Kỹ năng quản lý sự thay đổi: Chìa khóa cho sự thành công của tổ chức

Trong môi trường kinh doanh đang biến đổi nhanh chóng, kỹ năng quản lý sự thay đổi trở thành một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của tổ chức. Quản lý sự thay đổi không chỉ đòi hỏi sự hiểu biết về quy trình và công cụ, mà còn cần kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và sự linh hoạt.

MISA TẶNG BẠN MIỄN PHÍ EBOOK: XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC 3 “KHÔNG” – KHÔNG CHẬM TRỄ, KHÔNG CHỒNG CHÉO, KHÔNG LÃNG PHÍ

I. Tại sao cần phải thay đổi?

Người quản lý doanh nghiệp cần phải thay đổi vì những lý do quan trọng sau:

• Thích nghi với môi Trường biến đổi: Môi trường kinh doanh và xã hội luôn biến đổi. Các công nghệ mới, sự cạnh tranh gia tăng, thay đổi về quy định và yêu cầu của khách hàng đều đòi hỏi sự thay đổi để tồn tại và phát triển.

• Nâng cao hiệu suất: Thay đổi sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất và tăng cường năng suất. Các quá trình và phương pháp làm việc cũ có thể trở nên lỗi thời hoặc không hiệu quả, việc thay đổi chúng có thể giúp tối ưu hóa hoạt động.

• Tạo cơ hội mới: Thay đổi tạo ra cơ hội mới cho sự phát triển và mở rộng. Nó giúp tổ chức thâm nhập vào các thị trường mới, phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới, và thu hút khách hàng hoặc đối tác mới.

• Tối ưu hóa tài nguyên: Thay đổi sẽ tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, bao gồm thời gian, nhân lực và vốn. Từ đó giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

• Đối phó với rủi ro: Thay đổi có thể giúp tổ chức đối phó với các rủi ro và khả năng xảy ra sự cố. Bằng cách thay đổi và cập nhật quy trình và hệ thống, tổ chức có thể trở nên linh hoạt hơn và dễ dàng ứng phó với các tình huống không mong muốn.

• Phát triển nhân viên: Quá trình thay đổi cung cấp cơ hội cho sự phát triển cá nhân và chuyên môn của nhân viên. Nó khuyến khích họ học hỏi và phát triển thêm những kỹ năng mới.

• Theo kịp xu hướng: Thay đổi có thể giúp tổ chức theo kịp với xu hướng và tiến hóa của ngành công nghiệp. Ngược lại, việc chậm thay đổi sẽ làm cho tổ chức trở nên lạc hậu và mất đánh mất cơ hội kinh doanh. Thực tế đã có những câu chuyện chứng minh cho việc nếu như không thay đổi để bắt kịp các xu thế thì các doanh nghiệp dù là trong bất kỳ lĩnh vực nào, lớn hay nhỏ thì đều có thể sụp đổ như đế chế của Nokia, Kodak, Yahoo…

II. Các yếu tố dẫn đến sự thay đổi

1. Các yếu tố từ môi trường bên ngoài

2. Các yếu tố từ môi trường bên trong

• Tình hình tài chính: Sự thay đổi trong tình hình tài chính của tổ chức, bao gồm tăng trưởng hoặc suy thoái, có thể đòi hỏi các biện pháp thay đổi để điều chỉnh chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận hoặc đảm bảo sự bền vững.

• Thay đổi trong lãnh đạo: Sự thay đổi trong lãnh đạo của tổ chức có thể dẫn đến sự thay đổi về hướng dẫn chiến lược và mục tiêu tổ chức.

• Cải tiến quy trình: Đánh giá và cải tiến quy trình là một yếu tố quan trọng dẫn đến sự thay đổi trong tổ chức. Tìm cách tối ưu hóa quy trình làm việc có thể dẫn đến sự cải thiện và thay đổi.
• Nhân sự và năng lực: Sự thay đổi trong nhân sự, bao gồm sự thay đổi trong kỹ năng và năng lực của đội ngũ, có thể yêu cầu sự thay đổi trong tổ chức để đảm bảo sự phát triển và hiệu suất.
• Mục tiêu và chiến lược mới: Sự thay đổi trong mục tiêu tổ chức hoặc chiến lược là một yếu tố tự nhiên dẫn đến sự thay đổi trong cách tổ chức hoạt động và phát triển.

Tất cả những yếu tố này có thể kết hợp hoặc đứng một mình để thúc đẩy sự thay đổi trong tổ chức, và khả năng thích nghi và quản lý thay đổi là một phần quan trọng của sự phát triển và thành công của tổ chức.

