Quản lý con người là gì? 10 kỹ năng quản lý nhà lãnh đạo cần có

Cổ nhân có câu “Thần thiêng nhờ bộ hạ”. Một người lãnh đạo dù tài giỏi đến đâu, nếu không biết cách phát huy thế mạnh của đội ngũ nhân viên, thì cũng khó đạt được thành công. Chính vì vậy, quản lý con người được xem là một trong những kỹ năng quan trọng mà bất kỳ người đứng đầu nào cũng cần trau dồi.

Bài viết đây dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, vai trò cũng như những kỹ năng quản trị con người cần thiết để ứng dụng vào thực tế.

1. Quản lý con người là gì? 

Quản lý con người là quá trình lãnh đạo, điều hành và phát triển đội ngũ nhân viên trong một tổ chức để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Quản lý con người không chỉ liên quan đến tuyển dụng và trả lương, mà còn bao gồm các yếu tố quan trọng như đào tạo và phát triển, phân công công việc, đánh giá, khuyến khích động lực, giải quyết xung đột và giao tiếp, xây dựng văn hóa tổ chức,…

Theo John Maxwell – chuyên gia về lãnh đạo, tác giả nhiều cuốn sách bán chạy, người sáng lập Tập đoàn John Maxwell, có 5 cấp độ lãnh đạo trên hành trình phát triển của một người lãnh đạo, quản lý đội ngũ.

Có thể thấy, dù vươn tới cấp bậc lãnh đạo nào, người đứng đầu cũng cần có kỹ năng quản lý con người, làm chủ và dẫn dắt đội ngũ dưới quyền phát triển hơn.

Người lãnh đạo không chỉ phải đảm bảo nhân viên luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao mà còn phải tạo nên sự đoàn kết, khơi dậy tính sáng tạo, lòng nhiệt huyết của mỗi cá nhân. Nhờ đó, một người lãnh đạo có kỹ năng quản trị con người tài tình sẽ luôn được nhân viên tin tưởng, tôn trọng và noi theo.

Xem thêm: Bí quyết xây dựng đội ngũ nhân sự chủ động, gắn kết để vượt qua thách thức

2. Tại sao quản lý con người lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Quản lý con người hiệu quả có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, sự gắn kết và thành công tổng thể của công ty. Những nhà quản lý tài ba thúc đẩy động lực, cải thiện giao tiếp và khuyến khích sự hợp tác giữa các nhân viên. Bên cạnh đó, quản lý tốt còn giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện, từ đó giảm chi phí và thu hẹp khoảng cách về kỹ năng trong tổ chức.

Khi nhân viên làm việc trong một môi trường cảm thấy được trân trọng và an toàn, họ sẽ dễ dàng chia sẻ ý tưởng, sáng tạo hơn và giải quyết vấn đề nhanh chóng. Quản lý hiệu quả cũng giúp giảm thiểu sự gián đoạn trong công việc bằng cách giải quyết kịp thời các xung đột.

Với một đội ngũ làm việc hài hòa và gắn kết, công ty sẽ có thể phát triển mạnh mẽ và tập trung vào việc đạt được các mục tiêu chiến lược. Điều này giúp công ty không chỉ phát triển bền vững mà còn xây dựng được uy tín và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Tặng bạn ebook: Lạt mềm buộc chặt – Bí quyết xây dựng đội ngũ chủ động, gắn kết

3. Cách xây dựng và duy trì một chương trình quản lý con người hiệu quả

Việc xây dựng một chương trình quản lý con người hiệu quả không chỉ đơn giản là chọn vài người làm quản lý. Dưới đây là các bước giúp doanh nghiệp đi đúng hướng.

3.1. Xác định mục tiêu

Giống như tất cả các công việc liên quan đến kinh doanh, xây dựng một chương trình quản lý con người hiệu quả bắt đầu từ việc thiết lập mục tiêu. Mục tiêu của doanh nghiệp có thể là cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên, nâng cao hiệu suất làm việc hoặc thu hút nhân tài phù hợp. Dù là mục tiêu gì, hãy đảm bảo rằng chúng là SMART – Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Thực tế và Có thời hạn.

