12 kỹ năng mềm nhà quản lý cần có: Hướng dẫn nhanh và chi tiết nhất

Trong vài năm qua, hầu hết các doanh nghiệp đã nhận thấy tầm quan trọng của việc xây dựng môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ. Đây là lý do nhà quản lý không chỉ cần trau dồi chuyên môn, kinh nghiệm mà còn phải sở hữu nhiều kỹ năng mềm khác nhau.

Có thể nói, kỹ năng năng mềm chính là yếu tố “thay đổi cuộc chơi” khiến đội nhóm của bạn gắn kết, hoạt động hiệu quả hơn. Vì vậy, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay những cách đạt được các kỹ năng này cho nhà quản lý trong bài viết dưới đây.

Tặng bạn: Ebook Quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền

I. Kỹ năng mềm là gì?

Theo nghiên cứu của Fortune 500, kỹ năng mềm chiếm tới 75% khả năng thành công trong công việc. một nghiên cứu khác tiết lộ rằng việc đào tạo kỹ năng mềm cho nhà quản lý và cả người lao động sẽ nâng cao năng suất làm việc lên 12%.

Chúng ta thường nghe về hai loại kỹ năng: kỹ năng mềm và kỹ năng cứng. Trong đó, kỹ năng mềm (soft skills) còn được gọi là kỹ năng chung, kỹ năng cốt yếu hoặc kỹ năng ứng dụng.

Kỹ năng mềm bao gồm khả năng giao tiếp, giải quyết vấn đề, khả năng lãnh đạo, quản lý thời gian, khả năng nghe, phản biện và làm việc nhóm. Những thuộc tính cá nhân này có sức ảnh hưởng lớn đến mối quan hệ với những người xung quanh. Bởi vậy kỹ năng mềm đóng góp rất lớn vào sự thành công trong kinh doanh.

II. Kỹ năng mềm và kỹ năng cứng 

Kỹ năng mềm là những thói quen và đặc điểm cá nhân hình thành phong cách, thái độ làm việc. Ngược lại, kỹ năng cứng hay kỹ năng kỹ thuật thường mang tính khách quan, dễ định lượng và đo lường.

Ở nơi làm việc, nhà quản lý cần phát triển đồng đều cả hai kỹ năng. Ví dụ, người đứng đầu có chuyên môn xuất sắc nhưng thiếu kỹ năng ứng xử thì sẽ gặp khó khăn khi làm việc nhóm, dẫn đến kết quả công việc kém. Mặt khác, nhà quản lý bắt buộc phải có kiến thức chuyên môn chính xác để hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên. 

III. Tại sao kỹ năng mềm quan trọng với nhà quản lý 

Theo một khảo sát, 57% giám đốc điều hành cấp cao nhận định kỹ năng mềm vô cùng quan trọng với nhà quản lý vì những lợi ích sau:

• Xây dựng các nhóm làm việc hợp tác: Kỹ năng mềm giúp nhà quản lý tạo ra môi trường cộng tác, đoàn kết. Dù mỗi cá nhân có điểm mạnh, điểm yếu khác nhau nhưng nhà quản lý khéo léo vẫn có thể điều phối và đưa ra những quyết định thuyết phục.
• Giải quyết xung đột: Nhà quản lý hòa giải tranh chấp một cách mềm mỏng, phản hồi mang tính xây dựng và hướng tới các giải pháp có lợi cho tất cả mọi thành viên.
• Khả năng thích ứng: Trong môi trường kinh doanh biến động, nhà quản lý phải có khả năng điều chỉnh nhanh chóng trước các tình huống mới. Các kỹ năng như tính linh hoạt, sáng tạo và đổi mới giúp nhà quản lý ứng phó kịp thời với những thách thức và thay đổi bất ngờ.
• Lãnh đạo hiệu quả: Kỹ năng mềm là yếu tố cần thiết để lãnh đạo truyền cảm hứng cho đội nhóm tốt hơn. Nhà quản lý cũng xây dựng đượcmối quan hệ bền chặt với các thành viên trong nhóm, tăng cường lòng trung thành và nâng cao năng suất.