3. Các yếu tố từ đối thủ cạnh tranh

• Sự cạnh tranh: Các đối thủ cạnh tranh có thể thúc đẩy sự thay đổi bằng cách đưa ra các sản phẩm, dịch vụ, hoặc chiến lược mới. Để cạnh tranh hiệu quả, tổ chức có thể phải điều chỉnh và cải thiện mục tiêu và quy trình của họ.

• Innovations: Các đối thủ có thể đưa ra các sáng kiến mới hoặc giải pháp sáng tạo. Để không bị bỏ lại, tổ chức cần phải thay đổi để đáp ứng các xu hướng và cải thiện sản phẩm và dịch vụ của mình.

Xem thêm: Các kỹ năng của nhà quản trị để vận hành doanh nghiệp thành công

III. 3 dạng thay đổi phổ biến trong tổ chức

1. Thay đổi phát triển (developmental change)

Hình thức thay đổi phát triển hay còn gọi là thay đổi thích ứng. Bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình vận hành cũng cần cải thiện, đổi mới quy trình, cấu trúc vận hành… để thích nghi với thời đại và không bị muốn tụt hậu. 

Các thay đổi phát triển thường diễn ra ở quy mô nhỏ như tinh chỉnh cách thức vận hành, bổ sung vị trí nhân, mở rộng phạm vi công việc…

2. Thay đổi chuyển tiếp (transitional change)

Đây là dạng thay đổi ở phạm vi lớn nhằm chuyển tiếp doanh nghiệp sang một trạng thái mới như sáp nhập, mua lại hay tự động hóa một bộ phận/quy trình.

3. Thay đổi chuyển đổi (transformational change)

Thay đổi chuyển đổi chỉ các đại thay đổi  với sự điều chỉnh ở phạm vi và quy mô lớn. Kết quả của những thay đổi này đem đến sự khác biệt lớn so với 2 dạng trên. Chẳng hạn, doanh nghiệp mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang phân mảng mới hoặc tách biệt hoàn toàn với thị trường ban đầu.

IV. Công cụ thực hiện sự thay đổi của tổ chức

1. Design Thinking

Phương pháp này dựa trên cơ sở của sự thấu hiểu về người dùng và mọi giải pháp chỉ được bắt đầu cân nhắc sau khi nhóm thiết kế đã thực sự hiểu và đồng cảm với những vấn đề của người dùng. Vì vậy phương pháp này sẽ rất phù hợp để cải tiến các sản phẩm, dịch vụ của Công ty.

2. Agile

Ứng dụng để làm các sản phẩm mới, chia đội ngũ sản xuất thành những nhóm nhỏ để đẩy nhanh tiến độ ra sản phẩm và tăng khả năng sáng tạo

3. ISO – Tiêu chuẩn quản lý chất lượng hệ thống

ISO: Hệ thống Quản lý chất lượng – ISO hoạt động theo triết lý P-D-C-A, là phương pháp giúp cho việc đề ra 1 kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu, cách thức để thực hiện công việc và kiểm tra quá trình thực hiện, từ đó có thể suy nghĩ cải tiến và đưa ra những bước hành động tiếp theo.

PDCA gồm 4 giai đoạn:

◦ PLAN (Lập kế hoạch): Xác định vấn đề, xác định mục tiêu và xác định các hành động cần để cải tiến cần được thực hiện

◦ DO (Thực hiện): Xác định cải tiến những điểm nào, khi nào cần hoàn thành và phải làm gì để hoàn thành kế hoạch

◦ CHECK (Kiểm tra): Kiểm tra hoạt động cải tiến có được thực hiện thành công hay không, các mục tiêu có đạt kết quả như mong muốn không và đánh giá các giải pháp áp dụng có phù hợp không hoặc có thể cải tiến hơn không

◦ ACT (Điều chỉnh): Review lại các hoạt động cải tiến và rút ra kinh nghiệm, chuẩn hóa các điểm cải tiến, cập nhật tài liệu theo đúng chuẩn và xác định những thay đổi để áp dụng

Việc áp dụng ISO giúp cho các tổ chức hoạt động phát triển bền vững, tạo ra các năng lực nâng cao giá trị của doanh nghiệp tổ chức trong mọi lĩnh vực thuộc sản xuất, thương mại, dịch vụ. Khi áp dụng các tiêu chuẩn ISO, chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp sẽ liên tục được cải tiến để đáp ứng được yêu cầu chất lượng của người dùng.