3.2. Đánh giá điểm xuất phát

Trước khi bắt tay vào làm việc để đạt được mục tiêu, doanh nghiệp cần biết mình đang bắt đầu từ đâu. Phân tích dữ liệu về con người trong công ty có thể là một công cụ cực kỳ hữu ích trong giai đoạn này. Hãy xem xét tất cả dữ liệu liên quan đến nhân viên trong công ty để thu thập thông tin quý giá và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

3.3. Thiết kế chương trình quản lý con người

Dựa trên việc đánh giá và mục tiêu, giờ đây doanh nghiệp có thể thiết kế một chương trình quản lý con người. Quá trình này có thể bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phát triển, giữ chân nhân viên và nhiều yếu tố khác.

3.4. Đào tạo và phát triển

Một số người có năng khiếu lãnh đạo bẩm sinh. Tuy nhiên, đa số sẽ cần sự hỗ trợ để phát huy tối đa khả năng và trở thành những nhà quản lý giỏi hơn. Hãy cung cấp các khóa đào tạo giúp cải thiện khả năng lãnh đạo của họ, bao gồm kỹ năng giao tiếp, giải quyết xung đột và đưa ra phản hồi. Nếu thiếu những nhà quản lý giỏi, chương trình của doanh nghiệp khó có thể thành công.

3.5. Theo dõi và đánh giá

Ngay từ những bước đầu, doanh nghiệp cần xác định các chỉ số mà mình muốn theo dõi. Những chỉ số này thường có mối liên hệ với các mục tiêu của quản lý con người. Ví dụ, nếu muốn cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên, các chỉ số như tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện và mức độ gắn kết có thể cho doanh nghiệp biết liệu mình có đang đi đúng hướng không.

Tuy nhiên, đừng chỉ tập trung vào một nhóm chỉ số duy nhất. Càng theo dõi nhiều chỉ số liên quan, doanh nghiệp sẽ càng hiểu rõ hơn về tiến trình của chương trình.

3.6. Điều chỉnh và thích nghi

Chương trình quản lý con người không phải là một yếu tố cố định. Lực lượng lao động của doanh nghiệp cũng như các mục tiêu kinh doanh và thậm chí là thị trường thay đổi. Hãy điều chỉnh chương trình quản lý con người khi cần thiết, bất cứ khi nào các chỉ số không cho thấy kết quả mong muốn hoặc khi các yếu tố bên ngoài hoặc bên trong yêu cầu sự thay đổi.

Tìm hiểu thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

4. 10 kỹ năng quản lý con người thành công nhà lãnh đạo cần biết 

Để trở thành một nhà lãnh đạo dẫn dắt đội ngũ nhân viên một cách thành công, việc sở hữu các kỹ năng quản lý con người là rất quan trọng. Những kỹ năng này không chỉ giúp lãnh đạo tối ưu hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ, mà còn xây dựng một môi trường làm việc tích cực và phát triển bền vững. Dưới đây là 10 kỹ năng mà nhà lãnh đạo cần biết để quản lý con người một cách hiệu quả:

4.1. Hỗ trợ nhiệt tình 

Trong một tập thể, doanh nghiệp sẽ có cả những người nhiều kinh nghiệm và các nhân sự mới đang bắt đầu làm quen với công việc. Do đó, sự hỗ trợ kịp thời của người lãnh đạo là vô cùng cần thiết. 

Lãnh đạo vừa phải giúp đội ngũ giải quyết các khó khăn một cách nhanh chóng, vừa đồng thời xây dựng sự kết nối để hướng họ đến quyết tâm đạt được mục tiêu chung. 

4.2. Lắng nghe chân thành

Một trong những rào cản khiến khiến cấp dưới ngại trao đổi và không tìm kiếm sự giúp đỡ từ người lãnh đạo là quá trình giao tiếp kém hiệu quả.

