Các kỹ năng của nhà quản trị để vận hành doanh nghiệp thành công

Để vận hành doanh nghiệp, bạn cần nắm vững các kỹ năng của nhà quản trị. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết và có đủ kiến thức để rèn luyện những kỹ năng đó. Vì vậy, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu thêm về các kỹ năng bạn cần có ngay hôm nay!

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LẬP HOẠCH NĂM 2022 CHO DOANH NGHIỆP

I. Kỹ năng của nhà quản trị là gì?

1. Các hoạt động cơ bản của nhà quản trị 

Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong một tổ chức. Bạn không chỉ lãnh đạo, tổ chức đội ngũ mà còn phải dẫn dắt mọi người đạt được mục tiêu.

Các hoạt động cơ bản của một nhà quản trị bao gồm:

• Lập kế hoạch: Nhà quản trị phải tham gia vào việc đặt mục tiêu, xác định chiến lược và lập ra kế hoạch chi tiết để đạt được những mục tiêu đó. Đây là quá trình tìm kiếm hướng đi, nghiên cứu những biện pháp khả thi giúp mọi người hoàn thành công việc tốt nhất.
• Tổ chức: Nhà quản trị tổ chức, phân chia công việc cho các thành viên dựa trên vị trí, trách nhiệm hoặc điểm mạnh của nhân sự.
• Điều hành: Nhà quản trị điều hành và quản lý các hoạt động hàng ngày của tổ chức như theo dõi tiến độ, giám sát mức độ tuân thủ quy trình, quản lý tài nguyên và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Kiểm soát: Nhà quản trị thiết lập các tiêu chuẩn, đo lường hiệu suất, đánh giá và thực hiện biện pháp điều chỉnh khi cần thiết.
• Quản lý nhân sự: Nhà quản trị có thể phải phụ trách cả việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, thúc đẩy sự phát triển cho nhân sự và xây dựng một môi trường làm việc tích cực.
• Quản lý tài chính: Nhà quản trị cần quản lý tài chính của tổ chức. Điều này bao gồm quản lý nguồn vốn, lập ngân sách, theo dõi thu chi, phân tích tài chính…

Cần lưu ý, vai trò và hoạt động cụ thể của nhà quản trị không cố định mà phụ thuộc vào loại hình, quy mô và ngành nghề của doanh nghiệp.

2. Quản trị và lãnh đạo 

Quản trị và lãnh đạo là hai khái niệm có liên quan chặt chẽ, thường xuyên bị nhầm lẫn. Tuy nhiên, vẫn có sự khác biệt trong cách tiếp cận và chức năng của quản trị và lãnh đạo như sau:

Quản trị và lãnh đạo có những đặc điểm riêng, nhưng cùng chung mục tiêu định hướng và phát triển doanh nghiệp thành công.

Một nhà quản trị thông thái phải kết hợp hiệu quả cả hai khía cạnh này. Họ sử dụng kỹ năng quản trị để tổ chức và điều hành công việc, đồng thời sử dụng kỹ năng lãnh đạo để tạo động lực, định hướng và xây dựng môi trường làm việc gắn kết.

Nhờ đó, bạn sẽ tạo ra sự đồng thuận và tương tác tích cực giữa các thành viên, thúc đẩy đội ngũ làm việc xuất sắc, gắn bó lâu dài hơn. Sự kết hợp này cũng giúp người đứng đầu nâng cao khả năng thích nghi, giải quyết vấn đề linh hoạt và đột phá trong môi trường kinh doanh thay đổi liên tục.

2. Kỹ năng của các nhà quản trị 

Các kỹ năng của nhà quản trị được hiểu là khả năng, kinh nghiệm và sự thành thạo trong quá trình thực hiện một công việc. Tầm quan trọng của các kỹ năng này phụ thuộc vào vị trí cấp quản lý khác nhau.

Trong đó, những nhà quản lý cấp cao hơn sẽ đòi hỏi nhiều kỹ năng tư duy hơn. Ngược lại, đối với cấp quản lý thấp hơn, kỹ năng kỹ thuật trở nên quan trọng hơn. Tuy nhiên, kỹ năng quản lý nhân sự sẽ cần thiết ở bất kỳ cấp độ nào.

Chính vì vậy, các nhà tuyển dụng thường ưu tiên những ứng viên có kỹ năng quản lý vì kiến ​​thức sâu rộng của họ về các lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Chẳng hạn như các chuyên môn kế toán, tiếp thị, bảo hiểm, tài chính, quản trị, khoa học quản lý và quản lý nguồn nhân lực.