V. 3 Mô hình quản trị sự thay đổi trong tổ chức

1. Mô hình thay đổi 3 bước của Kurt Lewin

2. Mô hình ADKAR

3. Mô hình John P Kottter

Xem thêm: 20+ phần mềm quản lý công việc, giao việc hiệu quả nhất

VI. Sự phản kháng và cách khắc phục

1. Diễn biến tâm lý trong quá trình thay đổi của con người

Chúng ta phải trải qua một số giai đoạn để thích nghi hoàn toàn với các sự kiện quan trọng trong công việc và cuộc sống cá nhân của mình. Chấn thương, sự chia tay hoặc mất việc làm, và các mối quan hệ mới, công việc mới hoặc chuyển đổi địa điểm sống đều thay đổi mạnh mẽ cuộc sống của chúng ta. 

Những sự kiện tốt cũng như xấu có thể làm lung lay tâm trí của chúng ta, đòi hỏi chúng ta phải thay đổi hoàn toàn hiểu biết của mình về thế giới. Quá trình này diễn ra lâu hơn so với nhiều người nghĩ, thường có một giai đoạn cuộc khủng hoảng tâm thần sâu bên trong khoảng 6 tháng sau đó, cho đến khi chúng ta có thể buông bỏ quá khứ và thích nghi hoàn toàn với hiện thực mới của mình. 

Quá trình này ảnh hưởng đến tất cả mọi người, ở hầu hết các văn hóa, sau các sự kiện quan trọng trong cuộc sống. Những sự kiện này xảy ra 10-20 lần trong cuộc đời của hầu hết mọi người. Nếu được hiểu và được hỗ trợ, những sự kiện này có thể trở thành cơ hội. Nếu không, chúng có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng trong đánh giá, trầm cảm, suy sụp, đổ vỡ mối quan hệ, sự nghiệp.

2. Sự phản kháng diễn ra với tổ chức

Theo mô tả diễn biến tâm lý của con người, bất kỳ một sự thay đổi nào trong tổ chức cũng đều có thể xuất hiện sự phản kháng. Sự phản kháng diễn ra qua 5 giai đoạn, bắt đầu từ lúc hoàn toàn phản kháng đến khi kết thúc, hoàn toàn chấp nhận cái mới.

• Giai đoạn chống đối: Sự phản kháng xảy ra khi bắt đầu quá trình thay đổi. Lúc này, nhân viên không nhìn thấy hiệu quả và lợi ích mà chỉ giận dữ với những xáo trộn cùng những điều họ bị yêu cầu phải làm. Vì vậy, họ sẽ phản kháng với bất kỳ thông báo nào về cập nhật mới.
• Giai đoạn bảo vệ cái cũ, từ chối cái mới: Sự phản kháng trong giai đoạn này đã yếu đi, nhân viên không còn phản kháng mạnh mẽ mà họ chỉ khư khư thực hiện theo cái cũ, không quan tâm đến chính sách mới.
• Giai đoạn loại bỏ cái cũ: Đây là giai đoạn thể hiện những phản ứng tích cực trong quá trình đi đến kết thúc sự phản kháng. Sau một thời gian, nhận thức của nhân viên về cái cũ lẫn cái mới đã dần thay đổi. Họ dần chán nản khi là người ngoài cuộc, từng bước chấp nhận loại bỏ cái cũ và thử nghiệm cái mới.
• Giai đoạn thích nghi với cái mới: Với những hiệu quả, lợi ích đầu tiên, nhân viên chấp nhận và dần thích nghi với cái mới. Đây cũng là giai đoạn ghi nhận sự thành công của quá trình xóa bỏ sự phản kháng.
• Giai đoạn thay thế hoàn toàn cái cũ: Nếu hiệu quả của cái mới đã được chứng minh, những cái cũ sẽ hoàn toàn bị loại bỏ và cái mới thay thế hoàn chỉnh.

Thành công của sự thay đổi chỉ còn phụ thuộc vào hiệu quả của chương trình thay đổi mà thôi.

3. Lợi ích của nhà quản lý, lãnh đạo khi nắm được tâm lý của con người trước sự thay đổi

Là một quản lý, lãnh đạo, nắm bắt được quá trình tâm lý sự thay đổi của nhân sự sẽ giúp dự đoán tình hình và định hướng cho nhân sự, từ đó, giúp nhân sự tin tưởng vào quản lý cũng như công ty. 

• Tạo sự đồng thuận: Hiểu rõ tâm lý của nhân viên trong quá trình thay đổi giúp quản lý xây dựng sự đồng thuận và ủng hộ từ phía nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy được lắng nghe và hiểu, họ có khả năng cao hơn để chấp nhận và thích nghi với sự thay đổi.