Các nghiên cứu cho thấy khi nghe câu chuyện của người khác, hầu hết mọi người chỉ tập trung phân tích vấn đề dựa trên góc nhìn của bản thân, đánh giá ai đúng ai sai. Thế nhưng, điều cốt lõi là cần tìm hiểu, thu thập thông tin từ chính người nói để hiểu câu chuyện trên góc nhìn của họ.

Để cải thiện tình trạng này, các nhà lãnh đạo cần học cách lắng nghe, tôn trọng ý kiến của nhân viên. Khi nhân viên nhận được những phản hồi chân thành, họ sẽ cảm thấy tự tin và có thêm động lực cải tiến công việc tốt hơn. 

Kỹ năng này được thể hiện qua các hành động nhỏ của người lãnh đạo như không đột ngột cắt ngang cuộc trò chuyện, luôn đưa ra nhận xét sau khi lắng nghe,… Đây cũng là một trong những nguyên tắc vàng của Đắc Nhân Tâm để quản lý tạo thiện cảm với nhân sự, giao tiếp hiệu quả tốt hơn. 

Đọc ngay: Các kỹ năng của nhà quản trị để vận hành doanh nghiệp thành công

4.3. Đặt câu hỏi để thúc đẩy nhân viên 

Để kích thích khả năng tư duy, giải quyết vấn đề của nhân viên, nhà lãnh đạo có thể ứng dụng phương pháp quản lý con người bằng cách đặt những câu hỏi gợi mở. 

Thay vì trực tiếp chỉ ra hướng đi cụ thể, các câu hỏi này bắt buộc đội ngũ phải tự mình nghiên cứu, tìm tòi để đề xuất những giải pháp tối ưu. Nhờ đó, họ sẽ hình thành phong cách làm việc chủ động, tích cực và không đầu hàng trước thử thách. 

4.4. Định hướng rõ ràng 

Định hướng rõ ràng giúp nhân viên biết được vai trò của mình trong bức tranh tổng thể, từ đó làm việc hiệu quả và có sự đóng góp đáng kể vào sự phát triển chung.

Giúp nhân viên xác định rõ mục đích công việc của bản thân

Theo kết quả nghiên cứu từ Harvard, không phải ai cũng rõ ràng họ muốn đạt được gì trong công việc của mình.

Hãy giúp nhân viên hiểu rõ rằng công việc với họ chỉ là nguồn thu nhập ổn định, hay đó là con đường để xây dựng sự nghiệp mà họ mong muốn hay công việc chính là cách để họ thỏa mãn đam mê và cống hiến cho cộng đồng xung quanh.

Một người lãnh đạo thực thụ sẽ đưa ra những định hướng, chiến lược hoạt động lâu dài cho nhân viên. Ví dụ, nếu muốn giữ vị trí Trưởng phòng Kinh doanh, bạn cần xác định rõ các mục tiêu theo từng giai đoạn nhằm dẫn dắt tập thể đạt được doanh số 5 tỷ đồng vào cuối năm. 

Chia sẻ định hướng công việc và liên kết với định hướng sự nghiệp

Để nhân viên hiểu được công việc của họ nằm trong ngữ cảnh lớn hơn của sự phát triển sự nghiệp, quản lý nên chia sẻ thông tin về mục tiêu, chiến lược và tầm nhìn của tổ chức. Điều này giúp nhân viên nhận thức rõ ràng công sức, vị trí họ đóng góp vào mục tiêu chung. Đây cũng là thông tin hỗ trợ sự phát triển cá nhân và sự nghiệp của họ.

Đưa ra kế hoạch ngắn hạn và dài hạn

Để nhân viên có thể tiến bước đạt được mục tiêu, người đứng đầu cần cung cấp kế hoạch và hướng dẫn cụ thể. Kế hoạch nên bao gồm các bước cụ thể, mục tiêu đo đạc được và thời gian cụ thể.

