Quản lý - điều hành Quản trị công việc - dự án Những khó khăn khi làm việc nhóm và cách giải quyết hiệu...

Những khó khăn khi làm việc nhóm và cách giải quyết hiệu quả nhất

Khó khăn khi làm việc nhóm có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc của bạn. Do đó, bạn cần giải quyết chúng ngay từ thời điểm phát sinh. Vậy đâu là những khó khăn thường gặp? Có những giải pháp khắc phục như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay dưới đây!

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ XUẤT SẮC

I. Khó khăn trong quá trình làm nhóm là gì?

Hiện nay, làm việc nhóm không hiệu quả là vấn đề nhiều cá nhân và tổ chức gặp phải. Đây là hình thức hợp tác hoàn thành nhiệm vụ vô cùng phổ biến.

Đặc biệt, trong môi trường công sở, các dự án chung luôn cần sự phối hợp của rất nhiều phòng ban, thành viên. Thế nhưng, khó khăn khi làm việc nhóm thường phát sinh và được biểu hiện đa dạng.

khó khăn khi làm việc nhóm trong doanh nghiệp
Các khó khăn khi làm việc nhóm trong doanh nghiệp

Chúng nảy sinh do những bất đồng về mục tiêu, phương pháp hoặc nhu cầu của từng đội nhóm, cá nhân. Mâu thuẫn cũng có thể xảy ra khi các thành viên trong nhóm có sự khách biệt về tính cách.

Việc giải quyết những khó khăn trên có vai trò quan trọng tạo nên sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nếu như căng thẳng leo thang, nó sẽ làm giảm sút tinh thần và năng suất của các thành viên. Từ đó, môi trường làm việc trở nên căng thẳng và kém hiệu quả.

Việc xây dựng những đội nhóm hợp tác tốt sẽ tạo nên nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu công việc và phát triển. Do đó, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn bộ tài liệu chuyên sâu:

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ XUẤT SẮC

II. Các lỗi thường gặp trong làm việc nhóm và cách giải quyết

Để thúc đẩy đội nhóm cùng hợp tác, người quản lý cần nắm được các lỗi làm việc nhóm phố biến và những biện pháp cải thiện sau:

1. Xảy ra xung đột và mâu thuẫn nhóm

1.1. Xung đột trong nhóm diễn ra như thế nào?

Xung đột cơ bản nảy sinh về những thứ như mục tiêu, nhiệm vụ và việc phân bổ nguồn lực. Ví dụ, khi quyết định ứng dụng phần mềm quản lý trong công việc, giữa các bộ phận cũng có thể xuất hiện bất đồng.

Phòng kỹ thuật thường ưu tiên những phần mềm hiện đại, có nhiều tính năng bổ trợ. Thế nhưng, các bộ phận hành chính chỉ muốn một ứng dụng dễ sử dụng với các chức năng chính. Nếu không có sự thỏa thuận và lựa chọn mà chỉ tập trung bảo vệ luận điểm riêng, tranh cãi sẽ bùng nổ gay gắt hơn.

xung đột trong nhóm
Những mâu thuẫn bắt đầu từ sự khác biệt về mục đích, phong cách làm việc…

Mặt khác, nguyên nhân làm việc nhóm không hiệu quả cũng bắt nguồn từ những cảm xúc tiêu cực như đố kỵ, ghen tị. Những cảm xúc này không thể tránh khỏi do sự khác biệt tính cách, phong cách làm việc… Tuy nhiên, đứng trước yêu cầu chung của công việc, người quản lý và các thành viên vẫn có thể tìm ra giải pháp hài hòa nhất.

>> Tìm hiểu ngay: Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

1.2. Cách giải quyết xung đột

Cách tốt nhất để giải quyết xung đột là hãy cố gắng thấu hiểu cho đối phương. Khi bạn hiểu cảm xúc và cách làm việc của người đối diện, tỷ lệ xảy ra mâu thuẫn sẽ giảm đi.

Đồng thời, bạn cần đề cao hiệu quả chung của toàn đội ngũ hơn cảm xúc cá nhân. Bằng cách này, bạn sẽ chuyển sự tập trung của mình vào việc trao đổi tích cực để giải quyết vấn đề.

CTA MGM 02

2. Thiếu kỹ năng lắng nghe 

2.1. Khó khăn trong việc giao tiếp giữa các thành viên

Một thách thức tại nơi công sở là bạn phải làm việc cũng những người đồng nghiệp không có kỹ năng lắng nghe. Họ có những thói quen như ngắt lời, nói lan man, mất tập trung khi mọi người trình bày…

Khó khăn khi làm việc nhóm không chỉ khiến cho bạn cảm thấy không được tôn trọng mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Do vậy, bạn nên khắc phục tình trạng này khi làm việc nhóm!

2.2. Bí quyết cải thiện khả năng lắng nghe và giao tiếp

Trước tiên, hãy cố gắng đặt ra một luật lệ trong nhóm. Mỗi thành viên cần lắng nghe các ý kiến khác nhau, sau đó cùng nhau thảo luận và quyết định chung. Cách làm việc nhóm hiệu quả này yêu cầu nhóm trưởng phải phát huy vai trò quan trọng như điều phối, xử lý tình huống khép léo hay tổng kết vấn đề rõ ràng.

giải quyết khó khăn khi làm việc nhóm bằng cách giao tiếp hiệu quả
Các thành viên trong nhóm cần lắng nghe và giao tiếp hiệu quả hơn để khắc phục các khó khăn

Ngoài ra, nhà quản lý cũng có thể khuyến khích các thành viên trao đổi cởi mở theo các nguyên tắc như ngắn gọn, đúng trọng tâm, luôn có sự nghiên cứu và chuẩn bị kỹ lưỡng. Phương pháp này sẽ nâng cao độ tin cậy của từng cá nhân, giảm thiểu khả năng quá hạn.