Họ có thể giám sát hoạt động của các bộ phận khác nhau của công ty khi họ hiểu rõ về cách thức hoạt động của từng bộ phận. Các nhà quản lý doanh nghiệp cũng theo dõi xu hướng thị trường và tư vấn cho công ty để tiếp tục duy trì khả năng cạnh tranh.

II. Các kỹ năng nhà quản trị cần có

Các kỹ năng của nhà quản trị là kết quả của cả quá trình làm việc, tích lũy, học hỏi và phát triển nhiều bộ kỹ năng. Để trở thành một nhà quản lý giỏi, bạn phải đầu tư nghiêm túc theo một lộ trình rõ ràng để nâng cao năng lực lãnh đạo quản lý của mình.

1. Kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược

Sự khác biệt lớn nhất giữa nhân viên và người đứng đầu quản trị doanh nghiệp là kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược. Khi bạn là nhân viên, bạn luôn cố gắng hoàn thành các KPI đã đặt ra. Trên thực tế, bạn đang đi theo kế hoạch mà cấp trên giao cho mọi người thực hiện.

Đối với quản lý cấp cao, các kỹ năng của nhà quản trị có yêu cầu cao hơn về tư duy chiến lược và tầm nhìn dài hạn. Lập kế hoạch và tư duy chiến lược trong công việc sẽ giúp bạn vạch ra phương hướng rõ ràng để phát triển.

Vì vậy, ngoài việc tập trung vào những công việc hiện tại, bạn cần lên kế hoạch chi tiết cho tương lai. Điều này có nghĩa là bạn sẽ thiết lập các ưu tiên dựa trên mục tiêu của công ty.

Trên thực tế, các kế hoạch luôn thay đổi do các yếu tố khách quan và chủ quan. Thế nhưng, với tư duy chiến lược rõ ràng bạn sẽ có kế hoạch dự phòng để thích ứng với những thay đổi này.

Xem thêm: Tầm hạn quản trị là gì? Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị

2. Kỹ năng quản lý và đào tạo

Tiếp theo, bạn cần có kỹ năng quản lý và đào tạo nhân viên của mình. Các kĩ năng của nhà quản trị bao gồm vận hành, tổ chức công việc và hoạch định chiến lược tổng thể:

• Công việc điều hành và tổ chức liên quan đến việc phân bổ hợp lý và hiệu quả các nguồn lực làm việc. Nó giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của nhân viên cấp dưới cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh.
• Kế hoạch là việc thiết lập từ mục tiêu nhỏ thành mục tiêu lớn, từ mục tiêu ngắn hạn đến mục tiêu dài hạn. Để có thể hoạch định mục tiêu, người quản lý cần có tầm nhìn xa để xác định hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệp.

Bên cạnh việc đưa ra các quyết định trong công việc, nhà quản lý cũng cần đóng vai trò hỗ trợ, đào tạo nhân viên. Thêm vào đó, họ cũng có vai trò định hướng cho cấp dưới đi theo lộ trình thăng tiến phù hợp.

Là một nhà quản lý, bạn cần học cách chia sẻ những kiến ​​thức và kỹ năng cần thiết với nhóm của mình. Từ đó, bạn giúp họ hình thành sự tự tin và phát huy năng lực cá nhân để góp phần thúc đẩy tổ chức cùng phát triển.

Làm thế nào để doanh nghiệp lập kế hoạch kinh doanh khoa học và đảm bảo mọi hoạt động thành công? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua Ebook chuyên sâu: Mời bạn đăng ký nhận ngay Ebook miễn phí: Điều bạn cần biết khi lập kế hoạch năm 2023 cho doanh nghiệp

3. Kỹ năng quản lý nguồn nhân lực

Kỹ năng quản lý nguồn nhân lực bao gồm kiến ​​thức về nguồn nhân lực, khả năng điều phối và phối hợp các mối quan hệ. Điều này giúp kết nối mọi nhân viên thành một mạng lưới vững chắc hướng về các mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Kỹ năng quản lý nhân sự không hề dễ dàng vì mỗi cá nhân trong công ty lại có những sự khác biệt lớn. Do đó, nó đòi hỏi bạn phải không ngừng học hỏi, nâng cao các kỹ năng của nhà quản trị. Thậm chí, bạn phải học cách thấu hiểu tâm lý nhân viên.

Việc quản lý nhân viên của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự phát triển chung của tổ chức. Khi các nhà quản lý đặt nhân viên vào đúng vị trí với năng lực, họ sẽ nâng cao khả năng đóng góp tích cực vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngược lại, nếu bạn giao nhiệm vụ cho sai người có thể cản trở quá trình làm việc.

NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN LÝ, TĂNG NGAY NĂNG SUẤT VỚI PHẦN MỀM AMIS CÔNG VIỆC 

4. Kỹ năng giao tiếp và tạo động lực

Hiện nay, các kỹ năng như giao tiếp, đàm phán, thuyết trình hay quản lý cảm xúc được coi là kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất đối với các nhà quản lý. Bởi lẽ, bạn cần làm việc với nhiều người qua nhiều cách thức khác nhau.

Họ có thể là nhân viên, trưởng bộ phận của công ty cho đến khách hàng, đối tác,… Tiếp theo đó, các kênh giao tiếp như email, gọi điện và gặp mặt trực tiếp lại yêu cầu những phong cách làm việc khác nhau.

Như vậy, việc đảm bảo giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn và hiệu quả là yêu cầu thiết yếu. Thêm vào đó, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin dễ dàng hơn.

Bạn nên tổ chức các cuộc họp nhóm hàng tuần hoặc hàng tháng để lắng nghe cảm nhận của nhân viên của mình. Thể hiện thái độ cởi mở, tích cực giúp bạn tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và tích cực.

Kỹ năng này đòi hỏi sự tinh tế, linh hoạt về trí tuệ và kinh nghiệm xã hội của người quản lý. Nó là tiền đề để bạn truyền cảm hứng, khơi dậy sự nhiệt tình và sự cống hiến của mỗi nhân viên.

5. Kỹ năng về kinh doanh, thương mại

Để phát triển trong điều kiện kinh tế thị trường có nhiều biến động như hiện nay, nhà quản lý định vị được vị thế hiện tại của doanh nghiệp. Cho dù bạn mới bắt đầu hay là một chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, sự nhạy bén trong kinh doanh sẽ tạo ra sự khác biệt rất lớn trong sự nghiệp của bạn.

Với kỹ năng này, bạn sẽ đưa ra những quyết định hợp lý, đúng đắn nhất. Nếu không, những quyết định của bạn sẽ trở nên xa rời thực tế, không đem lại hiệu quả kinh doanh cụ thể.

Để xây dựng nhận thức kinh doanh tốt, bạn hãy bắt đầu với những nền tảng cơ bản. Bạn nên tìm hiểu sứ mệnh và mục đích của tổ chức, hiểu sâu hơn về ngành nghề cũng như các vấn đề chính trị và kinh tế ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

6. Kỹ năng thích ứng và đàm phán

Bằng cách nhanh chóng thích ứng với các tình huống bất ngờ, các kỹ năng của nhà quản trị sẽ giúp đội ngũ bắt kịp với xu hướng mới. Đồng thời, kỹ năng này còn giúp người quản lý duy trì thái độ tích cực khi gặp khó khăn và giữ vững tinh thần quyết tâm cho nhân viên. Thích ứng cũng có nghĩa là suy nghĩ sáng tạo và tìm ra giải pháp mới cho các vấn đề cũ.

Ngoài ra, một nhà quản lý giỏi, có kỹ năng đàm phán tốt sẽ mang lại nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp. Điều này cũng diễn ra tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Họ cần đòn bẩy, khuyến khích, điều kiện và các tác động bên ngoài để tiến xa hơn trong tương lai.

7. Kỹ năng phát triển nhân viên và phát triển bản thân

Những nhà quản lý tốt luôn tìm ra thời điểm thích hợp để phát triển nhân viên của mình. Họ sẽ đào tạo và tạo điều kiện để đội ngũ của mình được nâng cao trình độ, kỹ năng.

Bạn cũng phải biết cách động viên kịp thời những nhân viên có đóng góp và đạt thành tích cao. Việc này sẽ tiếp thêm động lực và thúc đẩy tinh thần cạnh tranh lành mạnh trong tập thể.

Mặt khác, bạn nên xác định tầm quan trọng của việc nâng cao các kỹ năng của nhà quản trị cho bản thân. Khi học hỏi một cách cởi mở, xem xét những sai lầm và rút ra bài học, bạn sẽ cải thiện hiệu quả công việc một cách rõ rệt. Về phía nhân viên, họ cũng sẽ có cái nhìn thiện cảm, tôn trọng và tin tưởng đi theo định hướng của bạn.

Đọc ngay: Vai trò của nhà quản trị trong doanh nghiệp quan trọng như thế nào? 

8. Kỹ năng xây dựng mối quan hệ

Các nhà quản lý hiệu quả luôn cố gắng xây dựng mối quan hệ gắn kết với đội nhóm bên dưới. Nhờ sự đoàn kết đó, nhân viên sẽ có niềm tin, động lực và phấn đấu mạnh mẽ hơn để đạt được mục tiêu.