Dựa trên lộ trình này, đội ngũ nhân viên có thể nắm được tất cả công việc cần làm mà không cần đốc thúc liên tục. Đặc biệt, trong quá trình làm việc, họ cũng tự giác học hỏi, nâng cao kỹ năng để hoàn thành tốt nhất mục tiêu được giao.  

4.5. Khuyến khích sự cạnh tranh tích cực

Nhà quản lý nên khuyến khích sự cạnh tranh lành mạnh giữa cá nhân, đội nhóm nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc chung. Đây là biện pháp hữu hiệu cho doanh nghiệp tăng nhanh thành tích kinh doanh nhờ sự nỗ lực của tất cả thành viên. 

Tuy nhiên, bạn cần thiết lập thêm các quy định chặt chẽ nhằm tránh phát sinh tình huống cạnh tranh gay gắt hay nhân viên coi trọng tính thắng thua hơn cả chất lượng công việc.

Việc sử dụng phần mềm quản lý như MISA AMIS Công việc có thể mang lại nhiều lợi ích. Phần mềm này giúp lãnh đạo và nhân viên cùng theo dõi, chủ động đánh giá hiệu suất làm việc. Thông qua MISA AMIS Công việc, nhân viên cũng nhìn thấy ngay tiến độ, chất lượng công việc của đồng nghiệp.

Phần mềm tạo động lực cho nhân viên tự cạnh tranh và phát triển bản thân. Khi nhìn thấy mọi người hoàn thành công được giao đúng hạn, nhân viên sẽ bị kích thích, có thêm sự tập trung cùng khát khao cải thiện hiệu suất của mình.

Dùng thử miễn phí

4.6. Không nên tạo áp lực căng thẳng

Trên thực tế, những môi trường có áp lực doanh số hay văn hóa quá khắt khe thường có tỷ lệ nghỉ việc cao. Việc biến động liên tục về nhân sự khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi tốn nhiều nguồn lực để đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ mới. 

Chính vì thế, nhà quản trị doanh nghiệp nên cân bằng áp lực mục tiêu bằng không khí làm việc cởi mở, thân thiện. Bên cạnh thời gian làm việc tập trung, bạn có thể tổ chức thêm các chương trình văn nghệ, vui chơi ngoài trời để giảm bớt căng thẳng cho nhân viên. 

4.7. Khen thưởng và phê bình công bằng

“Mọi người làm việc vì tiền nhưng nỗ lực hết mình để được công nhận” – Dale Carnegie, tác giả “Đắc Nhân Tâm” 

Với những cá nhân, đội nhóm có biểu hiện xuất sắc, doanh nghiệp nên đặc biệt tuyên dương trong các buổi họp tập thể. Cách quản lý con người này giúp nhân viên luôn cảm thấy được trân trọng và ngày càng có quyết tâm bứt phá. 

Đồng thời, nếu nhân viên mắc lỗi hoặc thể hiện chưa tốt, bạn nên góp ý kịp thời, cùng họ khắc phục thất bại. Ngoài ra, người quản lý có thể lấy đó làm bài học kinh nghiệm nhắc nhở đội ngũ không lặp lại sai lầm trong tương lai. 

Thay vì đánh giá theo cảm tính, các nhà lãnh đạo có thể ứng dụng các phần mềm như AMIS Công việc để theo dõi tiến độ công việc, dự án tức thời và đánh giá hiệu suất nhân sự một cách chính xác, công bằng.

• Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Thiết lập mục tiêu công việc rõ ràng và có thể đo lường được, giúp nhân viên hiểu rõ những gì họ cần đạt được và làm thế nào để đánh giá hiệu suất của họ.
• Tối ưu hiệu suất đội ngũ: Quản lý công việc, dự án và theo dõi tiến độ trên một nền tảng; tự động hóa các quy trình làm việc liên phòng ban giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả làm việc.
• Cung cấp phản hồi liên tục: Hệ thống cho phép quản lý và nhân viên trao đổi phản hồi thường xuyên để liên tục cải thiện hiệu suất.
• Báo cáo hiệu suất tức thời: Hệ thống tự động đánh giá hiệu suất nhân viên theo thời gian thực. Nhân viên tự theo dõi được hiệu suất để cố gắng, quản lý đánh giá nhằm hỗ trợ kịp thời.
• Đánh giá minh bạch và công bằng: Hiệu suất nhân sự theo từng thời điểm được ghi lại và có thể truy cập bởi cả nhân viên lẫn quản lý, giúp đảm bảo rằng mọi đánh giá đều công bằng và khách quan.

