Quản lý - điều hành Kỹ năng lãnh đạo Trao quyền cho nhân viên là gì? Những phương pháp trao quyền...

Trao quyền cho nhân viên là gì? Những phương pháp trao quyền tốt nhất

Các nhà lãnh đạo thành công trên thế giới thường được biết đến với nhiều cách trao quyền cho nhân viên vô cùng hiệu quả. Việc phân quyền hợp lý cho phép bạn có thêm thời gian và năng lượng để nghiên cứu thị trường, tìm ra những cơ hội kinh doanh mới. Chính vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm các phương pháp này, đừng bỏ lỡ những thông tin hữu ích dưới đây! 

Tặng bạn:  Ebook Quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền

I. Trao quyền cho nhân viên là gì?

Các nghiên cứu hàng đầu hiện nay đã khẳng định công tác ủy quyền sẽ góp phần làm giảm áp lực cho nhà quản lý. Đồng thời, nó đem lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Vậy trao quyền cho nhân viên là gì? 

phương pháp trao quyền cho nhân viên
Định nghĩa của việc trao quyền cho nhân viên trong doanh nghiệp

Trao quyền trong công việc nghĩa là người quản lý, lãnh đạo cho phép nhân viên được quyền tự ra quyết định và hành động. Họ sẽ không cần phải báo cáo và xin ý kiến liên tục trong một số công việc nhất định. 

II. Vai trò của việc trao quyền cho nhân viên

Trao quyền cho nhân viên giúp nhà quản trị tác động tích cực đến đội ngũ cấp dưới qua nhiều khía cạnh khác nhau: 

1. Giúp nhân viên cảm thấy được coi trọng

Ngày nay, đội ngũ lao động trẻ thường có nhiều sự quan tâm hơn khi tìm kiếm, ứng tuyển và quyết định gắn bó với một công ty. Bên cạnh mức lương hay đãi ngộ, phong cách quản lý công việc của người quản lý cũng là yếu tố quan trọng hàng đầu. 

ưu điểm của phương pháp trao quyền
Trao quyền giúp nhân viên có thêm nhiều động lực cố gắng

Vì vậy, khi được trao quyền chủ động, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy có động lực và trách nhiệm hơn. Điều này cũng làm tăng mức độ hài lòng cũng như giảm thiểu tỷ lệ nhân sự nghỉ việc giữa chừng. 

2. Chia sẻ các thông tin hữu ích cho công việc

Trong quá trình làm việc, trao quyền cho nhân viên yêu cầu người đứng đầu phải cung cấp thông tin, tạo điều kiện để mọi thành viên hoàn thành nhiệm vụ. Nhờ đó, các thông tin nội bộ được chia sẻ nhanh chóng giúp đội ngũ nhân sự đẩy nhanh hiệu suất công việc. 

3. Truyền cảm hứng trong tập thể 

Nếu nhân viên chỉ hoàn thành nhiệm vụ theo chỉ thị bắt buộc, họ sẽ dần đánh mất khả năng sáng tạo và tinh thần nhiệt huyết. Những cảm xúc tiêu cực như vậy có tác động xấu đến môi trường làm việc chung. 

Bởi vậy, nhà lãnh đạo tài giỏi phải biết khơi dậy cảm hứng, tạo động lực cho đội ngũ dưới quyền. Đồng thời, bạn nên khuyến khích họ đưa ra ý kiến, đóng góp các góc nhìn mới để cùng cải tiến chất lượng làm việc. 

Làm thế nào để người quản lý ủy quyền và giao việc chính xác, theo dõi tiến độ liên tục và thúc đẩy đội ngũ nhân sự hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua Ebook chuyên sâu:

Mời bạn đăng ký nhận ngay Ebook miễn phí: Quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền

III. Ưu điểm khi trao quyền

1. Giảm áp lực cho nhà quản lý 

Người quản lý nắm giữ vị trí liên kết trung gian giữa ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên, đảm bảo mọi quy trình luôn vận hành trơn tru và hiệu quả. Do đó, bạn thường phải chịu nhiều tầng áp lực và dễ rơi vào tình trạng công việc quá tải.  

giảm áp lực cho nhà quản lý
Những ưu điểm nổi bật của phương pháp trao quyền

Lúc này, trao quyền cho nhân viên giúp người quản lý chia bớt khối lượng công việc và tiết kiệm nhiều thời gian, công sức hơn. Bạn chỉ cần theo dõi báo cáo tiến độ sẽ nắm được bức tranh toàn cảnh về những công việc đang thực hiện. Từ đó, doanh nghiệp cũng có cơ sở đánh giá nhân viên chính xác, công tâm để khen thưởng, phê bình kịp thời. 