Trong nhiều trường hợp, người quản lý còn hoạt động dưới tư cách một người hòa giải. Dưới áp lực công việc, bạn không thể tránh khỏi những bất đồng hay sự phối hợp chưa nhịp nhàng giữa các cá nhân, phòng ban. Lúc này, người quản trị cần nhanh chóng hòa giải xung đột để tránh nó ảnh hưởng xấu đến hoạt động chung.

III. Ví dụ về kỹ năng lãnh đạo tài tình của Steve Jobs

Với những thành công ấn tượng trong quá trình lãnh đạo Apple, NeXT và Pixar, kỹ năng lãnh đạo của Steve Jobs vẫn được xem là bài học kinh nghiệm tiêu biểu và quý giá với những nhà quản trị trẻ.

Khác với những nhà lãnh đạo truyền thống, Steve Jobs hiểu rằng việc kiểm soát và ra lệnh cho nhân viên sẽ không thu được hiệu quả. Thay vào đó, ông quyết định trở thành hình mẫu cho các nhân viên của Apple bằng cách thực hiện nghiên cứu thực tế hàng ngày, tham gia tích cực vào dự án mới, kiểm tra và báo cáo cùng các thành viên trong nhóm…

Ngoài ra, Steve Jobs cũng coi trọng kỹ năng giao tiếp, thúc đẩy đội ngũ hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc. Khi trở lại Apple với tư cách là Giám đốc điều hành, ông đã viết một quảng cáo với nội dung khuyến khích mọi người nghĩ khác đi: “Trong khi một số coi họ là những kẻ điên rồ, chúng tôi chỉ thấy những thiên tài. Bởi vì những người đủ điên rồ để nghĩ rằng họ có thể thay đổi thế giới chính là những người làm được điều đó”.

Bất chấp những ý kiến về cách quản lý có phần cực đoan, Steve Jobs vẫn có thể thúc đẩy nhân viên một cách ấn tương. Ông chia sẻ niềm đam mê, đưa ra tầm nhìn và tác động đến từng thành viên để họ có khát khao phát triển mạnh mẽ hơn. Ông luôn tiếp thêm động lực để họ tin rằng họ sẽ làm những điều vĩ đại trong tương lai.

IV. Khám phá sức mạnh quản lý công việc tối ưu của MISA AMIS Công việc

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

Ưu điểm của MISA AMIS Công việc với nhà quản trị doanh nghiệp:

• Hệ thống báo cáo theo thời gian thực giúp người đứng đầu đánh giá chính xác hiệu quả công việc và ra quyết định dựa trên dữ liệu rõ ràng, khách quan
• Giao việc và cập nhật tiến độ theo tên nhân viên phụ trách trên phần mềm nhanh chóng, tức thời. Doanh nghiệp dễ dàng quản lý trên từng dự án con hoặc bao quát tổng thể công việc của tất cả phòng ban
• Tối ưu quy trình phối hợp làm việc giữa các phòng ban, tăng tốc độ phục vụ khách hàng nhờ hệ thống dữ liệu tập trung, kết nối liên thông nhiều nghiệp vụ cốt lõi

MISA AMIS Công việc tự hào là một trong những giải pháp quản lý công việc, dự án tốt nhất, được hơn 170.000 khách hàng doanh nghiệp lựa chọn.

Sau 2 năm triển khai đồng bộ phần mềm MISA AMIS Công việc cho tất cả các phòng ban, chị Nguyễn Thị Hà – Trưởng phòng Hành chính nhân sự – Marketing của Công ty Cổ phần Tin học Bách Khoa (BKC) khẳng định:

“MISA AMIS Công việc đã giúp mình giảm thiểu áp lực về quản lý cũng như cải tiến hiệu quả công việc rõ rệt. Thay vì quản lý rời rạc trên nhiều phần mềm khác nhau như trước đây, quản lý giao việc trên một nền tảng duy nhất của AMIS Công việc giúp BKC tiết kiệm thời gian cho cả quản lý và nhân viên.” 

Hãy cùng lắng nghe những chia sẻ của chị Nguyễn Thị Hà để tìm hiểu sâu hơn về những thay đổi mà BKC đã đạt được nhờ việc chuyển đổi từ hình thức quản lý thủ công sang tự động hóa, tối ưu quy trình làm việc ngay dưới đây!

III. Kết luận

Trên đây là các kỹ năng của nhà quản trị mà bất kỳ người lãnh đạo quản lý nào cũng cần có để vận hành doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan về những kỹ năng quản trị quan trọng.

Nếu bạn mong muốn phát triển hơn nữa trong vai trò lãnh đạo, quản lý, đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo của MISA AMIS. Chúng tôi sẽ tiếp tục cập nhập nhiều kiến thức thực tế, hữu ích nhất cho bạn ứng dụng thành công vào công việc của mình!