• Tối ưu hóa hiệu suất làm việc: Nắm bắt tâm lý của nhân viên có thể giúp quản lý và bộ phận nhân sự tạo ra các chiến lược và biện pháp hỗ trợ nhằm duy trì hoặc cải thiện hiệu suất làm việc trong giai đoạn thay đổi. Hiểu được cả những mặt tích cực và khả năng phát sinh vấn đề trong tâm lý của nhân viên giúp định hình các giải pháp thích hợp.
• Tránh tình trạng mất nhân tài: Khi nhân viên cảm thấy không được chú ý hoặc không hỗ trợ trong quá trình thay đổi, họ có thể quyết định rời bỏ tổ chức. Nắm bắt tâm lý của nhân viên và cung cấp hỗ trợ có thể giảm nguy cơ mất cắp nhân tài quý báu.
• Xây dựng môi trường làm việc tích cực: Quản lý và bộ phận nhân sự có thể sử dụng hiểu biết về tâm lý để thiết lập một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên cảm thấy tự tin và động viên để tham gia vào quá trình thay đổi.
• Quản lý rủi ro: Nắm bắt tâm lý của nhân viên có thể giúp quản lý và bộ phận nhân sự dự đoán và quản lý các rủi ro liên quan đến sự thay đổi. Điều này bao gồm việc phát hiện các dấu hiệu của khủng hoảng và đưa ra biện pháp ngăn chặn trước khi nó trở nên quá trầm trọng.
• Xây dựng lòng tin và cam kết: Hiểu và tương tác với tâm lý của nhân viên trong giai đoạn thay đổi giúp xây dựng lòng tin và cam kết từ phía nhân viên. Điều này có thể dẫn đến mối quan hệ mạnh mẽ hơn giữa quản lý và nhân viên, làm tăng sự trung thành và sự hỗ trợ trong tương lai.
• Tạo cơ hội trong khó khăn: Sự hiểu biết về tâm lý của sự thay đổi có thể giúp quản lý tìm kiếm cơ hội trong những thách thức và khó khăn. Thay vì coi thay đổi là một trở ngại, họ có thể thấy nó là một cơ hội để phát triển và thay đổi tích cực.

Tóm lại, nắm bắt được tâm lý của nhân viên trong sự thay đổi không chỉ giúp quản lý và bộ phận nhân sự quản lý tốt hơn quá trình thay đổi mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và ủng hộ, giúp tăng cường hiệu suất và lòng cam kết của nhân viên.

4. Cách khắc phục sự phản kháng

Sự thay đổi chỉ có thể thành công nếu doanh nghiệp có người dẫn dắt và có người tham gia. Nói đơn giản, sự thay đổi chỉ xảy ra bởi bàn tay con người. 

Do vậy, nhà quản trị cần lưu ý đến những tác động tinh thần, tình cảm của người dẫn dắt cũng như các cá nhân có liên quan. Việc nắm bắt chính xác những trở ngại trong quá trình thực thi sự thay đổi sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra biện pháp tháo gỡ các khó khăn nhanh chóng hơn. Một số cách thức khắc phục trở lực được gợi ý như sau:

• Truyền thông về sự thay đổi hiệu quả

Thông tin là quyền lợi: Cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực và rõ ràng về lý do và lợi ích của sự thay đổi. Chỉ rõ mục tiêu và lợi ích cụ thể mà sự thay đổi sẽ mang lại cho tổ chức và cá nhân từng người. Liên kết mục tiêu của nhân viên với mục tiêu tổ chức để họ thấy rằng họ đóng góp vào sự thành công chung.

Tạo cơ hội cho sự thảo luận và hỏi ý kiến từ nhân viên để họ cảm thấy được lắng nghe và tham gia vào quá trình thay đổi.

Sử dụng nhiều kênh giao tiếp khác nhau như cuộc họp, email, trang web, hoặc các sự kiện trực tiếp để truyền đạt thông tin.

• Lắng nghe và tôn trọng cảm xúc của nhân viên

Hiểu và tôn trọng cảm xúc của nhân viên: Lắng nghe và xem xét những mối quan ngại và lo lắng của họ về sự thay đổi.

Tạo môi trường an toàn cho việc thể hiện ý kiến: Khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến mà không sợ trách nhiệm.

Đọc ngay: Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? Các bước giải quyết vấn đề hiệu quả

• Đào tạo và hỗ trợ

Đào tạo: Cung cấp đào tạo và học tập để giúp nhân viên thích nghi với sự thay đổi và phát triển các kỹ năng cần thiết.

Hỗ trợ cá nhân: Cung cấp hỗ trợ tư vấn và tâm lý cho nhân viên có thể đang trải qua căng thẳng trong quá trình thay đổi.