2. Nâng cao năng lực của nhân viên 

Đối với nhân viên, nhận thêm trách nhiệm nghĩa là có thêm cơ hội thử thách bản thân. Với những phần việc còn thiếu sót, họ sẽ nhanh chóng rút ra bài học kinh nghiệm từ thực tế và tiến bộ tốt hơn trong tương lai. 

Qua hình thức ủy quyền này, ban lãnh đạo cũng dễ dàng tìm ra những ứng viên tiềm năng cho các vị trí quản lý, trưởng nhóm… Thay vì phải tốn nhiều ngân sách tìm kiếm bên ngoài, giờ đây doanh nghiệp có thể tự xây dựng một đội ngũ tài năng và thấu hiểu văn hóa công ty sâu sắc. 

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay! 

IV. Các lỗi sai thường gặp khi trao quyền của nhà quản lý 

1. Quản lý quá chi tiết 

Một thực tế khó tránh khỏi của người đứng đầu khi trao quyền cho nhân viên là quản lý vi mô theo mức độ từng đầu việc nhỏ. Nguyên nhân của tình trạng này đến từ phía nhà quản lý vì chưa có đủ sự tin tưởng vào cấp dưới. 

Tuy nhiên, cách làm này không thể thúc đẩy nhân viên. Thậm chí, nó còn khiến họ căng thẳng, giảm năng suất vì thiếu không gian sáng tạo, không thể phát huy thế mạnh của bản thân.

sai lầm cần tránh khi trao quyền cho nhân viên
Quản lý vi mô là sai lầm cần tránh khi trao quyền cho nhân viên

Chính vì vậy, nhà quản lý chỉ nên là người định hướng, dẫn dắt hoặc đưa ra lời khuyên khi cần thiết. Bạn nên tạo điều kiện trong các khuôn khổ nhất định để giúp cho đội ngũ của mình đạt được mục tiêu đề ra. 

>> Tìm hiểu ngay: Top 15 phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, cá nhân tốt nhất hiện nay

2. Không giám sát hiệu quả công việc 

Trái ngược với hình thức trên, một số nhà quản lý lại mắc lỗi sai khi thiếu sự sát sao trong công tác đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên. Sau khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, bạn cần phải kiểm tra, theo dõi chỉ số để xác định chất lượng cuối cùng của họ. Nếu lơ là ở giai đoạn này, bạn sẽ không biết được có những thiếu sót hay sai lầm nào còn tồn đọng.  

3. Đổ lỗi cho nhân viên thực hiện  

Như đã đề cập ở trên, nhân viên là người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc cụ thể. Thế nhưng, người quản lý trao quyền cho nhân viên sẽ phải giám sát, phê duyệt kết quả. 

Vì thế, việc đổ lỗi cho cấp dưới được xem là điều tối kỵ bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần phải tránh. 

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

V. Top 7 phương pháp trao quyền cho nhân viên bạn cần biết

1. Xác định mục đích trao quyền

Người quản lý và nhân viên cần có sự thống nhất về mục đích của trao quyền. Ý nghĩa của việc này là tạo cơ hội cho nhân viên đóng góp ý kiến, tự mình triển khai một số công việc quan trọng. 

Từ đó, nhân viên có điều kiện phát triển, người quản lý có thêm sức mạnh để đưa doanh nghiệp bứt phá hơn nữa. 

2. Giới hạn phạm vi trao quyền

Để quản lý hiệu quả, bạn cần đưa ra phạm vi cho quyền hạn của nhân viên. Sự phân chia rõ ràng vừa giúp các thành viên triển khai công việc thuận lợi, vừa giúp lãnh đạo kiểm soát đầy đủ thông tin. 

giới hạn phạm vi trao quyền
Người quản lý cần giới hạn phạm vi khi ủy quyền cho nhân viên

Ví dụ, ban lãnh đạo sẽ trao quyền cho Trưởng phòng kinh doanh tự quyết định phần trăm khuyến mãi của các đơn hàng. Điều này cho phép bộ phận kinh doanh chủ động thu hút khách hàng và tăng tỷ lệ chốt đơn. Tuy nhiên, với những đơn hàng giá trị cao và khách hàng mong muốn có thêm ưu đãi, Trưởng phòng kinh doanh vẫn phải xin chỉ thị từ cấp trên. 