4.8. Trao quyền hiệu quả 

Hình thức quản lý trao quyền cho nhân viên là biện pháp hiệu quả giúp nhà lãnh đạo tìm ra những ứng viên tiềm năng. Không chỉ vậy, nó còn tạo điều kiện thuận lợi để đội ngũ của bạn phát huy sức sáng tạo,  chủ động cải tiến chất lượng làm việc. 

Để trao quyền hiệu quả, người quản lý có thể tham khảo mô hình Skill and Will – Mô hình giao việc và giám sát.

Từ mô hình trên, có thể thấy rằng đối với các công việc gấp, không quan trọng, việc trao quyền cho nhân viên có tinh thần tích cực là lựa chọn hợp lý. Nhân viên có tinh thần tích cực sẽ có khả năng làm việc hiệu quả trong thời gian ngắn, đảm bảo hoàn thành công việc theo yêu cầu. Sự tự tin, sẵn lòng đảm nhận trách nhiệm của họ đảm bảo đáp ứng nhanh chóng trong tình huống khẩn cấp.

Trái lại, đối với các công việc không gấp nhưng quan trọng, việc trao quyền cho nhân viên có năng lực tốt sẽ đúng đắn hơn. Nhân viên có năng lực tốt đồng nghĩa với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm dày dặn. Họ sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách sự chính xác, chất lượng và hiệu quả.

Qua đó, việc trao quyền phù hợp với năng lực và tinh thần của từng nhân viên sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự phát triển. Người quản lý cũng tận dụng tối đa tiềm năng của mỗi cá nhân, đem về kết quả tốt cho tổ chức.

Xem thêm: Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm – Ứng dụng mô hình phân loại và đào tạo nhân viên đúng cách

4.9. Quan tâm tới đời sống nhân viên

Bên cạnh công việc, những lo toan về gia đình, sức khỏe… cũng tác động không nhỏ đến tinh thần của nhân viên. Do đó, người lãnh đạo cần có sự thấu hiểu, chia sẻ với cấp dưới nếu thấy họ có các biểu hiện sa sút, mất tập trung. 

Cách quan tâm kịp thời cho thấy bạn là một người thấu tình đạt lý. Từ đó, nhân viên không chỉ cảm phục mà còn có thêm ấn tượng tốt đẹp, sẵn sàng cùng bạn phấn đấu trong sự nghiệp.   

4.10. Đề xuất cơ hội thăng tiến 

Kỹ năng quản lý con người không thể thiếu của nhà lãnh đạo là sẵn sàng giúp đỡ nhân viên nâng cao chuyên môn và chuyên nghiệp hóa. Về lâu dài, bạn cần đề xuất cả những cơ hội thăng tiến thành trưởng nhóm, trưởng phòng… cho các cá nhân có thành tích nổi trội. 

Đây là điều kiện vô cùng hấp dẫn để doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên hàng đầu. Thêm vào đó, khi nhìn thấy một kế hoạch thăng tiến rõ ràng, nhân viên sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài và cố gắng làm việc hơn.   

5. Kết luận 

Qua những chia sẻ về các kỹ năng quản trị nhân sự mà một nhà lãnh đạo cần có, MISA AMIS hy vọng bạn đọc đã có nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng của công tác quản lý con người. Chỉ khi thực sự thấu hiểu và có những cách thức phát huy tối đa thế mạnh của nhân viên, các nhà lãnh đạo mới thực sự tận dụng được nguồn lực mạnh mẽ đưa doanh nghiệp phát triển.