Bên cạnh đó, các công cụ giao tiếp như Email, phần mềm nhắn tin, ứng dụng quản lý công việc nhóm… cũng là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc hợp quan trọng kết thúc nhanh chóng, đạt được mục tiêu.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo nhóm (Team Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay! 

3. Tính cá nhân trong công việc

3.1. Đề cao cái tôi khiến mâu thuẫn nhóm xuất hiện

Khi đặt cái tôi quá cao, bạn sẽ không muốn tiếp nhận những lời chê bai mình hoặc phớt lờ góp ý của đồng nghiệp. Đôi khi, bạn cảm thấy bị coi thường, tổn thương lòng tự trọng và từ bỏ công việc.

Tính cá nhân cũng được xem như một khó khăn khi làm việc nhóm bởi lẽ nó xuất phát từ cảm nhận chủ quan khó thay đổi của các thành viên.

3.2. Thay đổi bản thân để tăng sự hợp tác

Đối với người quản lý, bạn có thể dùng những hình thức nhận xét phù hợp, có tính xây dựng. Đặc biệt, cần tránh phê bình công khai trước tập thể để tránh những tác dụng ngược.

hợp tác khi làm việc nhóm
Mọi người cần hợp tác để hoàn thành mục tiêu chung

Đối với các cá nhân, bạn cần xác định một tinh thần làm việc cầu tiến, suy nghĩ cởi mở hơn. Đây là nền tảng để bạn tiến bộ và có nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong tương lai.

4. Tôn trọng các thành viên khác

Không tôn trọng thành viên trong nhóm là một khó khăn khi làm việc nhóm phổ biến trong công ty. Nó có thể gây ra nhiều hậu quả như chậm tiến độ, chất lượng công việc kém. Sau đây là một vài gợi ý giúp bạn giải quyết tình trạng này:

  • Lắng nghe tích cực: Lắng nghe người khác và cân nhắc cẩn trọng trước khi bạn phản hồi là một cách thể hiện sự chuyên nghiệp ở nơi làm việc.
  • Quan tâm: Hành động lịch sự, quan tâm đúng mực sẽ giúp bạn tạo ra bầu không khí thân thiện, gắn bó tại nơi làm việc.
  • Quản lý thời gian: Bạn cần đảm bảo rằng mình luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn. Nó là chứng minh rằng cho tinh thần trách nhiệm cũng như sự tôn trọng thời gian của đồng nghiệp.
  • Thường xuyên giao tiếp: Phản hồi kịp thời với các câu hỏi của lãnh đạo, đồng nghiệp là yếu tố vô cùng quan trọng.
  • Thể hiện sự nhất quán: Chứng minh sự đáng tin cậy dựa trên lời nói và hành động nhất quán sẽ giúp bạn để lại nhiều ấn tượng tốt với mọi người.

>> Xem thêm: Những nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả cho doanh nghiệp

5. Xây dựng niềm tin

Thiết lập niềm tin trong tập thể góp phần nâng cao năng suất của toàn bộ đội nhóm. Niềm tin cho phép nhân viên có động lực yêu cầu hỗ trợ hoặc đề nghị giúp đỡ người khác. Điều này cho phép mọi người trong nhóm giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.

Thông thường, lòng tin có thể hình thành một cách tự nhiên thông qua hoạt động chuyên môn hoặc mối quan hệ cá nhân. Vì vậy, người lãnh đạo có thể tổ chức thêm các hoạt động nhóm để tạo lập mối quan hệ gắn kết hơn trong tập thể.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

6. Quá chú trọng vấn đề thắng hay thua

Tinh thần cạnh tranh trong nhóm sẽ đem lại một số lợi ích như khuyến khích các cá nhân làm việc tốt hơn. Mặc dù vậy, sự cạnh tranh quá mức có thể tạo nên những khó khăn khi làm việc nhóm.

Các thành viên sẽ ngại chia sẻ thông tin, hạn chế giao tiếp và từ chối giúp đỡ đồng nghiệp khi làm việc để giành lấy phần thắng nhiều hơn. Tình huống này làm tăng khả năng xảy ra sai lầm, gây mất đoàn kết nội bộ.

đánh giá kết quả chung của nhóm
Nhà quản lý nên đánh giá, khen thưởng công tâm và kịp thời cho các nhóm xuất sắc

Quản lý sự cạnh tranh của nhân viên đòi hỏi người đứng đầu phải công bằng, công tâm. Bạn nên áp dụng nhiều hình thức khen thưởng và đề cao sự hợp tác.

Nhà quản lý tập trung nhấn mạnh các thành quả mà nhóm đạt được. Từ đó, bạn dễ dàng kêu gọi các thành viên tích cực đóng góp vào lợi ích chung.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC – PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÓM TOÀN DIỆN 

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

CTA MGM 01

III. Kết luận 

Trên đây là những khó khăn khi làm việc nhóm mà các doanh nghiệp thường gặp phải và cách giải quyết phù hợp. Hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn có thêm những gợi ý để giảm bớt xung đột và làm việc nhóm hiệu quả hơn.

.
5/5 - (1 bình chọn)

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này