3. Không quản lý vi mô

Doanh nghiệp muốn trao quyền cho nhân viên hiệu quả thì cần thay đổi phong cách quản lý chi tiết. Khi nhân viên vẫn phụ thuộc vào nhiều quy tắc khắt khe, họ sẽ không thể tạo ra thành quả khác biệt. 

4. Lắng nghe và khuyến khích ý tưởng mới

Trên cương vị là người quản lý, bạn nên tạo ra một môi trường trao đổi cởi mở, sẵn sàng lắng nghe nhân viên. Với các quy trình làm việc chung, ban lãnh đạo cũng cần truyền thông, lấy ý kiến tập thể. 

Bởi lẽ, đội ngũ nhân viên là những người trực tiếp làm việc, tiếp xúc với đối tác, khách hàng… Những góp ý của họ sẽ mang tính khách quan, thực tế nhất. 

5. Phản hồi tích cực để tìm ra phương án tối ưu 

Sau khi ghi nhận những ý kiến của nhân viên, bạn cần nghiên cứu và cùng nhân viên tìm tìm ra hướng đi phù hợp. Những phản hồi mang tính xây dựng sẽ giúp cấp dưới được trao quyền có thêm sự tự tin cũng như nắm chắc các bước thực hiện tiếp theo. 

phản hồi tích cực cho nhân viên
Phản hồi tích cực và kịp thời cho nhân viên là cách quản lý hiệu quả

Đồng thời, cách đưa ra phản hồi cũng cần được sử dụng khéo léo. Người quản lý không nên phản hồi một cách mơ hồ hay áp đặt, bạn hãy đưa ra định hướng giải quyết cho nhân viên tự tìm cách triển khai. 

Với những khuyết điểm, bạn có thể yêu cầu nhân viên đề xuất giải pháp. Nó sẽ kích thích khả năng suy nghĩ độc lập và xử lý vấn đề của họ. 

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý tiến độ công việc hàng ngày tốt nhất

6. Cung cấp các tài nguyên cần thiết

Thực tế, quá trình trao quyền cho nhân viên có thể gây khó khăn cho tất cả các thành viên. Bởi lẽ, người quản lý phải tích lũy thêm kỹ năng lãnh đạo, nhân viên phải thay đổi cách thức làm việc chủ động, tích cực hơn. 

Vì thế, để làm tốt công tác này doanh nghiệp nên cung cấp các tài nguyên cần thiết và mục tiêu công việc cần đạt được. Khi có đủ thông tin và công cụ thực hiện, nhân viên sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu. 

7. Luôn tạo động lực cho nhân viên 

Theo tháp nhu cầu Maslow, mỗi người đều có mong muốn tự thể hiện bản thân. Trong môi trường công sở cũng vậy. Nhiệm vụ của nhà quản lý là tạo ra cảm giác được quý trọng, được tin tưởng để nhân viên có thêm động lực cố gắng. 

Kết hợp với những quyền hạn được trao, họ sẽ sẵn sàng cùng doanh nghiệp vượt qua khó khăn và phát triển. Một số phương pháp tạo động lực phổ biến bạn có thể ứng dụng là ghi nhận công sức của nhân viên, tích cực đóng góp cho dự án của họ… 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH QUẢN LÝ AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

CTA MGM 01

VI. Kết luận 

Trao quyền cho nhân viên không phải là một khái niệm mới đối với các nhà lãnh đạo, quản lý. Việc trao quyền hợp lý sẽ đem lại những lợi ích to lớn, thúc đẩy sự phát triển của đội ngũ nhân viên. 

Vì thế, hy vọng qua bài viết trên bạn đã có thêm những nhận thức mới về những lỗi cần tránh và các phương pháp trao quyền hiệu quả. Chúc bạn ứng dụng thành công ! 

.
Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này