Hiện nay, quy trình tuyển dụng của Google yêu cầu kỹ năng “Học hỏi và Lãnh đạo mới nổi”. Yêu cầu này đề cập đến hai yếu tố sau:

• Làm việc là học tập: Đối với mọi công việc, điều đầu tiên mà Google tìm kiếm ở nhà quản lý là khả năng nhận thức chung chứ không phải IQ. Đó là khả năng học tập, xử lý thông tin nhanh chóng và tập hợp các thông tin khác nhau với nhau để giải quyết vấn đề.
• Lãnh đạo mới nổi: Thuật ngữ “lãnh đạo mới nổi” dùng để chỉ khả năng lãnh đạo trái ngược với phong cách lãnh đạo truyền thống. Google đề cao những nhà quản lý biết cách kết nối, trao quyền, hỗ trợ nhóm và thúc đẩy các thành viên tiến bộ.

Google không phải là công ty duy nhất sử dụng phương pháp phỏng vấn này. Apple, IBM và Bank of America cũng đang trở thành các công ty đánh giá cao kỹ năng mềm của nhà quản lý hơn một tấm bằng đại học hay đơn xin việc đầy thành tích.

IV. 12 kỹ năng mềm quan trọng nhất cho nhà quản lý

Các kỹ năng cần thiết để quản lý xuất sắc rất nhiều và đa dạng, tuy nhiên bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần có mười hai kỹ năng cơ bản dưới đây:

1. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là chìa khóa thành công ở bất kỳ công việc nào. Đó là lý do tại sao nó đứng đầu trong danh sách các kỹ năng mềm dành cho nhà quản lý.

Người quản lý cần giao tiếp trôi chảy, chuyên nghiệp và rõ ràng. Nó đảm bảo tất cả yêu cầu giao việc đến đúng người, đúng thời điểm, hạn chế việc sai lệch thông tin. Kỹ năng giao tiếp cho phép nhà quản lý xây dựng mối quan hệ với các thành viên, theo dõi sự tương tác cũng như quản lý xung đột thông minh.

Cách tốt nhất để cải thiện những kỹ năng này là thực hành thường xuyên. Bạn cần duy trì trao đổi với cấp dưới, chăm chú lắng nghe họ, đặt câu hỏi ngược lại để khuyến khích sự phản hồi tích cực.

Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp – 10 kỹ năng để trở thành nhà lãnh đạo EQ cao

2. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề là việc nhà quản lý đề xuất các giải pháp giúp công việc diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ. Nó cũng hữu ích trong các cuộc đàm phán với đối tác, khách hàng.

Để tìm ra hướng giải quyết hiệu quả, bạn nên giữ tâm thế cởi mở, lắng nghe đề xuất từ đồng nghiệp. Khi nhiều ý tưởng mới mẻ xuất hiện, bạn đảm bảo mọi người tiếp tục hoàn thành nhiệm vụ mà không bị gián đoạn.

Nhà quản lý cũng nên khuyến khích nhân viên tự suy nghĩ trong mức độ độc lập nhất định. Bạn có thể hướng dẫn họ từng bước của quá trình giải quyết vấn đề thay vì trực tiếp giao việc, chỉ đạo họ thực thi.

3. Quản lý công việc theo nhóm

Các chuyên gia khẳng định một nhà quản lý giỏi phải chứng tỏ được năng lực dẫn dắt của mình khi làm việc nhóm.

Làm việc theo nhóm giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều nguồn lực, đạt được mục tiêu nhanh chóng đồng thời gắn bó đội ngũ bền chặt hơn. Tuy nhiên, làm việc nhóm cần đòi hỏi nhà quản lý kết hợp nhiều kỹ năng mềm.

Ví dụ, nhà quản phải giao tiếp khéo léo để thống nhất công việc hay giải quyết vấn đề chính xác để đưa ra hướng đi phù hợp nhất khi đội nhóm gặp khó khăn.

Đọc ngay: Những khó khăn khi làm việc nhóm và cách giải quyết hiệu quả nhất

4. Khả năng thích ứng

Nhà quản lý linh hoạt sẽ đáp ứng được nhu cầu của bất kỳ tình huống phát sinh nào. Kỹ năng thích ứng giúp ngăn chặn các vấn đề phát sinh ngay từ đầu. Đồng thời tạo điều kiện cho nhà quản lý chủ động ứng phó với bối cảnh kinh doanh đầy biến động bên ngoài.