• Thúc đẩy sự tham gia của nhân viên

Tham gia: Khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình quyết định liên quan đến sự thay đổi.

Ghi nhận và khen ngợi: Khi nhân viên đóng góp tích cực và tham gia, hãy công nhận và đánh giá đúng mức.

Lưu ý: Sự tham gia của nhân viên chủ chốt và tiên phong là rất quan trọng. Sự thay đổi không phải luôn được tất cả nhân viên hưởng ứng, đồng thời, không phải tất cả nhân viên đều phù hợp ngay với việc thay đổi. 

Do đó, người dẫn dắt cần bắt đầu với nhóm chuyên trách bao gồm những nhân viên chủ chốt, có năng lực đáp ứng điều kiện và yêu cầu cũng như sẵn sàng thay đổi. Người dẫn dắt nên phân quyền để khuyến khích họ nỗ lực thực thi sự thay đổi.

Việc để các nhân viên chủ chốt này tham gia vào quá trình thay đổi, đặc biệt là thay đổi cấu trúc tổ chức, sẽ giúp người dẫn dắt giảm bớt khó khăn trong công tác quản trị. Kết quả thực hiện của nhóm cùng sự chuyển biến của tổ chức sẽ tác động đến tâm lý chung, làm mất dần sự phản kháng và lôi kéo nhóm còn lại cùng tham gia.

Đặc biệt, trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay, các doanh nghiệp đều phải thực hiện sự chuyển đổi từ hình thức làm việc thủ công sang tự động hóa, công nghệ hóa. MISA AMIS Văn phòng số là một trong những bộ giải pháp quản lý toàn diện nhất hiện nay. Bộ giải pháp bao gồm 8 giải pháp tiện ích cho phép doanh nghiệp cải tiến hoạt động đồng bộ:

• Phần mềm MISA AMIS Công việc giúp quản lý phân bổ công việc chi tiết, theo dõi thời gian, tiến độ và năng suất theo thời gian thực
• Phần mềm MISA AMIS Quy trình xây dựng hệ thống quy trình phối hợp liên phòng ban liền mạch, giám sát sự tuân thủ của từng cá nhân, bộ phận
• Phần mềm MISA AMIS WeSign thay đổi hoàn toàn hình thức ký duyệt thủ công, quản lý phê duyệt tài liệu mọi lúc mọi nơi, không cần có mặt tại văn phòng
• Phần mềm MISA AMIS Mạng xã hội là nền tảng truyền thông nội bộ đưa chính sách, chủ trương của ban lãnh đạo đến gần nhân viên hơn, gắn kết và nâng cao tinh thần tập thể

Ngoài ra, bộ giải pháp còn cung cấp ứng dụng quản lý phòng họp, tài liệu, kiểm kê kiểm đến tài sản tự động nhằm xây dựng môi trường làm việc số hiện đại, tối ưu nhất cho mọi doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nguồn lực, cắt giảm chi phí cũng như đẩy nhanh tốc độ thích ứng với mục tiêu, nhiệm vụ mới trong giai đoạn mới.

• Tạo áp lực

Đối với những nhân viên thiếu tự tin, quá lo lắng, hoặc lười thay đổi, người dẫn dắt cần thiết lập ngay hệ thống quản lý chặt chẽ để đưa họ vào hệ thống mới. Nếu cần, người quản lý phải tạo áp lực buộc họ phải thích ứng với thay đổi, tránh kéo dài thời gian làm tăng thêm căng thẳng trong đội ngũ.

• Ép buộc

Mặc dù vấn đề thu hút các cá nhân tham gia vào quá trình thay đổi là cần thiết, thế nhưng người dẫn dắt không nên sử dụng quá nhiều thời gian, công sức để thuyết phục những cá nhân quá bảo thủ. Khi các biện pháp trên không hiệu quả thì bắt buộc nhân viên phải lựa chọn chấp nhận thay đổi hoặc bị sa thải.

• Tạo văn hóa hỗ trợ sự thay đổi

Xây dựng một văn hóa tổ chức mà khuyến khích sự linh hoạt và sẵn sàng thay đổi. Đảm bảo rằng sự thay đổi được coi là một phần bình thường của cuộc sống tổ chức.

Quản lý sự phản kháng của nhân viên trong quá trình thay đổi đòi hỏi sự kiên nhẫn, lãnh đạo mạnh mẽ và sự thấu hiểu. Thực hiện các biện pháp này có thể giúp tổ chức thực hiện sự thay đổi một cách hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu đề ra.

Chúc các nhà quản lý, nhà lãnh đạo luôn làm chủ sự thay đổi và dẫn dắt nhân sự thành công.