ngay lập tức. Nhiệm vụ quan trọng là những nhiệm vụ đóng góp vào mục tiêu hoặc giá trị dài hạn
  • Cuối cùng, bạn chỉ nên thực hiện các nhiệm vụ ở hai góc phần tư trên cùng. Các nhiệm vụ khác, bạn nên ủy quyền cho cấp dưới hoặc xóa bỏ luôn

TIẾT KIỆM THỜI GIAN QUẢN LÝ, NÂNG CAO NĂNG SUẤT VỚI BỘ GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG SỐ MISA AMIS

4. Quy luật Parkinson

Nhà sử học người Anh Cyril Northcote Parkinson trở nên nổi tiếng với cụm từ “công việc mở rộng nhằm lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành nó”. Nói cách khác, lượng thời gian bạn dành cho bản thân để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể sẽ là lượng thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đó.

Đáng chú ý, quy luật Parkinson không hoàn toàn là một kỹ thuật quản lý thời gian mà là bộ các quy luật thúc đẩy bạn sắp xếp thời gian tối ưu nhất. 

Một số quy luật Parkinson người quản lý có thể áp dụng: 

  • Hoàn thành sớm hơn dự định: Thay vì hoàn thành công việc trước nửa đêm, hãy cố gắng hoàn thành trước buổi trưa
  • Đặt thời hạn: Luôn đặt cho mình một khoảng thời gian nhất định để làm một việc gì đó trước khi bắt đầu
  • Giới hạn thời gian cho các nhiệm vụ: Chỉ cho mình 20 phút buổi sáng để trả lời email

5. Quy tắc 4S – 2M – 72H – 21D

Luật 4 giây: Trước khi ra quyết định hoặc thực hiện một hành động quan trọng, hãy dành ít nhất 4 giây để hít thở sâu và suy nghĩ kỹ lưỡng. Điều này giúp tránh quyết định thiếu suy nghĩ và hành động đột ngột.

2M – Luật 2 phút: Nếu có một nhiệm vụ hoặc công việc mà bạn có thể hoàn thành trong vòng 2 phút hoặc ít hơn, thì hãy làm nó ngay lập tức thay vì để nó tích tụ và tạo ra một danh sách công việc chưa hoàn thành.

72H – Luật 72 giờ: Sau khi có một ý tưởng hay dự án, đừng để nó trôi qua. Hãy tập trung và bắt đầu thực hiện nó trong vòng 72 giờ. Điều này giúp duy trì động lực và không để ý tưởng bị lãng quên.

21D – Luật 21 ngày: Để phát triển một thói quen mới, hãy tạo một cam kết trong 21 ngày liên tiếp. Theo nghiên cứu, cần 21 ngày để thói quen trở thành một phần của cuộc sống hàng ngày. Những quy tắc này giúp bạn tận dụng thời gian, tránh trì hoãn, và phát triển thói quen tích cực. Hãy áp dụng chúng vào cuộc sống hàng ngày để cải thiện hiệu suất và quản lý công việc hiệu quả hơn.

QUY TẮC 4S – 2M – 72H – 21D

6. Phương pháp Time Blocking

Nhà phát minh, tỷ phú lừng danh Elon Musk được biết đến là người quản lý thời gian hiệu quả hàng đầu. Ông có thể làm việc hơn 80 giờ một tuần mà vẫn dành được thời gian riêng cho bản thân. 

Bí quyết của Elon Musk nằm ở phương pháp Time Blocking. Hiểu đơn giản, đây là phương pháp lập kế hoạch và ấn định khung thời gian cho các đầu việc trong ngày.

phương pháp time blocking
Phương pháp quản lý thời gian Time Blocking

Bạn sẽ chia thời gian (Time) của mình thành các khoản cố định (Block). Từ đó, người quản lý có cái nhìn tổng quát về thời gian biểu của bản thân, tự tạo áp lực phải làm việc đúng giờ.

Dưới đây là các bước mà Elon Musk sử dụng Time Blocking:

  • Chia một tờ giấy thành hai cột. Ở bên trái, viết ra từng giờ trong ngày và tạo các khối thời gian như nửa giờ hoặc khối giờ
  • Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ và sắp xếp chúng vào khoảng thời gian
  • Thêm thời gian đệm vào giữa mỗi khối thời gian để có độ điều chỉnh, co giãn công việc trong ngày

7. Phương pháp lập kế hoạch nhanh (RPM)

“RPM” là viết tắt của “phương pháp lập kế hoạch nhanh” hoặc “kết quả, mục đích và kế hoạch hành động lớn”. Diễn giả Tony Robbins đã phát triển RPM như một cách rèn luyện bộ não tập trung vào tầm nhìn, mong muốn và biến nó thành hiện thực.

Cách ứng dụng RPM: 

  • Nắm bắt: Viết ra tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành trong tuần này.
  • Chunking: Quá trình này bao gồm việc sàng lọc mọi thứ thành hai hạng mục tách biệt như công việc và cá nhân. 
  • Tạo các khối RPM: Trên đầu một tờ giấy mới, hãy tạo ba cột: nhiệm vụ, kết quả mong muốn khi hoàn thành nhiệm vụ đó và mục đích hoàn thành nhiệm vụ. Tiếp theo, liệt kê các hành động bạn có thể thực hiện để đạt được điều đó.

8. Kỹ thuật “Eat That Frog”

Kỹ thuật này được đặt tên theo một câu nói của Mark Twain: “Hãy ăn một con ếch sống vào buổi sáng và sẽ không có điều gì tồi tệ hơn xảy ra với bạn trong phần còn lại của ngày.” 

Lý do chính khiến các chuyên gia khuyên bạn nên sử dụng kỹ thuật Eat That Frog vì khoảng hai giờ sau khi thức dậy, chúng ta thường có năng lượng, sự tập trung và động lực cao nhất. Tuy nhiên, nhiều người lại lãng phí khung thời gian này vào mạng xã hội hoặc chỉ giải quyết những việc lẻ tẻ, thủ công. 

Ngoài ra, kỹ thuật này cũng làm giảm bớt sự lo lắng tích tụ xung quanh những nhiệm vụ nặng nề hoặc cấp bách nhất. Người quản lý dễ dàng giải quyết các ưu tiên ngay từ đầu mà không cần phải lo lắng, suy nghĩ quá nhiều trong ngày.

Theo đó, hãy thử bắt đầu một ngày của bạn bằng cách thực hiện những nhiệm vụ khó khăn nhất. 

QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ GIÁM SÁT TIẾN ĐỘ TỨC THỜI VỚI MISA AMIS CÔNG VIỆC NGAY HÔM NAY

V. Kết luận 

Bằng cách phát triển các kỹ năng quản lý thời gian, người quản lý có thể sắp xếp thời gian làm việc của mình và đội ngũ hiệu quả, đúng ưu tiên và hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. 

Tuy nhiên, không phải tất cả các phương pháp đều phù hợp với mọi người. Bạn cần thử nghiệm để tìm ra cách thức quản lý thời gian hiệu quả nhất với nhu cầu, hoàn cảnh cụ thể của mình.


Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 1 Trung bình: 5]
Chủ đề liên quan
Bài viết liên quan
Xem tất cả