Khả năng thích ứng cũng có nghĩa là nhà quản lý phải nhanh chóng điều chỉnh hoạt động khi mọi thứ không diễn ra theo đúng kế hoạch. Bạn cần lường trước những thay đổi và cập nhật xu hướng mới nhất đang diễn ra để tái lập kế hoạch tương lai tốt hơn.

5. Kỹ năng lập kế hoạch

Trách nhiệm quan trọng của vai trò quản lý là đáp ứng các mục tiêu do tổ chức đưa ra. Bởi vậy, người quản lý thường xuyên phải phát triển những kế hoạch từ tổng quan đến chi tiết để đạt được kết quả mong muốn.

Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn xử lý khối lượng công việc lớn, hoàn thành nhiều nhiệm vụ và cộng tác với mọi người dễ dàng hơn. Trong đó, việc theo dõi bức tranh toàn cảnh, đánh giá mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau là biện pháp hữu ích để người quản lý trau dồi kỹ năng lập kế hoạch.

6. Quản lý thời gian 

Các nhà quản lý không chỉ cần đảm bảo thời hạn của dự án mà còn phải giải quyết các yêu cầu của ban lãnh đạo, đối tác hay sự hạn chế về ngân sách…. Do đó, kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng mềm cho phép bạn  quản lý công việc đúng tiến độ và hiệu quả.

Bạn cần xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và giám sát tiến trình thực hiện liên tục. Bên cạnh đó, bạn nên ủy quyền cho nhân viên một cách phù hợp để giảm tải những tác vụ thủ công, từ đó tập trung tối đa hóa thời gian hiện có.

Để làm được việc đó, nhà quản lý còn có thể sử dụng thêm công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý thời gian MISA AMIS Công việc. Ứng dụng MISA AMIS Công việc cung cấp nhiều tính năng thông minh như:

• Lập kế hoạch công việc theo đầu mục công việc con, công việc cha, nhà quản lý phân công đến từng người phụ trách, người liên quan…
• Thiết lập được thời hạn hoàn thành, tự động nhắc việc khi tới hạn qua màn hình phần mềm hoặc email cá nhân
• Phân bổ mức độ ưu tiên/cấp thiết để nhân viên thực hiện nhiệm vụ đúng tiến độ, tối ưu thời gian biểu
• Trang bị sẵn bộ mẫu template quản lý công việc, dự án, thời gian cho các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Người dùng được phép tùy chính dựa trên nhu cầu riêng.

Đặc biệt, mềm quản lý thời gian MISA AMIS Công Việc còn được các khách hàng gọi với nhiều cái tên như: phần mềm giao việc, công cụ quản lý thời gian, phần mềm theo dõi tiến độ, phần mềm quản lý dự án… Tất cả đều được tích hợp trên một nền tảng duy nhất.

Dùng ngay miễn phí

7. Tính nhất quán và tin cậy

Nhất quán và đáng tin cậy nghĩa là có mặt khi cần thiết, thực hiện công việc chính xác, tuân thủ các cam kết. Nhà quản lý phải thiết lập hình tượng tốt trong nhóm của mình bằng cách làm gương trong mọi công việc. Việc trở thành người đáng tin cậy cũng rất quan trọng. Nếu nhân viên không thể tin cậy vào bạn, họ sẽ gặp khó khăn khi hoạt động trong nhóm.

8. Sự đồng cảm và nhạy cảm

Sự đồng cảm, nhạy cảm đặc biệt quan trọng cho những nhà quản lý muốn xây dựng mối quan hệ lâu dài, trên và ngoài các mối quan hệ chuyên môn với đội nhóm của mình.

Thể hiện lòng trắc ẩn và sự đồng cảm tại nơi làm việc có thể tạo nên những trải nghiệm tích cực cho nhân viên của bạn. Mọi người đều không thể tránh khỏi tình trạng trầm cảm, lo lắng hoặc kiệt sức do áp lực công việc, cuộc sống. Một người quản lý giỏi cần nhanh chóng nhận ra các dấu hiệu bất ổn và động viên tinh thần cho họ.

9. Kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định là giải pháp giảm thiểu sự liều lĩnh và thiếu quyết đoán của nhà quản lý. Đối với những người quản lý mới, quá trình ra quyết định ban đầu không hề dễ dàng. Khi bạn tập trung vào những chi tiết không quan trọng hoặc lo lắng về những kết quả xấu có thể xảy ra, quá trình ra quyết định sẽ gặp sai lầm.

Thế nhưng nhà quản lý có thể học cách ra quyết định bằng việc đặt câu hỏi đúng, tư duy hệ thống và trả lời từng vấn đề bằng số liệu khách quan.

10. Tư duy sáng tạo

Tất cả doanh nghiệp đều đánh giá cao những nhà quản lý biết cách tiếp cận vấn đề sáng tạo, mới mẻ. Đây cũng là kỹ năng giúp bạn thích nghi với hoàn cảnh mới, thử thách mới. Những người có kỹ năng này đều dễ dàng thành công nhờ sẵn sàng thoát khỏi vùng an toàn và tối ưu hóa mọi công việc mình đảm nhận.

11. Kỹ năng tư duy phản biện

Khi áp lực cạnh tranh của thị trường tăng lên, các nhà quản lý phải đối mặt với những quyết định phức tạp hơn mỗi ngày. Vì vậy, tư duy phản biện là một trong những kỹ năng mềm cần có.

Bạn cần đặt ra nhiều câu hỏi về các giả định và nhìn nhận sự việc đa chiều, sâu sắc hơn. Tư duy phản biện cho phép bạn tìm thấy tiềm năng bứt phá trong mọi tình huống. Dù nhiệm vụ đó phức tạp, khó khăn thì bạn vẫn có thể tìm ra hướng đi mới bằng cách sử dụng kỹ năng này.

12. Kỹ năng chấp nhận và học tập

Chấp nhận là kỹ năng rất khó để hình thành vì nhà quản lý phải học cách lắng nghe, học tập từ những lời khen, chê của người khác. Tuy nhiên, nó sẽ giúp bạn rút ra những bài học hữu ích, bỏ qua định kiến cá nhân và đặt lợi ích tập thể lên hàng đầu.

V. Làm thế nào để cải thiện kỹ năng mềm cho nhà quản lý?

Xây dựng kỹ năng mềm không phải một quá trình đơn giản. Những nhà quản lý muốn trở thành người dẫn dắt giỏi, được mọi người tin phục cần phải nỗ lực nhiều hơn nữa.

Một số cách học tập và cải thiện kỹ năng mềm cho nhà quản lý bao gồm:

• Hội thảo và đào tạo: Những hội thảo trao đổi thường được thực hiện bởi các chuyên gia trong ngành và các chuyên gia có kiến thức chuyên môn quản trị. Việc tham gia hội thảo tạo điều kiện cho nhà quản lý tiếp cận nhiều kiến thức, kỹ năng hơn. Mặc dù vậy, các buổi đào tạo này thường mang tính ngắn hạn và thiếu tính hệ thống.
• Huấn luyện viên/Người cố vấn: Phương pháp cố vấn, huấn luyện chủ yếu dựa vào mối quan hệ giữa người quản lý và người hướng dẫn. Huấn luyện viên/người cố vấn sẽ đào tạo kỹ năng mềm dựa trên kinh nghiệm làm việc thực tế của họ.
• Khóa học/Tài liệu trực tuyến: Người quản lý cũng có thể tham gia các khóa học trực tuyến hoặc mua tài liệu, eBook để nghiên cứu. Những tài liệu này thường được biên soạn theo từng chủ đề, tái sử dụng được lâu dài.

VI. Kết luận

Có thể nói, nếu hiểu rõ tầm quan trọng của việc phát triển kỹ năng mềm, nhà quản lý sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong sự nghiệp. Bạn vừa xây dựng được những mối quan hệ thân thiết, vừa quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Do đó, ngoài những kiến thức chuyên môn, nhà quản lý cần không ngừng học tập, rèn luyện thêm những kỹ năng mềm bên trên để quản trị công việc, nhân sự thành công.